采購庫管流程

精選優(yōu)質(zhì)文檔傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔傾情為你奉上專心專注專業(yè)專心專注專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔傾情為你奉上專心專注專業(yè)采購部運營手冊編制：審核:批準(zhǔn):發(fā)布日期：2011年月日生效日期：2011年月日目錄1部門職責(zé)2部門職權(quán)3崗位職責(zé)4工作流程5管理文件6管理表格7相關(guān)法律、文件采購部部門職責(zé)1．1物料采購嚴格執(zhí)行公司采購管理制度，使行詢價、估價、比價、議價原則進行市場尋價，采購所需物資，努力降低采購成本；編制采購計劃、采購合同；采購計劃的執(zhí)行及監(jiān)控；采購物品質(zhì)量問題的處理；采購物品應(yīng)付款的審查工作；1.2．供應(yīng)商管理主要供應(yīng)商的資信狀況調(diào)查和評估；供應(yīng)商開發(fā)、評審與培育,按照最優(yōu)性價比原則，綜合評價備選供應(yīng)商的質(zhì)量、價格、服務(wù)等以確定優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；供應(yīng)商檔案的管理；供應(yīng)商售后的服務(wù)協(xié)調(diào)；供應(yīng)商交期及采購成本的管理；1.3．計劃庫存采購根據(jù)，制定物料供應(yīng)計劃并組織實施，減少庫存保存時間，以提高庫存周轉(zhuǎn)率；會同倉庫、生產(chǎn)部、銷售部確定合理物料采購量，及時了解庫存情況，進行合理采購；1.4．價格體系管理組織完善采購比價系統(tǒng)，核定采購物料的價格是否合理，并定期更新供應(yīng)商檔案及采購價格信息評審；組織掌握原材料市場行情和各類物料的供應(yīng)貿(mào)易動態(tài)；組織工程部參與產(chǎn)品及物料的價格成本評估；1.5．部門管理協(xié)助配合其他部門的相關(guān)工作；明確本部門人員崗位責(zé)任和崗位目標(biāo)；編寫工作計劃和工作總結(jié)，及工作例會和工作協(xié)調(diào)；采購信息的記錄以及采購基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護；2.采購部職權(quán)2.1.有權(quán)參與公司產(chǎn)品開發(fā)戰(zhàn)略的制定。2.2.有權(quán)參與年度、季度、月度生產(chǎn)計劃的制定，并提出意見和建議。2.3.部門內(nèi)部員工考核的權(quán)力。2.4.部門內(nèi)部員工聘任、解聘的建議權(quán)。2.5.部門內(nèi)部工作開展的自主權(quán)。2.6.要求相關(guān)部門相關(guān)工作的權(quán)力。2.7.其他相關(guān)權(quán)力。采購部崗位職責(zé)3.1對公司規(guī)章制度、管理規(guī)范等進行宣導(dǎo)。3.2制定并控制本部門的費用預(yù)算。3.3參與本部門組織架構(gòu)、崗位體系的調(diào)整。3.4參與本部門人員的招聘、入職、請假、辭退（開除）、離職的審核。3.5負責(zé)下屬員工培訓(xùn)、評價，提高員工技能。3.6對本部門員工的薪酬、晉升、獎懲等提出建議。3.7負責(zé)協(xié)調(diào)部門內(nèi)工作任務(wù)分工，合理安排人員。4、采購部工作流程說明1．內(nèi)部流程：eq\o\ac(○,1)．針對公司常規(guī)、常用物料的采購：倉庫必需做到其庫存報表準(zhǔn)確無誤，如涉及倉庫所提供的數(shù)據(jù)與庫存實物不相符，應(yīng)嚴查其過失，并視情況倉庫負責(zé)人承擔(dān)其相應(yīng)責(zé)任。在接到倉庫或需料部門填寫的采購申請單后，其申請采購物料人所填寫的采購申請單，需有申請人、部門負責(zé)人的簽名方為有效。在接到有簽名其全的申請單后，采購員對采購申請單的內(nèi)容進行審核、匯總與報批，獲批后編制采購作業(yè)計劃進行采購。