公司采購供應(yīng)工作管理制度

1、公司采買供給工作管理制度公司采買供給工作管理制度7/7公司采買供給工作管理制度金自天正公司采買供給工作管理制度總則采買供給工作是公司經(jīng)營管理的重要構(gòu)成部分。采買供給工作必然恪守國家宣告的各項(xiàng)政策、法例的有關(guān)規(guī)定。采買供給工作人員要嚴(yán)格自律，遵紀(jì)守紀(jì)，清廉奉公。為了增強(qiáng)對采買供給工作的管理，保證工程、生產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)等方面所需物資的供給，提升采買質(zhì)量，降低采買成本，特制定本制度。機(jī)構(gòu)與職責(zé)采買供給工作波及公司以下部門，其職責(zé)分述以下：1、采買供給部負(fù)責(zé)公司采買供給及外協(xié)加工的組織實(shí)行；介紹分承包方，簽署供需合同；負(fù)責(zé)全部對外付款和財務(wù)報銷手續(xù)；解決采買資料和設(shè)施在采買和使用中的有關(guān)糾葛；負(fù)責(zé)成立健

2、全比價采買臺帳并實(shí)時更新。2、管理規(guī)劃部負(fù)責(zé)編制和下達(dá)工程、生產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)所需設(shè)施、物料采買計劃和外協(xié)加工計劃；負(fù)責(zé)采買報銷的審批并執(zhí)行對采買價錢的監(jiān)察；負(fù)責(zé)公司物料的庫存與存量控制；組織對分承包方的資格審察和談?wù)?；協(xié)調(diào)采買部與各事業(yè)部之間的工作；輔助采買部成立健全比價采買臺帳。3、公司辦公室負(fù)責(zé)編制和下達(dá)一般辦公用品、勞保用品、辦公家具采買計劃；負(fù)責(zé)上述采購報銷的審批并執(zhí)行對采買價錢的監(jiān)察。4、質(zhì)量辦公室負(fù)責(zé)組織采買物質(zhì)及外協(xié)加工件的查驗(yàn)、考證；參加對分承包方的資格審察和確認(rèn)工作；負(fù)責(zé)對廠商供貨的產(chǎn)質(zhì)量量進(jìn)行監(jiān)察，并將有關(guān)信息實(shí)時反應(yīng)給采買供給部與管理規(guī)劃部。5、各事業(yè)部負(fù)責(zé)提出采買及外協(xié)申

3、請計劃并供給正確的采買要求；將采買產(chǎn)品在使用過程中發(fā)生的問題及有關(guān)信息實(shí)時反應(yīng)給管理規(guī)劃部。采買實(shí)行方法（一）采買計劃采買計劃內(nèi)容應(yīng)包含設(shè)施或資料名稱、規(guī)格型號、數(shù)目；特別狀況時應(yīng)包含技術(shù)要求、安裝尺寸、生產(chǎn)廠家、參照價錢、交貨期等；若需從供給商處直接發(fā)運(yùn)到用戶現(xiàn)場，應(yīng)注明收貨單位、聯(lián)系人、到站（地點(diǎn)）、郵編、電話及傳真等。1、工程、產(chǎn)品項(xiàng)目需要的資料、設(shè)施（包含外協(xié)加工）等，由事業(yè)部依據(jù)合同及設(shè)計任務(wù)書或生產(chǎn)任務(wù)單編制資料、設(shè)施需求計劃（又稱“資料表”），經(jīng)管理規(guī)劃部（綜共計劃室）依據(jù)合同內(nèi)容并聯(lián)合庫存狀況編制采買計劃下達(dá)給采買供給部。2、產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目需要的資料、設(shè)施，由研發(fā)部門編制資料、設(shè)

4、施需求計劃，經(jīng)管理規(guī)劃部（綜共計劃室）審察后編制采買計劃下達(dá)給采買供給部進(jìn)行采買；少許的規(guī)格、型號不確立的資料、設(shè)施（限2000元以下）可以由研發(fā)人員自行采買，但過后必然補(bǔ)辦申購計劃。3、生產(chǎn)、基建項(xiàng)目（含設(shè)施改造和設(shè)施維修）、設(shè)計開發(fā)、辦公等需要的設(shè)備和工具，由使用部門依據(jù)公司設(shè)施管理制度編制設(shè)施需求計劃，經(jīng)管理規(guī)劃部（物產(chǎn)資源室）審察并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)（重要項(xiàng)目和設(shè)施報董事會）同意后編制設(shè)施采買計劃，下達(dá)給采買供給部。4、一般辦公用品、勞保用品、辦公家具由使用部門依占有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定編制需求計劃，經(jīng)公司辦公室審批后下達(dá)給采買供給部。（二）采買方式采買供給部依據(jù)采買計劃組織實(shí)行采買。采買應(yīng)依據(jù)“

