行政接待流程及標(biāo)準(zhǔn)

1、文檔編碼 : CF3Q3D10P8T9 HO6F8I8O9O10 ZW3U7H5U2T3個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批 量刪除水?。恍姓哟鞒碳皹?biāo)準(zhǔn)一、目的 為樹立公司品牌形象,擴(kuò)大對外聯(lián)系和溝通,本著“ 熱忱禮 貌、服務(wù)周到、規(guī)范接待,標(biāo)準(zhǔn)治理,成本把握” 的原就制定本 標(biāo)準(zhǔn)；二、范疇本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各類接待工作；三、職責(zé) 辦公室為公司行政接待工作的歸口治理部門,負(fù)責(zé)接待工作的支配和治理, 擬定重要客戶的接待方案,和諧相關(guān)部門落實接待任務(wù),供應(yīng)后勤保證, 并做好后續(xù)重要信息的傳遞及存檔工作；公司各部門在接到重要客戶來訪預(yù)約后,應(yīng)在填寫接

2、待聯(lián)系單及用車申請單準(zhǔn)時把信息傳遞到辦公室,并幫忙其擬定接待 方案, 需公司領(lǐng)導(dǎo)出面或由辦公室和諧的重要接待,應(yīng)提前 2 天 告知；四、方案與預(yù)備 1、辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門接待聯(lián)系單時,應(yīng)充分與申請部門溝通,詳細(xì)明白客戶的基本情形：客戶職務(wù)、來訪詳細(xì)時間、人數(shù)、拜望期限、目的和接待要求等；在此基礎(chǔ)-1- 個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批 量刪除水?。簧蠑M定相關(guān)接待方案,編制日程支配表,酌情支配接待標(biāo)準(zhǔn)；2、辦公室依據(jù)擬定方案通知參加會面的領(lǐng)導(dǎo)、相伴人員、落實會面時間及場所；3、辦公室依據(jù)客戶情形提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請客戶的 酒

3、店,酌情支配酒水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn)；需住宿的應(yīng)提前按接待 標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好客戶下榻酒店；4、辦公室依據(jù)情形方案支配客戶用餐酒店、游玩路線、購 物商場、消遣項目；5、因會議需要辦公室需預(yù)備會場花卉、水果、煙茶、音響 設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、支配 禮儀人員,并支配現(xiàn)場攝影攝像等；6、辦公室依據(jù)情形支配接待所需車輛,保證車輛清潔,安 全性能良好, 接送人員負(fù)責(zé)協(xié)作辦公室接待人員和諧支配,統(tǒng)一 調(diào)度；7、如有需要辦公室應(yīng)依據(jù)情形提前為客戶購買車票及機(jī)票；五、接待標(biāo)準(zhǔn) 一級接待標(biāo)準(zhǔn)：相伴人員：董事長、總裁及相關(guān)人員 1、迎接：總經(jīng)理、副總經(jīng)理在機(jī)場、車站、公司門口迎接,留意把握等候時

4、間,提前等候于迎接地點(diǎn),接待人員引見介紹主-2- 個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批 量刪除水?。毁e時,要留意次序（遵守介紹時的先后次序；正規(guī)的做法,是要先介紹主人,后介紹客人；先介紹職務(wù)低者,后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人,后介紹集體； 在接待外國來訪者時,如賓主雙方皆不止一個,就為其雙方進(jìn)行介紹時,要先介紹主人一方,后介紹客戶一方；不過在介紹各方人士時,通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑, 依據(jù)其職務(wù)的高低,依次而行；來訪時主人先伸手表示歡迎；辭別時,待客人先伸手 后,主人再相握；握手的力度以不握疼對方的手為限度,

