采購(gòu)基礎(chǔ)流程培訓(xùn)針對(duì)業(yè)務(wù)和

1、采購(gòu)基礎(chǔ)流程海外業(yè)務(wù)中心2015.07目錄1. 訂單操作流程2.客戶驗(yàn)廠、驗(yàn)貨操作流程和注意事項(xiàng) 3.拼柜流程和注意事項(xiàng) 4.其他分享內(nèi)容1.訂單操作流程訂單操作流程訂單操作注意事項(xiàng)下單：必須為有效生產(chǎn)單及圖紙有效生產(chǎn)單：業(yè)務(wù)員簽名+業(yè)務(wù)主管+部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名+財(cái)務(wù)絕密章有效圖紙：業(yè)務(wù)員簽名+設(shè)計(jì)簽名+設(shè)計(jì)組長(zhǎng)簽名+設(shè)計(jì)審核蓋章生產(chǎn)單與圖紙數(shù)量、產(chǎn)品描述保持一致； TIP 1訂單操作注意事項(xiàng)交期控制貨A.業(yè)務(wù)與采購(gòu)確認(rèn)的生產(chǎn)交期不可直接轉(zhuǎn)達(dá)給客戶，需在采購(gòu)回復(fù)的交期上加上采購(gòu)下單（及付出定金）所需時(shí)間，建議可加10天，可根據(jù)每個(gè)部門(mén)的下單周期可自行調(diào)節(jié)；B.采購(gòu)隨時(shí)掌握生產(chǎn)進(jìn)度，并更新預(yù)計(jì)貨好日

2、期，當(dāng)與最初預(yù)計(jì)交期偏差較多，需第一時(shí)間通知業(yè)務(wù)；TIP 2業(yè)務(wù)與客戶溝通交貨期應(yīng)注意：1、一般客戶都是以付訂金日期算起，但是業(yè)務(wù)還要到財(cái)務(wù)認(rèn)領(lǐng)訂金再下單到采購(gòu)處，采購(gòu)接到生產(chǎn)單審核無(wú)誤后，再下到相應(yīng)的供應(yīng)商，供應(yīng)商是以收到訂金日期算起備貨時(shí)間，例如強(qiáng)化的業(yè)務(wù)在與客戶溝通訂單細(xì)節(jié)，確認(rèn)交貨期的時(shí)候，原本訂單交貨期是25天/柜，那么承諾給客戶的應(yīng)該是需要多加這些內(nèi)部操作時(shí)間。2、有些客戶原本就很在意交貨時(shí)間，如果沒(méi)有與客戶溝通好，客戶會(huì)認(rèn)為我司不講信用，所以，提前與客戶確認(rèn)這也是服務(wù)好客戶的一個(gè)方面。在采購(gòu)錄入ERP后，合同已經(jīng)生成，必須把訂單的相關(guān)信息進(jìn)行完善：1、預(yù)計(jì)貨好時(shí)間；2、實(shí)際貨好時(shí)

3、間；3、預(yù)計(jì)執(zhí)行月；4、裝柜地等；5、有設(shè)計(jì)或者圖紙等方面的需要完善；采購(gòu)人員一定要每周五下班前與工廠核對(duì)好下周及當(dāng)月的訂單生產(chǎn)計(jì)劃，并及時(shí)滾動(dòng)，周例會(huì)的時(shí)候，需要進(jìn)行給到業(yè)務(wù)反饋，日常有異常或改動(dòng)需要主動(dòng)去和業(yè)務(wù)員溝通，解決不了的問(wèn)題需找上級(jí)進(jìn)行反饋并解決。業(yè)務(wù)人員在ERP里面必須錄入：1、預(yù)計(jì)走貨時(shí)間（物流部同事根據(jù)這個(gè)時(shí)間來(lái)提前安排訂倉(cāng)等操作做出計(jì)劃，如果時(shí)間不準(zhǔn)，直接影響出貨計(jì)劃的準(zhǔn)確性）；2、是否已出貨（裝柜完后，需要在ERP里面修改）訂單操作注意事項(xiàng)交期控制款A(yù) .業(yè)務(wù)收到客戶足額訂金后，采購(gòu)方能給工廠申請(qǐng)付定金；若為貨前TT,業(yè)務(wù)收到客戶余款后，采購(gòu)方可給工廠申請(qǐng)余款，及安排發(fā)貨

