業(yè)主入戶管理方案

業(yè)主入戶管理方案業(yè)主入戶階段是物業(yè)公司直接向業(yè)主提供服務(wù)的第一階段。此階段的特點(diǎn)已是工作量大而集中，二是物業(yè)公司所有部門，所有人員都要進(jìn)入角色，三十各種問題和矛盾集中顯現(xiàn)，是對(duì)物業(yè)公司的管理能力，員工形象，服務(wù)質(zhì)量等方面一個(gè)充分展示和考驗(yàn)的大好時(shí)機(jī)，也是與業(yè)主融洽，溝通的大好時(shí)機(jī)，因此，物業(yè)公司必須傾盡全力對(duì)業(yè)戶入住工作的全過程進(jìn)行充分準(zhǔn)備，保證不出任何紕漏，向業(yè)戶展示管理優(yōu)秀，服務(wù)優(yōu)秀，值得信賴的團(tuán)隊(duì)形象。第一節(jié)業(yè)戶入住前的準(zhǔn)備工作一、建立入住辦公機(jī)構(gòu)1．根據(jù)具體情況，在入住前2~3個(gè)月，建立業(yè)主入住辦公室，任命辦公室主任，骨干人員到位，一般做法是客戶服務(wù)中心主任兼任辦公室主任，財(cái)務(wù)，工程，保安，保潔等部門人員分期到位2．入住辦理處的工作人員在入住前一個(gè)月到崗，進(jìn)行培訓(xùn)，熟悉物業(yè)情況3．入住前1~2個(gè)月，各裝也工程維修人員全部配齊，在前期管理期間已經(jīng)到崗的技術(shù)人員和維修領(lǐng)班的指導(dǎo)下，對(duì)各專業(yè)設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行全面了解，并進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)4．在接管驗(yàn)收期間，部分保安已經(jīng)到崗，負(fù)責(zé)對(duì)已接管物業(yè)的守衛(wèi)，在入住前半個(gè)月，本期接管物業(yè)所需的保安人員全部到崗5．視工作量大小，入住前10~20天，本期接管物業(yè)所需的保潔人員全部到崗，負(fù)責(zé)樓宇內(nèi)部和園區(qū)環(huán)境的清潔衛(wèi)生工作，確保以一個(gè)整潔，優(yōu)美的物業(yè)迎接業(yè)戶入住6．入住前10~15天，電梯維修保養(yǎng)人員全部到崗，保證所有電梯都處于完好狀態(tài)二、準(zhǔn)備入住工作方案入住工作方案不僅指業(yè)主入住方案，還有物業(yè)公司自身入住的方案，主要有以下幾方面內(nèi)容1． 審核，落實(shí)在前期物業(yè)管理階段制定的安全防范，出入管理，車輛1 /6管理等方案，根據(jù)本期接管物業(yè)的具體情況作好準(zhǔn)備，配齊物資，器材，辦公設(shè)備和辦公用品，人員及時(shí)上崗，安防監(jiān)控系統(tǒng)和自動(dòng)消防系統(tǒng)進(jìn)入試運(yùn)行。2． 制定垃圾管理及清運(yùn)方案，與環(huán)衛(wèi)部門簽訂合同并落實(shí)到實(shí)處3． 作好辦公用房和員工宿舍的裝修裝飾工作4． 擬定辦公設(shè)備，物資，文具用品等的采購(gòu)計(jì)劃并進(jìn)行采購(gòu)5． 確定入住手續(xù)辦理流程，并制作成圖板，屆時(shí)放在辦公地入口處向業(yè)主提供辦理入住手續(xù)流程指示6．根據(jù)入住手續(xù)辦理流程設(shè)置辦公點(diǎn)位，房間，按入住辦理流程順序做好編號(hào)和文字標(biāo)識(shí)，形成一站式辦公，讓業(yè)主看到標(biāo)識(shí)就知道下一步該去哪里辦什么手續(xù)，為業(yè)主提供最大的方便7．由于辦理入住手續(xù)的時(shí)間比較集中，人多，工作量大，為了使工作忙而有序，緊張不零亂，也為了盡量減少業(yè)主的等候時(shí)間，應(yīng)該以樓號(hào)為單位，對(duì)各樓業(yè)主辦理入住的日期和時(shí)間進(jìn)行周末安排，避免高峰和低谷，使之形成順暢流水式的辦理，才能不出差錯(cuò)并提高工作效率，達(dá)到業(yè)主的最大滿意度，此項(xiàng)安排應(yīng)在《入住通知書》中載明，對(duì)有些只能在晚間來辦理手續(xù)的業(yè)主，事先都應(yīng)做好計(jì)劃安排，并寫進(jìn)《入住通知書》中。三、做好相關(guān)單位的協(xié)調(diào)工作1．