辦公室主任崗位任務(wù)說明書

1、辦公室主主任崗位位任務(wù)說說明書編號：0001擬擬制制：核準：生生效日期期：一、基本本資料部門名稱稱辦公室崗位名稱稱主任直接上級級總經(jīng)理所轄人員員本部門員員工二、工作作說明1、主要要職責1、主持持辦公室室全面工工作。2、組織織起草公公司的規(guī)規(guī)章制度度、工作作計劃、工作總總結(jié)。3、負責責公司會會議決議議督辦、計劃落落實和任任務(wù)完成成情況檢檢查等綜綜合管理理工作和和部門之之間關(guān)系系的協(xié)調(diào)調(diào)工作。4、負責責組織信信息管理理工作。5、指導(dǎo)導(dǎo)或辦理理公文處處理、會會務(wù)安排排、檔案案管理、公關(guān)接接待工作作。6、指導(dǎo)導(dǎo)公司的的后勤保保障工作作、安全全保衛(wèi)工工作、房房產(chǎn)管理理工作。7、負責責組織公公司的企企劃宣

2、傳傳工作。8、參與與子公司司管理工工作。2、主要要工作內(nèi)內(nèi)容1、協(xié)助助總經(jīng)理理室制定定公司的的年度工工作計劃劃、公司司的基本本規(guī)章制制度和管管理辦法法，組織織撰寫公公司工作作總結(jié)；制定公公司行政政管理方方面的各各項規(guī)章章制度、制定本本部門工工作計劃劃、管理理制度，經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理審批后后組織實實施。2、及時時與各部部門溝通通、協(xié)調(diào)調(diào)，貫徹徹總經(jīng)理理室的指指示，做做好上下下聯(lián)系與與溝通，做做好各部部門之間間的綜合合協(xié)調(diào)，負負責各項項工作計計劃落實實情況、任務(wù)完完成情況況的督辦辦和檢查查。3、組織織收集、整理、溝通公公司的經(jīng)經(jīng)營管理理信息，掌掌握公司司主要活活動情況況，根據(jù)據(jù)工作要要求對有有關(guān)信息息組

3、織專專項調(diào)查查研究，為為領(lǐng)導(dǎo)研研究工作作和決策策提供綜綜合信息息資料，做做好領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的參謀謀和助手手。4、組織織起草公公司行政政管理方方面的公公文、撰撰寫領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)講話稿稿，指導(dǎo)導(dǎo)公司公公文處理理工作。5、負責責組織公公司辦公公例會、經(jīng)濟工工作會議議以及各各種專題題會議的的會務(wù)準準備、資資料準備備，做好好會議記記錄和整整理會議議紀要，必要時形成內(nèi)參后發(fā)文，并貫徹、檢查會議精神的落實情況。6、督辦辦檔案管管理工作作，加強強BaooMi教教育，檢檢查BaaoMii工作情情況。7、組織織公司重重要活動動，做好好公司的的接待工工作，處處理好公公司公共共關(guān)系。8、組織織公司的的企業(yè)形形象設(shè)計計和對外外宣傳工工

4、作。9、組織織做好公公司辦公公設(shè)備的的購置、維護和和辦公智智能化建建設(shè)，規(guī)規(guī)范辦公公用品、勞保用用品、其其他工作作用品及及禮品的的供應(yīng)、采購和和管理，統(tǒng)統(tǒng)一標志志、信箋箋的印制制、管理理。10、檢檢查指導(dǎo)導(dǎo)后勤管管理員做做好固定定資產(chǎn)、房產(chǎn)管管理、車車輛租賃賃與調(diào)度度工作和和完成衛(wèi)衛(wèi)生、綠綠化、午午餐供應(yīng)應(yīng)等日常常工作。11、組組織做好好安全教教育工作作，落實實公司內(nèi)內(nèi)部治安安保衛(wèi)、消防安安全工作作。12、協(xié)協(xié)助總經(jīng)經(jīng)理審定定和完善善子公司司的章程程；并及及時向總總經(jīng)理報報告子公公司的經(jīng)經(jīng)營管理理信息；落實總總經(jīng)理辦辦公會決決議，并并檢查子子公司決決議執(zhí)行行情況。一三、組組織編寫寫公司大大事記

