物資采購管理制度供應商開發(fā)、購置申請、采購合同管理

物資采購管理制度第一章總則第一條為保證南京XX健康科技有限公司（以下簡稱公司）各項工作的順利進行，即時準確地提供產(chǎn)品、包材、原料等，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各項產(chǎn)品的采購工作，凡涉及產(chǎn)品的采購工作事項的部門及員工應遵照執(zhí)行。第三條采購工作是指公司產(chǎn)品、包材等物資供應，及與之相關的其他工作，囊括但不限于：新產(chǎn)品調(diào)研，質(zhì)量及供應商確認，簽署合同，產(chǎn)品備案，包材印刷，下達產(chǎn)品訂單，包材及產(chǎn)品的儲運，產(chǎn)品質(zhì)量反饋與協(xié)調(diào)，付款與回收發(fā)票等工作。第二章職責及工作范圍第四條采購部職責及工作范圍（一）負責公司新產(chǎn)品市場調(diào)研，供應商開發(fā)，成本控制；簽署產(chǎn)品合同，索取供應商資質(zhì)、產(chǎn)品基本信息、產(chǎn)品合格報告；制定物料采購計劃、采購訂單；完備包裝材料及產(chǎn)成品的庫存管理；提出付款申請，回收稅票，定期與供應商核關于賬目。（二）協(xié)助條形碼申請、代工產(chǎn)品的備案。（三）跟蹤供應商生產(chǎn)進程，加強質(zhì)量控制及質(zhì)量問題處理，（四）協(xié)助相關部門做好產(chǎn)品裝量測試，包裝設計，包裝材質(zhì)選擇，資料存檔。第五條其他部門職責及工作范圍（一）市場管理中心負責提出新產(chǎn)品需求計劃，樣本質(zhì)量確認，包裝樣式、尺寸、規(guī)格及材質(zhì)確認，負責新產(chǎn)品的包裝設計。（二）市場管理中心各事業(yè)部負責提出常規(guī)品種的采購申請，組織相關單位做好產(chǎn)成品的接受、倉儲管理以及質(zhì)量的驗收及問題反饋。（三）財務部負責款項支出、發(fā)票入賬審核。第三章采購流程第六條本流程審批應經(jīng)過網(wǎng)絡審批或紙制文件審批方式執(zhí)行。第七條產(chǎn)品確認市場管理中心提出新品申請確認單，標明品牌，銷售渠道，預計裝量規(guī)格、包裝樣式、參照的同類競品等信息，經(jīng)總裁審批后轉(zhuǎn)采購部進行供應商開發(fā)工作。第八條供應商開發(fā)管理（一）新產(chǎn)品市場調(diào)研及供應商確認：原則上三家以上供應商比關于產(chǎn)品質(zhì)量和價格，由采購部提供三家以上的待選產(chǎn)品，經(jīng)相關事業(yè)部確認產(chǎn)品質(zhì)量，采購部根據(jù)質(zhì)量和洽談價格確認意向供應商，并且經(jīng)過質(zhì)量部門審核后確認為定點供應商，采購部應從批準的定點供應商采購。確因?qū)嶋H原因不能提供三家意向供應商的，可定向采購。1、契合定向采購的條件：（1）獨家供應商（2）新品采購周期短（3）產(chǎn)品質(zhì)量無可比性（4）特有配方產(chǎn)品2、定向采購的原則：（1）需從市場管理中心或相關事業(yè)部指定的同類競品生產(chǎn)企業(yè)購進。（2）比關于該企業(yè)產(chǎn)品的銷售價格與報價的合理性。第九條成本利潤分析管理（一）新品規(guī)格及包裝樣式確定新品規(guī)格及包裝樣式由各事業(yè)部確認，包裝材質(zhì)及尺寸由采購部確定。確認時應充分考慮到新品調(diào)研實際情況、產(chǎn)品特性、營銷手段、市場定位等內(nèi)容。（二）成品及包材的最低起訂量確定采購部提供供應商的基本信息，囊括初步成本，最低起訂量。