醫(yī)藥企業(yè)ERP實施中需求規(guī)劃與流程分析

1、醫(yī)藥企業(yè) ERP實施中需求規(guī)劃與流程分析第一章概述1、研究目的和意義眾所周知，隨著信息革命的不斷深入和知識經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展， 整個醫(yī)藥行業(yè)也在進(jìn)行深刻的變革，從傳統(tǒng)的經(jīng)營運(yùn)作模式向高效率、 網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)?；?、連鎖經(jīng)營、個性化服務(wù)等方向轉(zhuǎn)變。近年來，由于醫(yī)藥市場的放開， 各醫(yī)藥企業(yè)競爭強(qiáng)度日益加劇。 中國已加入 WTO ，國家藥品法的正式頒布實施， 要求企業(yè)在自我約束和經(jīng)營規(guī)范化的同時，還必須接受用現(xiàn)代化管理工具武裝全身的國際醫(yī)藥流通連鎖經(jīng)營企業(yè)集團(tuán)的挑戰(zhàn)。事實上，某醫(yī)藥企業(yè)已經(jīng)充分認(rèn)識到企業(yè)信息化管理的必要性和緊迫性。 近幾年，公司花巨資陸續(xù)在實施 ERP 項目建設(shè)，不斷運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對管理方

2、法、 模式、手段和工具方面進(jìn)行切實可行的改革。但是，真正要實現(xiàn) ERP 系統(tǒng)及 GSP 軟件載體的成功應(yīng)用，還要不斷地對企業(yè)原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的思考和徹底的重組，從而使時間、成本、 GSP 質(zhì)量、服務(wù)、速度和環(huán)境這些反映供應(yīng)鏈管理和企業(yè)競爭力的要素得以明顯的改善和提高， 以適應(yīng)市場競爭的需要。 為此，我們必須在自身的生存和發(fā)值得好好研究。2、研究范圍、方法及特點ERP 系統(tǒng)在我國各行各業(yè)中應(yīng)用非常廣泛，由于各行業(yè)均有各自的特點 ,應(yīng)用對象不同，需求也不一樣，因而 ERP 系統(tǒng)的內(nèi)部流程也有嚴(yán)格不同。筆者是在醫(yī)藥流通企業(yè)專門從事 ERP 系統(tǒng)開發(fā)和信息管理工作，由于 ERP 系統(tǒng)涉及的

3、管理面和細(xì)節(jié)流程非常之多， 限于篇幅不可能一一細(xì)說。故本文對 ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用探討范圍僅針對公司的進(jìn)銷存等主要業(yè)務(wù)，將 ERP 系統(tǒng)理論、 GSP 法規(guī)和企業(yè)經(jīng)營特點結(jié)合起來對藥品的采購、進(jìn)貨、入庫、銷售、庫存等進(jìn)銷存業(yè)務(wù)需求規(guī)劃和流程進(jìn)行分析。一般來說，醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)的 ERP 建設(shè)強(qiáng)調(diào)整體效益，并且隨著的有效實施， 企業(yè)也越來越規(guī)范。具體來說，某醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)有以下特點：1）醫(yī)藥商品經(jīng)營定價根據(jù)國家價格管理局推出的 順價作價 政策。2）一般采取統(tǒng)一采購， 內(nèi)部調(diào)撥到各藥品經(jīng)營公司和零售總店后，進(jìn)行藥品對外銷售。3） 藥品銷售有 3 種模式：批發(fā)、零售、加價調(diào)撥。4） GSP 法規(guī)對藥品庫存有

