秘書手冊-接待工作安排會(huì)見與迎送外賓工作高級

中國管理資源網(wǎng)/秘書手冊接待工作>安排會(huì)見與迎送外賓工作[高級]外賓來訪，要安排好會(huì)見與會(huì)談工作，特殊是要做好這方面的預(yù)備工作。迎送外賓工作，要留意迎送規(guī)格及行禮習(xí)俗。一、安排好會(huì)見與會(huì)談(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)假如外賓提出會(huì)見(會(huì)談)，我方業(yè)已承諾，秘書人員即應(yīng)主動(dòng)安排好會(huì)見(會(huì)談)工作。(二)安排會(huì)見(會(huì)談)會(huì)見按其內(nèi)容，可以分為禮節(jié)性會(huì)見和事務(wù)性會(huì)見。一般講，禮節(jié)性會(huì)見時(shí)間較短，通常是半小時(shí)左右，話題比較廣泛，且輕松，屬于一種較正式的見面(相識)形式；事務(wù)性會(huì)見則涉及關(guān)系的溝通，業(yè)務(wù)商談等，時(shí)間較長，也較嚴(yán)峻。會(huì)談是指雙方或多方就某些正式或重大的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)或其他共同關(guān)懷的問題或事宜溝通狀況、交換意見或洽談業(yè)務(wù)、商務(wù)談判等。會(huì)談的內(nèi)容比較正式，且專題性較強(qiáng)。1.會(huì)見(會(huì)談)的預(yù)備假如外賓提出會(huì)見，我方業(yè)已承諾，即應(yīng)主動(dòng)將會(huì)見的具體時(shí)間、地點(diǎn)、客人抵達(dá)方式、是否派車接送及我方出席人員等事項(xiàng)通知對方，以便對方及早安排。同時(shí)馬上著手進(jìn)行場所、物質(zhì)資料、信息資料等各方面的預(yù)備，以確保會(huì)見(會(huì)談)成功。不管是做為主方還是客方，與外賓會(huì)見(會(huì)談)均應(yīng)了解對方的背景資料及其習(xí)俗、禁忌、禮儀特征等。參與會(huì)談，應(yīng)在文字資料方面做好預(yù)備，如有供應(yīng)外方參閱的，還要預(yù)備好外文資料。2.場所的布置及座席安排會(huì)見或會(huì)談一般安排在客室或會(huì)議室進(jìn)行。秘書人員應(yīng)對場所進(jìn)行細(xì)心布置，使其寬敞光明，潔凈大方。這一方面是對外賓的禮貌和敬重，同時(shí)也是組織整體形象的外在顯現(xiàn)。首先，要安排足夠的座位，并事先排好座位圖，在現(xiàn)場放置座位卡，需用中英文對比的，上部寫中文，下部寫英文。如會(huì)見日本客人，日本人員姓名只寫日文當(dāng)用漢字即可。其次，要預(yù)備好擴(kuò)音器、麥克風(fēng)等音響設(shè)備和燈完設(shè)備。要備有確定的茶具、茶水和飲料，場所四周還應(yīng)備有完好的通訊、傳真、復(fù)印設(shè)備及必要的文具，以備臨時(shí)急需。3.會(huì)見(會(huì)談)時(shí)的要求(1)外賓抵達(dá)時(shí)，主見人在會(huì)客室門口迎接，接待人員則在大樓或大廳口等候，并引導(dǎo)外賓進(jìn)入會(huì)客室。對重要外賓在進(jìn)門后即由代表團(tuán)團(tuán)長向主見人一一介紹來團(tuán)成員；對一般外賓可以在入座后分別介紹賓主雙方。(2)會(huì)見時(shí)，座位安排通常為半圓形。按國際慣例，主賓坐于主見人的右側(cè)，其他外賓依級別、身份均坐于右側(cè)，我方陪隨人員依次坐于左側(cè)。譯員和記錄員一般坐于主見人和主賓的后排左右兩側(cè)。會(huì)談時(shí)一般用長方桌子，賓主相對而坐，以進(jìn)門為準(zhǔn)，右為客，左為主，或?qū)﹂T為客，背門為主。