廣華物業(yè)有限公司檔案管理制度

1、-PAGE 10-廣華物業(yè)有限公司檔案管理制度GLGZ.RX/QEW.18 版本號/修改狀態(tài)：2010/0 頁碼：第 PAGE 1頁/共1頁目的為規(guī)范公司檔案管理工作，提升公司整體管理水平，根據(jù)中華人民共和國檔案法、物業(yè)管理條例規(guī)定，特制定公司檔案管理制度。20 適用范圍適用于公司、分公司、項目檔案管理工作。30 職責公司設(shè)立綜合檔案室，由總經(jīng)理辦公室專人負責檔案管理工作。分公司設(shè)立分公司檔案室，由分公司人事行政專員負責分公司檔案管理工作。項目由人事行政專人負責本項目的檔案管理工作。40 程序要點 檔案管理原則公司檔案管理工作應(yīng)當堅持“及時歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的原則。

2、公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則：公司成立綜合檔案室，指定專責的檔案人員，負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織和管理本公司檔案工作，開展綜合檔案室的日常管理工作和各項具體的檔案工作事務(wù)；各分公司/項目應(yīng)指定兼職檔案員，負責本單位形成的文件材料積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交檔案。 公司檔案管理方法公司歸檔文件材料目錄公司檔案文件材料按部門/分公司/項目可分九大類目如下，每大類目下設(shè)小類目，小類目可根據(jù)各部門職能變化作相應(yīng)的調(diào)整，公司歸檔文件材料目錄如下：一、人事行政部（RX）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03合同04人事通知05部門制度文件05其他二、質(zhì)量管理部（ZG）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件0

3、3合同04會議紀要05 項目巡場報告06事件報告、特殊事件報告07績效考核文件08總結(jié)、計劃（周、月、年）09公司及部門制度文件10其他三、財務(wù)部（CW）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03各單位年度預算04財務(wù)報表05會計憑證06部門制度文件07其他四、拓展部（SCTZ）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03合同04招標文件05物業(yè)管理方案、投標書（電子版）06部門制度文件07其他五、總經(jīng)辦（ZJB）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03 合同04公司各類證照（含ISO證書）05聲像類文件（含相片、光碟等）06其他六、集團公司（JT）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03 合同04集團、分公司各類證照05其他七、

4、資產(chǎn)管理部（ZCGL）01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03合同04部門制度文件05其他八、分公司01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03合同04分公司各類證照05分公司制度文件06其他九、項目01內(nèi)部發(fā)文02外部往來文件03項目制度文件04其他備注：1、屬公司行為的公文，須將已審批的公文提交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)文，未經(jīng)批準不得私自發(fā)文。2、所有移交綜合檔案室存檔的文件材料，原則上要求紙質(zhì)文檔與電子文檔一起移交。3、以上小類目的編號并非固定編號，可以根據(jù)部門/項目不同情況進行增減。歸檔年度的確定計劃、總結(jié)、合同（協(xié)議）、統(tǒng)計等材料歸入文件內(nèi)容針對的年度。請示與批復等來往文件，歸入文件的批復年度?？缒甓刃?/p>

5、成的文件材料，歸入事項的辦結(jié)年度。會議文件歸入會議的開幕年度。歸檔時間以公司名義的發(fā)文、合同及一些保密、重要文件，經(jīng)辦人/單位必須當天交綜合檔案室歸檔。其他需交檔案室歸檔文件材料，各部門/分公司/項目兼職檔案人員于每季度第一個月5日前向公司綜合室移交上季度檔案資料（含電子文檔打包發(fā)送），提交內(nèi)容按歸檔文件材料目錄執(zhí)行，電子文檔歸檔要與紙質(zhì)文檔歸檔時間及內(nèi)容一致。會計文件材料在會計年度終了后進行整理，在次年一個月內(nèi)由會計部門向綜合檔案室移交三年前的檔案。磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。遇兼職檔案員調(diào)動崗位或離職的情況，需與接手人辦妥檔案移交手續(xù)后方可辦理調(diào)動/