4、(根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的付款方式來(lái)安排）。B.對(duì)于月初貨未好預(yù)計(jì)本月貨好的訂單，采購(gòu)勿必要求業(yè)務(wù)員最少提前10天向客戶催款；無(wú)論如何必須于當(dāng)月15日前業(yè)務(wù)員發(fā)出所有預(yù)計(jì)本月出貨訂單的催款通知; 對(duì)于明知客戶拖拉或客戶即將要出差或度假的，需提前更早的時(shí)間向客戶收款； C.對(duì)于貨好日業(yè)務(wù)員仍未收到款項(xiàng)的，屬于收款異常，采購(gòu)會(huì)提請(qǐng)其主管檢查此業(yè)務(wù)員是否按要求時(shí)間提前向客戶催款，是否方法得當(dāng)；D.對(duì)于收款需要采購(gòu)提供證明貨好資料的，采購(gòu)人員要提前準(zhǔn)備，如貨好圖片等；TIP 31、訂單通知訂船、商檢是由采購(gòu)發(fā)起的：因?yàn)椴少?gòu)首先要確認(rèn)訂單的貨好狀態(tài)，與業(yè)務(wù)確認(rèn)及他相關(guān)信息后才能發(fā)起是否需要通知，商檢有效期只有

5、21天，超過(guò)21天需要重新做商檢，會(huì)產(chǎn)生異常費(fèi)用；確認(rèn)派柜，給SO給工廠，是需要貨好、商檢已好、船期SO、款到四項(xiàng)必須齊備才能派車(chē)，在派車(chē)前需要到財(cái)務(wù)處審核；2、款未到的情況是不允許裝柜的，可以提前通知訂船，在客戶有意向打款的時(shí)候，可以通知安排商檢，確保裝柜在商檢有效期內(nèi)；3、如果不提前收款，等到貨好再收款，收款后安排其他相關(guān)操作，這樣訂船商檢有時(shí)候需5-7天時(shí)間，這樣就延誤了出貨時(shí)間，有些客戶付款本來(lái)就有拖延現(xiàn)象的，會(huì)遲遲不付款，這樣就會(huì)產(chǎn)生成品庫(kù)存，月度執(zhí)行計(jì)劃也會(huì)因此不能100%達(dá)成目標(biāo)；4、提前通知客戶付款，實(shí)際也是以此來(lái)知道客戶真正有效的出貨日期，有些客戶下單時(shí)，交期訂得很急，但是實(shí)

6、際不是，總是貨好后我們等著客戶安排打款，這樣也會(huì)間接的影響其他訂單的交貨，如果盡早把計(jì)劃排給客戶、主動(dòng)告訴客戶貨好計(jì)劃，更方便客戶提前付款。訂單操作注意事項(xiàng)交期控制物流A.正常情況下在業(yè)務(wù)員下單時(shí)候就要求提供準(zhǔn)確的貨代信息，公司要求最晚提供貨代的時(shí)間必須在貨好前2周提供，（當(dāng)月出貨訂單）意即在每月15日前采購(gòu)要拿到所有計(jì)劃當(dāng)月出貨的貨代信息；不允許提供的預(yù)計(jì)貨代時(shí)間晚于15日的情況出現(xiàn)；B.對(duì)于艙位比較緊張的航線（如要推1水才有可能拿到艙位的），業(yè)務(wù)員要及時(shí)詢價(jià)走CIF C.一切訂艙信息由采購(gòu)向物流發(fā)出，不接受業(yè)務(wù)通知； TIP 4為何提前催促業(yè)務(wù)提供貨貸信息：1、沒(méi)有貨貸信息將不能執(zhí)行訂船方

7、面操作，如果訂單快貨好或者已貨好，只能堆存在工廠，造成工廠的成品庫(kù)存積壓，并且占用工廠原材料購(gòu)買(mǎi)資金。2、隨著各種行業(yè)的淡旺季，海運(yùn)費(fèi)會(huì)經(jīng)常浮動(dòng)，有了相關(guān)信息，可以提前去了解運(yùn)費(fèi)，如果是客戶貨貸，價(jià)格高的話，可以給客戶推薦我司貨貸，走CIF，我司可以爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格。Lc訂單操作特別注意1、銷售人員在下LC訂單時(shí)，如為FOB客戶，則在ERP系統(tǒng)中須錄入有效準(zhǔn)確的貨代信息，且在LC訂單成功下單后，不得更改；2、LC條款中的最晚交期須至少預(yù)留21天或兩水船的時(shí)間；3、LC訂單下PI時(shí)，須經(jīng)對(duì)應(yīng)的OP操作專員及LC單證員共同確認(rèn)后，方可執(zhí)行；4、LC訂單，涉及給供應(yīng)商支付訂金及尾款時(shí)，付款申請(qǐng)單須有