(3)會(huì)見(會(huì)談)時(shí)，均要做好特地記錄，填寫狀況匯報(bào)表，會(huì)后對客人提出領(lǐng)導(dǎo)許諾的問題，應(yīng)負(fù)責(zé)實(shí)行，做好后續(xù)工作。(4)會(huì)見結(jié)束，主見人及陪隨人員與來賓合影留念，然后在會(huì)客廳門口與外賓握手告辭，重要外賓可送至大廳或大樓門口握手告辭。接待單位的陪陪同志視狀況送至大廳或大樓門口握手告辭。(三)相應(yīng)學(xué)問涉外交往中的忌諱由于不同的國家、民族，不同的歷史、宗教等因素，各具有特殊的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)，國際交往中都應(yīng)相互敬重。1.與外賓交往中的禁忌跟英國人打交道，要留意下列三點(diǎn)：一不要系帶條紋的領(lǐng)帶。二不要以王室的家事作為談笑的話題；三不要把英國人通稱為英國人，而稱"大不列顛人"，這樣會(huì)使全部的英國人滿意。歐美人忌諱談?wù)撈渌饺诵再|(zhì)的問題，如個(gè)人生活、家庭收入、住址、婚否、年齡等，由于歐美人期望別人承認(rèn)自己的權(quán)利，也敬重別人的權(quán)利。任憑詢問個(gè)人問題，等于冒犯了他的尊嚴(yán)。德國人比較留意形式。與其打交道時(shí)，假如對方有博士等頭銜，要用法這個(gè)稱呼，伴侶見面或分別，總是相互把手握了又握，這樣他們就會(huì)快樂。假如幫助對方把外衣穿上，則會(huì)更顯得親熱。被應(yīng)邀到芬蘭、瑞典某北歐的國家里做客，確定要準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，不要忘了給女仆人帶幾支單數(shù)的鮮花，最好是五朵或七朵。與東南亞國家的外賓相處，交談時(shí)不要蹺"二郎腿"。假如無意中把腳顛來顛去，以至鞋底朝向了對方，這是特別不禮貌的表現(xiàn)。在印度、印尼、阿拉伯國家等，不能用左手與他人接觸，也不能用左手傳遞東西，在佛教國家里不能任憑摸小孩的頭頂。在南美洲國家，交談時(shí)要親熱，離得近點(diǎn)，說話時(shí)文雅地把嘴湊到對方的耳邊，但不行粗放而失莊重。在拉美，不要贈(zèng)送與刀劍有關(guān)的禮品。因拉美人認(rèn)為，贈(zèng)送刀劍意味著割斷關(guān)系。保加利亞、尼伯爾、印度等一些國家，搖頭表示贊同，點(diǎn)頭表示不同意。印度人在喪禮中不捶胸頓足，號啕大哭便是有悖禮教。對待歐美的老人，多忌諱由別人攙扶，他們認(rèn)為這有損于風(fēng)完，是受輕視的表現(xiàn)。他們講究化裝，是為了青春永駐，"老"這個(gè)詞是不受他們歡迎的。對風(fēng)雪等方面的禁忌：羅馬尼亞最忌過堂風(fēng)，因此，房間、客廳、過道門窗不行對開。加拿大哈德孫灣的居民視白雪為吉利，積雪再多，也忌鏟除。東南亞加里曼丹島四周的伊班族人，在孕婦臨產(chǎn)前，夫婦倆都禁照鏡子，丈夫忌敲釘子，爬樓梯，站門旁。新加坡人嚴(yán)忌說："恭喜發(fā)財(cái)"。他們素將"發(fā)財(cái)"理解為"不義之財(cái)"。說"恭喜發(fā)財(cái)"將被認(rèn)為是對別人的污辱和嘲罵。2.國外一些民族的忌諱(1)商標(biāo)圖案的忌諱意大利忌諱菊花作商標(biāo)。美國人認(rèn)為蝙蝠是兇神惡煞。日本人對飾有狐貍和獾圖案的物品很反感。法國人把仙鶴作為蠢漢和淫婦的代稱。英國人忌諱用人像作為商品的裝潢，忌大象圖案。伊斯蘭教的國家忌諱用豬作商標(biāo)圖案，也不用豬皮制品。北非一些國家忌用狗作商標(biāo)。捷克人認(rèn)為紅三角形是有毒的標(biāo)記。國際上把三角形作警告性標(biāo)記。在土耳其綠三角表示"免費(fèi)樣品。"瑞士忌貓頭鷹圖案。認(rèn)為是死人的象征。鶴和龜?shù)膱D案在東南亞一些國家里不受歡迎，在贈(zèng)送禮品時(shí)，包裝紙上也不能消失這兩種動(dòng)物的圖案。(2)顏色的忌諱顏色同我們的生活休戚相關(guān)。它不僅能影響我們的日常心情，還能反映我們每個(gè)人的共性。比如：藝術(shù)家們往往寵愛紫羅蘭，好靜的人偏重于寵愛淡色等。