5、、情況況交流等等公司的的內(nèi)部刊刊物。14、指指導(dǎo)文員員做好公公司往來來信件、郵件、包裹的的收發(fā)、登記、傳遞、清退和和機關(guān)訂訂閱報刊刊審定工工作。一五、做做好行政政信訪接接待工作作。16、負負責公司司行政印印鑒的管管理、使使用。17、負負責公司司辦公費費用的使使用和控控制。一八、搞搞好部門門建設(shè)，不不斷改進進內(nèi)部管管理工作作，檢查查員工各各項工作作完成情情況，做做好部門門工作總總結(jié)，指指導(dǎo)、培培訓(xùn)、考考核本部部門員工工，提高高員工綜綜合素質(zhì)質(zhì)和部門門工作績績效。19、完完成公司司領(lǐng)導(dǎo)交交給的其其他任務(wù)務(wù)。3、主要要工作要要求1、工作作計劃、總結(jié)1.1準準確理解解總經(jīng)理理對年度度工作計計劃、工工作

6、總結(jié)結(jié)制定的的目標和和要求，為為制定年年度工作作計劃、總結(jié)準準備必要要的資料料供領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)參考，根根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的要求求組織編編寫工作作計劃和和總結(jié)，報報總經(jīng)理理審閱修修改后，行行文實施施。1.2 在每月月第一個個工作日日、每季季度首月月的第三三個工作作日內(nèi)，每每年1月月一五日日前，制制定出本本部門的的工作計計劃，組組織實施施、檢查查。年度度計劃上上報總經(jīng)經(jīng)理，經(jīng)經(jīng)審批后后組織實實施；工工作計劃劃的制定定要及時時、客觀觀，要具具有全面面性、科科學(xué)性和和可操作作性；按按計劃開開展各項項工作，要要及時跟跟蹤計劃劃實施情情況，發(fā)發(fā)現(xiàn)問題題立即處處理；要要根據(jù)實實際工作作需要及及時修改改工作計計劃，并并做修改

7、改記錄。2、制定定制度2.1全全面了解解公司的的經(jīng)營情情況，根根據(jù)公司司總體管管理要求求，組織織制定公公司的基基本規(guī)章章制度和和管理辦辦法，經(jīng)經(jīng)有關(guān)部部門會簽簽后，報報領(lǐng)導(dǎo)審審批，行行文下發(fā)發(fā)、組織織實施并并跟蹤檢檢查落實實情況。2.2根根據(jù)公司司實際，及及時制定定、修改改公司行行政辦公公制度、文件收收發(fā)制度度、檔案案管理制制度、辦辦公用品品管理制制度、清清潔衛(wèi)生生管理制制度、安安全保衛(wèi)衛(wèi)管理制制度等行行政管理理方面的的相關(guān)制制度，經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理審批后后組織實實施，并并跟蹤檢檢查落實實情況。3、綜合合管理與與協(xié)調(diào)3.1保保持與各各部門之之間的協(xié)協(xié)調(diào)溝通通，及時時了解各各部門工工作任務(wù)務(wù)完成情情況

8、，并并將有關(guān)關(guān)情況和和問題向向總經(jīng)理理室匯報報。3.2協(xié)協(xié)助總經(jīng)經(jīng)理室處處理部門門工作中中所反映映的問題題，針對對要解決決的問題題進行深深入的調(diào)調(diào)查、了了解，與與相關(guān)部部門或人人員交流流、協(xié)商商，必要要時組織織召開協(xié)協(xié)調(diào)會，尋尋求最佳佳解決方方案，對對于超出出職能范范圍的情情況，如如實向總總經(jīng)理匯匯報，并并提出參參考意見見請總經(jīng)經(jīng)理室裁裁定。4、信息息管理4.1審審核副主主任組織織制定的的信息管管理制度度，提出出修改意意見和建建議，修修改后報報總經(jīng)理理室審批批，檢查查制度執(zhí)執(zhí)行情況況。4.2檢檢查、督督促副主主任和信信息管理理員按時時做好系系統(tǒng)維護護工作。4.3督督促、考考核計算算機應(yīng)用用知識