（三）成本利潤分析新產(chǎn)品報價及成本利潤核算由采購部與財務部、市場管理中心或相關事業(yè)部共通進行，分析產(chǎn)品相關數(shù)據(jù)確認可行后，由采購部上報總裁審批后確認。第十條購置申請管理（一）購置申請是指各事業(yè)部提交給公司的生產(chǎn)經(jīng)營所需的產(chǎn)品，經(jīng)審批后方可執(zhí)行的請示，內(nèi)容應囊括：品種名稱、數(shù)量、規(guī)格、等級、庫存等。各事業(yè)部可按季度/月度下達購置申請。（二）購置申請審批:產(chǎn)品購置申請由相關事業(yè)部提交，包材購置申請由采購部提交，財務部提供庫存銷量等相關數(shù)據(jù)，并且提出審核意見后，報總裁批準后轉(zhuǎn)采購部執(zhí)行。第十一條采購調(diào)研審批詳細調(diào)研結(jié)果應附加蓋公章的報價單，價格構(gòu)成應包含產(chǎn)品、發(fā)票、運費、加工費、外包裝等。采購部將該調(diào)研及建議選用供應商上報采購負責人審批，涉及金額較大或特殊情況須經(jīng)總裁審批后執(zhí)行。新產(chǎn)品應附成本利潤分析情況，包材調(diào)研需標明印刷版費，以及版費返還條款。第十二條采購合同管理（一）合同的起草：1、合同由采購部負責起草，經(jīng)法律部門及采購負責人批復后形成統(tǒng)一模板的格式合同，采購時以產(chǎn)品訂單形式下達給供應商，產(chǎn)品訂單是合同的組成部分。一切類別采購合同的模板，每一年由法律部門統(tǒng)一修訂，采購部按標準模板簽署格式合同；供應商提供的格式合同為非格式合同。2、合同應注明細節(jié)內(nèi)容，明確產(chǎn)品規(guī)格，包裝樣式，所需包裝材料材質(zhì)，產(chǎn)品保質(zhì)期，倉儲條件，供貨周期，質(zhì)量標準，責任賠償?shù)认嚓P信息。（二）合同的編號原則：購貨合同依照采購項目分類編號，編號原則為：公司縮寫+年+品種代號+序號。品種代號：包材1，中藥飲片及花茶2、堅果及其他食品3，其他4，序號：第幾個合同。舉例：（三）合同分類：按執(zhí)行時間分為長期合同與單次合同兩類：（1）長期合同：囊括全年合同、半年合同、季度合同，這類產(chǎn)品合同契合銷售有規(guī)律、質(zhì)量穩(wěn)定、價格占優(yōu)勢的特征。（2）單次合同：當次合作當次簽署合同，主要適用于用量小，價格變化快或受其他因素影響較大，及其他低值易耗品的合同。（四）合同審批流程：合同由采購部簽署，質(zhì)量部審核相關質(zhì)量條款，提交采購負責人審批；補充協(xié)議及價格、付款方式條款與調(diào)研報告有變動的，應由采購負責人審批，其他重要條款有變動的，應有法律部門審批；重要的非格式合同應由法律部門審批；市場調(diào)研已批復的單次合同及產(chǎn)品訂單，由采購部經(jīng)理審批后簽署。一切合同抄送財務部。第十三條包裝的設計與印刷管理（一）包裝設計稿件基本內(nèi)容確定：采購部提供包裝設計中所需的尺寸，產(chǎn)品文字信息，相關參數(shù)，應根據(jù)確認的裝量規(guī)格，測試包材尺寸的合理性；行政部提供包裝上需要印刷的條形碼，二維碼等信息，確保在包裝印刷設計前完成；質(zhì)量部應關于產(chǎn)品文字信息，相關參數(shù)進行審核和校準；市場管理中心或相關事業(yè)部提供設計稿件，在設計進程中應充分考慮供應商提出的合理要求和合理化建議。（二）包裝設計稿件基本內(nèi)容的審批：設計稿件應由總裁審批經(jīng)過后執(zhí)行印刷程序。（三）包裝印刷稿件確認：1、包裝印刷稿件確認進程是與包裝印刷企業(yè)勾通的進程，是將設計稿件實現(xiàn)為產(chǎn)品的進程。