顏色的美與它本身的物理性質(zhì)有關(guān)(不同的顏色有不同的波長)，對人的重量和心理有著較大的影響。顏色的基本色是紅、黃、藍(lán)。由這三種基本色(俗稱三原色)可以調(diào)配出各種顏色來。紅色加黃色可調(diào)配出橙色，黃色加藍(lán)色可調(diào)配出綠色，藍(lán)色加紅色可調(diào)配出紫色，橙、綠、紫還可以與別的顏色相調(diào)配。我們通常依據(jù)顏色給人的生理感覺不同，將色分為暖色、冷色。紅、黃、橙，常使人很自然地想到陽完、火焰，給人暖和的感覺，屬于暖色，藍(lán)、紫、綠，常使人聯(lián)想到藍(lán)天、海洋、冰雪，給人寒冷、孤獨(dú)的感覺，屬于冷色。不同的顏色又會(huì)使人產(chǎn)生不同的輕重、寬窄、遠(yuǎn)近、大小、厚薄、虛實(shí)的感覺，在現(xiàn)實(shí)生活中，人們的衣、食、住、行，都離不開赤橙黃綠青藍(lán)紫的七彩世界。但是，不同的國家、民族，由于自然條件、社會(huì)歷史以及宗教等因素，各有不同的顏色愛好和忌諱，隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，人們對顏色的審美也隨著轉(zhuǎn)變。泰國忌紅色，認(rèn)為紅色不吉利，由于寫死者姓氏是用紅色的。巴西人忌諱棕黃色，認(rèn)為人死好比黃葉落下。敘利亞人忌用黃色，認(rèn)為它表示死亡之意。埃塞俄比亞人穿淺黃色的服裝，表示對死者的哀悼。巴基斯坦人也忌黃色，由于那是僧侶的專用顏色。黃色在委內(nèi)瑞拉被用作醫(yī)務(wù)標(biāo)記，得到敬重和愛戴。摩洛哥人忌諱白色，一般不穿白衣，以白色為貧困的象征。印度人視白色為不受歡迎的顏色。歐美很多國家平常忌諱黑色，以黑色為喪禮的顏色。日本人忌綠色，認(rèn)為綠色是不吉利的。但綠色卻得到愛爾蘭、意大利、馬來西亞、新加坡、奧地利、瑞士等國的普遍歡迎。法國、比利時(shí)人忌用墨綠色，由于這是納粹軍服色，這兩個(gè)國家在第二世界大戰(zhàn)中被希特勒軍隊(duì)占據(jù)過，所以普遍厭煩墨綠色。比利時(shí)人最忌藍(lán)色，如遇有不吉利的事都穿藍(lán)色衣服。在埃及、藍(lán)色也被看作惡魔。土耳其人忌用花色，認(rèn)為它是兇兆，因此，他們布置客廳、房間時(shí)寵愛用素色。(3)數(shù)字的忌諱數(shù)字的忌諱在很多國家都存在。西方人極端厭惡"13"這個(gè)數(shù)字，在任何場合都盡量避開它。高樓的12層上便是14層樓，宴會(huì)廳的餐桌14號緊接著12號等。有些人甚至對每個(gè)月的13日這一天也感到惴惴擔(dān)憂。這是由于西方人認(rèn)為"13"是個(gè)不幸的、兇險(xiǎn)的數(shù)字。緣由來自意大利著名畫家達(dá)·芬奇創(chuàng)作的《最終的晚餐》，基督耶穌和弟子們一起吃飯，參與晚餐的第13個(gè)人是猶大。猶大為了貪圖30枚銀幣，將耶穌出賣給猶大教當(dāng)權(quán)者，并為捉拿耶酥的人帶路，使耶酥于13號星期五被釘在十字架上。西方人憎恨猶大，也把"13"這個(gè)數(shù)字當(dāng)作不幸的象征。在日本，忌諱"4"和"9"字，由于在日語中，"4"與"死"同音，所以日本的醫(yī)院，都沒有4號病房和4號病床。"9"的發(fā)音與"苦"相近，因此也在忌諱之列。韓國人對"4"字也反感，很多樓房的編號嚴(yán)忌消失"4"樓、"4"字編號，在飲茶飲酒時(shí)，仆人以1、3、5、7的單數(shù)來敬酒獻(xiàn)茶。一些西方人還忌諱"3"。新加坡人忌諱'7"、"8"、"37"。加納人忌諱"17"、"71"。在非洲，大多數(shù)國家認(rèn)為奇數(shù)帶有消極顏色，而認(rèn)為偶數(shù)具有主動(dòng)的象征。(4)花卉的忌諱鮮花的五光十色，品種繁多，美麗而富有魅力，它使人感到蓬勃的生氣和向上的朝氣。由于各民族習(xí)慣不同，所以賜予花的含義也就不同，一般來說，紅花意味著愛情，粉紅色花表示好感和友情，白花表示純真，黃花表示嫉妒，橙黃色花象征期望，淺花象征溫存，深色花表示堅(jiān)毅。