確定開發(fā)商的財(cái)務(wù)部門人員和銷售部門人員進(jìn)駐辦理入住手續(xù)現(xiàn)場(chǎng)和日期2． 聯(lián)系供電，供水，供氣單位，確保業(yè)主入住前按時(shí)供電，供水，供氣3． 聯(lián)系環(huán)衛(wèi)部門，做好垃圾清運(yùn)工作4．聯(lián)系電話和網(wǎng)絡(luò)公司，確保業(yè)主入住前按時(shí)開通電話和寬帶網(wǎng)絡(luò)，爭(zhēng)取現(xiàn)場(chǎng)放號(hào)5． 聯(lián)系有線電視公司，確保業(yè)主入住前按時(shí)開通6．聯(lián)系公安派出所，學(xué)校，街道委員會(huì)，詳細(xì)了解有關(guān)遷移戶口，轉(zhuǎn)學(xué)等事項(xiàng)的辦理規(guī)定，并將之對(duì)業(yè)主公布7． 對(duì)設(shè)有郵政，銀行，商業(yè)等服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)的小區(qū)，物業(yè)公司還應(yīng)與相關(guān)2 /6部門進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，爭(zhēng)取盡快開通服務(wù)業(yè)務(wù)四、準(zhǔn)備入住資料1． 備齊業(yè)戶入住辦理手續(xù)所需的所有文件資料，表格，包括《入住通知書》《入住售書》《繳款通知書》《業(yè)主登記表》《業(yè)主家庭成員登記表》《鎖匙發(fā)放登記表》《鎖匙委托管理登記表》《住戶手冊(cè)》《房屋使用說明書》《業(yè)主臨時(shí)公約》《住戶裝修管理規(guī)定》《裝修施工管理規(guī)定》《安裝空調(diào)管理規(guī)定》《陽臺(tái)烽火鉆工管理規(guī)定》《臨時(shí)用電管理規(guī)定》《防火公約》《房屋管理，使用，維修公約》《天燃?xì)獍踩芾韰f(xié)議》《機(jī)動(dòng)車停放管理規(guī)定》《停車位辦理規(guī)定》《外部人員住宿，出入管理規(guī)定》2． 將需要發(fā)放給業(yè)主的資料分戶裝袋，仔細(xì)檢查有否錯(cuò)裝，漏裝的現(xiàn)象五、入住時(shí)期的環(huán)境美化環(huán)境美化是為了迎接業(yè)戶入住而營(yíng)造出熱烈，喜慶，溫馨的氣氛，給業(yè)主一個(gè)回家的好心情，同時(shí)也展示了物業(yè)公司的形象1．園區(qū)環(huán)境美化，園區(qū)主要入口處擺放花木，花籃，懸掛歡迎業(yè)戶入住字樣的條幅，彩旗，彩燈，氣球等2．物業(yè)辦公區(qū)域的環(huán)境美化，在辦公區(qū)域入口處擺放花木，在明顯位置安放或懸掛入住手續(xù)辦理流程圖，各辦公點(diǎn)標(biāo)識(shí)醒目，干凈整潔，文件資料碼放整齊3．接待人員著裝整齊，精神飽滿，服務(wù)熱情，保安人員儀容整齊，彬彬有禮六、通知業(yè)戶入住在各項(xiàng)入住準(zhǔn)備工作完備后，向業(yè)主發(fā)放已經(jīng)裝袋備好的入住資料，讓業(yè)主提前了解將要與物業(yè)公司簽訂的公約，協(xié)議，了解辦理入住手續(xù)的步驟第二節(jié)辦理入住手續(xù)客服中心實(shí)行“一站式”服務(wù)，負(fù)責(zé)為業(yè)主辦理入住手續(xù)，引導(dǎo)業(yè)主驗(yàn)房，填寫《業(yè)主驗(yàn)放記錄表》，對(duì)需要整改的問題，客服中心應(yīng)與開發(fā)商及施工單位協(xié)商維修，保修事宜，并簽訂維修，保修協(xié)議3 /6工作程序如下1． 物業(yè)公司客服中心負(fù)責(zé)業(yè)主入住準(zhǔn)備工作的策劃，按照第一節(jié)業(yè)戶入住前的準(zhǔn)備工作的要求做好準(zhǔn)備工作2． 業(yè)主到房地產(chǎn)公司辦理完房產(chǎn)手續(xù)方可辦理入住3． 辦理入住和艘需流程如圖13-1（1）住戶需攜帶《入住手續(xù)單》，身份證，戶口本，房地產(chǎn)公司要求應(yīng)具備的其他文件資料及相關(guān)物業(yè)飛鷹前來辦理入住手續(xù)，由客服中心核查資料，并保存一份業(yè)主的身份證復(fù)印件，委托人身份證和委托書的復(fù)印件。