印刷稿件的校關于，技術(shù)關于接和設計調(diào)整由市場管理中心與印刷品供應商確認。首次印刷的新產(chǎn)品應打小樣，確因?qū)嶋H情況或費用等原因不能打樣的，印刷時由市場管理中心以電子設計稿，或現(xiàn)場確認為準。2、包裝材料正式印刷前，印刷廠應提供可滿足產(chǎn)品加工企業(yè)的試機數(shù)量，以驗證包裝材料與產(chǎn)品加工企業(yè)設備的契合性。（四）每批新印刷的包裝材料應由印刷廠家及市場管理中心、采購部訣別留樣。第十四條物料采購入庫及驗收管理（一）物料入庫及驗收管理：1、采購周期應滿足加工周期時限的約定。確因?qū)嶋H情況需要縮短供貨周期，或因計劃量大無法實現(xiàn)的，采購部應與供應商充分協(xié)商，分批發(fā)貨，仍不能保證即時供應的，應即時通知相關事業(yè)部作出調(diào)整。2、供應商發(fā)貨前填制《物料隨貨同行單》與物料同行。發(fā)貨日期確認后，采購部通知相關事業(yè)部或收貨供應商預計到貨時間。3、物料到達倉庫后，倉庫管理員應即時關于物料的數(shù)量、包裝、外觀等進行驗收。經(jīng)初檢，如物料外物流箱損壞等事項應即時通知采購部，由采購部與發(fā)貨供應商勾通協(xié)商確認后收貨。收貨方應在《物料隨貨同行單》上簽字并且反饋給采購部，采購部憑《物料隨貨同行單》與發(fā)貨供應商核關于往來帳，并且辦理相關流程。相關事業(yè)部應定期將《物料隨貨同行單》整理郵寄給財務部。4、相關事業(yè)部及供應商應按規(guī)則抽取物料樣本郵寄至質(zhì)量部，物料經(jīng)質(zhì)量部驗收合格后，出具質(zhì)量驗收合格報告。相關事業(yè)部及供應商根據(jù)合格報告方可銷售，待驗或不合格產(chǎn)品不得生產(chǎn)或銷售。質(zhì)量部全面負責產(chǎn)品質(zhì)量驗收工作，具體條款參見相關驗收制度。（二）不合格產(chǎn)品確認及處理產(chǎn)品經(jīng)質(zhì)量部提供試驗結(jié)果，抄送采購部及相關事業(yè)部，如不能達到標準，可進行復檢。復檢仍不合格的，應由采購部、質(zhì)量部與供應商勾通后確認，讓步接受或退換貨。關于退換貨意見達成一致的，由采購部組織退貨及合格貨物發(fā)送；達不成一致的，按合同送達第三方試驗。第十五條發(fā)票入帳及付款管理（一）發(fā)票入帳管理：采購部根據(jù)《物料隨貨同行單》和質(zhì)量驗收合格報告、合同約定的單價等核關于無誤后，通知供應商開具發(fā)票。收到發(fā)票后采購部核關于單價、數(shù)量、發(fā)票類型是否契合要求，核關于后轉(zhuǎn)財務部門入賬。財務部門復核，相符后按財務管理制定入賬，否則不得入賬。發(fā)票流轉(zhuǎn)進程中應有明確記錄。（二）付款管理：1、采購內(nèi)勤提請付款申請，付款申請單要標明品種、數(shù)量、單價、總金額、到貨周期、約定的付款周期、收款單位等；如需預付款的，付款申請單除標注以上內(nèi)容外，還需標明預付款比例、預付款金額；有付款賬期的供應商，發(fā)票入賬后采購部方可根據(jù)合同約定填寫付款申請單付款。2、采購內(nèi)勤提請付款申請，由采購經(jīng)辦人，采購經(jīng)理審批后提請采購負責人審批，經(jīng)財務審核無誤后，經(jīng)總裁審批方可付款。3、往來賬核關于：采購部每個季度與供應商核關于貨款往來賬目。核關于手續(xù)采購部和財務部留存。第十六條采購報表管理（一）臺賬與報表管理1、應建立采購臺賬（包材和成品），并且作好日常維持，做到數(shù)據(jù)完整準確。2、應建立包材庫存臺賬，并且作到定期與供應商核關于，關于合理損耗范圍之外的損失即時查