8、對(duì)應(yīng)的OP操作專員及LC單證員共同簽字確認(rèn)后，財(cái)務(wù)才可予以支付。ERP商檢報(bào)關(guān)通知單操作指南1.進(jìn)入外銷訂單維護(hù)，找到所需PI單據(jù)；2.選擇所需CI，點(diǎn)下推商檢報(bào)關(guān)通知單；3.按本次出運(yùn)情況，完整、準(zhǔn)確填入商檢報(bào)關(guān)通知單相關(guān)字段；訂單操作注意事項(xiàng)交期控制出貨：A.確認(rèn)貨物包裝材質(zhì)，對(duì)于木質(zhì)包裝，若為實(shí)木，需做熏蒸，木箱都蓋有IPPC熏蒸標(biāo)識(shí)，并出具熏蒸合格證，熏蒸的有效期為：21天；對(duì)包裝要求嚴(yán)格的高危地區(qū)（美國(guó)、加拿大、澳大利亞等），為保險(xiǎn)起見(jiàn)通常選擇多層板包裝+熏蒸；B.裝完柜后，采購(gòu)核對(duì)QC監(jiān)裝單信息，并提供監(jiān)裝圖片及最終的裝柜清單給業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)需告知客戶裝柜日期；并在裝柜后三日之內(nèi)提供C

9、I給財(cái)務(wù)。 TIP 52.客戶驗(yàn)廠、驗(yàn)貨操作流程和注意事項(xiàng)客戶驗(yàn)廠、驗(yàn)貨操作流程3.拼柜流程和注意事項(xiàng)1、將成立臨時(shí)項(xiàng)目組, 由該批貨最終出貨地的業(yè)務(wù)人員擔(dān)任臨時(shí)組長(zhǎng)，相應(yīng)跟進(jìn)該業(yè)務(wù)訂單的采購(gòu)為采購(gòu)端組長(zhǎng)；2、項(xiàng)目組長(zhǎng)確認(rèn)原則有二：1）如果貨物都在同一個(gè)區(qū)域，以訂單體積最大者確定為臨時(shí)組長(zhǎng)；2）如果分散在各個(gè)區(qū)域，以地域居于各者之中并且交通便利的工廠為拼柜地點(diǎn)，則此業(yè)務(wù)為臨時(shí)組長(zhǎng)；臨時(shí)組長(zhǎng)擔(dān)負(fù)起拼柜組織、協(xié)調(diào)的責(zé)任。組長(zhǎng)人選一旦確定，不得以任何理由拒絕承擔(dān)此責(zé)任。拼柜流程鑒于各部門(mén)間產(chǎn)品拼柜訂單較頻繁，為保證拼柜訂單盡可能順利執(zhí)行，現(xiàn)提出以下注意點(diǎn)：1、各部門(mén)協(xié)作事宜：1）雖是拼柜，各部門(mén)相關(guān)

10、人員仍需對(duì)訂單的執(zhí)行引起足夠重視；2）若客戶提出拼柜，各部門(mén)相關(guān)同事應(yīng)事先相互了解客戶需拼柜各部門(mén)產(chǎn)品的生產(chǎn)周期及包裝特性。拼柜注意事項(xiàng)A）生產(chǎn)周期：盡量避免生產(chǎn)周期差異大的產(chǎn)品互拼，若客戶堅(jiān)持或某些部門(mén)產(chǎn)品需支持，相應(yīng)部門(mén)應(yīng)予以理解及支持！若為客戶堅(jiān)持，可爭(zhēng)取更好的付款方式，如下訂單即全款，因先生產(chǎn)好的產(chǎn)品需占用倉(cāng)庫(kù)及資金B(yǎng)）包裝特性：對(duì)于易破損或包裝不規(guī)則的產(chǎn)品亦盡量避免拼柜，若客戶堅(jiān)持，向客戶闡明我司不承擔(dān)因此引起的產(chǎn)品破損！此種情況下因考慮較高的包裝成本，以保證牢固及安全的運(yùn)輸包裝。拼柜流程和注意事項(xiàng)2、拼柜費(fèi)：無(wú)論是何種拼柜方式無(wú)論是我司內(nèi)部拼柜，還是我司與其它公司產(chǎn)品拼柜，凡拼柜，