（2）財(cái)務(wù)部驗(yàn)證，核收各項(xiàng)費(fèi)用（3）入住辦公人員協(xié)助住戶簽署各類契約，并詳細(xì)填寫《業(yè)主登記表》《業(yè)主家庭成員登記表》，需要業(yè)主簽約的文件有《業(yè)主臨時(shí)公約》《防火公約》《房屋管理，使用，維修公約》《天燃?xì)獍踩芾韰f(xié)議》（4）向業(yè)主發(fā)放門鑰匙，門禁卡，車輛卡，電表卡，信箱鑰匙，，則需簽訂《鑰匙托管協(xié)議》（5）由樓房管理員攜帶《業(yè)主驗(yàn)放記錄表》陪同業(yè)主檢查房屋和鉆工框，抄記水表，電表，天然氣表，中水表的原始讀數(shù)，并將不合格項(xiàng)目詳細(xì)記錄在《業(yè)主驗(yàn)放記錄表二》中（6）克服中心組織施工單位對(duì)不合格項(xiàng)目進(jìn)行維修并監(jiān)督完成狀況，維修完畢后在《業(yè)主驗(yàn)放記錄表二》內(nèi)注明維修結(jié)果，并以此告知住戶項(xiàng)目的維修情況，待驗(yàn)收合格后，通知業(yè)主對(duì)翻修項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收確認(rèn)，如驗(yàn)收不合格，再次組織維修，如驗(yàn)收合格，則業(yè)主在《業(yè)主驗(yàn)放記錄表二》內(nèi)簽字確認(rèn)（7）將所有辦理入住時(shí)產(chǎn)生的文件資料分類整理，歸檔保存，對(duì)于雙方都需要留存的資料，發(fā)放一份給業(yè)主第三節(jié)裝修管理物業(yè)公司準(zhǔn)備好《裝修施工申請(qǐng)表》《裝修管理承諾書》《裝修手冊(cè)》，用以指導(dǎo)裝修1．業(yè)主在辦理入住手續(xù)15天后，可申請(qǐng)辦理裝修，簽署《房屋裝修協(xié)議》，填寫《裝修施工申請(qǐng)表》4 /62． 業(yè)主申請(qǐng)裝修時(shí)，還應(yīng)詳細(xì)閱讀《裝修管理承諾書》和《裝修手冊(cè)》3． 業(yè)主申請(qǐng)裝修時(shí)，需攜帶資料及辦理如下手續(xù)（1）房屋所有權(quán)證或證明其合法權(quán)益的有效憑證。（2）裝修申請(qǐng)人身份證復(fù)印件（3）裝修委托書（4）裝修工程的設(shè)計(jì)圖紙，施工組織計(jì)劃及《施工進(jìn)度表》（5）裝修公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，需加蓋公司公章（6）裝修公司資質(zhì)證明復(fù)印件，需加蓋公司章（7）裝修施工人員身份證復(fù)印件，施工人員近期1寸照片2張（8）裝修押金，由物業(yè)公司根據(jù)物業(yè)狀況確定押金額度（9）裝修管理費(fèi)，由物業(yè)公司根據(jù)物業(yè)狀況制定管理費(fèi)額度4．裝修承包商每日施工作業(yè)時(shí)間為周一至周五8點(diǎn)30分至18點(diǎn)。其中，8點(diǎn)30分至12點(diǎn)及14點(diǎn)至18點(diǎn)為機(jī)械作業(yè)使用時(shí)間，節(jié)假日施工全天為靜音作業(yè)，如遇有特殊原因需要延長(zhǎng)作業(yè)時(shí)間，應(yīng)與物業(yè)公司協(xié)商確定，其延長(zhǎng)的作業(yè)時(shí)間內(nèi)應(yīng)為靜音作業(yè)5． 辦理裝修手續(xù)的步驟（1）客服中心。檢驗(yàn)資質(zhì)并簽署《裝修施工申請(qǐng)》及其他相應(yīng)規(guī)定，審批裝修項(xiàng)目及圖紙（2）財(cái)務(wù)部，收取裝修押金及管理費(fèi)（3）客服中心，辦理裝修許可證，施工人員出入證，簽署《裝修安全管理協(xié)議書》及其他相應(yīng)協(xié)議6．對(duì)裝修工作的監(jiān)督管理，在業(yè)主進(jìn)行裝修期間，物業(yè)公司要對(duì)以下當(dāng)面進(jìn)行監(jiān)督管理（1）對(duì)裝修人員及物資，材料出入小區(qū)的古那里，不允許裝修人員留宿本小區(qū)（2）對(duì)施工期間小區(qū)治安及施工防火安全管理，施工方必須配備滅火器，配備防火安全員，在動(dòng)用電，氣焊時(shí)必須向物業(yè)公司提出申請(qǐng)，其操作人必須5 /6具備合格的操