置業(yè)有限公司物資采購(gòu)供應(yīng)管理暫行規(guī)定

置業(yè)有限公司物資采購(gòu)供應(yīng)管理暫行規(guī)定第一章總則第一條為加強(qiáng)公司物資采購(gòu)供應(yīng)管理，在確保采購(gòu)效率和采購(gòu)物資質(zhì)量的前提下，有效降低采購(gòu)成本，確保各類物資采購(gòu)及供應(yīng)各環(huán)節(jié)的經(jīng)濟(jì)、順暢、高效，提高公司經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量，特制訂本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于公司各類物資的采購(gòu)及供應(yīng)管理。第三條采購(gòu)供應(yīng)部是公司各類物資采購(gòu)供應(yīng)的管理和實(shí)施主體，對(duì)公司總經(jīng)理負(fù)責(zé),接受公司財(cái)務(wù)審計(jì)部和紀(jì)檢部門的審計(jì)監(jiān)督。第二章采購(gòu)計(jì)劃管理第四條采購(gòu)計(jì)劃填報(bào)（一）各部門物資采購(gòu)均實(shí)行采購(gòu)計(jì)劃填報(bào)制，由物資需求部門按采購(gòu)計(jì)劃表（詳見附錄A）規(guī)定的格式準(zhǔn)確填寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章后提交給采購(gòu)供應(yīng)部。（二）如采購(gòu)物資的送貨地點(diǎn)不在公司，物資需求部門應(yīng)在采購(gòu)計(jì)劃表的備注欄中予以注明。（三）如無法準(zhǔn)確描述采購(gòu)物資的規(guī)格、型號(hào)，物資需求部門可以樣品為準(zhǔn)，隨同采購(gòu)計(jì)劃提交給采購(gòu)供應(yīng)部。第五條采購(gòu)計(jì)劃提報(bào)時(shí)間（一）糧油類、蔬菜類、肉禽類、水產(chǎn)品類、干貨類、調(diào)味品類、簡(jiǎn)易包裝類等批量性、周期性食品和物品提前1天提報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。（二）藥品及醫(yī)療耗材、低值易耗品、備品備件、五金材料、建筑材料等物品、物資提前3天提報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。（三）對(duì)單件、單批采購(gòu)金額超過5000元的固定資產(chǎn)（設(shè)備），或單項(xiàng)、單批采購(gòu)金額超過L5萬元的其他大宗物資（如建筑材料等），原則上提前15天提報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。（四）資金計(jì)劃內(nèi)的應(yīng)急采購(gòu)計(jì)劃，物資需求部門可臨時(shí)提出應(yīng)急采購(gòu)需求，由采購(gòu)供應(yīng)部審核后先行采購(gòu)，但需求部門應(yīng)在2日內(nèi)補(bǔ)交采購(gòu)計(jì)劃，并以書面形式說明緊急采購(gòu)的原因；資金計(jì)劃以外的應(yīng)急采購(gòu)計(jì)劃，物資需求部門應(yīng)持經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意的資金追加計(jì)劃或購(gòu)置申請(qǐng)，與采購(gòu)計(jì)劃一同提交采購(gòu)供應(yīng)部。第六條采購(gòu)計(jì)劃審核（一）采購(gòu)供應(yīng)部依據(jù)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的月度資金計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況對(duì)各部門提交的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核。凡不符合資金計(jì)劃或追加計(jì)劃的物資采購(gòu)計(jì)劃，一律不予辦理。（二）如部門采購(gòu)計(jì)劃填報(bào)不準(zhǔn)確或因此影響物資采購(gòu)的，采購(gòu)供應(yīng)部有權(quán)將采購(gòu)計(jì)劃退回部門重新填報(bào)；已提報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃，如因市場(chǎng)緊缺、價(jià)格及其他原因在采購(gòu)日期內(nèi)無法完成采購(gòu)的，采購(gòu)供應(yīng)部應(yīng)在采購(gòu)日期內(nèi)及時(shí)向需求部門說明情況，尋找替代物資并更改采購(gòu)計(jì)劃。（三）當(dāng)月需采購(gòu)的除批量性、周期性原輔材料以外的其他物資，無論采用何種結(jié)算方式，均應(yīng)在當(dāng)月資金計(jì)劃中列明，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，部門方可提報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。第三章物資采購(gòu)管理第七條物資采購(gòu)遵循同等質(zhì)量比價(jià)格、同等價(jià)格比質(zhì)量、同質(zhì)同價(jià)比服務(wù)的原則。