國有企業(yè)公文處理辦法模版

1、規(guī)章制度匯編（ 版）綜合管理部 ZH-06 公文處理辦法 2-06- *工程公司 公 文 處 理 辦 法 編號：ZH-06 批準(zhǔn)： 制訂部門： 綜合管理部 批準(zhǔn)年月： 年4月 總 則 根據(jù)國務(wù)院和上級部門有關(guān)公文處理的規(guī)定，為使公司本部公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合公司及本部的實際情況，特制訂本辦法。 公文處理工作是行政工作的重要組成部分，是提高管理水平和工作效率，傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，保護(hù)黨和國家機(jī)密的重要環(huán)節(jié)。中心任務(wù)是及時、準(zhǔn)確地處理來往公文，建立正確的行文關(guān)系，迅速安全地組織公文運(yùn)轉(zhuǎn)，加強(qiáng)信息傳遞，充分發(fā)揮公文的作用。 本辦法適用于公司本部有文件形成的部門、分公司。各

2、子公司參照執(zhí)行。 公文處理的任務(wù)與機(jī)構(gòu) 公文處理工作的具體任務(wù)有： 收文的登記、編號、擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦、組織傳閱和催辦工作； 發(fā)文（電）稿的格式及文字校對、復(fù)校（文件內(nèi)容多、專業(yè)性強(qiáng)時，由編制部門復(fù)校）和發(fā)文的用印、登記、封發(fā)（分發(fā)）工作； 2.1.3 會議、匯報的記錄和會議文件處理工作； 文書材料的移交、清理、歸檔、銷毀工作； 領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它文書工作。 公司綜合管理部是公文處理的歸口管理機(jī)構(gòu)，并指導(dǎo)、檢查各分公司、子公司的公文處理工作。凡是不符合國家和公司的有關(guān)規(guī)定，綜合管理部有權(quán)要求改正。 在綜合管理部設(shè)文書處理專職工作人員，該人員要按照機(jī)要人員條件選配，并保持相對穩(wěn)定。 公文格式和要

3、求 起草公文一律用公司本部統(tǒng)一印制的發(fā)文稿紙，凡不需要?dú)w檔保存的一般工作業(yè)務(wù)聯(lián)系，如一般會議通知、征詢意見和對便函（指非設(shè)計文件內(nèi)容）的復(fù)函，可用便函。 發(fā)文須寫明文件標(biāo)題，填明主送和抄送單位，擬寫主題詞，請示報告只能寫一個主送單位，不得多頭主送，不應(yīng)越級上報，密件還須特別注明。 一切文件均須寫明編號和落款年、月、日。 請示的公文，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行一文一事的制度。 發(fā)文最后定稿應(yīng)按職責(zé)權(quán)限送有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，發(fā)文日期以會議通過或公司領(lǐng)導(dǎo)親筆簽署的時間為準(zhǔn)。 發(fā)揮特殊作用的文件必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按特殊要求辦理。 起草、修改、會簽、審批、簽署文件應(yīng)使用黑色鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆、鉛筆和彩色筆。

4、 撰寫文件要講究質(zhì)量，要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策，要情況確實，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精煉，字跡清楚，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確。修改后比較亂的文稿要另附抄清稿一并送審。 制發(fā)文件應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，力求精簡，力戒文牘主義和粗制濫造，可發(fā)可不發(fā)的文件一律不發(fā)，可抄送可不抄送的文件一律不抄送，能通過會議、洽談、電話解決的問題，就不要行文。 公文處理程序 收文 4.1.1收文登記 凡收件人署名“*工程公司”、“機(jī)械工業(yè)第二設(shè)計研究院”的文件和材料，均由綜合管理部的文書人員拆封。如果寫明某人親收的，由收發(fā)人員送本人或綜合管理部或有關(guān)部門指定的人員拆封； 收機(jī)要件時，應(yīng)逐件對清封皮編碼和收發(fā)文單

5、位，發(fā)現(xiàn)原件有起封、破損或缺數(shù)現(xiàn)象，應(yīng)立即向?qū)Ψ讲樵?。機(jī)要文件登記需與普通文件分開登記，以確保文件的保密性。急件或特急件要注意檢查投遞時間有無延遲，并作好記錄，以便查對； 收到文件時，按來文機(jī)關(guān)分類登記在計算機(jī)中，登記時應(yīng)將收文日期、來文機(jī)關(guān)、來文號、收文號、文件標(biāo)題等逐項填明，以便查對。登記好的呈批文件應(yīng)附上文件傳閱單或文件資料傳閱單； 為了確保文件管理的安全性、有效性，文書專員應(yīng)做好備份工作；每周打印一份紙質(zhì)表格，以便于查找。 4.1.2 擬辦、呈批 公司本部行政、黨委、生產(chǎn)系統(tǒng)文件統(tǒng)一由綜合管理部歸口管理，綜合管理部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)擬辦； 凡與公司無關(guān)或關(guān)系不大或具體行政事務(wù)性的一般性來文和函

