(檔案管理)各種檔案立卷歸檔制度

1、檔案治理各種檔案立卷歸檔制度1 18蕉嶺縣環(huán)境保護(hù)局各類檔案立卷歸檔制度為了加強(qiáng)我局檔案的綜合治理、完整系統(tǒng)地收集和保存日常治理和工作中形成的文書、基建、儀器設(shè)備、會計(jì)、專業(yè)檔案等各種形式和載體的檔案文件材料，特制定本制度。一、歸檔范圍但凡本局在各種活動(dòng)中形成的，反映我局環(huán)保工作和歷史面貌的各種文字、圖表、圖紙、音像等不同形式和載體的，有查考利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔。二、歸檔時(shí)間1、文書檔案，本局每年形成的辦理完畢的黨政工團(tuán)的文件材料， 由辦公室兼職檔案員收集齊全，于其次年三月底前交檔案室統(tǒng)一立卷歸檔。2、基建檔案，在基建工程中建設(shè)文件材料的形成、積存、立卷歸檔由治理工程工程的部門擔(dān)當(dāng)指定兼

2、職檔案員或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)。在全部工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月歸檔。3、儀器設(shè)備檔案，檔案人員參與 5000 元以上的設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收工作。開箱后圖紙資料由財(cái)會室立卷歸檔，5000 元以下的設(shè)備儀器檔案由使用部門治理。4、會計(jì)檔案，當(dāng)年會計(jì)檔案由會計(jì)部門于其次年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交檔案室歸檔。5、特別載體檔案，在音像制品、光盤形成后一個(gè)月內(nèi)，交綜合檔案室統(tǒng)一立卷歸檔。實(shí)物檔案于其次年三月份交檔案室立卷歸檔。6、已故人員檔案，人事部門在干部、職工死亡后半年內(nèi)，按規(guī)定整理，交檔案室保存。7、各部門專業(yè)檔案由各部門兼職檔案員于其次年三月底收集、整理、立卷歸檔立卷歸檔。三、歸檔要求一文書檔案的歸檔要

3、求1、凡歸檔的文件材料都必需齊全完整。2、但凡原來文件上有會生繡的金屬物，歸檔時(shí)必需去掉，用不銹鋼書訂或細(xì)線將文件裝訂。3、凡文件尺寸大于 A4 紙規(guī)格的，要按 A4 規(guī)格進(jìn)展折疊或裁剪，小于 16 開規(guī)格及破損的要進(jìn)展托裱。4、歸檔文件材料中，各種報(bào)表、名冊、圖冊、書刊等，一冊本 為一件。正本與定稿、正件與附件，兩件作為一件。文件處理單表 與被處理文本合為一本。5、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的請示與批復(fù)，批復(fù)在前請示在后。6、不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，跨年度的請示與批復(fù)，放在批復(fù)年度歸檔，沒有復(fù)文的放在請示年歸檔，跨年度打算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，應(yīng)放在文件

4、內(nèi)容針對年度歸檔，長遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的頭一年；多年的總結(jié)、報(bào)告，應(yīng)放在文件針對的最終一年。二基建和設(shè)備儀器檔案的歸檔要求1、凡歸檔的文件材料，應(yīng)收集齊全、完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。2、文件材料應(yīng)做到線條、字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。去掉文件材料的金屬物，以卷為單位，立卷歸檔。3、圖紙要按 A4 規(guī)格折疊，蓋檔案分類章，按挨次排列，填寫立卷說明表。4、每一項(xiàng)工程或儀器設(shè)備文件材料的排列都是先排文件材料， 然后再排圖紙。(三)會計(jì)檔案的歸檔要求1、各種形式的會計(jì)檔案要按綜合檔案室要求編目造冊，向檔案室清點(diǎn)移交。2、各種形式會計(jì)檔案要去掉金屬品裝訂成冊，整齊美觀，每卷要求有封底封面，填寫封面和卷脊

5、使用炭素墨水或墨汁，用毛筆或鋼筆填寫工整、清楚。3、每個(gè)案卷封面和卷脊要填寫名目號、案卷號和年度等。四已故人員檔案歸檔要求按干部檔案工作條例要求分類整理。五特別載體檔案歸檔要求1、照片檔案由攝錄者或承辦部門初步整理，按上級領(lǐng)導(dǎo)視察本局、宣傳活動(dòng)、黨政活動(dòng)、各種嘉獎(jiǎng)、現(xiàn)場取證五類整理立卷。2、照片檔案按照片檔案治理標(biāo)準(zhǔn)整理，編寫總說明和分說明，說明內(nèi)容包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、攝影者。3、凡獲得縣級以上嘉獎(jiǎng)的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、證書等實(shí)物檔案， 交到綜合檔案室歸檔。4、在科研、設(shè)計(jì)、試驗(yàn)和業(yè)務(wù)治理等活動(dòng)中承受 CAD 技術(shù)形成的電子文件及其支持軟件，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)按歸檔范圍收集積存交到綜合檔案室歸檔。

