和興隆醫(yī)藥化工中間體科技公司檔案管理制度

1、北京和興隆科技有限公司版本號(hào) A檔案管理制度第0次修改一、: p6 W0 t, G/ K! d 4 R# E9 M6 K. $ W, F% f- I一、一目的：1.1為規(guī)范本公司檔案資料的管理，增強(qiáng)檔案的實(shí)用性和有效性，為公司各項(xiàng)制度的完善提供補(bǔ)充，特制訂本制度。二、適用范圍1.2適用范圍：本制度適用于公司全體員工。三、內(nèi)容1.35 V$ C% b: e$ n& 6 ( 1.31.31.3歸檔范圍：?jiǎn)T工入職登記表、身份學(xué)歷等證書復(fù)印件、轉(zhuǎn)正報(bào)告、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)考核表、實(shí)驗(yàn)記錄本、項(xiàng)目相關(guān)文獻(xiàn)、設(shè)備使用說明書、調(diào)動(dòng)調(diào)職情況表、在職期間考核登記表等記錄員工情況的有價(jià)值的檔案材料。1.4檔案管理規(guī)定 1.

2、4.1檔案的管理包括四個(gè)部分：歸檔、核查、保衛(wèi)、統(tǒng)計(jì)。1.4.2& E2 y0 D+ * P$ Yx1.4.21.4.21.檔案材料的歸檔1.4.2.1: 9 |1 F; n5 * y4 K11.4.2對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔要求；1.4.2.2 按照材料屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；1.4.2.3 在目錄上登記材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；1.4.2.4 將檔案里面的具體內(nèi)容輸入檔案管理系統(tǒng)，并將材料放入檔案。1.4.3 檔案材料的核查: 1.4.3.1 應(yīng)定期對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查、核對(duì)；1.4.3.2, u. q6 v0 v- v. e- u% p1.4.31 既要對(duì)檔案材料本身進(jìn)行檢查，

3、如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也要對(duì)檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看檔案室門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等；1.4.3.3: B+ E: F2 m, j1 z6 b7 V, m% |1.4.1 在下列特殊情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：A、突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后；B、對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；北京和興隆科技有限公司版本號(hào) A檔案管理制度第0次修改5 p: Q( , n6 v! E, J* rC、發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。1.4.4檔案材料的保衛(wèi) 1.4.4.1 由行政部安排專人負(fù)責(zé)檔案的保管，并齊備必要的存檔設(shè)備； : j) J9 n3 M)

4、 T- S7 + h1.4.4.211.4.4.2備有必要的防火、防潮器材；1.4.4.3檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品；1.4.4.4! G g! w6 |# G! n* K1.4.4.任何人不得擅自將檔案材料帶到公共場(chǎng)合； 1.4.4.5+ n. Z- N0 x8 e. r1.4.4.11嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙；1.4.4.6! E, D3 b; o. M, $ T. v( ! fO& P 1.4.檔案柜及時(shí)鎖好，并在離開檔案室時(shí)關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門。1.4.51 y w a# N, _9 1.4.111111檔案材料的統(tǒng)計(jì)1.4.5.1! P0 wI( l2 v: F6 s1.41.1統(tǒng)計(jì)檔案

5、的數(shù)量； 1.4.5.2統(tǒng)計(jì)檔案材料收集補(bǔ)充、整理、保管、利用情況； 1.4.5.3檔案室的設(shè)備情況。1.5檔案利用規(guī)定1.5.1檔案的利用主要包括兩部分：查閱、外借。1.5.2; O$ ?1 T% S. W9 W# o+ O# X5 1.5.21檔案的查閱1.5.2.11 & L+ 9 I2 S! g1 w# v7 W+ e11查閱的地點(diǎn)在檔案室；1.5.2.2董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、因工作需要而查閱檔案時(shí)，可直接在檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)；1.5.2.3 8 G/ ! v9 i y! 1其他員工因工作需要而查閱人事檔案時(shí)，需要履行如下手續(xù)，內(nèi)容如下： 4 v m w4 ead; j)

6、 A、由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象、目的、理由、查閱人的概況等情況； B、查閱部門蓋章； - Y* V5 a5 . Z8 w* C、部門負(fù)責(zé)人簽字；D、由檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分、手續(xù)北京和興隆科技有限公司版本號(hào) A檔案管理制度第0次修改齊全，則予以批準(zhǔn)。1.5.3# |4 H* U& E% M% z& A$ X1.1檔案的外借1.5.3.1檔案的外借須滿足一定的條件，比如：本公司高層領(lǐng)導(dǎo)需要查閱檔案，但不便于親自來檔案室；1.5.3.2檔案借出的時(shí)間不宜過長(zhǎng)，無特殊情況不能超過8小時(shí)，到期未還者應(yīng)及時(shí)催還；1.5.3.3檔案外借需履行如下手續(xù)： 1 u

7、q, G: m# ) MA、借檔部門寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似；B、借檔部門蓋章；, w- v! j8 y3 O5 g; O U/ w5 xC、借檔部門負(fù)責(zé)人簽字； D、檔案管理部門對(duì)借檔報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分、手續(xù)齊全，則予以批準(zhǔn)； $ s$ c) U. Y3 z$ k3 E、進(jìn)行借檔登記，把借檔的時(shí)間、材料名稱、份數(shù)、理由等填寫清楚，并由借檔人員簽字；F、歸還時(shí)，由檔案管理人員對(duì)外借的檔案材料進(jìn)行檢查、核對(duì)，及時(shí)在外借登記上注銷。1.5.4檔案利用的注意事項(xiàng) 1.5.4.1查閱或借出檔案者，要愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改；1.5.4.2 ( N$ d/ O9 * L4 7 1.5注

8、意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。1.5.55 I! w K0 p i3 c1 j, D8 r% p1.51檔案的銷毀規(guī)定1.5.5.1$ W2 g& . c9 K: u2 J151公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料； 1.5.5.2檔案銷毀期為自員工離職之日起兩年；北京和興隆科技有限公司版本號(hào) A檔案管理制度第0次修改1.5.5.2當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理人員填寫公司檔案資料銷毀審批表交總經(jīng)理助理、審核并經(jīng)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行；1.5.5.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理人員必須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔；1.5.5.4 4 f9 o, X! i c. v+ k1.5在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由董長(zhǎng)、總經(jīng)理、總經(jīng)理