6、離職手續(xù)。歸檔要求歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的需將具有憑證作用的文件材料進行歸檔。文件材料歸檔后不得擅自更改，歸檔的文件材料要完整、齊全。歸檔的文件材料字跡要符合長期保管需要，嚴禁使用易褪色的書寫材料如圓珠筆、鉛筆、復寫紙等書寫。對破損的文件材料要予以修復或托裱，用易于褪變、擴散的材料（熱敏紙等）書寫的文件，要予以復制并與原件一起歸檔。對大于A4規(guī)格的文件，應(yīng)按A4規(guī)格加以折疊。兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與其承擔任務(wù)相關(guān)的文件材料，有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢

7、譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。公司綜合檔案室管理人員需每半年度對歸檔電子文檔用光盤進行刻錄存檔，并在光盤上進行標識。歸檔份數(shù)歸檔文件材料一般一式一份。重要的利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。歸檔手續(xù)各單位檔案管理人員按歸檔文件材料目錄要求整理好資料，并填寫歸檔文件移交清單一式兩份，歸檔時交接雙方按清單交點清楚，確認無誤后，雙方簽字，各留一份，以備查考。文件材料的編號歸檔的公司文件材料要逐件編號，在文件首頁上方的空白處固定位置粘貼檔案編號（編號要求宋體五號字）。公司檔案編號的方法如下：公司檔案編號：GLGZRX01201

8、0-001 文件編號 文件形成年度 類目（如：對內(nèi)發(fā)文） 代表：人事行政部（部門/項目代碼） 公司代碼，如是分公司，如佛山分公司：GLGZ/FS項目檔案管理各項目除移交公司綜合檔案存檔資料外，需對本項目其他資料需進行全面的整理、歸檔，便于項目的正常運作。計劃創(chuàng)優(yōu)或進行創(chuàng)優(yōu)的項目按示范項目迎檢總目錄進行資料整理、歸檔。其他項目按項目檔案管理目錄進行資料整理、歸檔。項目檔案管理目錄（一）基礎(chǔ)管理文件材料1、小區(qū)規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖、綠化平面圖、附屬配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等文件材料2、竣工驗收合格報告、新建住宅商品房準許交付使用證等文件材料3、物業(yè)質(zhì)量保證文件和

9、使用說明文件等材料4、供水、供電、供氣、供熱、有線電視等專業(yè)服務(wù)協(xié)議，消防設(shè)施合格證，電梯準用證、年檢資料等材料5、接管驗收手續(xù)等文件材料6、各種機電設(shè)備出廠合格證，使用說明書，安裝、調(diào)試報告，保修卡、保修協(xié)議等文件材料。7、業(yè)主購房合同文本8、維修基金交納明細9、維修基金管理、使用、續(xù)籌等文件材料10、前期物業(yè)管理服務(wù)合同、物業(yè)管理服務(wù)合同及其它協(xié)議等文件材料11、房屋使用手冊等文件材料12、裝飾裝修巡查、制止違規(guī)行為、向行政主管部門報告記錄13、業(yè)主告知物業(yè)管理公司函（裝飾裝修）14、物業(yè)管理公司告知房屋所有人、使用人和裝飾裝修公司函等文件材料15、與業(yè)委會往來文件材料16、業(yè)主公約17、

10、業(yè)主檔案18、房屋及其配套設(shè)施權(quán)屬材料19、投訴記錄及處理、回訪等文件材料20、業(yè)主滿意度調(diào)查及分析、整改措施等文件材料21、特約服務(wù)等文件材料22、項目管理的年度計劃、總結(jié)23、與公司往來的各種請示、報告、批文等24、與轄區(qū)物業(yè)行政主管部門、各專業(yè)服務(wù)部門往來文件材料25、項目管理會議記錄、與業(yè)主委員會之間溝通協(xié)調(diào)有關(guān)事項會議記錄、參加社區(qū)聯(lián)席會議記錄等文件材料。26、員工管理文件材料（1）員工花名冊、檔案資料（2）員工工資管理、考勤記錄、績效考核、獎懲記錄（3）員工培訓記錄（培訓計劃、教案、簽到單、考核試卷等）27、鑰匙管理文件材料30、各種提示、通知資料留存（或照片等）31、其它應(yīng)歸檔的

