××集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)運行管理辦法

1、XX鎮(zhèn)重點建設(shè)項目資金管理制度頁腳內(nèi)容頁腳內(nèi)容 PAGE 9xx集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)運行管理辦法第一章總則第一條為確保x集團(tuán)0A辦公系統(tǒng)（以下簡稱“0系統(tǒng)”安全、有效、規(guī)矩運行，充分發(fā)揮 OA系統(tǒng)作用，提高工作效率，特制定本管理辦法。0A系統(tǒng)運行是指在x動辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機制。0A處理辦公業(yè)務(wù)應(yīng)契合公司流程管理及其它業(yè)務(wù)管理的有關(guān)規(guī)則。0A系統(tǒng)0A系統(tǒng)內(nèi)容主要囊括內(nèi)網(wǎng)門戶、流程表單、文檔管理、公共信息、會議管理、公文管理、 致信效率和降低管理成本。第五條 本辦法適用于 x集團(tuán)、項目公司經(jīng)批準(zhǔn)使用的各部門以及各部門人員。第六條系統(tǒng)的應(yīng)用分兩個階段：2015XX2015XX日為試用期

2、，集團(tuán)公司和項目公司 0A系統(tǒng)經(jīng)過集中 培訓(xùn)后試用，問題反饋，使用提升，試用期周期為一個月。2016X X 日起，系統(tǒng)投入正式運行，將進(jìn)入優(yōu)化提升、運行管理階段，各部門所0A質(zhì)單據(jù)流程審批。第二章管理機構(gòu)0A系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的流程表單，仍按紙0A統(tǒng)實行統(tǒng)一部署，分級管理。其主要職責(zé)：（一）辦理系統(tǒng)使用單位的新用戶注冊、變更、密碼修改等相關(guān)手續(xù)；（二）制定系統(tǒng)運行的具體工作規(guī)矩和管理制度；（三）0A系統(tǒng)流程的修改及修訂工作。（四）征詢各使用單位的意見和建議，協(xié)調(diào)節(jié)決各使用單位在使用系統(tǒng)中出現(xiàn)的新情況、新問題；（五）定期培訓(xùn)各使用單位系信息管理員和使用人員；（六）做好其他相關(guān)工作。第八條 項目公司總經(jīng)辦負(fù)

3、責(zé)項目公司 0A系統(tǒng)的督導(dǎo)、問題集中反饋、本單位檢查考核工作，其 主要職責(zé)：（一）0A系統(tǒng)的注冊、名稱變更、密碼修改等相關(guān)審核工作；（二）集中反饋項目公司使用進(jìn)程中存在的問題和跟進(jìn)；（三）征詢各部門的意見和建議，協(xié)調(diào)節(jié)決各使用單位在使用進(jìn)程中出現(xiàn)的新情況、新問題；（五）定期培訓(xùn)各使用部門系統(tǒng)管理人員和使用人員；第九條 各使用部門負(fù)責(zé)人主導(dǎo) 0A理員的職責(zé)是：（一）0A系統(tǒng)的日常管理；（二）指導(dǎo)和監(jiān)督該系統(tǒng)在本部門的運行；（三）負(fù)責(zé)與集團(tuán)人力行政部、項目公司總經(jīng)辦的工作銜接。第三章使用規(guī)矩0A0A系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時，應(yīng)遵守以下規(guī)疋：10A系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同，0A相關(guān)業(yè)務(wù)。2、公司員工應(yīng)保

4、證 0A1 個工作日。如有出差、請假、培訓(xùn)等特殊原因不在公司時，須經(jīng)過手機端移動審 批處理；如有長期請假、出差、休假等，須經(jīng)過代理人設(shè)置功能委托相關(guān)人員代為辦理。0A系統(tǒng)公共信息管理實行審核發(fā)布制度，不得在 0A調(diào)查；不得在文檔中心上傳與工作無關(guān)的文件。第十二條 員工身份認(rèn)證。系統(tǒng)經(jīng)過用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證。用戶名是每個員工的手機長號，個人的密碼是安全的保證，賬號密碼必需設(shè)6位以上字符（最好包含字母、數(shù)字、符號等）0A由于密碼泄漏造成的損失由本人負(fù)責(zé)。0A負(fù)責(zé)。0A系統(tǒng)運行的高效性，已配備電腦的員工在工作時間內(nèi)應(yīng)保持開機登錄 0A置電腦的員工須每天在手機上登錄協(xié)同辦公移動端，以保證即時

