技術(shù)文件管理程序

文件編號：HH-II-08管理體系文件擬制審核批準擬制部門：品質(zhì)保證部版本號： 1技術(shù)文件管理程序變更號： 0TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"1、目 的 3\o"CurrentDocument"2、范 圍 3\o"CurrentDocument"3、職 責 3\o"CurrentDocument"4、管理原則 3\o"CurrentDocument"5、管理流程 3\o"CurrentDocument"6、技術(shù)文件的編制 4\o"CurrentDocument"7、技術(shù)文件的簽審及歸檔 4\o"CurrentDocument"8、技術(shù)文件的發(fā)放 59、技術(shù)文件的簽收與使用 5\o"CurrentDocument"10、技術(shù)文件的更改 5\o"CurrentDocument"11、技術(shù)文件的回收和銷毀 6\o"CurrentDocument"12、相關(guān)記錄 6第1頁，共14頁修訂履歷第2頁，共14頁1、目的為使公司的技術(shù)文件得到有效控制，做到完整、準確、清晰、統(tǒng)一，防止技術(shù)文件外泄，確保所有使用場所都能得到正確有效的文件，特制訂本制度。2、適用范圍本制度適用于公司的內(nèi)部技術(shù)文件（包括紙質(zhì)文檔及電子文檔）的管理和發(fā)放。注：技術(shù)文件按性質(zhì)可分為：——技術(shù)標準；—圖樣（包括設(shè)計圖樣及工裝圖樣）；—設(shè)計文件（包括BOM清單等）；—工藝文件（包括工藝規(guī)程、作業(yè)指導書等）；—檢驗和試驗規(guī)程等。3、職責技術(shù)課負責上述電子檔技術(shù)文件的編制、簽審。檔案室負責紙質(zhì)檔技術(shù)文件的打印、蓋章，依據(jù)生產(chǎn)管理部的《生產(chǎn)用圖申請》復印技術(shù)資料并發(fā)放到生產(chǎn)管理部；同時負責技術(shù)文件紙檔原件和電子檔技術(shù)文件的保存、維護和更新。生產(chǎn)管理部負責紙檔技術(shù)文件的發(fā)放、回收、歸檔工作。各職能部門負責組織本部門相關(guān)技術(shù)文件的實施。信息管理部負責加密軟件的安裝、維護及技術(shù)文件存放服務器的維護。4、管理原則技術(shù)文件應建立完整的清單。技術(shù)文件應履行規(guī)定的簽署手續(xù)。各類發(fā)布實施的技術(shù)文件必須保證紙質(zhì)文檔與電子文檔的一致性。圖紙文件的編制、變更、查閱、傳送、打印等只能在安裝加密軟件的電腦中進行，采購部接收外協(xié)加工圖紙的電腦可不加密，但采購部的電腦接收的外協(xié)加工圖紙資料只能是詢價用的參考圖紙，而非審核后的施工圖紙。技術(shù)課編制電子檔技術(shù)文件，組織電子檔技術(shù)文件的審核，并將審核后的電子檔技術(shù)文件歸檔；檔案室根據(jù)生產(chǎn)管理部的申請進行技術(shù)文件的打印、復印，技術(shù)文件由生產(chǎn)管理部負責下發(fā)到各需求部門。檔案室設(shè)立打印室，所有技術(shù)文件只能在打印室進行打印、復印。5、管理流程內(nèi)部技術(shù)文件的管理流程見圖1。第3頁，共14頁圖1內(nèi)部技術(shù)文件管理流程圖6、技術(shù)文件的編制技術(shù)文件在編制過程中應貫徹相應的企業(yè)標準及上級標準。技術(shù)文件的格式應按照相關(guān)企業(yè)標準的規(guī)定。技術(shù)文件的基本要求應符合現(xiàn)行的國家標準及企業(yè)標準的相關(guān)規(guī)定。技術(shù)文件編制時應按照相應的文件進行編號。7、技術(shù)文件的簽審及歸檔所有技術(shù)文件編制完成后，編制部門對電子版本按程序進行審核，然后填寫《技術(shù)文件歸檔清單》和《電子文件登記表》，檔案管理員核對無誤后簽字。檔案管理員填寫《技術(shù)文件導入申請單》，信息管理部系統(tǒng)管理員開通導入權(quán)限后，導入至專用服務器規(guī)定路徑，編制人員必須保證電子文件的有效性，技術(shù)文件的簽審流程應按圖2的規(guī)定進行。其中，“審核”由制造部部長或副部長簽審，“批準”由公司總工程或副總工程師簽審。工藝標準化批準注：虛線框根據(jù)需要為可選流程。圖2技術(shù)文件簽審流程第4頁，共14頁各類內(nèi)部技術(shù)文件應履行的簽審流程見表1。表1簽審流程技術(shù)標準圖樣設(shè)計文件工藝文件檢驗、試驗規(guī)程總圖零部件圖設(shè)計/編制VVVVVV校對VVVVVV審核VV工藝V*VVVV標準化VVVVVV批準VV*由標準化人員編制的技術(shù)標準可不進行標準化簽審。