5、初次見面時,時間一般把握在3 秒內(nèi)；介紹時就把身份、位置低的一方介紹給相對而言身份、位置較為尊貴的一方；）2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理相伴,由指定人員沿途介紹城 市基本情形以及到達(dá)公司后詳細(xì)介紹公司信息；3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室 溫適度、燈光合適,將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水 果、香煙擺放于接待室；可依據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、歡迎 牌、指示牌,調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備；4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：辦公室依據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：辦公室依據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：6、辦公室依據(jù)情形、客戶意愿和愛好提前方案參觀游玩路 線；-3- 個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流

6、,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批 量刪除水??；7、辦公室依據(jù)情形購買禮節(jié)性禮品；二級標(biāo)準(zhǔn)：相伴人員：總經(jīng)理、辦公室主任、業(yè)務(wù)部門經(jīng)理及相關(guān)人員 1、迎接：由辦公室人員到公司駐地門口迎接,引導(dǎo)客戶；2、參觀：副總經(jīng)理、辦公室主任、相關(guān)部門經(jīng)理相伴,由 指定人員沿途介紹城市基本情形以及到達(dá)公司后詳細(xì)介紹公司 信息；3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室 溫適度、燈光合適,將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水 果、香煙擺放于接待室；4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：辦公室依據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：辦公室依據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：6、辦公室依據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)購買禮節(jié)性禮品

7、；三級標(biāo)準(zhǔn)：相伴人員：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及相關(guān)人員 1、參觀：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員相伴,由相關(guān)人員沿 途介紹城市基本情形以及到達(dá)公司后詳細(xì)介紹公司信息；2、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔,將 公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室；3、用餐標(biāo)準(zhǔn)：辦公室依據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店：-4- 個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批 量刪除水??；六、接待禮儀：1、外表：面容清潔,衣著得體；2、舉止：穩(wěn)重端莊,淡定大方；3、言語：語氣溫存、禮貌文雅；4、態(tài)度：誠懇熱忱,不卑不亢；5、迎接客戶時：要留意把握等候時間,提前等候與公司門 口或車站

8、機(jī)場,接待人員引見介紹主賓時,要留意次序；6、接受名片時：要以敬重的態(tài)度雙手接受,默讀一下后鄭 重收入口袋中；7、過走廊時：通常走在客人的右前方,不時左側(cè)回身,配 合客人腳步,轉(zhuǎn)彎處伸右手示意,并說“ 這邊請” ；8、進(jìn)電梯時：要告知客人上幾樓,讓客人先進(jìn)、先出；9、座談時：客人落座后,要以雙手奉茶,先客人,后主人,先領(lǐng)導(dǎo),后同事；10、送客時： 依據(jù)身份確定規(guī)格,招手待客人遠(yuǎn)去,方可離開；七、保密事項如送至公司門口、 汽車旁,接待中涉及機(jī)要事務(wù)、隱秘文電、重要會議,要特別留意保 密,接待中既要嫻熟介紹公司情形,又要內(nèi)外有別,嚴(yán)守本公司 商業(yè)隱秘,對不宜攝影攝像的場合,應(yīng)向參觀人員說明；-5-

9、 個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批 量刪除水印；八、重要信息反饋接待人員應(yīng)準(zhǔn)時記錄重要來訪客戶信息,并將與來訪者溝通中取得的信息匯總整理,提取其中對公司有價值的信息傳遞有關(guān)部門負(fù)責(zé)人并由辦公室存檔；九、行政接待中的座次支配（圖）（一）關(guān)于會議主席臺座次的支配 1、主席臺必需排座次、放名簽,以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座,防止上臺之后相互謙讓；2、主席臺座次排列,領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時,主要領(lǐng)導(dǎo)居中,2 號領(lǐng)導(dǎo)在 1 號領(lǐng)導(dǎo)左手位置,3 號領(lǐng)導(dǎo)在 1 號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時, 1、2 號領(lǐng)導(dǎo)同時居中,2 號領(lǐng)導(dǎo)照舊在1 號領(lǐng)導(dǎo)左手位置, 3 號領(lǐng)導(dǎo)照舊在1