5、動態(tài)接受、知曉、處治和辦理相 關(guān)文件、通知和會議。第十五條 如有重要文件需要領(lǐng)導(dǎo)審批，如果分管領(lǐng)導(dǎo)有事沒有使用送手機短信提醒領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行移動審批。0A系統(tǒng)，相關(guān)人員可經(jīng)過發(fā)第十六條因個人原因未登錄和使用 0A 系統(tǒng)，不能即時處理相關(guān)工作，造成的責(zé)任由自己負(fù)責(zé)。第0A囊括個人真實頭像、聯(lián)系方式等，個人信息發(fā)生變化時應(yīng)即時修改，以便同事之間聯(lián)系時查找方便。第十八條 0A 系統(tǒng)流程模板涵蓋集團(tuán)及項目公司范圍內(nèi)的辦公流程， 涉及的相關(guān)部門應(yīng)依照系統(tǒng)模 板使用說明實行網(wǎng)上流程簽批，流程歸屬部門應(yīng)敦促系統(tǒng)流程模板的使用。第十九條 0A 系統(tǒng)使用人員應(yīng)自覺遵守系統(tǒng)運行的規(guī)章制度， 依照工作權(quán)限，認(rèn)真完成本人在系

6、統(tǒng) 中所承擔(dān)的工作任務(wù)。第四章業(yè)務(wù)管理規(guī)則0A錄等。第二十一條 協(xié)同工作涵蓋集團(tuán)和項目公司范圍內(nèi)各部門第一期梳理上線的流程表單：一切已上線流程表單均需依照使用說明實行 0A流程發(fā)起，線下紙質(zhì)文件審批取消；暫未上線流程表單仍按線下紙 質(zhì)件審批模式運行。第二十二條表單應(yīng)用表單應(yīng)用涉及表單模板查詢、表單使用情況查詢，根據(jù)各部門表單情況，做流程表單使用情況查 詢和統(tǒng)計工作。第二十三條會議管理召開會議前，由各部門人員填寫會議通知或方案，描述會議相關(guān)信息關(guān)于應(yīng)告知集團(tuán)總裁辦、項目公司總經(jīng)辦，集團(tuán)總裁辦、項目公司總經(jīng)辦根據(jù)會議時間安排在0A系統(tǒng)中發(fā)布會議通知。參會人員密切關(guān)切會議內(nèi)容和會議時間，并且在收到會

7、議通知后，回復(fù)是否能參加會議。1集團(tuán)文檔集團(tuán)文檔用于集團(tuán)統(tǒng)一關(guān)于一切員工公開的目錄，目前主要囊括集團(tuán)公司工作日報、項目公司工作日報，后續(xù)一切工作日報將取消在微信工作群及 QQX作群中發(fā)布2、一般文檔管理各部門文檔管理員應(yīng)關(guān)于本部門需保存、共享的資料進(jìn)行分類整理，并且歸檔到中；并且根據(jù)查詢權(quán)限授權(quán)其它員工查詢或借閱。重要文檔需另外備份。3、流程歸檔單位文檔”關(guān)于應(yīng)目錄流程表單處理完成后，文件自動歸檔到電子檔案庫，形成流程歸檔文件，按部門及年份存儲，供 相關(guān)人員查詢或借閱。第二十五條公文管理1各管理部門發(fā)文，由各部門內(nèi)業(yè)擬稿，交由部門負(fù)責(zé)人審核后，提交人力行政部（項目公司 為總經(jīng)辦）核稿，由人力行

8、政部（項目公司為總經(jīng)辦）根據(jù)文件性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)工作分工，把文件提交給 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后文件傳遞給人力行政部（項目公司為總經(jīng)辦）文員，文員關(guān)于文件進(jìn)行存檔， 并且分發(fā)到各相關(guān)部門和人員。2、公司收文，人力行政部（項目公司為總經(jīng)辦）收文后登記，并且把外來文件掃描成電子件， 發(fā)起收文流程，系統(tǒng)流程中傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示，領(lǐng)導(dǎo)閱覽后批示意見，人力行政部（項目公司為總 經(jīng)辦）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見轉(zhuǎn)交相關(guān)部門辦理。3、部門收文，由部門文員完成收文登記、部門負(fù)責(zé)人擬辦、分管領(lǐng)導(dǎo)批示、轉(zhuǎn)到具體辦事人辦理 自動歸檔。第二十六條公共信息通知公告、新聞、調(diào)查等公共信息，由本部門文員（內(nèi)業(yè)）起草標(biāo)題和內(nèi)容等信息，提交部

9、門 領(lǐng)導(dǎo)0A系統(tǒng)中直接發(fā)布。第二十七條通訊錄通訊錄作為集團(tuán)內(nèi)部員工聯(lián)系方式的集中體現(xiàn)，如本人聯(lián)系方式發(fā)生變化，應(yīng)即時通知系統(tǒng)理員在0A系統(tǒng)中變更。第五章應(yīng)急處理第二十八條 如遇系統(tǒng)出現(xiàn)故障、長時停電、網(wǎng)絡(luò)問題等應(yīng)急情況，導(dǎo)致流程表單和信息無法在系 統(tǒng)中4-6小時內(nèi)做出響應(yīng)。0A軟件供應(yīng)商盡快查明原因，排24團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并且通知各使用部門，以保證流程表單與信息交換工作的正常運行。第二十九條系統(tǒng)運行中遇到的其他問題或使用意見，應(yīng)即時向集團(tuán)人力行政部反饋。第六章罰則第三十條 0A 系統(tǒng)自動關(guān)于協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，關(guān)于每位員工工作事項的處理周期、 處理件數(shù)、延誤情 況進(jìn)行記錄。每月進(jìn)行使用情況統(tǒng)計通報，并