9、的的培訓(xùn)工工作。4.4組組織部門門專職人人員收集集、整理理有關(guān)政政策法規(guī)規(guī)、行業(yè)業(yè)信息等等綜合信信息，及及時掌握握公司相相關(guān)的經(jīng)經(jīng)營、管管理信息息，每月月向總經(jīng)經(jīng)理室匯匯報一次次；遇有有重要信信息，立立即匯報報。4.5組組織部門門專職人人員，為為公司重重大決策策事項提提供信息息支撐和和專項研研究報告告：根據(jù)據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交交辦的工工作或公公司管理理中需要要解決的的重點問問題，廣廣泛收集集相關(guān)信信息，必必要時確確定調(diào)研研項目，做做好調(diào)研研前基礎(chǔ)礎(chǔ)工作，明明確調(diào)研研的目的的和任務(wù)務(wù)，制定定調(diào)研計計劃，聯(lián)聯(lián)系調(diào)研研單位和和有關(guān)人人員，做做好調(diào)研研記錄，認認真整理理、分析析資料，撰撰寫出書書面報告告呈送領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)

10、。5、公文文處理5.1建建立公文文處理規(guī)規(guī)范，指指導(dǎo)秘書書和文員員按照準準確、迅迅速、安安全的原原則和公公文處理理的規(guī)定定完成公公文的收收發(fā)、處處理。5.2根根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的要求求，協(xié)助助領(lǐng)導(dǎo)起起草或安安排秘書書起草會會議講話話稿等有有關(guān)文件件，控制制文稿質(zhì)質(zhì)量和定定稿的時時間，做做到工作作及時，文文稿質(zhì)量量符合領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)要求求。6、會務(wù)務(wù)工作6.1組組織安排排會務(wù)，有有秩序地地做好會會前準備備、會中中管理和和服務(wù)、會后辦辦結(jié)事宜宜。掌握握會議的的時間、地點、內(nèi)容、出席人人員、議議程，指指導(dǎo)布置置會場、安排食食宿、調(diào)調(diào)度車輛輛等工作作，做到到有條有有序，能能夠承上上起下、聯(lián)絡(luò)左左右、內(nèi)內(nèi)外照應(yīng)應(yīng)，妥善

11、善應(yīng)對隨隨時交辦辦的事項項。6.2安安排專職職人員做做好會議議的錄音音、攝像像、記錄錄及會議議記錄的的整理、紀要的的擬寫；認真審審核、修修改記錄錄和紀要要，控制制質(zhì)量，做做到格式式規(guī)范、內(nèi)容和和用語準準確；必必要時形形成內(nèi)參參后發(fā)文文。6.3貫貫徹會議議精神、決議，檢檢查落實實情況。7、檔案案管理7.1組組織制定定公司檔檔案管理理規(guī)定，明明確公司司資料、文件歸歸檔的范范圍、歸歸檔時間間、保管管期限、歸檔案案卷的質(zhì)質(zhì)量要求求。7.2及及時檢查查、指導(dǎo)導(dǎo)檔案管管理員的的工作，確確保檔案案管理妥妥善、井井然有序序。8、接待待與公共共關(guān)系8.1內(nèi)內(nèi)賓接待待：指導(dǎo)導(dǎo)部門員員工熱情情接待來來訪客人人，親自

12、自接待比比較重要要的客人人，重要要客人來來訪前要要及時向向領(lǐng)導(dǎo)匯匯報，商商定接待待方案，落落實相關(guān)關(guān)人員參參加接待待并準備備相關(guān)資資料，必必要時安安排食宿宿。8.2外外事活動動：了解解外事活活動基本本要求，按按外事禮禮儀確定定接待規(guī)規(guī)格，制制定日程程，落實實接待細細則（接接送、住住宿、陪陪同、洽洽談、會會場、宴宴會、票票務(wù)、車車輛、時時間、路路線等）。嚴格掌掌握抵達達、離開開時間，落落實專人人負責迎迎送和相相關(guān)人員員參加接接待，提提供相關(guān)關(guān)資料；遵循外外事紀律律，應(yīng)對對突發(fā)情情況，做做好接待待小結(jié)。8.3領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)務(wù)活動：提前做做好準備備工作，落落實時間間、地點點、人員員，準備備相關(guān)資資料，必

