備品備件管理方案計劃辦法04812

備品備件管理方案計劃辦法04812備品備件管理方案計劃辦法04812備品備件管理方案計劃辦法04812xxx公司備品備件管理方案計劃辦法04812文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計，管理制度備品備件管理辦法目的為了對備品備件實(shí)施從計劃、評審、采購、出入庫、使用、質(zhì)量反饋直至報廢處理的全過程管理，達(dá)到規(guī)范性、準(zhǔn)確性、及時性、有效性、經(jīng)濟(jì)性，保持合理庫存、減少流動資金占用、保證備品備件質(zhì)量、降低采購成本，特制定本辦法。2.范圍本辦法適用于本公司，其它售后服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)參照執(zhí)行。3．管理內(nèi)容與要求備品備件計劃的編制、申報及審批備品備件計劃的編制及申報備品備件計劃按計劃周期的長短分為年度計劃、季度計劃及月度計劃；按內(nèi)容可分為綜合計劃、大修專用備件計劃等。各生產(chǎn)部門每年于10月15日之前根據(jù)本年度實(shí)際消耗備品備件的情況，結(jié)合下一年度的大計劃，提出下一年度需要的零部件、XX、XX、產(chǎn)品及通用備品備件等申請計劃并報公司采購部。各部門于每季度第二個月的15日之前根據(jù)下一季度的定檢計劃、生產(chǎn)計劃編制下一季度內(nèi)實(shí)際需要的各種備品備件。各部門于每月的15日之前根據(jù)下月的定檢計劃、日常維護(hù)計劃及日常消耗情況編制下月度的備品備件計劃。各部門所申報的計劃中如果有需要外協(xié)加工的機(jī)加工件，必須附紙質(zhì)圖紙、電子版圖紙各一份，及時報采購部審核。自制備品備件（機(jī)加工及非標(biāo)制作件）按月度計劃進(jìn)行申報，每月的15日之前根據(jù)下月所需編制計劃后附紙質(zhì)圖紙、電子版圖紙各一份報采購部。各部門在編制備件計劃時必須認(rèn)真填寫備品備件的名稱、型號、規(guī)格、重量、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨期限等內(nèi)容，特別是數(shù)量應(yīng)力求準(zhǔn)確，防止積壓或不足。各部門在編制計劃時必須認(rèn)真核實(shí)庫存，確保數(shù)量的準(zhǔn)確，防止積壓；另外，要了解本部門替換下的可修復(fù)利用的舊件情況，能修復(fù)利用的不再申報計劃或減少申報的數(shù)量。各部門在編制計劃時要結(jié)合檢修計劃、設(shè)備的使用周期以及原來使用的一些配件材料的使用情況進(jìn)行認(rèn)真分析，并盡可能通過多種渠道了解一些制造廠家的資質(zhì)情況，綜合考慮后進(jìn)行編制。生產(chǎn)部門由于考慮不周或遇特殊情況需申報追加計劃時，程序同上，但每月最多只能追加一次；生產(chǎn)部門遇緊急情況需申報急件計劃時，經(jīng)與采購部、生產(chǎn)副總經(jīng)理溝通并經(jīng)口頭許可后，由采購部按緊急方式直接采購，但事后要及時補(bǔ)充申報計劃。每年由采購部統(tǒng)一規(guī)劃提出備品備件更新實(shí)施計劃，納入備品備件計劃，不斷采用新技術(shù)、新材料、提高耐熱耐磨性能，逐漸延長設(shè)備使用周期。備品備件計劃的審批生產(chǎn)各部門的備品備件計劃由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報采購部。采購部根據(jù)各部門申報的計劃，對備件的庫存、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、推薦廠家資質(zhì)、所附加工圖紙資料等進(jìn)行詳細(xì)核對，重新匯總整理后以正式計劃形式報部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)采購部。