SA8000 文件控制程序

1、請認真閱讀后確認是否使用 PAGE PAGE 3 文件編制 審批 發(fā)放 使用 更改 作廢編制、審批權限、 發(fā)放范圍 有效 更改權限 處置文件標識 手續(xù) 版本 手續(xù)、標識 保留1 目的對與質量體系和認證產品質量有關文件進行有效控制，確保相關場所的文件能使用有效版本，防止使用失效和作廢文件，確保其文件處于受控狀態(tài)，確保質量體系的有效運行和認證產品的一致性。2 范圍本程序適用于“溶劑型木器涂料產品強制性認證工廠質量保證能力要求”所要求的文件和資料。3 職責3.1 總經理負責質量手冊的批準。3.2 質量負責人負責質量手冊的審核及程序文件、質量計劃的批準。3.3 辦公室負責質量體系文件的控制。3.4 生

2、產技術科負責技術文件的控制。4 程序4.1 文件受控狀態(tài)的分類4.1.1 受控文件：指在質量管理體系運行中進行追蹤管理（如更改、換版等）的文件，使用完畢后應予以回收保管。4.1.2 非受控文件：指在使用發(fā)放后，不進行追蹤管理和回收的文件4.1.3 受控文件應加蓋“受控”字樣章。4.2 文件的編寫 各類文件的編寫由各有關部門負責，按本程序3的責任實施。4.3 文件的審批文件發(fā)布前應得到批準，以確保文件是適宜的。與質量管理體系有關的所有文件均應根據本程序3的規(guī)定進行審核、批準并簽署人員姓名和審批日期。4.4 文件的發(fā)放4.4.1 由辦公室負責人指定一名文件管理員，負責全公司文件的發(fā)放等管理工作。4

3、.4.2文件管理員對需要使用發(fā)布的文件按本程序4.6進行標識編號并加蓋相應標記印章，然后在“文件發(fā)放記錄”上填寫各欄目規(guī)定的內容，辦理發(fā)放手續(xù)4.4.3 對質量管理體系的運行具有關鍵作用的崗位，均能做到有關文件現(xiàn)行有效版本。4.4.4 因工作需要，對非本公司的部門或人員發(fā)放文件時，各種文件均應由管理者代表到相關部門按本程序4.4.2的規(guī)定辦理發(fā)放領取手續(xù)，并由專人負責必要的追回(非受控狀態(tài)的不予以追回)。4.5 文件的更改與換版文件需要更改與換版時，由提出文件更改部門的負責人或文件使用者填寫“文件更改、換版控制單”并由相關負責人審批。4.6 文件編號4.6.1 A（或B、C、D）”表示A、B、

4、C、D四層文件。4.6.2 A層文件 編號： A XX XX 文件發(fā)放冊數(shù)按發(fā)放順序排列 文件編號4.6.3 B層次文件 編號 B XXXX 同4.6.2 相應手冊條款號C層次文件 a）作業(yè)文件編號 C XXXXX 同4.6.2 同一條款多個文件按順序排列相應條款號 b）本公司其它文件 編號： C.管 XXXXX 同4.6.2 不同文件按順序排列 管理性文件 c) 外來文件 其一，有固定編號的產品標準，采用原編號，但應在原本上注明發(fā)放冊數(shù)（XX），按發(fā)放順序排列。 其二，其他外來文件按以下規(guī)則編號 編號： C.外 XXX XX 同一文件發(fā)放冊數(shù)按發(fā)放順序排列 外來文件 不同文件按順序排列4.6

5、.5 D層次文件（記錄） 編號： D XX XX不同記錄按順序排列 條款號4.7 文件作廢4.7.1 出現(xiàn)下列情況之一時，文件作廢： a) 經更改或換版被新的文件取代時；b) 針對專項活動而制定的文件使用結束時； c) 由于本公司的產品結構調整或質量管理體系改進而失去意義時。4.7.2 各部門使用的文件作廢時由文件管理員負責收回，填寫“文件和記錄作廢銷毀處理記錄”。4.7.3 對出于法律和（或）保留信息的需要而保存的作廢文件保留12份，加蓋“作廢”單標記，單獨存放。其它均采用適當方式進行銷毀，并在“文件和記錄銷毀處理申請（控制）記錄”上，注明處理銷毀方法、留存份數(shù)、銷毀日期,當利用紙張背面時，原文件應蓋“作廢”章。4.8 外來文件控制按本程序4.4發(fā)放，4.6編號，作廢文件按本程序4.7 執(zhí)行。4.9 文件的保管4.9.1 確保文件保持清晰,各種文字、軟盤等應留有備份，存放環(huán)境應防潮、防蟲蛀。4.9.2 已被確定為有效最新版本的受控文件，均應有控制清單，A、B級文件控制見質量手冊 “目錄 ”，C級文件見作業(yè)文件清單，D級文件見記錄控制清單及保存期限。 5 相