財務檔案管理制度

1、文件編號：標題財務檔案管理制度版本：A/0發(fā)文日期：20130901頁碼：17目的會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，現(xiàn)根據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法的規(guī)定，制定本辦法。范圍本規(guī)定適用于公司及分子公司會計檔案的定義和分類會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。會計檔案分為以下幾類：會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及余額調節(jié)表等。會計賬簿：包括總賬、明細賬、

2、日記賬、各種輔助登記簿等。財務報告：月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。發(fā)票：增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票，收款收據(jù)。其他會計資料：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，領料單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，補助項目申報資料，工商年檢資料等。會計檔案的整理會計憑證：（1）每月完成會計結帳后，于次月下旬將會計憑證裝訂成冊，根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀，每本憑證2.0cm厚左右。（2）會計憑證裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證起止號、憑證冊數(shù)、裝訂人簽章等。會計賬簿：各種會計賬簿辦

3、理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。（1）會計賬簿在辦理完年度結賬后，于次年3-4月份打印，分類裝訂存放檔案室。（2）會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面-按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁-會計賬簿裝訂封底。（3）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。（4）會計賬簿裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、賬簿名稱、加蓋裝訂人印章會計報表：文件編號：標題財務檔案管理制度版本：A/0發(fā)文日期：20130901頁碼：27會計報表編制完成并按時報送后，按月留存報表，會計報表、稅務報表申報完成后于次年2月前按年裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。統(tǒng)計報表申報完成后于次年3月按

4、年裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、報表名稱、加蓋裝訂人印章等。4.4財務報告：收到報告后，統(tǒng)一編號入檔，編號為簽發(fā)單位第一位字母縮寫(XX)年度(XXXX)-月(XX)-流水號(XX)，項目審計報告按補助項目申報資料整理。發(fā)票：出口發(fā)票存根聯(lián)：每本開完后加封面裝訂成冊，封面內容填寫齊全：單位名稱、發(fā)票起止號、開票起止日、開票人、裝訂人簽章。增值稅發(fā)票抵稅聯(lián)：按發(fā)票認證月份，于次月25日前每100份裝訂一冊，統(tǒng)一歸檔保管。按開票日期先后順序裝訂，裝訂順序：封面認證結果通知認證清單發(fā)票封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、發(fā)票認證所屬年月、份數(shù)、匯總金額(按

5、同類稅率分類匯總)、冊數(shù)、裝訂人簽章。收款收據(jù)、作廢、紅沖發(fā)票：按年整理，于次年2月裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。按開票日期先后順序裝訂，裝訂順序：封面目錄發(fā)票(收據(jù))封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年份、份數(shù)、裝訂人簽章。其它會計資料：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對帳單：按年整理，年度對帳結束后，按月順序整理裝訂成冊歸檔保管，裝訂順序：封面銀行存款余額調節(jié)表、銀行對帳單封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年、資料名稱、裝訂人簽章。出口備案資料：正式申報后，按憑證多少裝訂成冊，每本憑證3cm厚左右，統(tǒng)一歸檔保管。裝訂順序：封面目錄備案資料封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。物資

6、盤點表：按月裝訂整理，封面內容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。(4)領料單：每月封箱存放檔案室。補助項目申報資料：按項目分類整理歸檔保管。工商年檢資料：按年整理歸檔保管。會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理。會計檔案的歸檔保管財務部設專人保管會計檔案，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、保管、調閱、銷毀等一系列工作。當年的會計檔案在會計年度終了后，由財務部按照歸檔要求，負責裝訂成冊，編制檔案管理臺帳，文件編號：標題財務檔案管理制度版本：A/0發(fā)文日期：20130901頁碼：37移交至財務部會計檔案管理人員。保存期限15年以上的檔案。會計年

7、度終了后，3年內存放在檔案柜（標識：年份、起止月份、檔案名稱），3年滿后放入紙箱封存保管，封箱標識：年份、起止月份、檔案名稱。會計檔案管理人員調動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制文件（記錄）移交銷毀申請單，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。各種會計檔案的保管期限會計檔案保管期限：參見附表會計檔案保管期限表。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。會計檔案的借閱使用會計檔案不允許隨意借閱、復制，不得自行借出、復制，需經(jīng)財務部經(jīng)理批準后方可借閱，填寫文件借閱、復制記錄，且借閱資料不可轉借。涉及司法

8、案件需查閱、復印會計資料時，應事前由公司財務總監(jiān)批準。借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，如有特殊需要，經(jīng)財務總監(jiān)批準。借閱會計檔案人員，不得在檔案中標畫，不得拆卸，更不得抽換，歸還時保證檔案資料完整無損。歸還檔案時需經(jīng)會計檔案管理人員審核無誤后才可入檔，并填寫歸還時間，保留備查。會計檔案的銷毀每年9月份，會計檔案保管人員對保管期滿會計檔案進行整理，提出提出文件（記錄）移交銷毀申請單報經(jīng)財務總監(jiān)批準后，方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立檔，由檔案保管部門保管到結清債權、債務時為止。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案

9、前，應當按照文件（記錄）移交銷毀申請單所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀會計檔案時，應當由行政部和財務部共同派員監(jiān)銷。銷毀后，應當在文件（記錄）移交銷毀申請單簽名蓋章，文件（記錄）移交銷毀申請單永久保存。附則本制度自2013年11月1日起執(zhí)行。以前制度與本制度相抵觸的，以本制度為準。本制度未盡事宜，按公司有關制度執(zhí)行。本制度由公司財務部負責解釋和修改。相關記錄文件編號：標題財務檔案管理制度版本：A/0發(fā)文日期：20130901頁碼：47檔案管理臺帳文件借閱、復制記錄文件（記錄）移交銷毀申請單附表：會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總

10、憑證15年二會計賬簿類4總賬15年包括日記賬5明細賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告9財務報表、報告10年包括文字分析10年度財務報告（決算）永久包括文字分析11審計報告10年12主管單位批復文件10年四其他類13會計移交清冊15年14會計檔案保管清冊永久15會計檔案銷毀清冊永久16銀行余額調節(jié)表5年17銀行對賬單5年18出口備案資料5年19核銷單存根15年20出口收匯15年21工商年檢資料5年22統(tǒng)計申報資料15年文件編號：標題財務檔案管理制度版本：A/0發(fā)文日期：20130901頁碼：5/723增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)15年2