4、嚴(yán)格的有效期、批次嚴(yán)格管理。5） GSP 法規(guī)對首營企業(yè)和首營藥品的管理控制。6）注重對銷售進(jìn)行的管理與核算-銷價 /批發(fā)價比。7）注重對銷售客戶的信譽(yù)評定和信譽(yù)額度控制。8）招標(biāo)或批量合同采購中注重比價核價，即采購價 /批發(fā)價占比。9） 注重應(yīng)收應(yīng)付賬款的管理 ,特別在采購中 , 對供應(yīng)商應(yīng)付款的分析核算比較重視。10）注重成本核算。）注重對庫存的風(fēng)險控制和安全庫存的控制。第二章需求分析與規(guī)劃孫子曰：知己知彼，百戰(zhàn)不殆。企業(yè)規(guī)劃需求的過程，實際上也就是認(rèn)清企業(yè)自身存在的優(yōu)勢和不足，做到 “知己 ”的過程。企業(yè)如果在實施 ERP 項目之初就將本身的需求和問題整理清楚， 才能夠提出有針對性的核心

5、問題和明確可行的要求，才會在 ERP 方案設(shè)計過程中想辦法解決這些問題，為后面的 ERP 成功應(yīng)用打好基礎(chǔ)。 與其說是選型的過程， 不如說是規(guī)劃需求和完善需求的過程。在當(dāng)前不斷變化的市場環(huán)境下，每個企業(yè)都存在來自各方面的問題， 如：業(yè)務(wù)員因為無法及時的了解到產(chǎn)品庫存的數(shù)量， 而無法快速而準(zhǔn)確的實現(xiàn)對客戶的承諾； 即使接到了訂單可是僅僅因為某個重要的藥品供應(yīng)不及時，推遲了交貨期，在強(qiáng)調(diào)快速響應(yīng)客戶并滿足客戶需要的市場下，這些都嚴(yán)重影響了企業(yè)的信譽(yù)。還有如：根據(jù)經(jīng)驗制定的采購計劃， 總是因為簽訂的最新訂單而不斷的在變化， 銷售，倉儲和質(zhì)管等部門每天忙的團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，總還是不能按時完成交貨任務(wù)；滯銷的商品

6、有的在倉庫中積壓， 可暢銷的商品有的到快交貨時才發(fā)現(xiàn)短缺等等。問題是許許多多，紛繁復(fù)雜，俗話說好，“磨刀不誤砍柴功 ”。在實施 ERP 之前如何將這些問題歸集起來，如何確認(rèn)瓶頸問題， 如何規(guī)劃各種需求， 已顯得比“砍柴 ”格外重要。以上是僅以某個局部業(yè)務(wù)的需求為例進(jìn)行分析。實際上企業(yè)存在的問題和需求雖然有許許多多，但是仔細(xì)分析一下這些需求和問題后， 會發(fā)現(xiàn)所有的這些需求和問題不外乎可以分成三個層面：1）企業(yè)正常業(yè)務(wù)流程層面存在的問題和需求，稱為常規(guī)業(yè)務(wù)管理需求；2）企業(yè)管理中影響最大，最薄弱的也最迫切需要解決的瓶頸問題，稱為核心管理需求；3）企業(yè)各部門作業(yè)過程中需要多個部門配合協(xié)調(diào)的協(xié)作問題，

7、稱作協(xié)調(diào)管理需求。在業(yè)務(wù)層面出現(xiàn)的需求和問題，大多是各部門正常的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的一些需求， 這些需求整理起來比較容易，而且在神州數(shù)碼的 ERP 軟件中都可以滿足，這里值得注意的是： 企業(yè)本身的需求是自身個性需求與行業(yè)共性需求的交匯。 每個企業(yè)都已按照自己行業(yè)內(nèi)的一些規(guī)范制定了許多的制度，而且有許多業(yè)務(wù)的流程與行業(yè)內(nèi)的許多公司相似，同時每個企業(yè)因為所處的地域和環(huán)境不一樣，發(fā)展的歷史不一樣， 所造就的企業(yè)文化是不一樣，這就產(chǎn)生了企業(yè)的個性需求。比如：1）本公司作為一個藥品銷售企業(yè)，必須通過 GSP 認(rèn)證，并且按照 GSP 的要求制定采購流程，質(zhì)量檢驗流程， 產(chǎn)品出庫流程， 倉庫管理和銷售管理等，這既是國