10、且將使用情況納入本部門年度考核范圍。0A系統(tǒng)作為公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，為了方便內(nèi)部勾通交流，需要上傳本人真實頭像（真 實頭像需要使用個人清晰真面照，新員工在入職后三個工作日內(nèi)必需完成上傳）。集團(tuán)將定期檢查系統(tǒng)中頭像上傳情況，如未上傳或沒有依照要求上傳頭像的情況，將處以 50/次罰款。0A3-5100 元，6-10300元（待辦事宜）。1個工作日時仍未處理第三十三條關(guān)于長期不登錄使用 0A50-500元罰款（0A系統(tǒng)，需以書面申請報公司審批）。1000元，并且納入年終考核。第三十五條關(guān)于偵測、盜用他人賬號和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信息，造成公司 保密文件泄密的關(guān)于責(zé)任人處以行政處罰，損

11、失重大的開除公司。第三十六條違犯0A運行制度上的其他規(guī)章條理的處罰將另行規(guī)則。一切員工使用0A情況將納考 核范圍XX 人力行政部二 一六年一月八日附：0A系統(tǒng)常規(guī)管理細(xì)則一、系統(tǒng)使用權(quán)限及應(yīng)用的有關(guān)規(guī)則1采集、歸檔等應(yīng)用，是 0A系統(tǒng)中最經(jīng)常、最重要的功能。授權(quán)使用范圍：一切操作人員處理權(quán)限解釋：在待辦處理事項時會出現(xiàn) 知會” “同”審批” 知會”：屬于最低權(quán)限，只有了解事項權(quán)限，無流程處理權(quán)力。協(xié)同”：屬于中級權(quán)限，可進(jìn)行關(guān)于流程 加簽”，流程回退、撤銷、終止權(quán)限。審批”：屬于最高權(quán)限，可進(jìn)行更高級流程改變，以轉(zhuǎn)發(fā)”歸檔”知會”加簽”等處理, 具有關(guān)于事項處理以流程 回退”繼續(xù)”撤消”終止”

12、等權(quán)力。2、公文管理：經(jīng)過收發(fā)文管理，進(jìn)行公文擬辦、簽審、核校、簽發(fā)、來文登記、批閱、辦理、檔、查詢等應(yīng)用。授權(quán)使用范圍：領(lǐng)導(dǎo)高層、總裁辦、項目公司總經(jīng)辦、相關(guān)部門文職人員。3、文檔管理：分為個人文檔、單位文檔和集團(tuán)文檔。個人文檔可關(guān)于個人協(xié)同事項進(jìn)行歸檔保管， 閱、檢索。單位文檔和集團(tuán)文檔由專人管理和文檔權(quán)限分配，分級管理。實現(xiàn)自動歸檔、檔案分類、 清理、文檔移動、映射、共享借閱等常見應(yīng)用。授權(quán)使用范圍：公司全體員工4、會議管理：提供會議管理功能。會議管理：會議組織部門將會議時間安排發(fā)給集團(tuán)總裁辦、項目公司總經(jīng)辦在系統(tǒng)中登記會議安 排， 參會人員收到會議通知后需作會議回執(zhí)、會議記錄員作會議紀(jì)

13、要上傳共享。授權(quán)使用權(quán)限：集團(tuán)總裁辦、項目公司總經(jīng)辦均有會議發(fā)布權(quán)限。一切員工具有會議通知察看權(quán)限。公共信息公共信息是批量發(fā)布信息和使用者參與討論的場所。新聞：實現(xiàn)公司內(nèi)部新聞、圖片新聞的快速發(fā)布；公告：能夠以如全體、部門、職務(wù)級別等不同的方式實現(xiàn)信息的快速批量發(fā)布； 調(diào)查：能實現(xiàn)投票式調(diào)查并且立即以統(tǒng)計圖方式顯示結(jié)果；授權(quán)使用范圍：其中新聞只有集團(tuán)人力行政部、奉節(jié)公司總經(jīng)辦具有發(fā)布權(quán)限；公告只有相關(guān)部 門具有公告欄目信息的信息管理員被授權(quán)，調(diào)查發(fā)起者只有集團(tuán)人力行政部、集團(tuán)銷售管理部、項目 公司總經(jīng)辦、項目公司營銷部，其他職工有公共信息察看和調(diào)查投票的權(quán)限。二、 信息的發(fā)布10A辦公系統(tǒng)發(fā)布的公共信息必需是非涉密內(nèi)容，必需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)后才能發(fā) 布。2、 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門、個人不得采取非法手段盜用他人密碼發(fā)布信息。3、關(guān)于違犯上述規(guī)則，產(chǎn)生不良后果的，公司將按國家有關(guān)保密法規(guī)和公司制度，追究當(dāng)事人和有 關(guān)人員責(zé)任。三、 權(quán)限及變更申請人員入職、離職、異動申請：集團(tuán)、項目公司人力資源專員經(jīng)過入職報到流程、 離職流程、員工異動流程將新入職或離職人員名