集團公司檔案管理制度

1、集團公司檔案管理制度一、總那么第一條為使集團公司及直屬集團檔案工作規(guī)范化、科學化、 制度化，提高檔案工作的效率和質(zhì)量，更好地為集團公司各項工 作服務(wù)，根據(jù)檔案法并結(jié)合集團公司實際情況，制定本制度。第二條集團公司、直屬集團設(shè)立檔案室，保存檔案。第三條集團公司檔案室設(shè)專職檔案員，直屬集團可設(shè)專（兼） 職檔案員，負責檔案工作。二、立卷歸檔第四條辦理完畢并具有保存價值的文件材料，按照形成過程 中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷。第五條立卷歸檔要準確地掌握文件材料的立卷歸檔范圍，以 保證案卷質(zhì)量。（一）行政檔案歸檔范圍1、重要的會議材料，包括會議的通知、日程、報告、決議、 總結(jié)、領(lǐng)導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記

2、錄以及形成的會 議紀要。2、上級機關(guān)的發(fā)文。3、公司形成的文件（通知、批復、請示、人事類、計財類、經(jīng)營類、監(jiān)審類）。5、直屬集團的請示、報告。4、公司各種計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、 統(tǒng)計報表。5、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。6、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、 照片。7、公司各類執(zhí)照、證書、證明。（二）聲像檔案歸檔范圍1、公司各類會議、重大慶典、活動的錄像、錄音、照片。2、各直屬集團公司辦公樓、廠容廠貌照片。3、各類會議的重要講話錄音。4、其它具有保存價值的聲像資料。（三）財務(wù)檔案歸檔范圍1、歷年在會計管理和會計活動中形成的具有保存利用價值 的文字資

3、料。2、歷年會計憑證、賬簿、報表。（四）基建類檔案歸檔范圍1、上級有關(guān)基建工作的文件。2、基建工作的計劃、總結(jié)。3、基建總體規(guī)劃。4、基建年度（季度）總結(jié)、統(tǒng)計報表。5、基建工程財務(wù)預、決算。6、各類圖紙。（五）人事檔案歸檔范圍1、公司在職、退休人員的人事檔案。2、員工勞資福利報表。3、在人事工作中形成的履歷表、簡歷表、各類人員登記表。4、考察、考核干部工作中形成的有關(guān)材料：民主評議干部 的綜合材料、組織審定的考察材料、定期考核材料、年度考核登 記表、鑒定材料、后備干部登記表（提拔使用后歸檔）等材料。第六條案卷要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之 間的有機聯(lián)系；區(qū)別不同價值，科學地分類、

4、立卷和編目，并靈 活運用問題、責任者、時間、名稱、通訊者、地區(qū)六個特征，以 便于保管和利用。第七條歸檔文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均齊全 完整，文書檔案正本應(yīng)保存兩份（后附文件審批單）。第八條歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正本與附件，請示 與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件及多種文字形成的同一文件分別立在一 起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷，凡已歸檔的材料發(fā)現(xiàn)錯誤時， 應(yīng)及時與檔案移交部門聯(lián)系并修改補充。第九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況依序排列，即批復在前, 請示在后；正本在前，附件在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿件排 列在定稿之后；非訴訟案件的結(jié)論、決定和判決性文件在前，依 據(jù)材料在后。第十條不同年度的

5、文件一般不得放在一起立卷宗，但跨年度 的請示與批復，應(yīng)放在批復年立卷，沒有批復的放在請示年立卷; 跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)那么放在第一年 立卷；跨年度的總結(jié)放在最后一年立卷；案件文件放在結(jié)案年立 卷。第十一條排列好的文件依次編寫頁號或件號，裝訂的案卷, 在有文字的正面的右上角，反面的左上角打號（空白頁不打號）。第十二條案卷必須按規(guī)定格式打印卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)目錄 應(yīng)放在卷首。沒有文件題名的，需根據(jù)其內(nèi)容擬寫標題并加括號, 案卷標題應(yīng)簡明確切并保管期限，便于保管、查找和利用。第十三條聲像檔案應(yīng)附有文字說明（攝錄時間、地點、人物、 事物、攝錄人等）。第十四條卷內(nèi)文件禁止使用鉛筆

6、、圓珠筆、復寫紙，必須用 毛筆或鋼筆書寫，卷內(nèi)文件要去掉金屬釘，破損的文件要進行裱 糊，字跡已擴散的要復制并與原件一并立卷。第十五條案卷要逐項填寫案卷備考表，寫明立卷人、檢查人 姓名、時間。如卷內(nèi)有改動，寫明改動內(nèi)容、原因。第十六條案卷題名的擬制要求包括文件責任者、內(nèi)容、文種, 不得超過50個字，以反映卷內(nèi)內(nèi)容為準。第十七條文件材料按年度一一問題進行分類。第十八條案卷的排列，應(yīng)以全宗為單位，按不同門類，載體和不同保管期限分別進行排列。所編卷號，案卷目錄號不得重復。三、檔案的接收與移交第十九條行政管理類、經(jīng)營管理類、計劃管理類、人事勞資 類、宣傳工作類、審計（清欠）類、法律事務(wù)類、股票證券類、