8、家藥監(jiān)局對藥品銷售行業(yè)的要求，也是行業(yè)內(nèi)的規(guī)范和制度。2）在藥品采購的流程需求分析中就重點考慮了兩點： 1、無論是零售還是批發(fā)，采購是公司統(tǒng)一做的，現(xiàn)在需要對供應(yīng)商， 供應(yīng)商的供貨情況，供應(yīng)商的信譽(yù)等進(jìn)行管理； 2、GSP 規(guī)定中對于藥品的質(zhì)量要求非常嚴(yán)格， 堅決杜絕不合格的藥品進(jìn)入倉庫。3）在藥品銷售的流程需求分析中也重點考慮了兩點： 1、GSP 規(guī)定中對于藥品的銷售要求非常嚴(yán)格，嚴(yán)格遵照批號跟蹤， 有效期內(nèi)按照批號“先進(jìn)先出 ”的原則。 2、對藥品銷售客戶的經(jīng)營范圍外的藥品，禁止銷售。4）對于倉庫中的庫存藥品就要進(jìn)行日常養(yǎng)護(hù)記錄；倉庫中需要進(jìn)行貨位的管理， 并可以清晰的查到貨位的狀態(tài)分布情

9、況等。企業(yè)可以在管理咨詢公司的咨詢顧問幫助下找出企業(yè)管理的問題中哪些是合理的哪些是不合理的，哪些是客觀存在的哪些是可以主觀改變，哪些是理性的哪些是非理性的，哪些是主動提出的哪些是被動發(fā)現(xiàn)的， 但是對于企業(yè)管理的各種問題，只有企業(yè)自己最了解也最清楚。對于一個正常運(yùn)作的企業(yè)來說， 所謂的瓶徑問題主要是哪些力量最薄弱的環(huán)節(jié)， 最能影響到生產(chǎn)和運(yùn)作的效率，可能這類的問題并不是很多， 而且分析到后面會發(fā)現(xiàn)原來最薄弱的瓶頸主要集中在幾個重要的點上， 找到了這幾個點也就發(fā)現(xiàn)了企業(yè)管理的瓶頸問題和需求。比如： ERP 經(jīng)過了幾年的運(yùn)作， 企業(yè)高層也有了一定運(yùn)營經(jīng)驗， 但是市場環(huán)境在不斷的變化， 競爭越來越激烈

10、， 而且客戶要求定制的訂單逐漸增多， 而且客戶的要求也在不斷的提高， 原先客戶下達(dá)訂單后 6 天內(nèi)交貨就可以了，現(xiàn)在有的客戶提出要 3 天內(nèi)交貨，這就要求企業(yè)生產(chǎn)的效率必須提高一倍， 才能縮短一半的天數(shù)完成客戶的要求。 企業(yè)在分析了生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)后發(fā)現(xiàn)影響交貨效率的瓶頸問題主要是： 采購周期的問題。 從而影響到交貨的效率。認(rèn)識到這點后， 企業(yè)就會把這一點最為企業(yè)最關(guān)心的采購問題作為瓶頸問題提出來。企業(yè)部門之間的協(xié)作和配合，引起了企業(yè)作業(yè)層面的許多問題，這里面有些問題是通過 ERP 的實施可以避免的，有些并不是 ERP 軟件中所能解決的，而是協(xié)同運(yùn)作的管理問題。 從我們實施的經(jīng)驗來看，企業(yè)針對某

