X物流公司車輛成本報銷管理規(guī)定

1、x物流公司車輛成本報銷管理規(guī)定一、目的為了加強控制全公司車輛成本費用，提升公司車輛成本報銷的規(guī)范化、透明度，從而達到控制全公司的車輛成本的目的，特制定此規(guī)定。二、范圍全公司各部門。三、適用文件此文件為二級文件，無適用文件。四、內(nèi)容 成本控制處對外租車、外包車、自有短途車輛在營運過程中產(chǎn)生的費用報銷及審批時效做出相關(guān)規(guī)范，各部門按此規(guī)定嚴格執(zhí)行。（一）外租車報銷相關(guān)規(guī)范1、嚴格執(zhí)行外租車標準運營管理中心城際運力管理部定期對各區(qū)域及部門外租車標準進行更新，各營業(yè)部門需嚴格按照外租車標準與外租車司機進行結(jié)算，各區(qū)域經(jīng)理需嚴格審核每筆費用的真實性及合理性（包括車輛價格、多票整合成本、租車情況是否屬實、

2、合理等）。如果由于市場價格的變動，部門經(jīng)理需流程申請說明調(diào)整的原因，經(jīng)事業(yè)部、車隊負責(zé)人核實各事業(yè)部財務(wù)審批各事業(yè)總經(jīng)理審批財務(wù)管理中心預(yù)算控制部及運營管理中心城際運力管理部審批，各事業(yè)部財務(wù)進行備案才給予調(diào)整，否則一律不給予調(diào)整 。2、外租車產(chǎn)生程序外租車程序:部門有用車需求先在cis中調(diào)車申請車隊審批同意外租車 部門外租車 在nis系統(tǒng)中根據(jù)外租車相關(guān)信息錄入用車成本 打印配車清單 部門經(jīng)理、部門會計或者兼職收銀員簽字審核會計審核（系統(tǒng)同步生成oa流程） 在nis應(yīng)付管理界面審核并付款憑 配車清單、付款證明和資金交賬表交賬報銷。3、外租車審批流程及時效要求（1）部門會計或者兼職收銀員在審核

3、外租車成本前必須保證各項外租車成本錄入正確（包括車牌號、司機、電話、噸位、車輛用途、車輛類型及金額）及流程提交的及時性。 （2）各項流程審批人需對流程把關(guān),各個崗位應(yīng)從不同的角度對費用的產(chǎn)生進行說明，各流程審批人員嚴格按照外租車的標準執(zhí)行，如外租車流程審批金額與實際報銷金額有差異時（外租車超過標準的不在此范圍），需要登記相關(guān)資料（詳見樣表附件1)，月底匯整統(tǒng)一發(fā)給各區(qū)域核算專員調(diào)整核算賬務(wù)。（3）當(dāng)天產(chǎn)生的外租車成本，最遲在第二天12點前錄入系統(tǒng)，部門會計或者兼職收銀員需要在下午16：00點前申請流程，節(jié)假日順延，跨月費用需在次月3號前申請完畢。各流程審批人應(yīng)及時審批流程，原則上是不超過24小

4、時（節(jié)假日順延）。4、外租車報銷單據(jù)及要求（1）配車清單：每次用車記錄清單。配車清單在財務(wù)系統(tǒng)用車管理車輛配載后打印出來，清單上需要司機、出納或者收銀員、部門會計、部門經(jīng)理簽字確認（如部門會計、出納、兼職收銀員為同一人時，只需在部門會計處簽字）。（2）付款證明：在nis財務(wù)管理-用車費用管理-車輛成本審核-打印付款證明。 （3）資金交賬表：在nis財務(wù)管理-部門業(yè)務(wù)日報表-資金交賬表-打印。 （4）外租車報銷必須及時，當(dāng)月費用必須當(dāng)月報銷、清算，跨月無特殊事由不予以報銷。（5）外租車報銷的范圍僅限于公司規(guī)定的用于貨物運輸中產(chǎn)生的費用，如果用外租車去談客戶、收款等與貨物運輸無關(guān)的事項，一律不能走

5、外租車報銷。（二）外包車報銷相關(guān)規(guī)范1、外包車報銷流程全公司所有外包車輛實行統(tǒng)一流程報銷原則，所有與合同外包車輛有關(guān)的各項費用，如路橋費、交通罰款、油費、租金、司機提成等，必須走oa“成本類外包車費用報銷”，且須自動生成流程報銷。2、外包車輛費用報銷項目及時效性要求（1）路橋費報銷：部門使用外包車輛在當(dāng)日產(chǎn)生的路橋費, 需要先登陸cis車輛信息管理系統(tǒng)-外包車管理錄入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動生成流程，待流程流完后會在nis系統(tǒng)-資金管理-應(yīng)付管理模塊生成應(yīng)付單-部門付款后，憑流程、附件和發(fā)票報銷，當(dāng)日產(chǎn)生的路橋費部門會計或兼職收銀員必須在次日進行報銷。（2）租金、油費、司機提成：部門外包車輛每月產(chǎn)生的租

6、金、油費補助以及部門外包車司機因簽單超出當(dāng)月指標享有提成獎勵，部門會計或兼職收銀員必須在次月10號前全部完成報銷。這三個可以統(tǒng)一生成一個流程報銷。（3）各部門在報銷各項費用前，必須先登陸cis車輛信息管理系統(tǒng)外包車管理，錄入外包車輛相關(guān)數(shù)據(jù)信息后，再進行費用報銷申請。（三）自有短途車輛成本報銷相關(guān)規(guī)定（不含商務(wù)車） 1、自有短途車輛成本報銷流程自有短途車輛產(chǎn)生的各項費用，必須走“成本類自有短途車輛成本報銷”。2、自有車報銷相關(guān)規(guī)定及時效要求（1）維修費報銷：自有短途車輛產(chǎn)生的維修費用，原則上都必須在第二天進行報銷，如果維修費是月結(jié)情況，請在次月10號前進行報銷，特殊情況可以延遲，但需要與各事業(yè)