11、皆需收取以下費(fèi)用，具體金額視實(shí)際情況而定：1）拼柜所產(chǎn)生的運(yùn)輸成本 勿忘送貨上門(mén)的成本2）額外的商檢費(fèi)用：商檢代理費(fèi)用按工廠收取，且有報(bào)檢金額基數(shù)；每一個(gè)工廠的散貨商檢成本與整柜商檢成本相同。若一個(gè)柜拼了三家工廠的貨，那商檢成本就直接多出二倍！拼柜流程和注意事項(xiàng)3）額外的熏蒸費(fèi)用：很多情況下散貨熏蒸費(fèi)成本與整柜熏蒸成本接近！4）散貨操作費(fèi)：因我司報(bào)價(jià)皆是基于整柜的報(bào)價(jià)，散貨不能享受整柜的同等價(jià)位，除上述費(fèi)用成本外還應(yīng)考慮散貨操作費(fèi)，指拼柜所帶來(lái)的額外人員操作成本及散貨相對(duì)整柜的利潤(rùn)差或直接將單價(jià)做高5）額外包裝成本：對(duì)于易碎品或其他需要加固外包裝的散貨或拼柜訂單，需采用木架或木箱，存在額外費(fèi)用

12、。拼柜流程和注意事項(xiàng)3、關(guān)于拼柜熏蒸：很多情況下散貨熏蒸費(fèi)成本與整柜熏蒸成本接近！無(wú)論是部門(mén)間產(chǎn)品相互拼柜還是同部門(mén)不同工廠產(chǎn)品拼柜，原則上統(tǒng)一在裝柜地整柜熏蒸。盡量避免在深圳進(jìn)行拼柜，因深圳熏蒸操作費(fèi)用可能高達(dá)20003000元，且不合法；可選擇在佛山進(jìn)行拼柜并進(jìn)行整柜熏蒸，費(fèi)用較低，250元/柜左右。具體如何操作，各產(chǎn)品的商檢人員請(qǐng)與OP、業(yè)務(wù)及生產(chǎn)人員溝通協(xié)商，并向部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)，經(jīng)協(xié)商后最終決定如何執(zhí)行。拼柜流程和注意事項(xiàng)4.其他分享內(nèi)容常見(jiàn)集裝箱的外型尺寸柜型內(nèi)部尺寸（米）開(kāi)門(mén)尺寸（米）裝裁體積（立方米）裝載重量（噸）集裝箱自重（噸）20尺普通柜DRY CARGO CONTAINER長(zhǎng)

13、：5.9193321.52.28寬：2.33寬：2.286高：2.33高：2.27840尺普通柜（VENTILATED CONTAINER通風(fēng)集裝箱）長(zhǎng)：12.0067.326.53.83寬：2.33寬：2.280高：2.33高：2.27840尺高柜長(zhǎng)：12.0076.326.53.98寬：2.33寬：2.32高：2.68高：2.57常見(jiàn)集裝箱的外型尺寸柜型內(nèi)部尺寸（米）開(kāi)門(mén)尺寸（米）裝裁體積（立方米）裝載重量（噸）集裝箱自重（噸）45尺高柜長(zhǎng)：13.58285.725.54.8寬：2.347寬：2.34高：2.690高：2.58520尺冷凍柜REEFER CONTAINER長(zhǎng)：5.42827.521.53.2寬：2.266寬：2.286高：2.24高：2.18840尺加高凍柜長(zhǎng)：11.62866.9284.65寬：2.294寬：2.286高：2.537高：2.43720尺開(kāi)頂柜OPEN TOP CONTAINER長(zhǎng)：5.91931.621.52.174寬：2.34寬：2.286高：2.286高：2.251常見(jiàn)集裝箱的外型尺寸柜型內(nèi)部尺寸（