第八條批量性、周期性物資采購(gòu)（一）物資種類：糧油類、蔬菜類、肉禽類、水產(chǎn)品類、干貨類、調(diào)味品類、簡(jiǎn)易包裝類、藥品及醫(yī)療耗材類、低值易耗品類、部分土建及設(shè)備維修等物資。（二）供方控制1.供方評(píng)價(jià)方式（1）資料評(píng)價(jià)：由采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)收集供方的質(zhì)量保障能力及有關(guān)資料，并組織填寫《置業(yè)有限公司物資供方調(diào)查表》（詳見附錄B）。（2）現(xiàn)場(chǎng)評(píng)價(jià)：由采購(gòu)供應(yīng)部組織相關(guān)部門到供方現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查、評(píng)價(jià)，并以此作為供方評(píng)定的依據(jù)。（3）樣品評(píng)價(jià)：由采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)，搜集供方有關(guān)樣品，并組織使用部門進(jìn)行試用和評(píng)定。（4）使用評(píng)價(jià)：由采購(gòu)供應(yīng)部組織使用部門，對(duì)供貨商所供各類物資的質(zhì)量、價(jià)格及服務(wù)進(jìn)行綜合評(píng)定，每3個(gè)月組織評(píng)價(jià)一次。.供方評(píng)價(jià)方法（1）對(duì)糧油類、蔬菜類、肉禽類、水產(chǎn)品類、簡(jiǎn)易包裝類、調(diào)味品類等物資采用以上第⑴、（2）、（3）、（4）種評(píng)價(jià)方式。（2）對(duì)干貨類等物資采用以上第（1）、（3）、（4）種評(píng)價(jià)方式。（3）藥品及醫(yī)療耗材類、低值易耗品類、部分土建及設(shè)備維修等物資采用以上第（1）、（4）種評(píng)價(jià)方式。.確定合格供應(yīng)商采購(gòu)供應(yīng)部根據(jù)以上方式，組織有關(guān)部門對(duì)供方進(jìn)行評(píng)定，確定和編制《置業(yè)有限公司合格供應(yīng)商名錄》（詳見附錄C）,并建立管理檔案。.采購(gòu)供應(yīng)部依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)進(jìn)行比、競(jìng)價(jià)采購(gòu)：（1）每月至少兩次到市場(chǎng)詢價(jià)，同時(shí)參照有關(guān)媒體價(jià)格信息，并以筆記形式做好記錄，隨時(shí)掌握市場(chǎng)變化情況。（2）將采購(gòu)計(jì)劃通知合格供應(yīng)商，由合格供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。（3）在保證質(zhì)量的前提下，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格對(duì)合格供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，做出合理的參考低價(jià)。（4）結(jié)合估計(jì)最低價(jià)位，在合格供應(yīng)商之間進(jìn)行循環(huán)競(jìng)價(jià)，尋找最低價(jià)位。（5）確定合格供應(yīng)商，聯(lián)系送貨事宜，同時(shí)填寫《置業(yè)有限公司物資采購(gòu)比價(jià)表》（詳見附錄D）。.由采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)，物資使用部門配合，對(duì)合格供應(yīng)商采用定期評(píng)價(jià)與即時(shí)監(jiān)控相結(jié)合的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)溝通有關(guān)物資采購(gòu)及使用信息。相同物資在同等質(zhì)量的前提下，年度內(nèi)供應(yīng)商報(bào)價(jià)為所有供應(yīng)商報(bào)價(jià)中最高且累計(jì)3次的，或供應(yīng)商提供的物資有1次不合格的，取消供方的合格供應(yīng)商資格。第九條大宗物資采購(gòu)（一）物資種類：?jiǎn)渭?、單批采?gòu)金額超過5000元的固定資產(chǎn)，或單項(xiàng)、單批采購(gòu)金額超過1.5萬元的其他大宗物資。（二）采購(gòu)方式：項(xiàng)目招標(biāo).招標(biāo)原則：遵循公開、公平、公正和擇優(yōu)定標(biāo)的原則。.成立由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)，采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、物資使用部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)人組成的招標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)招標(biāo)辦公室，由采購(gòu)供應(yīng)部和物資使用部門人員組成，具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目招標(biāo)的實(shí)施工作。.由招標(biāo)辦公室負(fù)責(zé)制訂招標(biāo)文件，以確保公平合理。.