在下達的采購訂單中，需依次有采購員、采購部負責(zé)人、工程部相關(guān)負責(zé)人、總經(jīng)理等的簽名，其簽名完成一致審核后，向供應(yīng)商下達采購訂單，并督促供應(yīng)商盡快簽字落實交期回傳訂單，以保證該訂單的有效性?；貍饔唵涡鑿?fù)印為一式貳份，分別交由倉庫和財務(wù)，采購部同時保留供應(yīng)商回傳的一份訂單，以銷單和催促交貨作為依據(jù)。在訂單交期中，采購員需至少要保持在訂單交期前有兩次以上與供應(yīng)商溝通了解訂單情況，以便隨機作出相應(yīng)調(diào)整。在訂單到期日，如貨還未入庫，或在前期溝通中，有變化影響到交貨日期，采購員需第一時間與部門負責(zé)人進行匯報。部門負責(zé)人可視情況向上反映。當(dāng)所采購物料到庫后，倉庫需對所有貨物一律開箱驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時與采購部聯(lián)系，盡早解決，并及時通知品管部。如貨物通過品管部門的檢測，則采購員督促倉庫盡快辦入庫，并對倉庫所辦的入庫單與訂購合同的合同編號、物品、型號、數(shù)量、單價進行核對，確保以上項目均核對無誤后，簽名認可。如所交貨物未通過品管部門的檢測，則在拿到品管部門的品質(zhì)檢測單后，依據(jù)品質(zhì)檢測單與供應(yīng)商溝通進行退、返修貨處理，直致配合品管部此貨通過檢測為止。在供應(yīng)商交貨通過檢測，倉庫辦入庫無誤后，對有賬期的供應(yīng)商，則配合財務(wù)部進行賬期管理，作好到期應(yīng)付款的付款申請工作，并進行銷單處理。如沒有賬期需即時辦付貨款的，采購員需依據(jù)倉庫所辦的入庫單（核單流程同上），供應(yīng)商的送貨單、收據(jù)辦理付款通知單即時交于財務(wù)，安排財務(wù)付款。eq\o\ac(○,2)．針對非公司常規(guī)、常用物料的采購：其申請人不但需要出具相同資質(zhì)的申請單，同時還需要出具其要采購物料的附帶文件說明，其附帶文件需標(biāo)明其申請采購物料的特殊性、用途、參數(shù)、規(guī)格等物料詳細地明細。eq\o\ac(○,3).新品的導(dǎo)入或常規(guī)產(chǎn)品的更改：凡公司新導(dǎo)入的產(chǎn)品，從產(chǎn)品樣品、包裝、配件、包裝起等，到無論外觀、工藝、材料、設(shè)計風(fēng)格等，均由工程部首先提供樣品或出具書面通知聯(lián)絡(luò)單，相關(guān)部門依照此樣品或書面通知單進行流程操作，如下單、收、驗貨。如涉及產(chǎn)品或產(chǎn)品包裝因不同原因需要進行更改的，同樣首先需由工程部出具書面更改通知，相關(guān)部門照此通知執(zhí)行。eq\o\ac(○,4).訂購單審核：采購員除對倉庫所辦的入庫單與訂購合同的合同編號、物品、型號、數(shù)量、單價進行核對外，還需明確清楚的掌握所下訂單有哪些物品還未交，及各物品的交貨型號、交貨日期與交貨數(shù)量等均要了如指掌。并對倉庫各物品的實時庫存與實際庫存數(shù)量要十分清楚。2．外部流程eq\o\ac(○,1).訂單交貨流程：在下達完采購訂單后，采購員需保存好供應(yīng)商回簽的采購訂單。并不定期地、視庫存情況、供應(yīng)商交貨信譽等各方面因素，督促其按時、按量、保質(zhì)交貨。當(dāng)遇庫存告急或特殊情況下，還需及時地與供應(yīng)商溝通，讓其協(xié)住提前交貨。eq\o\ac(○,2).新品導(dǎo)入與供應(yīng)商開發(fā)流程：在開發(fā)新的供應(yīng)商前，應(yīng)對供應(yīng)商的注冊資料、工商記錄、效益規(guī)模、人員狀況等真實性進行調(diào)查和評估。如有可能，還可以通過第三方或其它途徑對其資信狀況進行了解，盡可能得篩選出符合公司所需求的供應(yīng)商。其流程應(yīng)遵叢以下原則：采購詢價—估價—比價—議價—商務(wù)條款評審—定價—打樣—小批量試樣—納入供應(yīng)商體系。