文件和記錄管理制度

1、文件和記錄管理制度第一條目的為進(jìn)一步加強公司的安全生產(chǎn)管理工作，預(yù)防和減少安全生產(chǎn)事故，提高本公司安全生產(chǎn)管理水平，根據(jù)檔案法的有關(guān)規(guī)定和安全生產(chǎn)許可證條例規(guī)定，結(jié)合本公司具體情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有安全文件、記錄的管理。第三條職責(zé)1、工程技術(shù)部負(fù)責(zé)參考資料和文獻(xiàn)的收集、保存。2、安全質(zhì)量部負(fù)責(zé)上級安全部門下發(fā)的文件、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等。3、所屬各項目負(fù)責(zé)各自安全資料的建檔、保存。第四條管理內(nèi)容1、安全生產(chǎn)管理工作必須建立安全檔案，由安全質(zhì)量部統(tǒng)一管理，按照公司、所屬項目部分級保管。2、公司根據(jù)需要，重要文件以文件形成由公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)

2、并加蓋公章，安全質(zhì)量部將原件存入檔案。3、以下安全生產(chǎn)管理所形成有關(guān)記錄，按規(guī)定保存歸檔。3.1有關(guān)職業(yè)安全健康上報材料、文件、表格、公司各種安全證件應(yīng)復(fù)印保存；3.2安全檢查、安全學(xué)習(xí)、安全宣傳培訓(xùn)教育活動情況資料；3.3責(zé)任書、安全管理機構(gòu)設(shè)置的文件、安全組織網(wǎng)絡(luò)圖、上下級簽訂的安全生產(chǎn)責(zé)任書；3.4制度文件：有關(guān)部門制訂和下發(fā)的制度性文件；3.5花名冊：全員花名冊、安全管理人員花名冊、特種作業(yè)人員花名冊及相關(guān)身份證明、安全資格證書復(fù)印件；3.6危險化學(xué)品管理臺帳資料；3.7安全設(shè)備設(shè)施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺帳（附票證復(fù)印件）；3.8安全事故記錄和報告資料、安全事故調(diào)查處理材料。第五條

3、檔案管理要求1、對檔案分類、管理由安全質(zhì)量部負(fù)責(zé)，檔案管理應(yīng)本著整齊、規(guī)范、便于查閱的方針。2、存于檔案的所有文件、圖件應(yīng)編寫目錄或清單，以便于查閱。3、建立本單位的安全檔案，主要有安全文件、安全記錄、安全教育、培訓(xùn)、責(zé)任書等，并接檔案管理制度定期存檔案室。4、公司重要安全檔案，日常由安全質(zhì)量部負(fù)責(zé)編制、管理，并按檔案管理制度定期將重要檔案存檔。5、檔案保存的形式有：文字書面版本、照片錄像等。6、檔案管理必須有專門的檔案柜，并具有良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防潮的安全措施。7、根據(jù)國家和有關(guān)部門的規(guī)定，檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，確定保管期限的基本原則是：7.1對公司安全生產(chǎn)有長遠(yuǎn)利

4、用價值的檔案應(yīng)永久保存；7.2對公司安全生產(chǎn)在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案分別是長期和短期保存；7.3凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。8、安全檔案保存期限由相應(yīng)規(guī)定確定。第六條 記錄銷毀1、記錄銷毀必須慎重，銷毀前要填寫“銷毀文件清單”，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后進(jìn)行。2、記錄銷毀至少要二人進(jìn)行，記錄銷毀采用碎裂填埋或燃燒法，燃燒時應(yīng)做好防火工作。第七條檔案借閱1、安全檔案借閱需經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2、檔案材料原則上現(xiàn)場查閱，必須借出時須辦理借閱手續(xù)。3、外單位調(diào)閱檔案時，須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同意，并辦理借閱手續(xù)。4、凡屬外借檔案，借閱人應(yīng)及時交回，如未按期交回，安管員應(yīng)進(jìn)行索要。索要無

5、果或檔案損壞應(yīng)匯報公司負(fù)責(zé)人，按檔案管理制度進(jìn)行處罰或追究其責(zé)任第八條 安全質(zhì)量部檔案管理員職責(zé)1、積極學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。2、做好檔案資料的前期控制，及時回收各單位的檔案，并編制清單，使本職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料不丟失、漏交。3、保管好檔案，使檔案資料無霉料、蟲蛀現(xiàn)象。4、做好檔案的分類管理、借閱管理，不出差錯，保持檔案室的衛(wèi)生清潔，無火災(zāi)發(fā)生。第九條 安全管理相關(guān)文件安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范由公司安全質(zhì)量部負(fù)責(zé)統(tǒng)計，由公司各部門收集與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的更新的或新設(shè)立的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并及時上報給公司安全質(zhì)量部匯總，每半年對內(nèi)發(fā)布一次。法律法規(guī)收集渠道包括：國家政府網(wǎng)站、法律網(wǎng)站

6、，地方政府網(wǎng)站、法律網(wǎng)站，相關(guān)政府機構(gòu)，相關(guān)微信公眾號，相關(guān)新聞報道，圖書館等。安質(zhì)部門負(fù)責(zé)收集識別新的安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并將適用的安全生產(chǎn)和職業(yè)衛(wèi)生法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的相關(guān)要求轉(zhuǎn)化為本單位的規(guī)章制度、操作規(guī)程。安全規(guī)章制度和操作規(guī)程編制、使用、評審、修訂由安質(zhì)部相關(guān)人員負(fù)責(zé)。建立安全生產(chǎn)和職業(yè)衛(wèi)生法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范清單和文本數(shù)據(jù)庫更新的規(guī)章制度、操作規(guī)程要及時傳達(dá)給相關(guān)從業(yè)人員，確保相關(guān)要求落實到位各職能部門和基層單位應(yīng)定期、及時識別和獲取本部門適用的安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與其他要求，并向安質(zhì)部進(jìn)行歸檔。第十條 公司及所屬各項目在公司領(lǐng)導(dǎo)組織及指導(dǎo)下，完成安全生產(chǎn)和職業(yè)衛(wèi)生規(guī)章制度、操作規(guī)程等文件的編制、評審、發(fā)布、使用、修訂、作廢等相關(guān)管理工作，以及文件和記錄管理的職責(zé)、程序、權(quán)限和各類安全生產(chǎn)檔案的保存工作。公司應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及文件的評估結(jié)果、安全檢查情況、自評結(jié)果、評審情況、事故情況、績效評定結(jié)果等，及時修訂安全生產(chǎn)和職業(yè)衛(wèi)生規(guī)章制度、操作規(guī)程，確保其有效和適用