13、必要時落落實專人人負責全全程服務(wù)務(wù)。8.4公公司商務(wù)務(wù)活動：事先與與有關(guān)部部門商定定計劃，確確定時間間、地點點、出席席人員，安安排活動動場地，發(fā)發(fā)出請柬柬，落實實迎送、接待人人員，準準備相關(guān)關(guān)資料。8.5上上述活動動要做到到組織有有序，接接待誠懇懇、熱情情、周到到、細致致，符合合禮儀規(guī)規(guī)范，體體現(xiàn)公司司形象。8.6妥妥善協(xié)調(diào)調(diào)、處理理公司的的對外事事務(wù)以及及公共關(guān)關(guān)系；及及時安排排人員或或親自拜拜訪有關(guān)關(guān)單位和和人員，妥妥善辦理理相關(guān)事事宜；及及時安排排恰當?shù)牡娜藛T參參加外部部相關(guān)會會議和活活動。8.7組組織承辦辦公司的的企業(yè)形形象設(shè)計計事項，聯(lián)聯(lián)系設(shè)計計單位，審審核設(shè)計計結(jié)果，組組織導(dǎo)入入系

14、統(tǒng)，力力求方案案達到具具有系統(tǒng)統(tǒng)性、可可行性，符符合公司司經(jīng)營理理念和文文化，能能夠塑造造公司形形象的要要求。8.8組組織員工工做好公公司形象象的新聞聞宣傳，公司有重要活動時要聯(lián)系有關(guān)新聞單位參加，并做好接待和資料準備工作；要及時督促秘書、文員和檔案管理員做好相關(guān)公關(guān)資料、圖片、錄音、錄像、題詞等的收集、整理、記載存檔工作，以便在需要時展示。8.9督督促副主主任和信信息管理理員建設(shè)設(shè)、維護護公司網(wǎng)網(wǎng)站，及及時更新新網(wǎng)頁、發(fā)布信信息，對對擬發(fā)布布信息內(nèi)內(nèi)容進行行審核，提提出修改改意見。8.100注意收收集影響響本公司司形象、聲譽、關(guān)系的的因素和和事件的的信息，分分析其后后果，迅迅速做出出有效的的

15、應(yīng)對處處理，重重要事件件要提出出處理意意見報總總經(jīng)理室室決策。9、后勤勤保障9.1檢檢查、督督促后勤勤管理員員做好衛(wèi)衛(wèi)生、綠綠化工作作，保持持辦公場場所的整整潔干凈凈，綠化化、美化化辦公環(huán)環(huán)境，辦辦公場所所公共部部位做到到整齊、清潔、明亮、無異味味。9.2定定期審核核午餐伙伙食標準準、就餐餐人員，確確定供應(yīng)應(yīng)商，保保證衛(wèi)生生、營養(yǎng)養(yǎng)合理。9.3審審定辦公公用品、勞保用用品、禮禮品采購購計劃，檢檢查采購購質(zhì)量，審審批賬單單，控制制費用，指指導(dǎo)制定定辦公用用品管理理制度。做到采采購及時時、質(zhì)量量優(yōu)良、費用節(jié)節(jié)約、管管理有序序。9.4確確定租車車數(shù)量、規(guī)格，審審核車輛輛租賃費費用；指指導(dǎo)做好好車輛租

16、租賃、費費用結(jié)算算和調(diào)度度工作。10、固固定資產(chǎn)產(chǎn)管理制定固定定資產(chǎn)和和房產(chǎn)的的管理細細則，明明確工作作程序和和要求，指指導(dǎo)檢查查后勤管管理員按按規(guī)范管管理，建建立臺賬賬，做到到資料清清楚、完完整，管管理井然然有序。11、安安全保衛(wèi)衛(wèi)組織開展展安全教教育工作作，以“預(yù)防為為主”為中心心，通過過宣傳教教育增強強職工法法制觀念念和安全全意識；定期檢檢查安全全工作落落實情況況，及時時、妥善善協(xié)調(diào)處處理安全全工作中中存在的的問題，杜杜絕安全全隱患，確確保陸上上單位安安全生產(chǎn)產(chǎn)無事故故。檢查查、督促促安保人人員做好好證件辦辦理等工工作。12、子子公司管管理12.11參與對對子公司司經(jīng)濟目目標責任任的確定