8、技術(shù)文件的審核及發(fā)放所有技術(shù)文件實施前，技術(shù)課提供《技術(shù)文件發(fā)放一覽表》，生產(chǎn)管理部向檔案室提出《技術(shù)文件申請表》，由檔案管理員進行打印，并按規(guī)定的程序進行蓋章確認，印跡必須完整、清晰；按照要求的數(shù)量進行復印，加蓋“文件副本”和“受控文件”章后，送到生產(chǎn)管理部。紙質(zhì)技術(shù)文件發(fā)放生產(chǎn)管理部根據(jù)《技術(shù)文件發(fā)放一覽表》規(guī)定的發(fā)放范圍進行發(fā)放，發(fā)放時應按《技術(shù)文件發(fā)放/回收記錄表》辦理發(fā)放登記手續(xù)。外協(xié)/外購件用圖需再加蓋“外協(xié)加工”章后交采購部外協(xié)。電子圖樣的發(fā)放公司所有的電子圖樣嚴禁對公司外部發(fā)放，經(jīng)審核批準的除外。使用部門為滿足生產(chǎn)需求或與客戶交流需要電子圖樣時，由申請人填寫《解密申請單》，按公司解密流程辦理；為防止技術(shù)文件外泄，要求技術(shù)人員必須將技術(shù)文件關(guān)鍵數(shù)據(jù)進行模糊處理后，提供參考圖紙。采購部詢價時需要提供加工圖紙，因此采購部接收技術(shù)文件的電腦可不安裝加密軟件，但采購部只能接收參考圖紙。由技術(shù)課將參考圖紙轉(zhuǎn)換為PDF格式，交給采購部。9、技術(shù)文件的簽收與使用使用部門在收到技術(shù)文件后，應在《技術(shù)文件發(fā)放/回收登記表》上簽收，并妥善保管好。使用部門在使用技術(shù)文件時，發(fā)現(xiàn)問題應及時反饋，以便更好地完善技術(shù)文件。10、技術(shù)文件的更改技術(shù)文件的更改不得導致產(chǎn)品質(zhì)量的降低，也不應違反顧客與本公司簽訂的合同及技術(shù)協(xié)議規(guī)定。涉及用戶提供的圖樣、資料或合同條文規(guī)定的技術(shù)更改，應預先征得顧客的同意第5頁，共14頁或簽名的書面材料。技術(shù)文件的更改應按照技術(shù)課設(shè)計更改的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，填寫《圖紙更改通知單》，將更改后的電子版技術(shù)文件和《圖紙更改通知單》一并發(fā)送給檔案室，由檔案管理員對歸檔的電子檔和紙檔技術(shù)文件進行更改，更改前的技術(shù)文件加蓋“作廢”章。技術(shù)人員也可以采用劃改的方式對技術(shù)文件原件進行更改。對已經(jīng)下發(fā)的技術(shù)文件進行更改時，由檔案管理員根據(jù)《技術(shù)文件發(fā)放/回收登記表》的發(fā)放數(shù)據(jù)，將更改后的技術(shù)文件和《圖紙更改通知單》下發(fā)給生產(chǎn)管理部，生產(chǎn)管理部負責下發(fā)更改后的技術(shù)文件和《圖紙更改通知單》，回收更改前的技術(shù)文件。對于通過劃改方式更改的技術(shù)文件，只向技術(shù)文件使用部門發(fā)放《圖紙更改通知單》，由使用部門根據(jù)《圖紙更改通知單》對圖紙進行更改。11、技術(shù)文件的回收、歸檔及銷毀生產(chǎn)管理部應在項目完成一周內(nèi)根據(jù)發(fā)放記錄回收技術(shù)文件，填寫《技術(shù)文件歸檔清單》，將技術(shù)文件歸檔。外協(xié)/外購件用圖在加工完畢后，發(fā)貨時把整理好的圖紙一起帶回來，品保部負責接收圖紙，交回生產(chǎn)管理部，采購部主管業(yè)務員負責督促外協(xié)廠按時把全部圖紙送回，由生產(chǎn)管理部歸檔。因更改或其它原因?qū)е碌募夹g(shù)文件的作廢，檔案室保管的由檔案室替換并加蓋“作廢”章，下發(fā)的由生產(chǎn)管理部及時回收并加蓋“作廢”章?；厥盏淖鲝U技術(shù)文件由生產(chǎn)管理部填寫《作廢技術(shù)文件清單》，將作廢文件移交檔案室保管。技術(shù)文件在使用過程中如有損壞，則使用部門需辦理調(diào)換手續(xù)，但原文件必須回收，并加蓋“作廢”章。技術(shù)人員在設(shè)計過程使用的紙檔參考圖紙，使用完畢后加蓋“作廢”章，填寫《作廢參考圖紙清單》進行保管，定期移交檔案室。檔案室應每年6月底和11月底對作廢的技術(shù)文件和作廢的參考圖紙進行集中銷毀。銷毀時應填寫《技術(shù)文件銷毀申請表》和《作廢參考圖紙銷毀申請表》經(jīng)公司總工程師或副總工程師批準后實施。13、相關(guān)記錄《技術(shù)文件歸檔清單》《技術(shù)文件發(fā)放一覽表》《技術(shù)文件發(fā)放/回收記錄表》《電子文件導入申請單》《電子圖樣解密申請單》《技術(shù)文件銷毀申請表》《圖紙更改通知單》第6頁，共14頁

