管理溝通（第三版）第08章會議溝通

1、管理溝通第八章 會議溝通學習目標 通過本章學習，明確會議的含義和特征，了解會議的類型和功能，認識會議組織的基本過程，掌握有效會議的溝通策略。第一節(jié) 會議概述一、會議的含義 所謂會議，是人類社會中普遍存在的，有兩個人以上參與的，有組織、有目的的，短時間聚集的集體活動形式。二、會議的基本特征1.普遍性2.目的性3.組織性4.集體性三、會議的功能 第一，會議通過最簡單和最基本的方式界定了團隊、群體或單位。 第二，會議為群體成員共享知識和經驗提供了場所。 第三，會議幫助每個人去理解該群體的集體目標，去理解通過什么方式個人的工作能夠有助于群體的成功，從而幫助群體找到實現目標的最佳途徑。 第四，會議也使所

2、有出席者為最終制定的決策和追求的目標而承擔義務，即使是不同意見者，他們可能會遺憾他們的意見未能被采納，但是，他們會接受結果。而且，正是由于群體的決策約束了集體中所有的成員，所以，會議所制定的決策往往比單一經理作出的決策具有更高的權威性。 第五，在一些工作群體中，團隊的領導通過他的出席來指導團隊，即會議更好地體現領導者的角色和作用。 第六，會議上能更好地發(fā)現成員的地位上的差異。四、會議的類型1.談判會議2.通知會議3.解決問題會議4.制定決策會議5.收集和交換意見的會議 第二節(jié) 會議的準備 一、Why?明確會議目的 1.信息共享 2.動員激勵 3.信息傳播 4.問題解決和決策制定二、What確定

3、議題和議程（一）會議議題的確定（二）擬定會議議程 會議議程的設計步驟如下： 1.突出問題，即根據上次會議列出突出問題。 2.提出新議題，：即通過預期目前發(fā)展和與會議成員的聯系，提出管理活動或工作中的新議題。 3.選擇重要議題，即針對諸多需要考慮的議題，確定最為主要和緊迫的事項。 4.分清主次順序，即將例行項目放在開始，按邏輯關系或難度系數排列關鍵議題。 5.確定時間，即根據可用時間和與會者情況安排項目。 6.結束議程，即要求提出下次會議的細節(jié)，并在議程結尾處明確下次會議的日程。三、Where確定會議場地（一）會場的選定（二）會場的布置（三）會場內設備的準備四、When選定時間 1.要有充足的準

4、備時間。除非是處理緊急的突發(fā)事件，充分準備是召開會議的必要條件。 2.要考慮到與會者的工作時間及協(xié)調。 3.早上及星期二、三比較適合開重要會議。 4.除非特殊情況，會議的時間應控制在兩個小時之內。 5.明確規(guī)定會議的起止時間，在會議通知書上說明，并提醒準時參加。五、Who確定與會人員 與會者指應邀參加會議的個人。與會者一般可以分為會議主席、會議成員和會議工作人員（如會議秘書、記錄員等）三類。在有效的會議管理中，決定與會者群體的規(guī)模和構成是非常重要的。會議可能由于太多或太少的人員參加或不恰當的人員結構而流于失敗。 六、How會議如何進行 1.開始階段：主持人宣布正式開會，說明會議的目的及意義，介

5、紹與會的重要人物，提醒與會者注意相關的會議事項。 2.討論或報告階段：與會者在主持人的引導下分別針對會議目標提交報告或討論，性質不同的會議，有不同的討論方式。有些會議注重討論，如對策會議；有些注重溝通，如協(xié)調會議。但不管何種形式，都必須緊扣會議目標，切忌離題或流于情緒性爭辯。 3.總結階段：在與會者充分討論后，主持人應將各種意見加以整理、評價，作出結論或引導大家進行表決。切忌議而不決，浪費時間。 4.結束階段：在宣布散會前，主持人或會議秘書應再次確認會議結論，以取得與會者認同。散會時，主持人應感謝大家的合作 。第三節(jié) 會議的實施一、傳達開會通知 開會通知開會日期 星期 時間 地點與會者名單必須

6、出席者可選擇性出席者主題安排者 電話開會目標會前準備工作議程二、明確與會者角色（一）會議主席的角色 1.會議控制 2.會議引導 3.促進討論 4.處理不同意見 5.作出決定會議主席角色情形一： 某公司的年終市場銷售分析會議正在進行，公司總經理擔任會議的主席。在會議進行過程中，公司負責市場工作的副總經理提出，公司明年的市場營銷重點應從“以鞏固國內市場為主”轉向“以開拓國際市場為主”。他希望他的設想能在這次會議上得到大家的支持和通過。但在會議進行過程中，負責市場營銷的部門經理、副經理對這個設想提出了反對意見，他們認為國內的市場潛力還很大，而企業(yè)的資金實力不夠，如讓其全面開花，還不如采用“各個擊破”

7、的方略，先在國內市場取得絕對優(yōu)勢地位。結果雙方爭論得不可開交。 如果你是會議主席，面臨與會代表這種相爭不下的局面，你準備如何解決?如果最終需要你就這次分析會議作總結，你又如何對“市場營銷的重點”問題作總結? 會議主席角色情形二：某高?？茖W館會議廳內正在召開“中國二十一世紀的管理教學發(fā)展趨向”的研討會。會議進行期間，就MBA教育的發(fā)展方向問題，不同的與會者提出了不同的看法，有的認為MBA教學應該以“案例教學”為主；有的則認為應以理論修養(yǎng)的培養(yǎng)為主；也有的主張像美國哈佛商學院那樣采用大量的案例教學，甚至可以取消傳統(tǒng)的教師講解的形式；這些不同觀點在討論過程中，爭論得比較激烈，眼看討論時間將近尾聲，但

8、與會代表為了充分表達自己的主張，很難“剎車”。 如果現在你是這次研討會的主席，面對這種不同主張分立的局面，你如何應付這種局面?你又如何就研討的問題作總結? 二、明確與會者角色（二）與會者的角色 1.決定是否需要出席會議。 2.準備。 3.準時與會 4.就某些疑點或模糊問題征詢清晰解釋。 5.給出信息時，力求精確切題。 6.傾聽。 7.支持他人。 8.確保公平參與。 9.反對要有依據。 10.以能提高團隊績效的方式行事。三、會議開始常用的介紹方法有： 1.自我介紹。 2.互相介紹。 3.主席介紹。由會議主席分別一一介紹參加會議的人員情況，這一方法適用 4.名片介紹。四、討論主題（一）促進討論（二）處理不同的討論意見 具體可采取如下措施： 1.主席對不同的意見進行深思熟慮后，提出自已的觀點。當然，這個觀點在提出之前，必須有足夠的把握，讓與會的大多數人都能接受而結束爭論。 2.對爭論雙方或各方的觀點加以澄清。 3.分析造成分歧的因素。 4.研究爭論雙方或各方的觀點，了解協(xié)調的可能性。 5.將爭論的問題作為會議的主題之一，展開全面的討論，以便把會議引向深入。 6.若分歧難以彌合，那就暫時放下，將會議議程進入下一項。（