11、個業(yè)務(wù)的規(guī)范都較為齊全，但業(yè)務(wù)之間的協(xié)調(diào)和部門之間的協(xié)調(diào)容易產(chǎn)生瓶頸，協(xié)調(diào)的內(nèi)容、 規(guī)范、手段、時間要求、對責(zé)任人的獎懲細(xì)則才是重點內(nèi)容， “再規(guī)范的流程也會扯皮 ”就是這個原因，而且難以確認(rèn)責(zé)任，這與崗位的責(zé)任、績效密切相關(guān)。企業(yè)中的 ERP 小組成員應(yīng)該在充分理解 ERP 管理思想的基礎(chǔ)上，對于這些協(xié)作問題做一個分類歸集。 比如在前面講的藥品采購流程中，大家也可以看出，如果采購部，倉庫，質(zhì)檢部、和財務(wù)部協(xié)作過程中出現(xiàn)推諉和扯皮的情況， 就會影響到藥品的采購周期，甚至可能影響到經(jīng)營的需要。以上介紹了企業(yè)需求規(guī)劃的三個層面，在企業(yè)規(guī)劃需求的過程中一定要避免以下兩個誤區(qū)：誤區(qū)一：忽視了行業(yè)性的特

12、殊需求。行業(yè)與行業(yè)之間是有很大差異的， 比如藥品銷售和百貨品銷售兩個行業(yè)就有這不同的銷售流程和管理方式，企業(yè)在做需求分析的過程中一定對自己所處的行業(yè)，本行業(yè)的特點有著較深的認(rèn)識， 也就是規(guī)劃的需求要帶有行業(yè)的特色。誤區(qū)二：過分強(qiáng)調(diào)企業(yè)自身的個性化需求。 ERP 畢竟是融入了先進(jìn)管理思想的企業(yè)管理工具，在過分的強(qiáng)調(diào)個性的基礎(chǔ)上規(guī)劃出的需求，僅僅考慮滿足現(xiàn)在， 沒有一定的前瞻性， 結(jié)果就是會發(fā)現(xiàn)沒有一套 ERP 軟件適合自己，只好找人定制開發(fā)， 等開發(fā)完成并在企業(yè)中應(yīng)用后， 因為外部條件的變化而發(fā)現(xiàn)原來的流程不合理， 需要作改變，可是因為是定制的產(chǎn)品， 由于種種原因無法升級，而商品化的 ERP 軟

13、件就不存在這方面的問題了。只有善于發(fā)現(xiàn)問題，才能解決問題。企業(yè)只有深層次多層面規(guī)劃需求， 將所有的管理和運(yùn)作上的問題和需求分析并整理清楚， 才能在信息化應(yīng)用過程中少走彎路，使制定的 ERP 解決方案更加合理，為 ERP 項目的成功實施奠定基礎(chǔ)。第三章 個案作業(yè)流程系統(tǒng)分析1、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理流程基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是系統(tǒng)在運(yùn)作過程中使用的基本數(shù)據(jù)，是一切業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)， 系統(tǒng)必須依靠這些數(shù)據(jù)才能夠完成必須的工作。 因此基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理是一項非常重要的工作， 由專人負(fù)責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理工作。ERP 系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括貨品、客戶、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及相對變動較少的價格體系基礎(chǔ)數(shù)

14、據(jù)；動態(tài)數(shù)據(jù)包括內(nèi)部帳和往來帳： 存貨帳、應(yīng)收帳、預(yù)付帳、應(yīng)付帳、預(yù)收帳、保管帳、業(yè)務(wù)帳等。由于這些數(shù)據(jù)是動態(tài)變動的， 所以期初的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要在系統(tǒng)切換時錄入， 然后再納入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理方案?；A(chǔ)數(shù)據(jù)是 ERP 系統(tǒng)中最常用、最基本的數(shù)據(jù)，它對系統(tǒng)的正常運(yùn)行起著決定性的因素。 因此對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理操作必須非常嚴(yán)格。 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員在進(jìn)行增、刪、改等操作時，必須填寫申請表格，經(jīng)過有關(guān)部門許可后方可進(jìn)行相關(guān)操作。11 貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括總公司所有經(jīng)營的商品，是 ERP 系統(tǒng)使用的主要數(shù)據(jù)之一， 也是 ERP 系統(tǒng)最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。增加新的貨品，必須填寫首次經(jīng)營商品審批表，經(jīng)質(zhì)量管理部部門批