11、綜合性文件材料（二）房屋管理與維修養(yǎng)護1、公共區(qū)域巡查記錄2、報修記錄3、維修派工單4、領(lǐng)料單5、客戶回訪記錄6、其它應(yīng)歸檔的維修文件材料（三）共用設(shè)施設(shè)備管理1、各種設(shè)施設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄2、各種設(shè)施設(shè)備運行記錄3、二次供水衛(wèi)生檢驗報告等文件材料4、各類事故處理方案及處理記錄5、其它應(yīng)當歸檔的文件資料（四）公共秩序維護、消防、車輛管理1、門衛(wèi)、監(jiān)控室、物業(yè)區(qū)域巡邏值班記錄2、使用裝具發(fā)放、使用情況登記等文件材料3、物業(yè)項目內(nèi)危及人身安全的提示標示及防范措施等材料4、出入證發(fā)放登記表、收費標準公示及車位分配方案等材料5、機動車出入登記手續(xù)等材料6、非機動車管理等材料7、其它應(yīng)當歸檔的文件材料（

12、五）環(huán)境衛(wèi)生管理1、環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具等明細，衛(wèi)生區(qū)域責任劃分，衛(wèi)生消毒滅殺制度及其落實情況記錄等材料。2、日常衛(wèi)生檢查記錄等材料（六）綠化管理1、綠化使用機具明細，綠化日常巡查、養(yǎng)護、病蟲害防治等材料2、綠化工作日常檢查記錄等材料3、綠化施工等材料4、其它應(yīng)歸檔的文件材料（七）社區(qū)文化活動文件材料1、社區(qū)文化活動計劃及實施情況2、社區(qū)精神文明建設(shè)文件材料3、獲獎的榮譽證書、獎牌、獎杯4、其它應(yīng)歸檔的社區(qū)文化活動材料（八）項目管理效益1、物業(yè)管理服務(wù)費收繳情況及收支情況公示等文件材料2、開展多種經(jīng)營服務(wù)項目及收入情況公司文件材料目錄文件材料應(yīng)逐件編目，并按文件歸檔號編制歸檔文件目錄，放置每個資料盒

13、首頁。 檔案工作標準文件材料歸檔及時，歸檔范圍準確。制定公司檔案分類方案，檔案實體檔號標識與分類方案一致。檔案整理規(guī)范，質(zhì)量符合國家及檔案行業(yè)標準要求，并編制檢索工具。根據(jù)公司檔案管理需要設(shè)置檔案室和配備必要的檔案柜、架，利于檔案的安全保管。涉密檔案保管合理、安全。檔案保管條件達到防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮濕、防蟲、防高溫、防塵等要求，并配備必要的檔案保護設(shè)備設(shè)施，紙質(zhì)檔案要采用無酸卷盒存放。檔案無霉變、褪色、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象。照片、錄音（像）帶、電子文件等特殊載體檔案，要有符合保管要求的檔案裝具單獨存放。檔案上架排序符合國家和檔案行業(yè)標準要求，做到排列有序、分類清楚、查閱方便。建立檔

14、案借閱、利用登記制度，借閱手續(xù)齊全；利用涉密檔案時審批手續(xù)嚴謹；檔案的查準率、查全率達到100。對所保管的檔案應(yīng)定期進行清點，建立統(tǒng)計登記臺帳，做到賬物相符。檔案文件材料移交手續(xù)完備，責任明確。公司建立檔案鑒定工作小組，組長為總經(jīng)理，組員為各部門負責人、檔案管理人員。每兩年檔案員應(yīng)對銷毀的檔案編制檔案銷毀清單，對經(jīng)過鑒定小組審定應(yīng)該銷毀的檔案，由檔案管理人員寫出鑒定報告，連同檔案銷毀清單一起送相關(guān)部門、總經(jīng)理批準后進行銷毀。 公司檔案的利用公司員工因工作需要，可以查閱、借閱、復印與其工作有關(guān)的檔案和資料，借閱公司檔案須填寫檔案查閱/借閱/復印審批表辦理借用手續(xù)。借用公司證照填寫公司證照借用申請

