創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料的收集與整理

1、第5頁(yè) 共5頁(yè)創(chuàng)立國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料的搜集與整理創(chuàng)立國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料是創(chuàng)衛(wèi)工作開(kāi)展情況的最直觀的表現(xiàn)，是國(guó)家衛(wèi)生城市技術(shù)評(píng)估和考核鑒定的一項(xiàng)重要根據(jù)，也是檢查組專家到抽檢單位必查的工程之一，每個(gè)創(chuàng)衛(wèi)工作單位都有做好創(chuàng)衛(wèi)檔案資料建檔工作的責(zé)任。本人試結(jié)合本單位參加湛江市創(chuàng)衛(wèi)工作中檔案資料搜集與整理的一些做法和體會(huì)做一介紹，與同行交流。一、創(chuàng)衛(wèi)檔案資料的搜集創(chuàng)衛(wèi)檔案資料的搜集范圍廣，容量大。要特別注意以下4 方面的事項(xiàng)：一搜集時(shí)間。搜集時(shí)間是保證內(nèi)容完好的一個(gè)重要方面。如湛江市創(chuàng)衛(wèi)檔案資料的搜集時(shí)間：要求從2022年1 月1 日開(kāi)場(chǎng)至如今，按年度搜集整理，時(shí)間跨度較大，接近4-5 年時(shí)間。務(wù)

2、必按時(shí)間先后搜集齊全，對(duì)其中有遺漏的，要查漏補(bǔ)缺。二工程分類。工程分類要明晰，既要結(jié)合國(guó)家衛(wèi)生城市技術(shù)評(píng)估與考核鑒定的各項(xiàng)檢查內(nèi)容，又要結(jié)合教育系統(tǒng)和學(xué)校的創(chuàng)衛(wèi)實(shí)際。工程分類明晰一是便于單位各部門(mén)的分工合作，二是便于檔案資料的搜集與管理。如筆者單位湛江師范學(xué)院根底教育學(xué)院結(jié)合湛江市教育系統(tǒng)創(chuàng)衛(wèi)建檔要求進(jìn)展檔案資料工程分類包括：組織管理、安康教育、疾病防制、二次供水管理、控?zé)煿ぷ?、環(huán)境衛(wèi)生、食堂衛(wèi)生、病媒生物防制等。各類內(nèi)容按一定的內(nèi)在邏輯進(jìn)展分類，一目了然。三建檔內(nèi)容。根據(jù)國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)評(píng)估和考核鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)，按國(guó)家衛(wèi)生城市十大指標(biāo)主要內(nèi)容和相關(guān)工程檢查內(nèi)容、重點(diǎn)內(nèi)容，結(jié)合湛江市教育系

3、統(tǒng)創(chuàng)衛(wèi)建檔工作實(shí)際，制定符合學(xué)校實(shí)際的創(chuàng)衛(wèi)檔案建檔指引。在建檔內(nèi)容中要注意內(nèi)容的細(xì)化。如上述建檔的8 項(xiàng)指標(biāo)，其中的每一項(xiàng)都要進(jìn)展分解細(xì)化，才能把每項(xiàng)工作做好。如二次供水管理就包括以下詳細(xì)內(nèi)容：二次供水單位根本情況、組織管理機(jī)構(gòu)、二次供水衛(wèi)生管理制度、水池清洗制度、水污染事件報(bào)告制度、清洗作業(yè)規(guī)程、供管人員和清洗人員安康體檢合格證明、二次供水水池清洗效勞承包合同書(shū)、水池清洗消毒記錄表、清洗消毒進(jìn)貨索證資料和記錄表、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告。四資料搜集需要解決3 個(gè)問(wèn)題。一是注意文件行文的標(biāo)準(zhǔn)，如成立各類工作領(lǐng)導(dǎo)小組、施行方案、制度等有關(guān)發(fā)文，要鑒別行文是否標(biāo)準(zhǔn)，注意表達(dá)文號(hào)、是否有紅頭、簽發(fā)單位、責(zé)任者、

4、簽發(fā)時(shí)間、單位印鑒、簽發(fā)份數(shù)等，字體、紙張要求一致，要表達(dá)文件的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。二是注意各項(xiàng)各類創(chuàng)衛(wèi)相片的拍攝要及時(shí)，時(shí)間要準(zhǔn)確，一些場(chǎng)景往往過(guò)后不能再現(xiàn)，如創(chuàng)衛(wèi)宣傳、檢查、會(huì)議、環(huán)衛(wèi)整治等相片的搜集，要表達(dá)及時(shí)、真實(shí)、直觀。一是用數(shù)碼相機(jī)或手機(jī)隨時(shí)拍攝。二是要及時(shí)做好電子相片編輯，標(biāo)注拍攝時(shí)間、題名等內(nèi)容。三是注意對(duì)照創(chuàng)衛(wèi)建檔內(nèi)容索引，認(rèn)真做好每年創(chuàng)衛(wèi)檔案資料的搜集與檢查，及時(shí)做好查漏補(bǔ)缺工作。如結(jié)合相關(guān)職能部門(mén)的督查意見(jiàn)，需整改的補(bǔ)充資料或一些來(lái)不及拍攝的相片資料，該補(bǔ)要補(bǔ)，能補(bǔ)那么補(bǔ)。二、創(chuàng)衛(wèi)檔案資料的整理創(chuàng)衛(wèi)檔案資料搜集只是工作的第一步，下一步就要做好檔案的整理，檔案的整理需要掌握一定