15、準(zhǔn)后方可在系統(tǒng)中進(jìn)行增加操作。貨品的停用，必須由有關(guān)部門同意后，方可在系統(tǒng)中進(jìn)行停用操作。1）貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)新增和變更流程圖流程圖說明A 采購業(yè)務(wù)員在購進(jìn)新商品時，發(fā)現(xiàn)有新貨品時手工填寫首次經(jīng)營貨品申請表。經(jīng)計劃采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交信息中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。 由數(shù)據(jù)管理員根據(jù)首次經(jīng)營貨品申請表的內(nèi)容在 ERP 系統(tǒng)里錄入數(shù)據(jù)。B 使用 ERP 系統(tǒng)過程中，任何人員發(fā)現(xiàn)貨品信息出現(xiàn)變動或需要修改貨品基礎(chǔ)信息時， 需填寫商品信息變更申請表。經(jīng)質(zhì)量管理部主管人員批準(zhǔn)后交給信息中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。 由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù) 商品信息變更申請表 的內(nèi)容在 ERP 系統(tǒng)里修改數(shù)據(jù)。2）

16、使用的單據(jù)首次經(jīng)營商品審批表、貨品信息修改申請表作用：新增商品信息或修改商品信息時， 錄入 ERP 系統(tǒng)的依據(jù)主要數(shù)據(jù)項：編號、分類編碼、商品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、進(jìn)口 /合資 /國產(chǎn)、批準(zhǔn)文號 /注冊證號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、 GMP 、儲存條件、效期、代理、代理部門、國家定價 /地方定價 /自行定價、批發(fā)價、零售價等票據(jù)流：由相關(guān)人員提出申請 （填寫申請表），報主管人員批準(zhǔn)后交數(shù)據(jù)管理員， 由數(shù)據(jù)管理員錄入計算機(jī)。12 貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼方案特別強(qiáng)調(diào)：貨品卡片涉及到成本、銷售、毛利、應(yīng)收帳、應(yīng)付帳等核算管理；涉及到企業(yè)對業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)員的考核管理。 因此需要保持完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性。所有貨品編碼全部參照

17、北京某集團(tuán)總部統(tǒng)一制定的原則編制。13 供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)供應(yīng)商包括國外、國內(nèi)的生產(chǎn)廠家、商業(yè)企業(yè)等，供應(yīng)商同商品一樣貫穿整個業(yè)務(wù)流程。無論是銷售、財務(wù)，還是倉庫等，都需要對供應(yīng)商進(jìn)行管理考核。 因此，供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理水平直接反映出企業(yè)對負(fù)債和權(quán)益的管理狀況， 因此需要建立一整套嚴(yán)格的供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理制度來約束與供應(yīng)商相關(guān)的各個業(yè)務(wù)流程。1）供應(yīng)商新增或變更流程圖流程圖說明A采購業(yè)務(wù)員在新供應(yīng)商處購進(jìn)商品后，填寫首營企業(yè)審批表，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù) 首營企業(yè)審批表的內(nèi)容在 ERP 系統(tǒng)里錄入數(shù)據(jù)。B使用 ERP 系統(tǒng)過程中，

