會議管理（第三版）第三章會前準備工作

會議管理（第三版）目錄CONTENT010302第1章會議概述第2章會議策劃第3章會前準備工作04第4章會間服務工作050706第5章會后工作與管理第6章會議主持人的管理技巧第7章會議文書處理0809第8章企事業(yè)單位常見會議第9章商務活動1011第10章開放參觀與商務旅行第11章商務會議與會展第3章CHAPTERTHREE會前準備工作【學習目標】在學習完本章之后，你應該能夠：了解會前準備工作的內容及重要性；明確會務工作的流程及操作方法；熟知會議議程、日程、會議通知等會議文件的內容要求、制定要求、發(fā)送要求；掌握會場選擇、會場布置的方法及技巧。請柬發(fā)出之后某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，并在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領導很積極，提前就來到了禮堂開會，可到后一看，會場布置不像是開表彰會的樣子，于是詢問禮堂負責人，才知道原來今天上午禮堂開的是另一個報告會，而某機關原定的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志因此感到莫名其妙，改換了地點為什么也不重新發(fā)通知？大家一氣之下，都回家去了。事后會議主辦機關的領導才解釋說，由于秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為場地不會有問題，便把會議地點寫在請柬上了。等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。此事后來盡管有關領導登門道歉，但造成的不良影響還是沒有消除。這一案例表明：“凡事預則立，不預則廢。”這句古語明確地表達出凡事應做好準備的重要性?！疽奎c擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會議的召開需要做好充分的準備，這關系到會議是否能順利舉行、是否能達到預期目的、是否能取得滿意的效果。為此，我們在會前應該做好確定會議時間地點、制訂會議計劃、準備會議資料、擬寫和發(fā)送通知、預算和申請會議經(jīng)費等準備工作。商定會議時間、地點3.1點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本商定會議時間、地點3.13.1.1商定會議時間1）會議時間選擇在恰當?shù)臅r間集會，安排長短適宜的會議時間，不僅可以體現(xiàn)出一個組織的會議意圖，而且能夠提高整個會議的效率。因此，會議召開時間的選擇、開會時間的長短是會議策劃必須考慮的重要因素。會議召開時間的選擇，需要考慮以下幾方面：(1)必須考慮是否適合會議組織人員完成全部準備工作。(2)要考慮是否方便與會人員（尤其是會議的核心人物）參加出席。(3)要考慮會議召開期間的自然因素。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本商定會議時間、地點3.13.1.1商定會議時間2）會期（1）會期的含義。會期是指整個會議所需的時間的長短，主要根據(jù)會議議程的多少而定，分半天、一天、三天、五天不等?！皶谶m中”是指會期安排能夠滿足完成所有議程的要求，不拖沓也不緊張；其次還指每次集會應有時間限制，最佳的時間范圍是在2個小時內，若超過這個時限，則應安排會間休息。（2）確定會期的長短要考慮以下要素：①議題的多少。②議程的簡繁。③松緊要適度。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本商定會議時間、地點3.13.1.2考察、選定會議地點1）考察和選擇會場的作用考察會議地點的各方面條件，這對整個會議組織起著極為關鍵的作用。好的會場能營造出恰當?shù)姆諊?，有利于推進會議進程，從而幫助實現(xiàn)會議效果；反之，則可能阻礙會議的進程，給會議的組織者帶來許多意想不到的麻煩，也給與會者造成諸多的不便或不適。因此選擇會場時，我們要認真仔細對會議地點進行逐項考察，然后再綜合考慮決定會議最終的舉辦地點。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本商定會議時間、地點3.13.1.2考察、選定會議地點2）考察會場會場考察時，應具體考察的項目主要包括以下幾項：考察會場大小是否適中考察會場規(guī)格是否合適考察會場環(huán)境考察會場交通條件1234點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本1）會議計劃的作用預先制訂會議計劃，可以保障整個會議有章可循，能按計劃循序漸進，目的明確并一步一步地進行，有利于一個一個地解決問題。2）會議計劃的內容會議計劃主要包括：會議名稱、會議議題、會議日程、議程、程序。