17、定和考核核，提出出合理的的意見和和建議。12.22每年55月中旬旬至6月月下旬，參參與對子子公司的的工作檢檢查，主主要了解解、檢查查子公司司的經(jīng)營營管理活活動完成成情況、執(zhí)行公公司章程程和法律律要求情情況等。12.33定期收收集、整整理子公公司的經(jīng)經(jīng)營管理理信息，并并及時向向總經(jīng)理理報告。12.44及時辦辦理總經(jīng)經(jīng)理辦公公會決議議中關(guān)于于子公司司運營管管理方面面的事項項，并檢檢查子公公司執(zhí)行行會議決決議的情情況。一三、其其他一三.11確保公公司重要要事項及及時編入入大事事記；組織編編輯情情況交流流，保保證質(zhì)量量。一三.22及時檢檢查公司司往來信信件、郵郵件、包包裹的收收發(fā)、登登記、傳傳遞、清清

18、退情況況和機關(guān)關(guān)訂閱報報刊情況況，保證證工作的的及時性性。一三.33做好行行政信訪訪接待工工作，深深入調(diào)查查了解實實際情況況，及時時處理答答復(fù)。一三.44管理公公司印鑒鑒，制定定印鑒使使用規(guī)定定，嚴格格掌握用用印范圍圍，了解解用印用用途，遇遇有疑問問及時向向總經(jīng)理理或分管管領(lǐng)導(dǎo)請請示，用用印后及及時做好好登記。一三.55統(tǒng)一公公司各類類信箋、標志的的印制，制制定印制制規(guī)格，規(guī)規(guī)范印制制標準，合合理控制制費用，檢檢查管理理、領(lǐng)用用、發(fā)放放情況。一三.66搞好部部門員工工隊伍建建設(shè)，組組織部門門員工的的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，不不斷提高高員工業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)質(zhì)。一三.77根據(jù)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)要求求牽頭組組織或參參與公司司企業(yè)

19、文文化建設(shè)設(shè)，做到到組織有有序、工工作有效效。一三.88按照工工作要求求組織部部門內(nèi)考考核，在在規(guī)定時時間內(nèi)完完成評分分工作，做做好被考考人面談?wù)劀贤üすぷ?；每每年要編編制本部部門的培培訓(xùn)計劃劃、用人人計劃，遞遞交人力力資源部部；對員員工的獎獎懲要公公正、適適當，要要能夠充充分地調(diào)調(diào)動員工工的工作作積極性性，形成成良好的的團隊氛氛圍，提提高部門門工作績績效。一三.99定期檢檢查本部部門計劃劃完成和和規(guī)章制制度執(zhí)行行的情況況，及時時調(diào)整不不適應(yīng)的的工作環(huán)環(huán)節(jié)，做做好工作作總結(jié)，形形成書面面報告，按按要求匯匯報。一三.110按時時、按量量、按質(zhì)質(zhì)完成公公司下達達的各項項考核指指標和總總經(jīng)理室室交給

20、的的其他任任務(wù)。三、任職職資格因素細分因素素等級限定資料料知識學(xué)歷B經(jīng)濟管理理類或航航運類專專業(yè)本科科以上學(xué)學(xué)歷或相相當程度度。行業(yè)知識識B熟悉航運運行業(yè)知知識，對對行業(yè)發(fā)發(fā)展趨勢勢的把握握基本準準確。專業(yè)知識識B熟悉公司司安全管管理體系系；熟悉悉公司生生產(chǎn)經(jīng)營營管理情情況；熟熟悉黨和和政府有有關(guān)改革革開放、經(jīng)濟建建設(shè)、交交通運輸輸?shù)确矫婷娴姆结樶樥?；掌握行行政管理理知識；掌握各各種應(yīng)用用文書的的寫作知知識，熟熟悉禮儀儀知識。能力領(lǐng)導(dǎo)能力力B能夠掌握握管理技技巧，合合理分配配、控制制、檢查查、評估估所負責責管理的的各項工工作，及及時指導(dǎo)導(dǎo)、檢查查下屬工工作，嚴嚴格管理理，公平平客觀地地對待下下屬，保保持所領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的團團隊的協(xié)協(xié)調(diào)性。組織協(xié)調(diào)調(diào)能力A能夠正確確組織下下屬開展展本部工工作，協(xié)協(xié)調(diào)本部部門內(nèi)部部