6、件由綜合管理部或有關(guān)部門直接閱處； 其它文件根據(jù)其內(nèi)容由綜合管理部或有關(guān)部門分送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批： 有關(guān)上級方針政策性文件和涉及公司生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)計、科研、技術(shù)儲備、安全、后勤、信息、財務(wù)、行政等重大問題需認(rèn)真研究貫徹落實的文件，送有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，批示應(yīng)明確一個主辦部門或人員。傳閱中形成的與已閱過文件的領(lǐng)導(dǎo)或人員有關(guān)的內(nèi)容須復(fù)送。主管或分管領(lǐng)導(dǎo)全部出差不在公司時，送公司有關(guān)的職能部門領(lǐng)導(dǎo)代為閱批。綜合管理部根據(jù)批示意見，送有關(guān)部門閱處； 其它一般性業(yè)務(wù)往來的文件、函件等分別送歸口職能部門。職能部門簽收后進(jìn)行登記、閱文處理、催辦，最后負(fù)責(zé)歸檔。 4.1.3 閱處、承辦 1）閱處 各職能部門必須有專人

7、負(fù)責(zé)文件的簽收、登記、催辦，統(tǒng)一送綜合管理部歸檔； 各職能部門必須由部門負(fù)責(zé)人閱示文件，并負(fù)責(zé)落實、檢查文件執(zhí)行情況。 2）承辦 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，綜合管理部應(yīng)根據(jù)批示辦理，急件或須職能部門承辦的工作量較大的文件，在主管領(lǐng)導(dǎo)閱批后，可先送承辦部門速閱或由綜合管理部復(fù)印一份先交承辦部門，然后再按文件傳遞程序遞送，以免貽誤承辦時間。需要復(fù)印的文件，應(yīng)迅速復(fù)制，密級文件及注明不準(zhǔn)翻印的文件一般不得復(fù)印，必須復(fù)印的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 承辦部門和承辦人員接到交辦文件后： 應(yīng)及時辦理，不得延誤，推諉。緊急公文應(yīng)即收即辦；一般公文處理原則上不得超過五個工作日；如領(lǐng)導(dǎo)未傳閱完畢的非密級文件，承辦部門應(yīng)先

8、復(fù)印，并在原文件的傳閱單上注明后，及時歸還綜合管理部繼續(xù)傳閱。如果不屬于自己承辦范圍或在來文要求時間內(nèi)確實無法完成的，應(yīng)立即送交綜合管理部或交辦的領(lǐng)導(dǎo)，并說明理由。 認(rèn)真研究交辦文件的內(nèi)容和批辦意見，有領(lǐng)導(dǎo)批示的按批示辦理。直接閱處的，可遵循有關(guān)的方針、政策、規(guī)定處理或按慣例，酌情處理。 文件承辦工作要有條不紊，分輕重緩急，分清已辦、待辦，及時處理，避免積壓文件，貽誤工作。 文件的承辦情況應(yīng)由承辦人負(fù)責(zé)簽注，注明承辦時間、地點(diǎn)和承辦結(jié)果，并由承辦人簽字，承辦中形成的材料應(yīng)隨文件歸檔。 承辦部門或承辦人需要留存文件中的附件時，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并在文件處理單上加以說明，承辦完后一并歸檔。 承辦

9、中形成的與已閱過文件的領(lǐng)導(dǎo)或人員有關(guān)的內(nèi)容須復(fù)送。 4.1.4 催辦 催辦是文書處理工作中一個重要環(huán)節(jié)，應(yīng)高度重視和執(zhí)行； 對內(nèi)催辦，由綜合管理部或有關(guān)部門或交辦的領(lǐng)導(dǎo)催辦； 對外催辦，由承辦人負(fù)責(zé)催辦； 綜合管理部或有關(guān)部門的承辦人可利用行文登記簿將需要催辦的文件注明承辦時限，已辦完的文件應(yīng)及時結(jié)案。承辦人應(yīng)經(jīng)常檢查登記簿，做到定時檢查催辦，使件件有著落，事事有結(jié)案，防止漏辦和延誤。 4.1.5 歸檔 各承辦部門文件處理完畢后，應(yīng)及時將文件歸還綜合管理部，傳閱登記完畢后，文書專員將文件歸檔。 發(fā)文 4.2.1 發(fā)文的擬稿、核稿與簽發(fā) 嚴(yán)格執(zhí)行中央關(guān)于“文件只發(fā)組織，不發(fā)個人”的原則； 草擬公