詢價：應(yīng)做好前期準(zhǔn)備工作，如所采購物品的用途、特性、定位；采購數(shù)量；結(jié)款方式等。估價：對所將要采購的物品按當(dāng)前市場行情、供應(yīng)情況、技術(shù)性等進行估價。比價：至少需經(jīng)過嚴格篩選后符合公司供貨要求，三家符合要求以上供應(yīng)商的價格比較。議價：議價是一個勘察和交易的過程。包括計劃、談判、總結(jié)、分析、讓步等。商務(wù)條款評審：在同供應(yīng)商進行磋商后，應(yīng)作好比較記錄，主要考慮質(zhì)量、價格、包裝、交貨日期和付款條件、運輸方式、配合度等方面考慮。定價：在貨物及服務(wù)質(zhì)量相同的情況下，原則上選擇報價最低的供應(yīng)商，只有在特殊情況下，如價低者品質(zhì)有問題，方可選擇報價較高的供應(yīng)商，但必須詳細說明原因，以便日后參考（最終定價以總經(jīng)理審批為準(zhǔn)）。打樣：按所需采購物品的要求，如外觀、尺寸、功能、顏色等進行打樣，并最終雙方簽樣確定，以作為批量采購時按樣品收貨、驗貨；或作為批量采購后物品存在爭議時作為依據(jù)。小批量試樣：當(dāng)所打樣品經(jīng)雙方簽樣確認后，為了防止某些特殊性：如產(chǎn)品穩(wěn)定性、技術(shù)參數(shù)等情況在試樣過程中沒有發(fā)現(xiàn)，可先小批量采購。當(dāng)批量采購后，如所選擇供應(yīng)商在此過程中交期、品質(zhì)等各方面被公司認可，可納入供應(yīng)商體系，作為公司正式的供應(yīng)商。eq\o\ac(○,3).供應(yīng)商維護與協(xié)調(diào)：要經(jīng)常與供應(yīng)商進行有效溝通，掌握供應(yīng)商的原材料采購情況、庫存情況、生產(chǎn)情況、交貨情況、品質(zhì)情況、人員流動情況等，并定期地到供應(yīng)商工廠進行實地考證，據(jù)此實時地做出采購調(diào)整和采購分配。對異常產(chǎn)品與供應(yīng)商進行協(xié)商，督促其改善品質(zhì)和退、返修貨處理。5、庫管工作流程庫房收貨、退貨流程圖手工單第一聯(lián)轉(zhuǎn)成本手工單第二聯(lián)貨商取單手工單第三聯(lián)貨商留存手工單第一聯(lián)轉(zhuǎn)成本手工單第二聯(lián)貨商取單手工單第三聯(lián)貨商留存建材和特殊物品:部門驗貨人員檢驗質(zhì)量、庫管員檢驗數(shù)量.準(zhǔn)確工整的填寫送貨單。庫管員據(jù)實對單據(jù)進行電腦錄入，并庫管員據(jù)實對單據(jù)進行電腦錄入，并打印入庫單據(jù)。審核簽字。貨品送入庫房。驗貨人員、庫房員、供貨商簽字確認送貨單。貨品送入庫房。驗貨人員、庫房員、供貨商簽字確認送貨單。供貨商、采購持送貨單送貨。供貨商、采購持送貨單送貨。電腦單第一聯(lián)轉(zhuǎn)會計電腦單第二聯(lián)庫房留存電腦單第一聯(lián)轉(zhuǎn)會計電腦單第二聯(lián)庫房留存電腦單第三聯(lián)貨商對單酒水和調(diào)料:庫管員檢驗質(zhì)量、數(shù)量.準(zhǔn)確工整的填寫送貨單酒水和調(diào)料:庫管員檢驗質(zhì)量、數(shù)量.準(zhǔn)確工整的填寫送貨單。手工單第一聯(lián)轉(zhuǎn)成本手工單第二聯(lián)貨商取單手工單第一聯(lián)轉(zhuǎn)成本手工單第二聯(lián)貨商取單手工單第三聯(lián)貨商留存庫管員據(jù)實進行電腦錄入，并打印直撥單據(jù)。找部門審核簽字。庫管員據(jù)實進行電腦錄入，并打印直撥單據(jù)。找部門審核簽字。貨品送入部門指定位置。驗貨人員、庫房員、供貨商簽字確認送貨單。部門驗貨人員檢驗質(zhì)量、庫管員檢驗數(shù)量準(zhǔn)確工整的填寫送貨單。供貨商持送貨單送貨。貨品送入部門指定位置。驗貨人員、庫房員、供貨商簽字確認送貨單。部門驗貨人員檢驗質(zhì)量、庫管員檢驗數(shù)量準(zhǔn)確工整的填寫送貨單。供貨商持送貨單送貨。