制訂會議計劃3.2點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本準備會議資料3.31）準備會議資料的作用通常，會議資料可以提前準備好，然后在會前擺放在每個與會者的座位上，與會者依次就座后即可讀取材料；也可以包裝成袋，在會場入口處由工作人員統(tǒng)一逐個發(fā)放到每位與會者手中。這些做法，都可以避免資料漏領或重復領取的現(xiàn)象發(fā)生，有利于節(jié)約會議經(jīng)費支出，也便于會議管理。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2）會議資料的內容需要準備的會議資料主要包括以下五類：準備會議資料3.3（1）開幕詞（閉幕詞）（4）議程表、日程表、程序表（3）工作報告（2）講話稿（5）與會人員通訊錄點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本1）擬寫會議通知發(fā)送會議通知的主要目的是為了讓與會人員能清楚會議內容及安排，能在到會前做好充分準備（包括公、私兩方面準備）。所以會議通知的擬寫，既要求內容清楚完備，又要求文字簡明扼要。（1）會議通知的基本內容。其具體包括：被通知者、會議名稱、會議日期和時間、會議地點、出席對象或議事日程、通知者或授權者、注意事項、企業(yè)名稱、通知日期。其具體擬寫格式、要求等內容可參考例文及本書第7章會議文書處理。擬寫和發(fā)送會議通知3.4點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（2）會議通知的形式。常見的會議通知有以下五種形式：擬寫和發(fā)送會議通知3.40204010305一是文件式會議通知，常被作為召集大型、重要會議或活動的通知使用。二是備忘錄式會議通知，常被單位或部門作為召開事務性會議、例行性會議的通知來使用。三是簽字儀式等儀式類活動。四是海報式會議通知，即采用公開張貼、廣而告之的通知方式，常被一些學會、團體和組織使用，作為自由參加的會議或活動的通知。五是公告式會議通知，常在一些股份制公司召開股東大會時使用，通知往往會刊登在相關報刊或網(wǎng)站上。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2）會議通知的發(fā)送方式會議通知一般采用書面形式，以郵寄方式送達，臨時的或緊急的會議則較多采用電話通知。隨著現(xiàn)代社會辦公自動化的普及，越來越多的單位和部門逐漸采用電子郵件、傳真等形式發(fā)送會議通知。正式會議的通知，應在會前一周至兩周時間內發(fā)出為宜，以便與會人員有充分的時間安排好手頭工作并做好與會的各項準備。有時，一些小型的或臨時性的會議無法提前發(fā)送通知，則往往采用專人口頭通知或專門電話通知的形式，與會者基本要隨叫隨到。通知附上回執(zhí)，其好處是便于確認具體到會的人數(shù)，以便于安排落實諸如接站、食宿、交通工具等方面的會務接待工作。擬寫和發(fā)送會議通知3.4點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本編制會議經(jīng)費預算，其實就是對會議收入和會議支出作理性的預測，也就是估算會議未來的收入額，并將這些收入合理分配到各項會議活動的開支中去。會議的經(jīng)費預算包括會議支出預算和會議收入預算兩大部分，預算方案須經(jīng)領導機構審核，報請財政主管部門批準方可算通過。預算和申請會議經(jīng)費3.5點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本1）預算會議經(jīng)費開支：會議經(jīng)費支出一般要把下列各項目考慮進去（計算方法可參考前面“會議成本計算”的內容）：①會議費：包括場地租金、設備租金、茶水飲料費等。②資料費：包括購買會議辦公文具和印制資料等費用。③食宿費：包括會議期間與會人員的餐飲費用和住宿費用（此項一般為與會者自費，但需會務組統(tǒng)籌組織）。④交通運輸費：包括會議期間多次接、送與會代表所使用的租車費、油費、停車費、過橋費、司機勞務費等多項費用。⑤宣傳聯(lián)絡費：用于會議宣傳、新聞發(fā)布、聯(lián)絡通信等方面的費用。⑥其他雜費：諸如安排會議合照、會間活動、雇用會場翻譯、會場保安、禮儀小姐、購買大會禮品贈品等所需的費用。預算和申請會議經(jīng)費3.5點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2）預算會議經(jīng)費收入會議經(jīng)費的來源主要包括以下幾個渠道：預算和申請會議經(jīng)費3.5010203會議主辦單位或主管領導部門撥發(fā)的會議?？睿簯T例的做法是會議?？顚Ｅ?、專款專用。與會者提交的會務費。商業(yè)贊助或捐贈。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本1）會場布置的作用會場布置是一項有明確意圖的會務工作，其根本目的在于創(chuàng)設與會議主題、性質相適應的會場氛圍，從而有利于會議目標的實現(xiàn)。