OA辦公系統(tǒng)項目建議書

OA辦公系統(tǒng)項目建議書一、OA辦公自動化系統(tǒng)項目的啟動思路現(xiàn)有的手工管理體系已經(jīng)不能滿足目前的管理需求。以全面提升運營速度、管理質(zhì)量、快速反應(yīng)能力和降低運營成本為目標(biāo)，建議采用現(xiàn)代的管理工具，以提高管理效率，降低管理成本，促進(jìn)內(nèi)部企業(yè)文化、知識的積累，為公司長遠(yuǎn)的業(yè)務(wù)發(fā)展贏得有利時間。辦公自動化（簡稱OA）實現(xiàn)后，可將各類審批、各種通知、報表、工作任務(wù)的安排及完成情況匯報等在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)，不但能節(jié)約數(shù)目可觀的辦公費用，更為重要的是能為領(lǐng)導(dǎo)提供隨時隨地的辦公條件，各種信息的掌握和各種工作指令的發(fā)布及接受不再受到地域的限制，將大大提高工作效率。OA結(jié)果給公司領(lǐng)導(dǎo)參考審批。二、OA系統(tǒng)項目建設(shè)的總體目標(biāo)1、充分利用先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一個覆蓋公司辦公場所及所屬分升日常辦公效率。2OA實現(xiàn)辦公自動化。3、OA系統(tǒng)通過內(nèi)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)方式訪問，為各辦事處及異地辦公用戶提供遠(yuǎn)程辦公支持。4、OA系統(tǒng)支持大并發(fā)用戶同時在線使用，為以后擴(kuò)展提供基礎(chǔ)。三、OA系統(tǒng)項目應(yīng)用價值OA系統(tǒng)應(yīng)用價值具體體現(xiàn)在下面幾個方面：（一）整合單位資源1、通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將單位的資源（如人、物、知識、經(jīng)驗、制度、文件等）集成在一個平臺上進(jìn)行管理使用。2、有效積累優(yōu)秀員工的知識、技能、經(jīng)驗、心得并向所有員工開放，使員工互相學(xué)習(xí)，快速提高業(yè)務(wù)水平，達(dá)到事半功倍的效果。3、將行政各種辦公用品等資源進(jìn)行分類管理，更加方便、可靠、透明，發(fā)揮他們最大的功效。4、建立正規(guī)、科學(xué)、開放的制度和文化，保持旺盛的生命力，保障內(nèi)部的健康持續(xù)發(fā)展。（二）加快了信息流通1、下達(dá)的文件、通知、任務(wù)可以在幾秒鐘內(nèi)同時傳達(dá)到相關(guān)人員，無任何中間環(huán)節(jié)。2、員工的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層，便于及時發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)過程和發(fā)現(xiàn)人才。3、所有員工都可以在第一時間知道單位的最新動態(tài)和政策，更加關(guān)注單位發(fā)展。4、下屬可以在第一時間將工作進(jìn)度和市場信息反映給上級領(lǐng)導(dǎo)，以快制勝。5、員工們能在OA平臺上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團(tuán)隊關(guān)系和單位文化。（三）規(guī)范辦公流程1、建立起一個緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機(jī)制，讓單位內(nèi)部充滿活力，促進(jìn)持續(xù)發(fā)展。2、使員工責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。3、辦公流程變得規(guī)范、有序，效率大大提高，執(zhí)行力大大提高。4、徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應(yīng)。5策。6險。7、通過網(wǎng)絡(luò)而不是麻煩的電話來詢問項目進(jìn)度，從而節(jié)省大量時間、精力和電話費。8、領(lǐng)導(dǎo)層可以及時關(guān)注下屬的工作動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題，不會因為疏漏而丟掉重要的工作。