7、合同（協(xié)議）類、評審驗收類，及其它類的檔案由集團公司職能 部門、直屬集團專（兼）職檔案員進行整理、分類，下一年度一 季度前移交檔案室。第二十條基建檔案要在工程工程竣工后及時向檔案室移交。第二十一條集團公司、直屬集團購進的所有設(shè)備，在開箱和 使用之前必須由檔案員參加驗收。驗收同時，設(shè)備說明書等所有 隨機材料（原件）要由檔案室歸檔，使用部門留存使用說明書的 復印件。第二十二條聲像檔案類：每完成一個專題的聲像檔案，各兼 職檔案員要向檔案室移交聲像檔案。聲像檔案要進行剪接，要說 明活動內(nèi)容、時間、地點、人物、錄像者、攝影者等。U!第二十三條檔案室接收的檔案，應(yīng)在文書或業(yè)務(wù)部門歸類的 基礎(chǔ)上，按照要求重

8、新進行分類和加工整理。第二十四條專（兼）職檔案員對檔案的收進、移出、保管、 利用等情況要及時進行統(tǒng)計。第二十五條辦公室要定期對檔案保管的狀況進行全面檢查,并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時向主管領(lǐng)導匯報，采取有效措施，保 護檔案的平安。第二十六條檔案存放要分清主次、合理安排，如遇特殊情況, 要保證重點，方便轉(zhuǎn)移。第二十七條為了保證檔案長期平安保管，檔案室應(yīng)做到以下 幾點：（一）檔案室必須做到防火、防盜、防潮濕、防高溫、防塵、 防光、防鼠等；（二）保持室內(nèi)衛(wèi)生清潔；（三）對檔案室的平安情況要進行定期檢查；（四）定期對檔案室溫度和濕度進行測定，溫度控制在14- 26度，相對濕度控制在45-65%；（五）檔案

9、柜要統(tǒng)一編號，鑰匙要集中存放不得隨身攜帶, 檔案室鑰匙必須妥善保管，檔案員離開后必須鎖門、關(guān)窗。五、檔案借閱第二十八條檔案借閱時，必須由主管副總裁（副總經(jīng)理）批 準，絕秘文件須由總裁（總經(jīng)理）批準。第二十九條借出檔案時，要首先登記，并按規(guī)定時間返還（一 般不得超過一周，如工作需要須簽續(xù)借手續(xù)）。第三十條查閱檔案時，應(yīng)在檔案室。如需摘錄、復制、借出 檔案須經(jīng)主管副總裁（副總經(jīng)理）批準。第三十一條總裁、副總裁、總裁助理借閱非密級檔案可通過 檔案員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。第三十二條重大收購合同、協(xié)議、法律文書查閱復印件，原 件統(tǒng)一保管，一律不外借，不得隨意復印，如必須復印，須由總 裁批準。第三十三條

10、查閱檔案時，不得在檔案上涂抹，要保證檔案的 潔凈完整。在歸還檔案時，要當面清查，如發(fā)現(xiàn)缺損要追究責任。第三十四條借閱音像檔案除按以上規(guī)定外，要注意防磁、防 高溫，不得刪改、轉(zhuǎn)錄音像檔案的內(nèi)容。第三十五條為加強集團公司、直屬集團檔案的保密工作，檔 案員和借閱人應(yīng)做到以下幾點：（一）檔案員對借閱人必須嚴格執(zhí)行保密法、檔案法 和保密守那么，確保檔案的完整和平安。要嚴守機密，不得隨意翻 錄檔案，不得泄露應(yīng)保密的檔案內(nèi)容。因工作需要借閱涉密檔案 時，只限當事人閱辦，不得擅自擴大范圍，同時要有針對性地查 閱；（二）借閱人應(yīng)服從檔案室管理人員的管理，密件未經(jīng)許可 不得私自抄錄、復印、攝影；（三）借閱密級文件、檔案必須在指定地點查閱，在查閱過 程中應(yīng)嚴格保密，不準過夜，查完后即刻歸檔；（四）要堅決杜絕一切失密、泄密、竊密的現(xiàn)象發(fā)生，如發(fā) 生泄密追究當事人的責任。六、檔案銷毀第三十六條檔案在歸檔一段時期后，要由主管副總裁（副總經(jīng)理）、辦公室主任、檔案員、有關(guān)業(yè)務(wù)人員參加鑒定工作。第三十七條公司檔案的鑒定應(yīng)采取直接鑒定即直接審查檔案內(nèi)容，一般要保持原貌，并由鑒定人簽名，加注日期。第三十八條檔案的鑒定要本著銷毀從嚴，保存從寬的原那么進 行。通過鑒定，使檔案保管期限準確，案卷質(zhì)量提高，如發(fā)現(xiàn)檔 案有不正確、不完整的現(xiàn)象，應(yīng)及