6、六專業(yè)檔案歸檔要求各部門業(yè)務(wù)相關(guān)資料要按綜合檔案室要求編目造冊，向檔案室清點(diǎn)移交。四、檔案的排列各門類的檔案分別排列，每一門類的檔案排列為南、北校區(qū)一個(gè)流水號，科室可依據(jù)本科的組卷狀況先后排案卷挨次號，南校區(qū)形成的檔案移交到南校區(qū)檔案室，北校區(qū)形成的檔案移交到北校區(qū)檔案室。五、歸檔手續(xù)除文書、已故人員、聲像、實(shí)物檔案由檔案室歸檔外，其他類型的檔案由相關(guān)科室按規(guī)定立卷歸檔，各編制 1套完整的名目及電子文檔，一起移交到綜合檔案室，雙方清點(diǎn)核對簽字以備查考。A、文書檔案保管期限表本機(jī)關(guān)黨委會議和行政辦公會的紀(jì)要、會議記錄永久本機(jī)關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講

7、話、總結(jié)、決議、打算、紀(jì)要永久典型材料、代表發(fā)言材料、溝通材料、簡報(bào)30 年3 機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議的文件材科本機(jī)關(guān)為主辦的請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、打算、紀(jì)要永久典型材料、代表發(fā)言材料、溝通材料、簡報(bào)30 年本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、打算、紀(jì)要的復(fù)制件或副本30 年典型材料、代表發(fā)言材料、溝通材料、簡報(bào)的復(fù)制件或副本10年上級機(jī)關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料重要的永久一般的30 年本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料30 年5 本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料

8、永久本機(jī)關(guān)的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示重要業(yè)務(wù)問題的永久一般業(yè)務(wù)問題的30 年同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料重要業(yè)務(wù)問題的永久一般業(yè)務(wù)問題的30 年本機(jī)關(guān)代上級機(jī)關(guān)起草并被承受的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最終草稿30 年機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料本機(jī)關(guān)為主辦的重要業(yè)務(wù)問題的永久一般業(yè)務(wù)問題的30 年本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的重要業(yè)務(wù)問題的30 年一般業(yè)務(wù)問題的10 年本機(jī)關(guān)編輯、編寫的文件材料，1大事記、組織沿革等永久562簡報(bào)、狀況反映、工作信息等10 年行政治理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料行政治理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料 永久執(zhí)法檢查狀況匯總、通報(bào)，整改通知等永久行政

9、治理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料固定資產(chǎn)投資、科技打算等工程的審批核準(zhǔn)、治理、驗(yàn)收(評估)等文件材料永久不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的全部權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料永久20 年(含)以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、治理文件材料永久57.3420 年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、治理文件材料30 年行政治理工作中形成的備案文件材料10 年行政懲罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧现匾挠谰靡话愕?0 年打算、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料年度和年度以上的打算、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料永久年度以下的打算、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10 年重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專

10、題的調(diào)研材料 永久一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料10 年出國或出境訪問考察、參與國際會議，接待來訪等外事活動(dòng)、形成的文件材料發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談?dòng)涗?、紀(jì)要等永久出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會議記錄30年本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材科機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料永久人事工作制度、規(guī)定、方法等文件30 年人事任免文件永久先進(jìn)單位、勞動(dòng)典范、先進(jìn)工作者的文件材料受縣級(含)以上表彰、嘉獎(jiǎng)的永久受縣級以下表彰、嘉獎(jiǎng)的30 年對本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料受到警告(不含)以上處分的

11、永久受到警告處分的30 年職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料永久人事考核、職稱評審工作文件材料永久 8 職工調(diào)開工 作的行政、 工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根永久職工名冊永久黨、團(tuán)、工會工作活動(dòng)中形成的文件材料工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果永久重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等永久黨團(tuán)員、工會會員名冊，批準(zhǔn)參加黨團(tuán)、工會組織的文件材料永久狀況反映、工作簡報(bào)10 年紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料重要的永久一般的30 年保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄10 年本機(jī)關(guān)處理人民來信來訪的文件材料有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的永久6132其他有處理結(jié)果的30 年本

12、機(jī)關(guān)事務(wù)治理文件材料房產(chǎn)、土地全部權(quán)和使用權(quán)的文件材料永久與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料重要的永久一般的10 年接待工作的打算、方案重要的30 年一般的10 年機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算30 年機(jī)關(guān)物資(辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等)選購打算、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文牛材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料30年國有資產(chǎn)治理(登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等)文件材料重要的永久一般的10 年職工擔(dān)當(dāng)、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)永久職工住房安排、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，職工住房狀況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請30 年上級機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料

13、重要的永久一般的10 年上級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料永久同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10 年下級機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料重大問題的專題報(bào)告30 年年度和年度以上的打算、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10 年B、基建類檔案歸檔范圍和保管期限表一、綜合： 序號歸檔文件保管期限土地征收的有關(guān)材料報(bào)告、批復(fù)與外單位簽訂的協(xié)議、合同永久基建工作總體規(guī)劃、土地分布圖、土地證書永久全局的總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖永久全局的水、電管道分布圖以及地下排水通訊線路等隱蔽工程分永久布圖地質(zhì)勘探、地形測量材料永久二、可行性爭辯