電腦單第一聯(lián)轉(zhuǎn)會計電腦單第二聯(lián)庫房留存電腦單第三聯(lián)貨商對單電腦單第一聯(lián)轉(zhuǎn)會計電腦單第二聯(lián)庫房留存電腦單第三聯(lián)貨商對單5.3退貨庫管員據(jù)實進行電腦錄入，并輸出退貨單據(jù)。找部門審核簽字。庫管員據(jù)實進行電腦錄入，并輸出退貨單據(jù)。找部門審核簽字。電腦單第一聯(lián)會計入賬電腦單第二聯(lián)庫房留存電腦單第三聯(lián)貨商對單退貨人員、庫房員、供貨商簽字確認退貨單。庫管員開具出門條，貨商取走退貨。電腦單第一聯(lián)會計入賬電腦單第二聯(lián)庫房留存電腦單第三聯(lián)貨商對單退貨人員、庫房員、供貨商簽字確認退貨單。庫管員開具出門條，貨商取走退貨。貨商驗貨認可，部門填寫退貨原因。庫管員檢驗填寫退貨數(shù)量。退貨部門持退貨單退貨。日常申購單申購流程5.4、部門直撥食品申購各部門申購單交齊后傳真至采購部。庫管員接單后檢查是否合符標(biāo)準(zhǔn)，有無庫存食品或物品。申購品種數(shù)量是否清晰，審核合格，填寫定價標(biāo)準(zhǔn)后庫管員簽字。部門被授權(quán)人在申購單上簽字審批。部門申購次日直撥食品填寫申購單各部門申購單交齊后傳真至采購部。庫管員接單后檢查是否合符標(biāo)準(zhǔn)，有無庫存食品或物品。申購品種數(shù)量是否清晰，審核合格，填寫定價標(biāo)準(zhǔn)后庫管員簽字。部門被授權(quán)人在申購單上簽字審批。部門申購次日直撥食品填寫申購單和各部門直撥食品申購單一起傳真采購部。5.5、庫存食品酒水物品申購和各部門直撥食品申購單一起傳真采購部。復(fù)核調(diào)料申購單沒有漏下、少下后簽字確認。根據(jù)本店調(diào)料、酒水、物品的庫存及領(lǐng)用周期。巡視庫房對短缺貨品填寫庫房申購單。復(fù)核調(diào)料申購單沒有漏下、少下后簽字確認。根據(jù)本店調(diào)料、酒水、物品的庫存及領(lǐng)用周期。巡視庫房對短缺貨品填寫庫房申購單。如有洋酒和煙申購單傳真采購部，由采購部購買。打電話給酒水貨商確認訂貨。對完成訂貨的酒水品種打勾確認。如有洋酒和煙申購單傳真采購部，由采購部購買。打電話給酒水貨商確認訂貨。對完成訂貨的酒水品種打勾確認。復(fù)核酒水申購單沒有漏下、少下后簽字確認。復(fù)核酒水申購單沒有漏下、少下后簽字確認。復(fù)核物品申購單沒有漏下、少下后簽字確認。復(fù)核物品申購單沒有漏下、少下后簽字確認。和各部門直撥食品申購單一起傳真采購部。和各部門直撥食品申購單一起傳真采購部。庫管員根據(jù)手工單第一聯(lián)打印出庫單據(jù)。領(lǐng)用人和庫管員核對、簽字確認電腦單。有庫存根據(jù)報修單第一聯(lián)，建材名稱、數(shù)量發(fā)貨。5.6庫管員根據(jù)手工單第一聯(lián)打印出庫單據(jù)。領(lǐng)用人和庫管員核對、簽字確認電腦單。有庫存根據(jù)報修單第一聯(lián)，建材名稱、數(shù)量發(fā)貨。工程部填寫維修項目所需使用的材料名稱、數(shù)量。接單檢修人簽字。報修部門按標(biāo)準(zhǔn)填寫報修項目后，找本部門授權(quán)人簽字審批轉(zhuǎn)工程部。工程部填寫維修項目所需使用的材料名稱、數(shù)量。接單檢修人簽字。報修部門按標(biāo)準(zhǔn)填寫報修項目后，找本部門授權(quán)人簽字審批轉(zhuǎn)工程部。將庫房專用采購申請單傳真至采購部。無庫存根據(jù)第一聯(lián)建材，填寫庫房采購申請單轉(zhuǎn)庫房領(lǐng)班級以上領(lǐng)導(dǎo)審批。將庫房專用采購申請單傳真至采購部。無庫存根據(jù)第一聯(lián)建材，填寫庫房采購申請單轉(zhuǎn)庫房領(lǐng)班級以上領(lǐng)導(dǎo)審批。注：1.庫房不接工程立項單。2.當(dāng)維修項目不是某個小部件時須下大財產(chǎn)申購單。3.須外修項目維修物品直接轉(zhuǎn)采購部。5.7庫房領(lǐng)貨流程圖電腦單第一聯(lián)會計入賬電腦單第二聯(lián)庫房留存電腦單第三聯(lián)給使用部門留存領(lǐng)用人和庫管員核對、簽字確認。