10、文要符合國家方針、政策、法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定，文稿觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精煉，書寫要工整，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，篇幅力求簡短，人名、地名、數(shù)字、引文要正確，并注明主（抄）送單位、標(biāo)題、發(fā)文時間。有附件的尚須寫明附件名稱； 以公司名義的發(fā)文，主辦部門應(yīng)認(rèn)真研究，按照有關(guān)規(guī)定擬寫文稿，由部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報主管或分管的公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（其中報送國機(jī)集團(tuán)的重要文件需經(jīng)董事長簽發(fā)）。如涉及其它部門，主辦部門應(yīng)請有關(guān)部門會簽； 報送工作文件的部門應(yīng)盡量做到一事一報；一個部門能解決的事，只報一個歸口部門，確實需要兩個以上部門會簽的，應(yīng)明確一個主報部門。會簽部門有兩個以上時，實行首問負(fù)責(zé)制，由收到文

11、件的主報部門負(fù)責(zé)文件在各部門間的周轉(zhuǎn)會簽。會簽部門必須提高工作效率，每個會簽部門在收到文件后必須在一個工作日內(nèi)完成會簽，在規(guī)定工作日內(nèi)沒有完成會簽的視為同意上報文件的內(nèi)容。比較緊急的事項，必須有多個部門會簽的，上報部門可以分頭同時報多個部門會簽。會簽完畢后由主辦部門匯總、修改取得一致意見后，方能報公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)； 文件經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審查簽發(fā)即為定稿。簽發(fā)人是代表公司對有關(guān)文件負(fù)責(zé)的，因此簽發(fā)是形成文件的一個關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，必須符合職權(quán),只有在自己的職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)文件，才有權(quán)簽發(fā)。文件經(jīng)簽署，方能生效； 各級人員簽署文件，應(yīng)在文稿的規(guī)定欄內(nèi)簽署全名，并注明簽署日期； 文件的印發(fā)份數(shù)、分發(fā)范圍，由承辦人

12、提出意見，核稿人審核，簽發(fā)人批準(zhǔn)。 4.2.2 發(fā)文手續(xù) 以公司名義的發(fā)文統(tǒng)一由綜合管理部負(fù)責(zé)編號、登記、審核、打印、校對（文書專員初校，綜合管理部負(fù)責(zé)人或編制部門復(fù)校）、印刷、用印、封發(fā)（隨文發(fā)送的附件由擬稿部門備齊交綜合管理部或有關(guān)部門一起封發(fā)）； 發(fā)文登記應(yīng)包括發(fā)文字號、日期、標(biāo)題、發(fā)送單位、份數(shù)、主題詞等。發(fā)文字號應(yīng)力求簡明，能反映文件性質(zhì)、主辦單位，以便查找； 發(fā)文裝封時，應(yīng)根據(jù)擬定的發(fā)送范圍進(jìn)行核對。以公司名義發(fā)往外單位和公司內(nèi)各部門的文件，均由綜合管理部負(fù)責(zé)寄發(fā)和分發(fā)，密件應(yīng)通過機(jī)要通信部門發(fā)送； 部門擬發(fā)便函，其編號、簽發(fā)、文印、校對、封發(fā)均由各部門自行辦理。 保管 文件要指定

13、專人妥善保管，不能帶回家和帶到公共場所，嚴(yán)防丟失。不得將文件放置在無專人管理和無嚴(yán)密加鎖的箱柜內(nèi)，密級文件要盡量縮小接觸范圍，發(fā)現(xiàn)丟失文件，要及時報告，并會同有關(guān)部門認(rèn)真追查，引起嚴(yán)重后果的將給予相應(yīng)處分。 公司領(lǐng)導(dǎo)和工作人員外出開會、檢查工作等所帶回來的文件材料，應(yīng)交綜合管理部按公文管理有關(guān)規(guī)定處理。如需借用，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，用畢及時歸還。 文件的清理、移交和銷毀 清理 文件一般六個月清理一次。 凡上級規(guī)定收退的文件，必須按時如數(shù)清退。 移交 機(jī)構(gòu)撤消或合并時，原機(jī)構(gòu)的文書材料，按規(guī)定整理后移交檔案室或按各部門職責(zé)范圍將文件分類，填寫移交清單，移交有關(guān)部門。 文書處理人員調(diào)動工作時，必須徹底清理所保管的文件，并詳細(xì)開列目錄，或者按文件的原有登記簿