備品備件計劃的評審及采購采購部收到經(jīng)審批的備品備件計劃并按計劃內(nèi)容完成與各供應(yīng)商、制造廠家的詢價、資質(zhì)初審等一系列采購的前期準(zhǔn)備工作之后，組織各相關(guān)部門人員（每個部門至少派一名技術(shù)人員）召開評審會對備選供應(yīng)商（至少三家）的資質(zhì)、價格、付款方式等進(jìn)行綜合評審后確定最終供應(yīng)商。在對關(guān)鍵、大型備件的供應(yīng)商進(jìn)行評審時，如存在分歧或異議要由采購部結(jié)合本公司、國內(nèi)同類件的使用情況進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研并經(jīng)再次評審后確定。評審?fù)瓿珊笥刹少彶颗c供應(yīng)商簽訂正式合同后執(zhí)行采購。采購部每半年要組織使用部門、職能部門對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價，選出優(yōu)秀的供應(yīng)商，淘汰不合格的供應(yīng)商。大修理所需備品備件必須在大修理施工前15～20天供應(yīng)完畢，避免影響檢修。備品備件的驗(yàn)收入庫及保管對備品備件的數(shù)量、品種、規(guī)格進(jìn)行驗(yàn)收，一般采取與供貨單位一致的計量方法驗(yàn)收，在通常情況下進(jìn)行全部檢驗(yàn)（特殊情況下可以抽檢），根據(jù)不同情況采取過磅、測量、檢尺、換算等方法，嚴(yán)格查明到貨備品備件在數(shù)量、品種、規(guī)格上是否與計劃、運(yùn)單、發(fā)票及合同的規(guī)定等相符。如發(fā)現(xiàn)有不相符合的情況，庫管人員要及時與采購人員聯(lián)系處理后方可進(jìn)行下一步的驗(yàn)收入庫。沒有計劃的備品備件除特殊及緊急情況外，一律不得辦理入庫。對備品備件質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，檢驗(yàn)到貨的備品備件在質(zhì)量方面是否符合規(guī)定的要求，倉庫保管員能檢驗(yàn)的（外包裝、合格證等）由倉庫保管員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)。除標(biāo)準(zhǔn)件外，外觀檢驗(yàn)不合格、缺乏質(zhì)量證明、來源不明、損壞、質(zhì)差、無合格證的備品備件嚴(yán)禁入庫，并立即向采購人員反饋，辦理補(bǔ)送、退貨或調(diào)換等手續(xù)關(guān)鍵、重要備品備件的驗(yàn)收由采購部組織使用單位、采購部技術(shù)人員共同進(jìn)行。國外進(jìn)口備品備件入庫后，必須在一周之內(nèi)進(jìn)行全面的質(zhì)量檢驗(yàn)，要求供方提供授權(quán)資質(zhì)證書及原產(chǎn)地證明復(fù)印件。保管員根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)論，合格的給予入庫，不合格的作退貨處理；對于讓步接收的必須經(jīng)使用部門、職能部門及生產(chǎn)副總簽字認(rèn)可后方可入庫，并注明原因。新建備品備件的入庫驗(yàn)收由庫房管理人員與廠家人員、工程管理人員共同開箱并對照裝箱文件進(jìn)行。設(shè)備更新改造項(xiàng)目的產(chǎn)品、備品備件的入庫驗(yàn)收由保管員組織項(xiàng)目小組技術(shù)人員或項(xiàng)目相關(guān)部門技術(shù)人員進(jìn)行共同驗(yàn)收。采購部負(fù)責(zé)建立健全備品備件賬本、卡片、目錄，內(nèi)容包括：備品備件的名稱、編號、單位、數(shù)量、單重、價格、制造商、使用單位及存放地點(diǎn)等。備品備件庫要明確分工，分類保管存放，保管員負(fù)責(zé)做好備品備件入庫的數(shù)量清點(diǎn)、核實(shí)、驗(yàn)收、賬務(wù)管理和發(fā)放等工作，做到日清、月點(diǎn)、半年一清庫、每年一總結(jié)，達(dá)到賬、物、資相符合。備品備件庫的管理要做到“防火、防盜、防腐蝕”。