7、部財務(wù)管控專員溝通進行備案，報銷表單見附錄1。（2）油料費報銷：油料費報銷時需要先登陸cis車輛信息管理系統(tǒng)，進入日常數(shù)據(jù)油費管理加油登記，信息錄入完成之后，從cis系統(tǒng)直接導(dǎo)出數(shù)據(jù)進行報銷。自有車配置在部門。如果已辦理油卡的部門，每個月每張油卡原則上充值不超過3000元，每次加油時都必須把發(fā)票拿回來，會計/兼職收銀員在接到加油票當(dāng)天進行錄入并報銷，最遲第二天進行報銷；油料費集中在車隊報銷。最遲在一周內(nèi)進行報銷，如果油料費是月結(jié)的情況，請在次月10號前進行報銷，但必須對車輛每天加油的發(fā)票進行及時錄入；現(xiàn)金加油的情況。一般情況下車輛必須辦理油卡，如果特殊情況需要現(xiàn)金加油，金額最多不超過300元，

8、報銷表單見附錄1。（3）路橋費報銷。自有短途車輛產(chǎn)生的路橋費（指高速費、低速費、停車費等）報銷分兩種情況：路橋費在部門報銷。在部門報銷的路橋費需要在nis系統(tǒng)車輛配載里面進行錄入并自動生成流程，系統(tǒng)會同步在“資金管理”-“應(yīng)付管理”生成應(yīng)付單，部門完成“付款”操作，憑流程附件、發(fā)票和資金交賬表報銷。路橋費在各車隊報銷。在車隊報銷的路橋費各車隊統(tǒng)計員需要先登陸cis車輛信息管理系統(tǒng)，進入日常數(shù)據(jù)簽單管理調(diào)車簽單，信息錄入完之后再由會計走流程報銷。華南車隊路橋費必須在三天內(nèi)進行報銷，省外車隊至少一個星期報銷一次。報銷表單見附件錄1。（4）證件費報銷：自有短途車輛產(chǎn)生的證件費用（指年審、季審、車船稅

9、、通行證等），都必須在取得發(fā)票三天內(nèi)進行報銷，當(dāng)月費用必須當(dāng)月報銷、清算，跨月無特殊事由不予以報銷。報銷表單見附錄1（5）車輛投保/續(xù)保報銷：公司自有車產(chǎn)生的保險費須在oa“成本類車輛投保/續(xù)?！边M行起草流程報銷，必須在取得發(fā)票一個星期內(nèi)進行報銷，特殊情況可以延遲，但需要與各事業(yè)部財務(wù)管控專員溝通進行備案，報銷表單見附錄1。（6）其他車輛成本：是指營業(yè)部門、操作部門、車隊發(fā)生的除油料費、路橋費、修理費、車輛證件費、部門外租車、部門外包車、折舊以外的其他車輛成本（例如：洗車費、拖車費等）。（四）自有短途車輛罰款報銷的相關(guān)規(guī)定（1）各部門產(chǎn)生的交通罰款要及時向各部門所在區(qū)域車隊備案。各部門所屬包車

10、和部門干線車，在執(zhí)行送貨，接貨工作中發(fā)生交通違章而導(dǎo)致交通部門罰款的，當(dāng)班司機必須及時向部門和區(qū)域車隊匯報并備案，由車隊及時通過上網(wǎng)查詢是否被處罰，并結(jié)合部門實際情況查清事由，劃分責(zé)任。車隊必須及時對違章情況進行了解和處理，搜集相關(guān)票據(jù)存根。（2）經(jīng)辦人交納交通罰款當(dāng)日必須提供相應(yīng)票據(jù)，經(jīng)部門會計/收銀員進行審核，部門經(jīng)理進行監(jiān)督，必須一星期內(nèi)起草流程，在起草流程時需把罰款書掃描件及對應(yīng)的發(fā)票以附件的形式添加在流程后面。如逾期報銷將由相關(guān)責(zé)任人自行承擔(dān)，報銷表單請見附錄1。五、獎懲依據(jù)（一）部門報銷外租車費用時，如報銷費用超出部門所提交外租車費用標準的，超出那部分，給予責(zé)任劃分，全部由獎金承擔(dān)。各事業(yè)部財務(wù)對超出標準的部分在三天之內(nèi)做出分析，并發(fā)給各事業(yè)部、車隊、財務(wù)管理中心預(yù)算控制部成本控制處負責(zé)人。（二）如果部門外租車標準一個月內(nèi)連續(xù)出現(xiàn)3次超標的，部門經(jīng)理將按照獎勵與處罰管理規(guī)定3.3.1.f停崗2天，華南事業(yè)部到運營管理中心進行培訓(xùn)，省外各事業(yè)部/大區(qū)到各個事業(yè)部/大區(qū)車隊進行培訓(xùn)，停崗期間無薪，費用自理。（三）對于延誤提交流程、延誤審批流程、未及時更新外租車標準，將按照獎勵與處罰管理規(guī)定相關(guān)規(guī)定處理。（四）如果部門虛報費用的，對相關(guān)責(zé)任人按財務(wù)六條禁令相關(guān)規(guī)定處理。六、權(quán)限（一）起草部門：預(yù)算控制部（二）審核部門：iso管理部、財務(wù)管理中心（