15、單。經(jīng)審批后到檔案室辦理相關(guān)手續(xù)。公司檔案一般不外借，借閱時應(yīng)在檔案部門指定的地方進行閱覽。確須外借的檔案，要經(jīng)主管領(lǐng)導、人事行政部和總經(jīng)理辦公室同意，按時歸還，借閱期一般不得超過七天，確因工作需要不能如期歸還者應(yīng)再加辦借閱手續(xù)。所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案進行更改或涂寫。對借閱檔案時造成的檔案丟失、損壞或泄密的，要追究當事者責任。借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當面核對清楚。借出檔案只限在本部門有關(guān)人中查閱，不得轉(zhuǎn)借其部門或個人，如需轉(zhuǎn)借時，應(yīng)到檔案室辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。外單位人員借閱本室檔案須持有所在單位介

16、紹信和本人工作證，并辦理有關(guān)手續(xù)。 公司檔案的保密檔案管理人員必須嚴格遵守職業(yè)道德、遵紀守法、保守公司和業(yè)主的機密。檔案管理人員應(yīng)適當區(qū)分文件的密級并劃分范圍，采取保密措施，對不同密級范圍的檔案采取相應(yīng)的保管措施和借閱制度。檔案管理人員不得私自將秘密文件、檔案資料帶出檔案室，未經(jīng)批準，不得將秘密檔案、資料給無關(guān)人員閱讀。在調(diào)換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對所了解的機密情況，不得泄露。有關(guān)部門需查閱機密以上檔案須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準。不得與無關(guān)人員談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。下班時，應(yīng)將涉密檔案文件收起鎖好，并關(guān)好門窗。經(jīng)批準銷毀的檔案材料和不需要歸檔的文件，應(yīng)指定專人進行銷毀，銷毀機密文件應(yīng)

17、登記造冊，并有人負責監(jiān)銷。檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失、損毀情況，應(yīng)及時向有關(guān)領(lǐng)導報告，采取必要的挽救措施。 公司檔案的保管接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)。案卷入庫要做到卷、目、卡相符，排放整齊，便于查找，以保證提供利用快速準確。管理人員要掌握各門類檔案的特點和規(guī)律，熟知案卷擺放地點、上架順序，做到調(diào)檔、還檔及時準確。 研究和改進檔案保護技術(shù)，定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。 檔案的接收、移出、鑒定、銷毀、利用要有登記，統(tǒng)計準確。 借閱完畢的檔案經(jīng)核對無誤后，要及時入庫，以防丟失。存放膠片、照片、錄像帶、磁帶要用專用卷盒。每年要對庫藏檔案進行一次全面的檢查，認真核對，

18、做到賬物相符。對破損或載體變質(zhì)檔案，要及時進行修補和復制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害，必須及時采取消毒殺蟲措施加以處理。 檔案人員的崗位責任制 檔案部門負責人認真貫徹執(zhí)行上級關(guān)于檔案工作的指示、規(guī)定及有關(guān)標準，發(fā)動和組織本公司檔案工作人員全面完成檔案工作任務(wù)。審批或擬定本公司檔案工作各項制度和年度檔案工作計劃、總結(jié)，并認真聽取檔案部門工作匯報、檢查檔案工作落實情況。適時地召開全公司檔案工作會議，總結(jié)布置檔案工作，交流檔案工作經(jīng)驗;研討工作中存在的問題和解決辦法。負責組織公司專(兼)職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓，負責公司檔案工作責任制的考評工作。負責對借閱機密檔案和外單位借閱檔案的審批及對銷毀檔案鑒定的組織和鑒定工作。參加本公司有關(guān)物業(yè)管理項目驗收等有關(guān)活動。檔案室專職檔案人員認真執(zhí)行上級有關(guān)檔案工作的指示要求，維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)。負責公司檔案的收集、整理、保管、提供利用、鑒定工作，并按有關(guān)規(guī)定進行檔案的銷毀工作。 負責各有關(guān)部門/項目檔案工作的監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導工作，做好文件材料形成、積累、立卷歸檔工作，把好質(zhì)量關(guān)。 認真執(zhí)行檔案入庫的清點、登記、驗收、移交目錄、保管期限的確定工作，做到帳物相符。做好室藏檔案的管理，建立健全檔案基礎(chǔ)性工作，確保檔案文件材料的齊全、