并于每年年底結(jié)合倉庫清點(diǎn)，組織采購部、生產(chǎn)部門技術(shù)人員對積壓的備品備件進(jìn)行共同鑒定，經(jīng)報批后集中處理。對消耗量大的備品備件允許生產(chǎn)部門有一定的庫存量，但要妥善保管，并按二級庫房管理的要求建立賬目，采購部每年要組織檢查一次。對于經(jīng)常消耗的備品備件，采購部必須保持最低的庫存量，以保證設(shè)備日常維修的需要。生產(chǎn)各部門在確保設(shè)備安全運(yùn)轉(zhuǎn)的前提條件下、做好備品備件的修舊利廢工作，盡量減少庫存。為降低儲備資金，減少供應(yīng)數(shù)量，本廠同類型備品備件應(yīng)做到規(guī)格統(tǒng)一，逐步推廣標(biāo)準(zhǔn)化、系列化。備品備件的領(lǐng)用出庫各使用部門在進(jìn)行備品備件領(lǐng)用時原則上嚴(yán)格按本單位所報計劃領(lǐng)用。屬于大修專用備品備件，要經(jīng)采購部區(qū)域主管簽字同意方可出庫領(lǐng)用；屬于技改項(xiàng)目、零星購置的固定資產(chǎn)類設(shè)備，要由采購部負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的主管簽字同意后方可領(lǐng)用。對于設(shè)備更新、改造項(xiàng)目及生產(chǎn)新購置設(shè)備所帶的隨機(jī)專用工器具及因檢修、安裝所需新增的專用工器具由使用部門或施工單位辦理出庫手續(xù)，并負(fù)責(zé)對其進(jìn)行妥善保管。施工單位辦理出庫的專用工具，在設(shè)備安裝完畢后，由施工主管部門組織施工單位歸還全，如有遺失、損壞則按價從工程款中扣除。備品備件出庫盡量遵循先進(jìn)先出的原則，以免備品備件自然損耗或久存變質(zhì)。積壓備品備件的處置設(shè)備因外調(diào)、報廢、改造等原因，經(jīng)查證本公司已無此型號設(shè)備，庫存的積壓的備品備件經(jīng)鑒定沒有用處的要及時處理消賬。凡公司之外單位求援備品備件，必須經(jīng)采購部、采購部及公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理手續(xù)，提運(yùn)備品備件。備品備件的使用情況反饋各使用部門要不斷追蹤備品備件的使用情況，如發(fā)現(xiàn)使用質(zhì)量問題要及時填寫“備件質(zhì)量反饋單”向采購部反饋，經(jīng)采購部技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場核實(shí)后再反饋到采購部，由采購部按合同質(zhì)量保證條款與廠家進(jìn)行協(xié)商解決。采購部要經(jīng)常對關(guān)鍵大型備品備件的使用情況進(jìn)行調(diào)查分析，掌握磨損情況，為引進(jìn)價廉質(zhì)優(yōu)的備品備件、為降低修理費(fèi)提供決策依據(jù)。技術(shù)定額及經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計分析工作各使用部門要積極開展關(guān)鍵設(shè)備機(jī)臺備品備件消耗的統(tǒng)計分析及核算工作，掌握磨損規(guī)律，制定合理的機(jī)臺消耗定額。采購部要根據(jù)設(shè)備管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定及每年各使用部門備品備件的消耗情況，會同公司采購部、財務(wù)中心制定合理的備品備件儲備定額和資金定額。采購部要每半年按照備品備件的儲備定額進(jìn)行一次全面的核算，掌握備件資金的周轉(zhuǎn)情況。若周轉(zhuǎn)周期過長、占用資金過多，要在庫存?zhèn)浼膬Υ嫫贩N和數(shù)量上進(jìn)行原因分析并提出改進(jìn)措施。采購部每月要會同財務(wù)中心對備品備件的出入庫進(jìn)行一次統(tǒng)計、核算。本辦法由公司采購部負(fù)責(zé)解釋并自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件：備品備件清單表一：總部售后服務(wù)部門