5、擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則并選擇最有益的方式進(jìn)行。采買方式一般有以下幾種：定點(diǎn)供給商長久報價采買、議標(biāo)采買和一般采買。1、定點(diǎn)供給商長久報價采買凡常常使用且使用量較大的資料，應(yīng)起初選定廠商，議定長久供給價錢，采買供給部依據(jù)議訂價錢進(jìn)行采買。（常用資料與設(shè)施見附件）確立定點(diǎn)供給商的原則：（1）由采買供給部供給制定為定點(diǎn)供貨廠商名單（每類設(shè)施或資料原則上應(yīng)有三家以上供貨商，且必然是本公司的合格分承包方），以及供貨產(chǎn)品樣本和報價等資料。管理規(guī)劃部負(fù)責(zé)組織有關(guān)事業(yè)部、市場營銷部、采買供給部、質(zhì)量辦公室等部門，共同對定點(diǎn)供貨廠商進(jìn)行綜合談?wù)摚瑑?yōu)選出符合條件的供貨廠商并確立該廠商的供貨資格與供貨范圍。采買供

6、給部分別與被確立資格的廠商磋商優(yōu)惠供貨價錢、簽署供貨協(xié)議。采買供給部應(yīng)實(shí)時將協(xié)議價錢提交管理規(guī)劃部備案。（2）采買供給部負(fù)責(zé)編制包含供貨內(nèi)容及價錢的定點(diǎn)供貨廠商名錄，經(jīng)上述部門認(rèn)同后分別存管理規(guī)劃部、采買供給部和質(zhì)量辦公室。采買供給部與管理規(guī)劃部依據(jù)此名錄進(jìn)行采買和審察。（3）定點(diǎn)供貨廠商名錄每年評審一次，質(zhì)量辦公室、使用產(chǎn)品的有關(guān)事業(yè)部負(fù)責(zé)對廠商供貨的產(chǎn)質(zhì)量量進(jìn)行談?wù)?，管理?guī)劃部和采買供給部對廠商的交貨及價錢等狀況進(jìn)行談?wù)?；對出現(xiàn)兩次以上嚴(yán)重質(zhì)量問題的供貨商要撤消其供貨資格。（4）生產(chǎn)外協(xié)加工定點(diǎn)廠確實(shí)定參照上述方法進(jìn)行。新增添的外協(xié)廠商必須進(jìn)行實(shí)地觀察對其生產(chǎn)條件、質(zhì)量保證能力等有關(guān)方面綜

7、合談?wù)摵笤傩写_立。2、議標(biāo)采買關(guān)于一次采買金額超出界定值的大宗資料與設(shè)施，或要點(diǎn)工程項(xiàng)目中的一些要點(diǎn)資料與設(shè)施，采納議標(biāo)方式進(jìn)行采買。步驟以下：（1）采買供給部負(fù)責(zé)組織有關(guān)事業(yè)部、市場營銷部、管理規(guī)劃部、質(zhì)量辦公室等部門構(gòu)成議標(biāo)小組，確立參加招標(biāo)供貨廠商名單（應(yīng)優(yōu)先選擇定點(diǎn)供貨廠商）；（2）由采買供給部向供貨廠商發(fā)出詢價標(biāo)書并回收標(biāo)書；（3）議標(biāo)小組負(fù)責(zé)對采集到的供貨廠商供給的招標(biāo)資料進(jìn)行綜合評審，采取投票或其余方式確立供貨廠家。議標(biāo)結(jié)果要形成文件，經(jīng)議標(biāo)小構(gòu)成員署名后分別存管理規(guī)劃部和采買供給部；（4）采買供給部據(jù)此與中標(biāo)的供貨廠家簽署商務(wù)合同。采納議標(biāo)方式一次性采買金額的界定值：入口資料和

8、設(shè)施5萬元國產(chǎn)檢測儀表3萬元計算機(jī)、工控機(jī)、顯示器以及附件5萬元二類機(jī)電產(chǎn)品2萬元變壓器、電抗器3萬元電子類產(chǎn)品1萬元生產(chǎn)制造用原資料（包含硅片、鉬片、管殼、鋼板、銅帶、散熱器、絕緣資料等）5萬元外協(xié)加工（包含硬件制造、軟件調(diào)試、噴漆噴塑、電鍍、包裝、運(yùn)輸?shù)龋?萬元?常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等1萬元3、一般采買不屬于以上兩種狀況的采買方式為一般采買。一般采買要參照市場行情、過去的采買記錄或供給商供給的報價，選擇三家以進(jìn)步行價錢比較,并以各樣方式向供給商討價，在保證質(zhì)量和工期的前提下以最低的價錢采買。假如詢到的最低價錢或規(guī)格、型號、性能參數(shù)與采買計劃提出的要求不符合時，采買供給部應(yīng)及時