庫管員憑手工單第一聯(lián)發(fā)貨部門被授權(quán)人在領(lǐng)貨單上簽字審批。電腦單第一聯(lián)會計入賬電腦單第二聯(lián)庫房留存電腦單第三聯(lián)給使用部門留存領(lǐng)用人和庫管員核對、簽字確認。庫管員憑手工單第一聯(lián)發(fā)貨部門被授權(quán)人在領(lǐng)貨單上簽字審批。部門領(lǐng)用人填寫領(lǐng)貨單庫管員根據(jù)手工單第一聯(lián)打印出庫單據(jù)。5.8庫房盤點流程圖盤點報告交庫房經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)簽字后做相應(yīng)處理。如盤盈盤虧查明原因并做出盤點報告。本店會計和庫管員進行實物盤點。會計和庫管核對帳實是否相符并簽字確認。盤點報告交庫房經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)簽字后做相應(yīng)處理。如盤盈盤虧查明原因并做出盤點報告。本店會計和庫管員進行實物盤點。會計和庫管核對帳實是否相符并簽字確認。每月盤點日庫房打印出當(dāng)天庫存盤點報表。庫房主管、經(jīng)理審核根據(jù)權(quán)限500元以下。5.9申購單流程庫房主管、經(jīng)理審核根據(jù)權(quán)限500元以下。庫管員審核后簽字確認接單。轉(zhuǎn)庫房主管或經(jīng)理轉(zhuǎn)采購部購買。技術(shù)部門填寫技術(shù)意見。庫管員審核后簽字確認接單。轉(zhuǎn)庫房主管或經(jīng)理轉(zhuǎn)采購部購買。技術(shù)部門填寫技術(shù)意見。部門按標(biāo)準(zhǔn)填寫申購單。庫房主管、經(jīng)理審核根據(jù)權(quán)限500元以上請財務(wù)總監(jiān)審批。庫房主管、經(jīng)理審核根據(jù)權(quán)限500元以上請財務(wù)總監(jiān)審批。5、管理表格單店進貨計劃表定貨單位：電話：年月日品名規(guī)格用途單位數(shù)量要求到貨日期備注制表人：部門負責(zé)人：進貨單位：（蓋章）訂貨單日期年月日地址訂貨號電話類別發(fā)運方式品名規(guī)格用途單位數(shù)量備注制表人：審核人：訂貨單位公章提貨運輸車輛明細如下貨物品名數(shù)量車牌號碼司機姓名駕證員身份證號請給予解決發(fā)貨為盼。制單：審核：附注：訂貨單位：（蓋章）訂貨傳真單收件人（To）：發(fā)件人（From）：公司（Com）：公司（Com）：地址（Add）：地址（Add）：傳真（Fax）：傳真（Fax）：電話（Tel）：電話（Tel）：頁數(shù)（Page）：抄送（Copy）：關(guān)于（Re）：日期（Date）：□緊急□請審閱□請批注□請答復(fù)茲有我單位需向貴方認購如下貨物：車型零件圖號零件名稱單位數(shù)量發(fā)貨方式到貨時間退貨單編號：供應(yīng)商：年月日物資名稱物品號數(shù)量單價金額進貨日期退貨原因備注制單：部門負責(zé)人：財務(wù)：注：本單一式三聯(lián)，第一聯(lián)填單部門留存，第二聯(lián)交供應(yīng)商，第三聯(lián)送財會室。供應(yīng)商調(diào)查表內(nèi)容供應(yīng)商全稱供應(yīng)商性質(zhì)上級主管機關(guān)建廠（經(jīng)營部）日期建筑面積（m2）固定資產(chǎn)年銷售產(chǎn)值職工總數(shù)企業(yè)負責(zé)人其中質(zhì)量負責(zé)人營銷負責(zé)人技術(shù)人員數(shù)研究/開發(fā)負責(zé)人高/中級職稱人數(shù)檢測員設(shè)備總數(shù)主要機構(gòu)設(shè)置機構(gòu)名稱其中物資名稱型號產(chǎn)地供應(yīng)物資供應(yīng)商發(fā)展簡介及質(zhì)量保證能力供應(yīng)商貫標(biāo)名稱及日期是否通過第三方認證認證標(biāo)準(zhǔn)通過認證日期認證機構(gòu)名稱證書號供方負責(zé)人簽字（蓋章）：日期：審批意見：審批人/日期：注：（對封皮的企業(yè)類別分A.B兩類。