14、序號歸檔文件保管期限1工程建議書及上報(bào)批復(fù)永久2可行性爭辯報(bào)告永久3工程評估永久4環(huán)境推測、調(diào)查報(bào)告永久5設(shè)計(jì)任務(wù)書及打算任務(wù)書永久三、設(shè)計(jì)根底序號歸檔文件保管期限工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)試永久驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明地形、地貌把握占建筑物及重要設(shè)備及安裝測量定位、觀測記永久錄水文、氣象地震等其它設(shè)計(jì)根底材料永久四、設(shè)計(jì)文件序號歸檔文件保管期限1初步設(shè)計(jì)永久2技術(shù)設(shè)計(jì)永久3總體規(guī)劃設(shè)計(jì)永久4技術(shù)隱秘材料、專利文件永久5關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)永久6設(shè)計(jì)計(jì)算書307設(shè)計(jì)評價(jià)、鑒定及審批308施工設(shè)計(jì)圖10五、工程治理文件序號歸檔文件保管期限1征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償

15、協(xié)議書永久2承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件永久3施工執(zhí)照永久4環(huán)保三同時(shí)、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣供給協(xié)議書永久5產(chǎn)權(quán)證書永久六、施工1土地施工文件序號歸檔文件保管期限(1)開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)溝通、圖紙會審紀(jì)要10(2)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工打算、施工技術(shù)措施施工安全措施、施30工工藝30(3)原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定30(4)建筑材料試驗(yàn)報(bào)告30(5)設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批永久(6)土建施工定位測量地質(zhì)勘察永久(7)土、巖試驗(yàn)報(bào)告、根底處理、根底工程施工圖永久(8)隱蔽工程驗(yàn)收記錄永久(9)工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報(bào)

16、告永久(10)分項(xiàng)、分單位工程抽量檢查、評定30(11)交工驗(yàn)收記錄證明30(12)施工報(bào)告、施工驗(yàn)收報(bào)告永久2、設(shè)備及管線安裝施工文件序號歸檔文件保管期限1開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要102設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批303焊接試驗(yàn)記錄、報(bào)告、施工檢驗(yàn)、探訪記錄304隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄305強(qiáng)度、密閉性試驗(yàn)報(bào)告306設(shè)備調(diào)試記錄107施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報(bào)告308系統(tǒng)調(diào)試、試驗(yàn)記錄309管線清冼、通水、消毒記錄1010管線標(biāo)高位置，坡度測量記錄3011中間交工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評定3012竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告303、電氣

17、、儀表安裝施工文件序號歸檔文件保管期限1 開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審102 設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批303 調(diào)試、整定記錄304 性能測試和校核305 施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評定、事故處理報(bào)告306 操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)107 電氣裝置交接記錄108 中間交工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評定309 竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告七、竣工驗(yàn)收30序號歸檔文件保管期限1竣工驗(yàn)收報(bào)告永久2全部竣工圖紙永久3質(zhì)量評審材料永久4竣工驗(yàn)收會議文件永久八、基建財(cái)務(wù)序號歸檔文件保管期限1工程概算、預(yù)算、決算永久2交付使用的固定資產(chǎn)永久九、房屋產(chǎn)權(quán)序號歸檔文件保管期限1購置公有住房申請表

18、302公有住房售價(jià)評估表303公有住房買賣協(xié)議書304公證書305房地產(chǎn)證、平面圖30C、儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表序號歸檔文件保管期限上級有關(guān)儀器、設(shè)備的政策、業(yè)務(wù)治理工作文件30本局儀器、設(shè)備治理的規(guī)章制度30設(shè)備工作打算、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料30本局儀器、設(shè)備購置打算、報(bào)告及經(jīng)費(fèi)安排方案30本局儀器、設(shè)備移交清冊及設(shè)備儀器報(bào)廢、調(diào)撥報(bào)告和批復(fù)30本局有關(guān)儀器、設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計(jì)材料30本局有關(guān)購置儀器的招、投標(biāo)文件和中標(biāo)材料30申購報(bào)告、打算、論證報(bào)告論證會文件、記錄8等309上級和主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示30定購合同、發(fā)票、免稅證明、報(bào)關(guān)單30設(shè)備履歷書30設(shè)備使用、檢修、故障、事故記錄設(shè)備履歷書30試驗(yàn)室教供表30儀器設(shè)備使用說明書30其他有保存價(jià)值的材料30D、會計(jì)檔案歸檔范圍和保管期限表一、報(bào)表序號1決算報(bào)表含基建綜合決算限永久2年度以上各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表含工資報(bào)表永久3預(yù)算會計(jì)報(bào)表15 年二、賬簿歸檔文件保管期號1總賬限15 年2預(yù)算內(nèi)賬簿含明細(xì)悵、分戶或登記表15 年3預(yù)算外賬簿含明細(xì)悵、分戶或登記表15 年4日記賬15 年5現(xiàn)金、銀行存款日記賬25 年序歸檔文件保管期6固定資產(chǎn)明細(xì)賬卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管五年15 年號1預(yù)算內(nèi)各種原始憑證、記賬憑證限