9、通知管理規(guī)劃部協(xié)調(diào)辦理；若仍有爭議，可采納議標(biāo)方法辦理。4、比價采買臺帳采買供給部負(fù)責(zé)成立健全比價采買臺帳。比價采買臺帳要有三家以上供給商的價錢比較，臺帳內(nèi)容要包含：資料名稱、型號、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、供給商的單位名稱、公司性質(zhì)、質(zhì)量保證系統(tǒng)、價錢和運(yùn)雜開銷等。比價采買臺帳要抄報管理規(guī)劃部。管理規(guī)劃部要輔助并敦促采買供給部實(shí)時改正、更新比價采買臺帳。（三）采買作業(yè)實(shí)行1、采買供給部接到采買計劃此后，要依據(jù)采買事項(xiàng)的輕重緩急確立采買的先后序次；符合招標(biāo)、議標(biāo)條件的要實(shí)時組織議標(biāo)小組進(jìn)行招標(biāo)工作；屬于定點(diǎn)供給商供貨范圍的實(shí)時與供給商聯(lián)系；屬于一般狀況的，按一般采買方式進(jìn)行。2、詢價達(dá)成后采買經(jīng)辦人

10、員應(yīng)詳盡記錄詢價和議價結(jié)果，制定訂購供給商，與供給商確立交貨日期并簽署采買合同，經(jīng)采買部負(fù)責(zé)人審察（特別狀況需事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)審察署名）并報管理規(guī)劃部同意后，方可蓋印奏效。經(jīng)招標(biāo)、議標(biāo)確定的采買合同可直接蓋印奏效。采買合同應(yīng)交給管理規(guī)劃部和財務(wù)金融部各一份存案。3、采買員要按計劃規(guī)準(zhǔn)時間達(dá)成采買任務(wù)。當(dāng)采買員、外協(xié)員以為不可以按時按計劃達(dá)成某項(xiàng)采買任務(wù)時，應(yīng)實(shí)時向管理規(guī)劃部通知并以文字說明原由。4、采買員、外協(xié)員采買的資料、設(shè)施按質(zhì)量辦公室有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查驗(yàn)或驗(yàn)證后辦理入庫。在執(zhí)行有直發(fā)現(xiàn)場的采買計劃單時，應(yīng)實(shí)時將供貨商發(fā)往現(xiàn)場的發(fā)貨證明返回到管理規(guī)劃部存案，并實(shí)時辦理入庫手續(xù)。5、采買員、外協(xié)員

11、采買的資料在使用中出現(xiàn)問題，采買員要負(fù)責(zé)與供貨商聯(lián)系，辦理有關(guān)事宜。如（質(zhì)量和規(guī)格、型號或技術(shù)性能）不合格，要負(fù)責(zé)退換、退貨以致索賠。6、按計劃采買及外協(xié)加工的付款，由管理規(guī)劃部計劃員審察后，再經(jīng)采買部門負(fù)責(zé)人署名，方可辦理付款手續(xù)。(10萬元以下由采買部門負(fù)責(zé)人審批；10萬元以上由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。)7、采買經(jīng)辦人員獲得購貨發(fā)票后應(yīng)實(shí)時辦理報銷手續(xù)。報銷票據(jù)由采買部門負(fù)責(zé)人署名（計入事業(yè)部采買附帶開銷的，由事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審批），經(jīng)管理規(guī)劃部審察后，方可辦理報銷手續(xù)。管理規(guī)劃部計劃員在審察時應(yīng)付所購資料的型號、數(shù)目、價錢進(jìn)行查對，并逐項(xiàng)記錄存案。特別狀況辦理方法1、特別狀況下，采買供給部可拜托事業(yè)部進(jìn)行采買及外協(xié)加工，但必然嚴(yán)格按本制度有關(guān)原則執(zhí)行。2、事業(yè)部調(diào)試人員在現(xiàn)場調(diào)試時期急需資料(價錢低于500元)可自行采購，回單位后由事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審察署名并向管理規(guī)劃部補(bǔ)交采買計劃單及填寫領(lǐng)料單。（在現(xiàn)場自行采買的資料累計金額高于500元，低于5000元，經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)同意；累計金額高于5000元，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意。）3、特別狀況下，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可依據(jù)市場營銷部的合同供貨清單先行采買，過后由事業(yè)部補(bǔ)辦采買計劃申請單。附件：常用資料與設(shè)施入口控制裝置與檢測儀