技術(shù)文件歸檔清單編號:歸檔人歸檔日期接收人序號文件代號文件名稱幅面張數(shù)3注第7頁，共14頁

填表說明：如果歸檔時，圖樣為成套（以產(chǎn)品或一級部件）歸檔時，可以不拆分，有張數(shù)欄中填上圖樣的總張數(shù)，在備注欄中寫明“成套歸檔，詳見明細表”。電子文件導入申請單編號:申請人申請日期導入原因存放位置部門領(lǐng)導意見系統(tǒng)管理員意見序號文件代號文件名稱備注第8頁，共14頁

填寫說明：1、導入原因填“新增”、“更改”等。注：只要是走更改流程的，不論是否為新增零部件，均為“更改”。2、存放位置應填寫“XX系統(tǒng)中XX文件夾下”。3、如為更改原因?qū)?，則應在備注欄中加入更改單號。合海橡塑圖紙解密申請單編號： 申請部門： 申請日期：圖號圖紙名稱第9頁，共14頁

申請原因部門意見總工程師意見總經(jīng)理意見說明：解密單信息部留存。 申請人簽字技術(shù)文件發(fā)放一覽表編號:文件代號文件名稱編制人審核人序號發(fā)放部門接收人份改3注第10頁，共14頁

《技術(shù)文件發(fā)放/回收記錄表》編號序文件名稱文件編號發(fā)放部門版本分發(fā)號發(fā)放記錄回收記錄備注簽名日期簽名日期第11頁，共14頁第12頁，共14頁

技術(shù)文件銷毀申請單申請單號： 申請日期： 文號:序號文件編號文件類型文件名稱版號銷毀數(shù)量備注編制批準校對審核檔案第13頁，共14頁

設(shè)計變更通知單文件編號版本號受控壯態(tài)產(chǎn)品產(chǎn)號用戶及產(chǎn)品名稱變更原因人：方案改進；B用戶需求；C工藝要求；D原設(shè)計遺漏；E原設(shè)計差錯；F其