18、采購部人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商信息出現(xiàn)變動或需要修改， 需填寫供應(yīng)商信息變更申請表，并經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交給基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù) 供應(yīng)商信息變更申請表的內(nèi)容在 ERP 系統(tǒng)里修改數(shù)據(jù)。2）使用的單據(jù)首營企業(yè)審批表供應(yīng)商信息修改申請表作用：新增供應(yīng)商信息或修改供應(yīng)商基礎(chǔ)信息時，錄入 ERP 系統(tǒng)的依據(jù)主要數(shù)據(jù)項：編號、供應(yīng)商名稱、集團(tuán)內(nèi)外、境外 /合資 /國產(chǎn)、性質(zhì)等信息。票據(jù)流：由相關(guān)人員提出申請（填寫申請表），報主管人員批準(zhǔn)后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員， 由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員錄入計算機(jī)。2、采購計劃與進(jìn)貨合同1）流程圖：采購計劃和進(jìn)貨合同流程圖2）流程圖說明：采購部的采

19、購員依據(jù)庫存下限報警自動生成的采購計劃，或根據(jù)庫存動態(tài)表及緊急要貨等情況人工統(tǒng)計采購計劃，提出采購申請。公司代理品種和重點銷售品種由公司采購部負(fù)責(zé)購進(jìn)。進(jìn)貨計劃、合同由其代理部門制定，但要通過公司采購部的審核并進(jìn)行備案。采購員根據(jù)采購計劃聯(lián)系貨源，同供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同。采購員將進(jìn)貨合同交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后交給進(jìn)貨合同管理員， 由合同管理員將合同錄入 ERP 系統(tǒng)。采購部業(yè)務(wù)員經(jīng)審批確定新建立合作關(guān)系的供應(yīng)商 -索取相關(guān)文件資料質(zhì)管部確立數(shù)據(jù)文件是否完備，如不全要求補(bǔ)充完備，完備則數(shù)據(jù)可以進(jìn)入系統(tǒng)。 作為供應(yīng)商的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。3）崗位職責(zé)：采購員職責(zé)：根據(jù)庫存上下限報警自動生成的采購計

20、劃，結(jié)合上年同期銷售情況、 本期期初庫存、 本期購進(jìn)、本期銷售、當(dāng)前庫存、本期未執(zhí)行合同和資金情況等數(shù)據(jù)提出采購申請或修改采購計劃。計劃采購的品種，聯(lián)系供應(yīng)商。建立、修改、維護(hù)供應(yīng)商資料檔案。確保資料的準(zhǔn)確無誤。采購部業(yè)務(wù)員經(jīng)審批確定新建立合作關(guān)系供應(yīng)商 - 索取相關(guān)的文件資料根據(jù)提供的采購申請，積極尋找、組織貨源。合理安排進(jìn)貨，與供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同并將合同及時送交合同管理員。修改庫存報警的庫存下限。向進(jìn)貨合同管理員送交審核后的進(jìn)貨合同。采購負(fù)責(zé)人職責(zé)：負(fù)責(zé)組織討論采購計劃的可行性。及時了解采購計劃的執(zhí)行情況，解決采購計劃執(zhí)行過程中的問題。審核采購合同。進(jìn)貨合同管理員職責(zé)：合同管理員依據(jù)采購員

21、送達(dá)的審核后的進(jìn)貨合同，進(jìn)行內(nèi)容審查，條款是否完整等，發(fā)現(xiàn)問題及時聯(lián)系采購員進(jìn)行修正。 如有異議，向采購負(fù)責(zé)人匯報。將合同內(nèi)容錄入計算機(jī)，并將原始合同妥善保管備查。合同管理員應(yīng)在合同執(zhí)行期內(nèi)，經(jīng)常性檢查合同履行情況。如合同內(nèi)容未執(zhí)行完卻又終止時，及時溝通領(lǐng)導(dǎo)查明未執(zhí)行合同的原因。將合同統(tǒng)一編號、裝訂成冊，存檔備查。及時了解合同完成和執(zhí)行情況。質(zhì)管部管理員職責(zé)：確立數(shù)據(jù)、文件是否完備，完備則輸入系統(tǒng)。不完備則要求數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整后再輸入系統(tǒng)。4）票據(jù)說明：原始票據(jù)：業(yè)務(wù)合同：用于記錄與供應(yīng)商的責(zé)、權(quán)、利關(guān)系。數(shù)據(jù)項包括時間、 簽定地點、品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價（含稅）、總金額、包裝、備注、合同甲