10、號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；3、幾個機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺,通常按機(jī)關(guān)排列次序 排列；可靈敏把握,不生搬硬套；如對一些德高望重的老同志,也可適當(dāng)往前排,而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志,可適當(dāng)往后排；另外,對邀請的上級單位或兄弟單位的客戶,也不愿定非得按職 務(wù)高低來排,通常把握的原就是：上級單位或同級單位的客戶,其實際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的,可支配在主席臺適當(dāng)位置就座；這樣,既表達(dá)出對客人的敬重,又使主客都感到較為得體；4、對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議,在開會前務(wù)必逐-6- 個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批 量刪除水??；一落實； 領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后,要

11、支配在休息室稍候,再逐一核實,并告之上臺后所坐方位；如主席臺人數(shù)很多,仍應(yīng)預(yù)備座位圖；如有臨時變化,應(yīng)準(zhǔn)時調(diào)整座次、名簽,防止主席臺上顯現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺；仍要留意認(rèn)真填寫名簽,謹(jǐn)防錯別字顯現(xiàn)；主席臺人數(shù)為奇數(shù)時主席臺人數(shù)為偶數(shù)時-7- 個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批 量刪除水?。唬ǘ╆P(guān)于宴席座次的支配 宴請客人,一般主陪在面對房門的位置,副主陪在主陪的對 面,1 號客人在主陪的右手,2 號客人在主陪的左手,3 號客人在 副主陪的右手,4 號客人在副主陪的左手,其他可以任憑；以上 主陪的位置是按一般宴席把握,假如場景有特別因素,應(yīng)視情而

12、 定；中餐桌西餐桌-8- 個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批 量刪除水??；（三）儀式的座次支配簽字雙方主人在左邊,客人在主人的右邊；雙方其他人數(shù)一般對等,按主客左右排列；（四）關(guān)于乘車的座次支配小轎車 1 號座位在司機(jī)的右后邊, 2 號座位在司機(jī)的正后邊,3 號座位在司機(jī)的旁邊； （假如后排乘坐三人,就 3 號座位在后排的中間）；中轎主座在司機(jī)后邊的第一排,乘車座次支配-9- 1 號座位在臨窗的位置；個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批 量刪除水印；（五）合影座次支配與主席臺支配相同；附：會議座位

13、支配長條桌注： A 為上級領(lǐng)導(dǎo), B 為主方席洽談室-10- 個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批 量刪除水印；與外賓會談注： A 為主方, B 為客方與上級領(lǐng)導(dǎo)座談-11- 個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批量刪除水??；注： A 為上級領(lǐng)導(dǎo), B 為主方領(lǐng)導(dǎo) 十、相關(guān)文件 附 1 行政接待流程圖 附 2 接待聯(lián)系單 附 3 用車申請單 十一、附就 本流程及標(biāo)準(zhǔn)由辦公室制訂、修改及說明；本流程及標(biāo)準(zhǔn)報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行,自發(fā)布日生效；-12- 個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批量刪除水?。桓?1 行政接待流程圖接到行政接待預(yù)約填寫接待聯(lián)系單及用車申請單擬定接待方案及標(biāo)準(zhǔn)支配接待人員機(jī)場（車站）接車住宿、用餐支配參觀或會議座談機(jī)場（車站）送車重要來訪客戶信息的存檔重要溝通信息的傳遞及存檔行政接待流程終止-13- 個人細(xì)心創(chuàng)作,質(zhì)量一流,期望能得到您的認(rèn)可；感謝！編輯頁眉,選中水印,點(diǎn)擊刪除,可批量刪除水?。桓?2 接待聯(lián)系單來訪單位來訪事由 人數(shù)日程支配 其他要求接待工作接待部門會議室投影儀接待負(fù)責(zé)人電話用車要求 詳細(xì)要求請?zhí)顚懹密嚿暾垎?會議室電腦其他：歡迎牌發(fā)布不需要發(fā)布需要發(fā)布四星級及以上酒店 視頻