5、的工作原那么和方法。一資料整理需掌握三原那么。一是“佐證”原那么。圍繞國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)提供佐證資料是做好創(chuàng)衛(wèi)檔案資料的根本原那么，佐證資料不能隨意編造，要有依有據(jù)。如安康教育，佐證資料是對(duì)照該工程標(biāo)準(zhǔn)提供根據(jù)，做到佐證資料充足。二是“適量”原那么。假如所有創(chuàng)衛(wèi)佐證資料都要整理入檔，那是不現(xiàn)實(shí)的，一些資料如日常清潔記錄、安康教育調(diào)查問(wèn)卷、試卷、各級(jí)各類文件、涉及多部門(mén)的整改等，重疊內(nèi)容多或量大，要注意鑒別、排查、梳理，進(jìn)展精選瘦身，做到工程齊全，“適量”即可，其它備用。三是“合理”原那么。根據(jù)各部門(mén)按年度搜集匯總資料，經(jīng)檢查齊全后，在整理時(shí)要結(jié)合實(shí)際應(yīng)用需要，進(jìn)展合理歸類，如將工程涉及成立領(lǐng)導(dǎo)小

6、組、方案、總結(jié)、方案、會(huì)議紀(jì)錄、經(jīng)費(fèi)明細(xì)等歸于組織管理類案卷；將各項(xiàng)各類宣傳圖片、會(huì)議、活動(dòng)相片、錄音、攝影等歸于相片檔案類案卷；一些工程資料較少，如疾病防制、二次供水管理、控?zé)煿ぷ鞯瓤蓺w于安康教育類。這樣整理既方便查找又便于裝冊(cè)入盒，在專家或有關(guān)部門(mén)檢查時(shí)，查起來(lái)容易。二資料的整理注意各類材料的標(biāo)準(zhǔn)。其中包括：首先是文書(shū)類檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)年度和工程分類，一是將資料按工程內(nèi)容進(jìn)展組卷，每卷厚度以不超過(guò)2 為宜。二是將組卷好的文書(shū)檔案資料編印上頁(yè)碼。三是編印卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄。卷內(nèi)文件目錄包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。案卷目錄主要概述卷內(nèi)文件主要內(nèi)容、包括案卷號(hào)、題

7、名、年度、張數(shù)，如2022 年湛江師范學(xué)院根底教育學(xué)院安康教育工作方案、總結(jié)、人員名冊(cè)、教育評(píng)價(jià)、心理咨詢活動(dòng)方案、文體活動(dòng)方案、教學(xué)、教材、課程安排、安康教育知識(shí)考試、統(tǒng)計(jì)、安康教育宣傳等資料。其實(shí)是相片類檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)。將相片進(jìn)展分類，如會(huì)議類、安康教育宣傳類、工作檢查類、病媒生物防制、環(huán)境衛(wèi)生管理等，分類后再按時(shí)間順序進(jìn)展編號(hào)、排列；相片組卷與制作相片芯頁(yè)，每卷相冊(cè)建立30-60 張相片，每頁(yè)相冊(cè)存放2 張相片，相片芯頁(yè)按照相片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求簡(jiǎn)明扼要地填寫(xiě)反映每一張相片的詳細(xì)內(nèi)容，包括相片號(hào)、拍攝時(shí)間、攝影者、相片題名等要素；編印相片檔案卷內(nèi)文件目錄、相片檔案總說(shuō)明；卷內(nèi)文件目錄包括相片號(hào)、相片題名、拍攝時(shí)間、攝影者、相片所在頁(yè)號(hào)。相片檔案總說(shuō)明主要概述該卷相片檔案搜集了某年度某工程類別的相片。檔案搜集整理后，其最后一道工序是案卷裝冊(cè)入盒，按照檔案整理的工作流程，檔案整理后要將案卷裝冊(cè)入盒，在這一工作中，要注意以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：一是每卷檔案要編好卷內(nèi)文件封面、封底，與卷內(nèi)文件目錄、項(xiàng)策引導(dǎo)和扶持信息資的建立，加強(qiáng)國(guó)民信息素質(zhì)教育，進(jìn)步信息資的開(kāi)發(fā)與利用才能。同時(shí)要加大對(duì)非法有害信息監(jiān)控和打擊力度，切斷信息污染產(chǎn)生和傳播的途徑。如打擊盜版、非法書(shū)刊影像資料的消費(fèi)銷售，完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，為網(wǎng)絡(luò)使用行為立法，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)倫理