22、乙雙方的基本信息。方案：在 ERP 系統(tǒng)中以電子形式保存（原始采購記錄）。系統(tǒng)單據(jù)：進(jìn)貨計劃：記錄計劃采購明細(xì)。方案：由庫存下限報警自動生成。進(jìn)貨合同：是采購員與供應(yīng)商簽訂的貨品購銷合同，合同管理員將其錄入 ERP 系統(tǒng)，作為進(jìn)貨的依據(jù)。 它以兩種形式存在， 一種是原始書面資料，一種是 ERP 系統(tǒng)的內(nèi)部計算機(jī)單據(jù)。3、銷售作業(yè)流程1） 流程圖說明銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶的要貨計劃或電話登記要貨情況，要提供書面的要貨計劃單并經(jīng)部門經(jīng)理審核的單據(jù)給客戶服務(wù)部的銷售開票員進(jìn)行開票。在填寫時要確定下列信息：銷售模式、結(jié)算方式、客戶要貨的品種、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量、價格或扣率、發(fā)貨方式和運(yùn)輸?shù)攸c。確定客戶的名稱

23、和業(yè)務(wù)員。如果是新客戶或發(fā)生客戶情況的變更應(yīng)該先按照客戶管理流程辦理相應(yīng)的審批手續(xù)。銷售業(yè)務(wù)員必須在要貨計劃單標(biāo)明本筆銷售業(yè)務(wù)現(xiàn)金和月結(jié)銷售。開票員在接到銷售業(yè)務(wù)員的要貨計劃單后，按照規(guī)定的時間進(jìn)行銷售開票。 對于超出信用額度過或可銷庫存不夠的要貨計劃及時與銷售業(yè)務(wù)員溝通，并根據(jù)溝通情況在系統(tǒng)中繼續(xù)開票或作廢記錄。目前對信譽(yù)額度實行松散管理，在開票時開票員檢查信譽(yù)額度，如果超出時系統(tǒng)出現(xiàn)提示，在確定后仍可以繼續(xù)開票。 但是系統(tǒng)對在每周開票過程中出現(xiàn)報警的客戶提供統(tǒng)計， 供操作員實時查詢。對于部門代理品種，在銷售開票時，將對其對應(yīng)的部門、客戶、業(yè)務(wù)員進(jìn)行檢查，如檢查未獲通過，將不能對此品種進(jìn)行開

24、票。開票員應(yīng)及時與要貨計劃單進(jìn)行核對后按照藥品先進(jìn)先出、 近效先出的原則開票再保存確定銷售清單并打印。銷售結(jié)算員根據(jù)銷售清單上的銷售模式項“現(xiàn)金 /月結(jié)銷售 ”方式，月結(jié)銷售使用簽發(fā)物流指令，并在銷售清單蓋現(xiàn)金 /月結(jié)銷售專用財務(wù)章。2）崗位職責(zé)銷售業(yè)務(wù)員職責(zé)：根據(jù)客戶的要貨情況提供準(zhǔn)備的要貨計劃單。對于客戶、商品、價格等與系統(tǒng)存在差異的情況及時轉(zhuǎn)入相關(guān)的審批流程，進(jìn)行核對無誤，并通過及所在業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批后將 要貨計劃單轉(zhuǎn)給開票員。及時將確認(rèn)后的銷售及時進(jìn)行結(jié)算。銷售開票員職責(zé)：根據(jù)經(jīng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批后要貨計劃在系統(tǒng)中進(jìn)行銷售開票。打印銷售清單，并進(jìn)行核對。刪除錯誤銷售單。銷售結(jié)算員職責(zé)：銷售結(jié)算員依據(jù)銷售清單在清單上加蓋財務(wù)專用章，在 ERP 系統(tǒng)中簽發(fā)物