9、員工們每天都記錄下當(dāng)天的工作內(nèi)容和心得，領(lǐng)導(dǎo)層可以直接查看、指導(dǎo)。10、單位可以免去比如諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾，節(jié)約紙張、人力等辦公成本，將資源和精力、時間用于核心業(yè)務(wù)。11、員工與員工、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間可以方便、直接、充分的進(jìn)行交流，通過正確的手段而不是憑個人交際能力來溝通。（四）提高辦事效率3/101、有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。2、信息流通速度成倍提高，帶來員工反應(yīng)速度的成倍提高。3、領(lǐng)導(dǎo)層能夠方便的隨時查看分配過的任務(wù)數(shù)量、領(lǐng)取人及其進(jìn)度情況，跟蹤監(jiān)督以提高執(zhí)行效率和力度。4、員工能夠清晰的查看到自己當(dāng)前領(lǐng)取的各項任務(wù)狀態(tài)以合理安排時間。5、員工之間可以快捷的在線發(fā)送文件、通知和留言，不必打電話甚至親自到處找人，時時溝通，節(jié)省時間，提高效率。6、消除打印、復(fù)印、分發(fā)等諸多中間環(huán)節(jié)，溝通點對點，傳遞一指通。7、隨時隨地都能夠在網(wǎng)上快捷的查看各種資料，調(diào)閱并打印出來，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費掉的大量時間。OA度；對員工而言，降低工作內(nèi)耗，提高工作效率。OA最終實現(xiàn)市場競爭力全面提升的目標(biāo)。四、OA系統(tǒng)項目實施運行及規(guī)劃（一）實施的價值1OA完善管理模式；2、通過OA縮短實施時間；3、幫助單位培養(yǎng)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力兼?zhèn)涞南到y(tǒng)管理和應(yīng)用管理人才；（二）OA項目規(guī)劃（15-25建立起單位的工作平臺，降低期初全員使用風(fēng)險。第二階段局部深化階段，通過半年或1辦公平臺實現(xiàn)系統(tǒng)級互聯(lián)，成功滲透到業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，形成鞏固的應(yīng)用。五、OA系統(tǒng)項目設(shè)計原則要求1、實用性與可擴(kuò)展性(1)OA系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合本單位業(yè)務(wù)特點，能滿足各部門日常辦公業(yè)務(wù)工作需要。(2)OA系統(tǒng)應(yīng)盡可能為本單位將來業(yè)務(wù)發(fā)展預(yù)留空間，因此應(yīng)做到：各子系統(tǒng)模塊化，可移植性較好；接口標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，為其他后續(xù)的信息化產(chǎn)品預(yù)留充分余地；用情況自行設(shè)計表單。2、可靠性與穩(wěn)定性O(shè)A系統(tǒng)必須具備較高的可靠性與穩(wěn)定性。而造成程序中止；OA5/10壓力而導(dǎo)致死機(jī)或服務(wù)器操作系統(tǒng)崩潰等情況。OAOA不會因信息過多、數(shù)據(jù)庫容量不足而導(dǎo)致整個系統(tǒng)的崩潰。3、標(biāo)準(zhǔn)性與開放性O(shè)A系統(tǒng)在總體設(shè)計、模型設(shè)計、程序代碼設(shè)計中應(yīng)選用國際標(biāo)準(zhǔn)的軟件技術(shù)，使系統(tǒng)具有較強(qiáng)的可移植性。4、先進(jìn)性與兼容性(1)OA系統(tǒng)應(yīng)選用當(dāng)前較為先進(jìn)的軟件技術(shù)編寫；(2)軟件的體系結(jié)構(gòu)的設(shè)計先進(jìn)合理；(3)具有較好的兼容性，主要從硬件條件、服務(wù)器軟件平臺、客戶端環(huán)境以及程序和數(shù)據(jù)庫與其他程序的接口方面等。5、美觀性與易用性軟件界面美觀大方，色彩搭配合理，界面的設(shè)計清晰明了，易于掌握。系統(tǒng)安裝調(diào)試簡便。