會場布置的重要作用可以概括為以下四點：①充分利用場地，在會場面積有限的情況下合理安排座位格局，最大限度地利用會場。②提供完備的會議設施，確保實現(xiàn)會議的各項需要。③安排好座位、座次、導引、保衛(wèi)等，充分體現(xiàn)出會議的嚴肅性和有序性。④可以運用座位格局和會場裝飾的特殊效果，營造適當?shù)臅h氣氛，幫助實現(xiàn)會議效果。會場布置3.6點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2）會場設計的不同原則及形式不同性質的會議，要求有不同的會場設計形式，我們在設計會場時應該注意：會場色調要協(xié)調，與會議的類型和主題相適應；會場的座位排列要合理，與參加人員的基本情況相適應。通用的原則概括如下：①黨的代表會議要求樸素大方；②人民代表大會要求莊嚴隆重；③慶祝大會、表彰大會要求喜慶熱烈；④追悼會要求莊重肅穆；⑤座談會要求和諧融洽；⑥紀念性會議要求隆重典雅；⑦日常工作會議要求簡單實用等。會場布置3.6點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本一些簡單實用的日常工作會議會場的設計圖片如圖3-4、圖3-5、圖3-6所示。會場布置3.6點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會場布置3.63）會場布置的方式會場布置的主要方式有（如圖3-7所示）：①相對式：弦月式、禮堂式；②全圍式：圓桌式、橢圓式、方形中空式、多邊形式等；③半圍式：T字形、方拱形兩種；④分散式：將會場分成若干個中心，每個中心設一個圓桌。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本會場布置3.6點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本4）營造會場氣氛的技巧會場布置3.6（1）懸掛會標（2）懸掛會徽（3）安插旗幟（4）張貼標語（5）擺放花卉（6）調設燈光（7）調節(jié)音響點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本5）主席臺的布置會議主席臺是領導人就座之處，也是與會者矚目的焦點，一定要根據(jù)會議的主題精心布置。大型會議的會場大多設主席臺，和與會人員成面對面的形式。主席臺一般設在舞臺上。中型會議的主席臺，設在舞臺上下均可，如設在舞臺下，要離與會者近一點，并且稍微墊高一點。小型會議一般不設主席臺。主席臺前幕，可在上方懸掛會標；主席臺后幕可懸掛會徽；主席臺中央設座位并排座次；主席臺下或周圍可適當擺放綠色植物或鮮花作裝飾。主席臺的布置應注意以下幾個方面：會場布置3.6↓點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（1）主席臺上與會者的座位座次的安排（如圖3-8、圖3-9所示）。為保證會議和活動能夠有條不紊地進行，主席臺上排列座次是必不可少的。大型會議尤其強調依靠排列座次來保證開會的秩序。主席臺座次的安排，實際上是按照參加會議的領導人的職務大小來安排落實的，這既是一項技術性工作，又是一個嚴肅的政治問題，秘書人員必須極其認真地對待。要做好這項工作，會務組織人員首先要確定主席臺就座領導的名單，然后嚴格按照名單人員的職務安排各人的座位和座次。會場布置3.6點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本國內會議主席臺座次安排的通常做法是：身份最高的領導人（有時是最有聲望的來賓）就座前排正中央位置，其他領導人則按先左后右（以主席臺的朝向為基準）、一左一右的順序逐一安排座位，即名單上第二位領導人坐在第一位領導人（居中）的左側，第三位領導人則坐在右側，以此類推，具體如圖3-10所示。會場布置3.6點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（2）代表席的安排方法。代表席的座位（面對主席臺來說），有前后和左中右之分，要合理安排。可將與會的代表名單按姓氏筆畫排列后再排座，也可按不同領域的代表團名稱來安排大塊座位區(qū)域，還可以按與會代表所屬的地區(qū)來安排就座區(qū)域，或者直接按人名擺放座簽落實各人座位。總之，代表席的座位安排方法可靈活多樣，組織者應根據(jù)會議的實際情況來正確選擇安排座位的方法，使每一位與會者都能較快地找到自己的座位，把會開好。會場布置3.6點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本（2）代表席的安排方法。需要提醒的是，凡已固定的座位和座次，應在出席證和簽到證上注明座號，并在會議桌上擺置座簽，同時還應印制“座次表”發(fā)給與會人員（如圖3-11所