在中外交往中，人們往往贈(zèng)藥示禮。在歐洲很多國家，贈(zèng)送戀人、情人、伴侶的多為紅色鮮花，成束的白花多用于婚儀贈(zèng)禮，也可作生日或命名日的禮花。送給中老年人的，宜為大朵花，送給年輕人或孩子的，宜為多彩的小花。一束花若用幾種組成，就得按花朵大小和顏色加以協(xié)調(diào)搭配。很多歐洲人贈(zèng)花時(shí)，只送單數(shù)，認(rèn)為是吉利的象征。纖絳紫色的花，在巴西主要用于葬禮。黃色的花，在法國視為不忠誠的表示，認(rèn)為核桃花是不祥之物。菊花，在意大利和拉丁美洲各國被認(rèn)為是"嬌花"，只能用于靈前和墓地。荷花，在日本被認(rèn)為是不吉利的，它意味著祭祀。紅玫瑰花，在德國是贈(zèng)送情人的禮品。在瑞士，送紅玫瑰花可送一枝或20枝，不要送3枝，由于3枝意味著是情人。在俄羅斯，每逢值得慶賀的大事，確定要送鮮花，送黃色的意味著變切，紅色的花象征著愛情和贊美?；ㄊ匦栌善鏀?shù)組成，奇數(shù)是吉利的象征。在國際交往場合，忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色的花獻(xiàn)給客人、佳賓，已成為慣例。(5)飲食的忌諱印度教徒不吃牛肉、吃豬肉。伊斯蘭教徒不吃豬肉、也忌談豬，在齋月里日出之后、日落之前不能吃喝。伊斯蘭國家戒酒。例如在沙特阿拉拍，海關(guān)人員在飛機(jī)上會(huì)把酒給沒收了。伊朗人不吃無鱗的魚。阿拉伯人禁食豬肉，不吃外形丑惡和不潔之物，如甲魚，螃蟹等，也不吃死的動(dòng)物。取野物時(shí)趁血沒凝固，割斷其喉頭，否則就不能吃。(6)宗教禁忌無論東方還是西方，宗教在很多國家已成為人們的一種生活方式，滲透到社會(huì)禮儀的很多方面。在歐美國家受基督教的影響，中東地區(qū)的國家受伊斯蘭教的影響，東南亞地區(qū)的國家受佛教的影響，和這些國家及地區(qū)的人民交往，切勿冒犯了宗教禁忌，盡管是無意的，造成的后果往往是很糟糕的。亞洲是世界三大宗教--佛教、伊斯蘭教、基督教的發(fā)源地，其中尤以伊斯蘭教的教規(guī)最為嚴(yán)歷?！豆盘m經(jīng)》是伊斯蘭的基礎(chǔ)，它制定伊斯蘭教的信條、典禮和規(guī)章，還包括禁止飲酒和賭博、戒食豬肉以及一切自死物的血液的法律。伊斯蘭教無偶像崇拜，只要是面對麥加方向，就是面對真主了。在穆斯林國家，伊斯蘭教徒每天要做五次祈禱。到了該祈禱的時(shí)辰，無論手中在做什么活，都要放下，向麥加方向跪下。外來人可以做祈禱，但絕不能表示出不耐煩或者干擾當(dāng)?shù)厝说钠矶\。沙特阿拉伯是執(zhí)行伊斯蘭教規(guī)最嚴(yán)歷的國家。沙特嚴(yán)禁一切偶像，工藝品中的人物塑像，兒童玩具中的"洋囡囡"以及商店櫥窗中的模特等都在禁止之列。他們認(rèn)為這類偶像都是為了頂禮膜拜而造，崇拜偶像和伊斯蘭的戒律背道而馳，所以任何人不得攜帶雕塑、洋囡囡之類入境。(四)留意事項(xiàng)留意外賓生活習(xí)慣生活習(xí)慣的禁忌多為世代流傳。無特殊的理由，例如：在埃及，有很多關(guān)于"針"的禁忌。有些居民每天下午三點(diǎn)到五點(diǎn)決不買"針"。一些人在傳奇影響下，夜晚也不做針線活。在古老的俄羅斯民間習(xí)俗中，如遇黃貓和兔子過街都視為不祥之兆。在沙特阿拉伯的甸蠻人那里，"笑"被看作是不友好的象征，是奇恥大辱。假如熱戀中的男女一方笑了，姻緣就此告吹。印度人認(rèn)為將孩子放在浴盆中洗澡是不人道的，由于盆中的水不會(huì)流淌，是死水。很多西方人不愿在梯子下面走過，由于梯子靠著墻，形成三角，早期基督教徒把三角作為三位一體的象征，因此也當(dāng)是永恒，從三角下面走過，就成了侵害圣境，不免自討苦吃。猶太教，每逢星期六，是"安眠日"，也叫"主日"。依據(jù)教規(guī)教徒不能在安眠日接觸金錢、火柴或機(jī)器，所以在"安眠日"這天，以色列某些大廈的電梯都經(jīng)過特殊安排，無需按