6、保密性與安全性完善的身份認(rèn)證功能；具備完善的用戶權(quán)限控制機(jī)制；重要信息應(yīng)以加密方式存儲，防止超級用戶從數(shù)據(jù)庫中竊取信息；完善的日志及跟蹤功能，對OA包括用戶名、日期時間、客戶端IP具備方便的數(shù)據(jù)備份及災(zāi)難恢復(fù)能力，可在服務(wù)器系統(tǒng)崩潰后最短時間內(nèi)使系統(tǒng)恢復(fù)正常運行；7、兼顧傳統(tǒng)模式OA同時并存的情況，因此OA軟件的設(shè)計應(yīng)充分考慮系統(tǒng)實施初級階段的特點。六、OA1、協(xié)同辦公內(nèi)部員工間的協(xié)同工作平臺（包括異地協(xié)同）,設(shè)置新建、待發(fā)、已發(fā)事項、待辦事項、已辦事項，是辦公中最常用、最重要的部分。通常的辦公事項，如工作請示、匯報、審批、工作安排、信息傳遞等實際事務(wù)、事件等均可借助于協(xié)同事項功能完成。并支持流程管理，時間節(jié)點考核管理等，為績效提供支持。2、公文管理要求必須符合內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)程序及格式；便于操作，簡單易學(xué)；通用性較好，兼容性較強(qiáng)。能實現(xiàn)外部收文的登記、分辦（轉(zhuǎn)辦、擬辦、閱批、承辦、督辦、反饋、歸檔等。3、文檔管理系統(tǒng)提供對個人檔案和單位檔案進(jìn)行集中式信息管理，并通過授權(quán)下級部門的檔案管理員，實現(xiàn)不同部門或下級單位的多檔案員管理。并按權(quán)限設(shè)置讀權(quán)限（查看、寫權(quán)限（歸檔）新建權(quán)（可建子目錄并擁有該子目錄管理權(quán)、管理權(quán)（讀/寫/增/刪/更名/移動/授權(quán)。文檔管理還應(yīng)該具有文檔、郵件、協(xié)同、公員資料的存放、共享和轉(zhuǎn)發(fā)。7/104、日程、計劃、會議實現(xiàn)了較為完善的日程、會議、計劃管理，支持個人日程、部門日程、項目日上級進(jìn)行計劃的回復(fù)和批示；通知各種會議的召開，確定召開時間和參加人員；安排個人的每日的事件等等。5、審批管理具備嚴(yán)密的審批權(quán)限控制并靈活的表樣制作權(quán)限。完成內(nèi)部各種文件、單據(jù)的審批流程應(yīng)用，如：新聞審核流程/稿件審核流程/市場費用申請/特價申請/費用報銷/業(yè)務(wù)差旅申請/報告流程/合同審批/客戶投訴處理/采購申請/固定資產(chǎn)報廢申請/公務(wù)聯(lián)絡(luò)/辦公用品申報/公章借用/客戶接待申請/用車申請/員工培訓(xùn)申請/部門用人申請/人員調(diào)動申請/員工獎勵審批/員工違紀(jì)處罰報批員工轉(zhuǎn)正審批/加班申請/考勤匯總/出勤補登/請假申請單/工作交接/重要工作請示等涉及所有日常工作審批應(yīng)用。6、行政辦公(1)信息發(fā)布具有相應(yīng)權(quán)限的用戶可通過OA系統(tǒng)將本單位相關(guān)信息發(fā)布，軟件應(yīng)提供按照不同類型發(fā)布，并可以選擇發(fā)布范圍。(2)調(diào)查具有相應(yīng)權(quán)限人員可在OAOA員工對某事件的意見和看法。（3）討論為內(nèi)部工作人員提供一個交流和討論的環(huán)境。論壇建有不同版塊，可以對不同版塊中的文章進(jìn)行管理和維護(hù)，還應(yīng)提供精華區(qū)的功能以方便用戶瀏覽其中的精華文章并可對重要文章置頂處理,要求：支持FLASH和討論區(qū)版主。(4)行政辦公輔助功能行政辦公等流轉(zhuǎn)程序，會議室管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書借閱功能。6、電子簽章OA實施。電子圖章的使用必須具備較高的保密性、安全性及防偽性。7、其他：關(guān)聯(lián)其他系統(tǒng)8、公眾信息查詢辦事程序、天氣預(yù)報、列車時刻、郵編區(qū)號、日歷、論壇等。9、系統(tǒng)管理OA權(quán)限劃分、用戶管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、流程定義以及系統(tǒng)日志查看等。七、OA系統(tǒng)投資預(yù)算項目項目說明備注金額（元）IP租用服務(wù)器機(jī)架1.6數(shù)據(jù)服務(wù)器華為windowsserver64b