由招標(biāo)辦公室公開發(fā)出招標(biāo)文件，投標(biāo)單位到招標(biāo)工作組報(bào)名。.招標(biāo)辦公室對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行資格預(yù)審，主要包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)簡(jiǎn)介、近3年的經(jīng)營(yíng)情況等。對(duì)通過資質(zhì)預(yù)審的單位（3家以上，含3家）招標(biāo)工作組方可作為招標(biāo)對(duì)象進(jìn)行招標(biāo)。.項(xiàng)目評(píng)標(biāo)及定標(biāo)（1）招標(biāo)辦公室依據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，在開標(biāo)前制訂評(píng)標(biāo)辦法。（2）投標(biāo)單位須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將密封的投標(biāo)文件，包括項(xiàng)目報(bào)價(jià)單、服務(wù)承諾等報(bào)招標(biāo)辦公室。（3）招標(biāo)辦公室組織評(píng)審會(huì)議，現(xiàn)場(chǎng)開標(biāo)，并由紀(jì)檢監(jiān)察人員進(jìn)行全程監(jiān)督。（4）由招標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組紀(jì)檢監(jiān)察人員在評(píng)標(biāo)會(huì)議上當(dāng)場(chǎng)開標(biāo)，并公開宣布投標(biāo)情況及各投標(biāo)單位的報(bào)價(jià)、服務(wù)等條款；招標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行公開打分，綜合得分最高者為中標(biāo)單位。（5）無效標(biāo)書：未密封及密封處未加蓋單位公章的；無單位和法人代表印鑒的；未按規(guī)定編寫標(biāo)書的；逾期未送達(dá)的；投標(biāo)單位未按時(shí)參加開標(biāo)會(huì)議的；其他招標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組認(rèn)為標(biāo)書無效等情況的。（6）根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，由招標(biāo)辦公室向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書。第十條其他零星采購(gòu)（一）物資種類：非批量性、周期性物資或其他零星采購(gòu)物資。（二）采購(gòu)方式：比、競(jìng)價(jià)采購(gòu).采購(gòu)供應(yīng)部在接到采購(gòu)計(jì)劃后，及時(shí)到市場(chǎng)詢價(jià)，并尋找合適的供應(yīng)商。.在保證質(zhì)量的前提下，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格對(duì)合格供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，做出估計(jì)最低價(jià)位。.結(jié)合估計(jì)最低價(jià)位，在合格供應(yīng)商之間進(jìn)行循環(huán)競(jìng)價(jià)，尋找最低價(jià)位。.確定合格供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。第十一條物資采購(gòu)必須嚴(yán)格執(zhí)行以上規(guī)定，保證做到不錯(cuò)訂、不漏訂，及時(shí)準(zhǔn)確做好物資貨源落實(shí)工作。簽訂物資采購(gòu)合同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司《經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定》，在合同中明確數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、運(yùn)雜費(fèi)承擔(dān)者、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其他需要明確的事項(xiàng)，一般按照先驗(yàn)收后付款的原則進(jìn)行，特殊情況先款后貨的需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十二條如采購(gòu)供應(yīng)部未能及時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)，應(yīng)及早與物資需求部門進(jìn)行溝通和協(xié)商，擬定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策，重大事項(xiàng)應(yīng)匯報(bào)公司總經(jīng)理。第四章物資驗(yàn)收及入庫(kù)管理第十三條對(duì)于按照采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)的物資，倉(cāng)庫(kù)保管員須于貨物到達(dá)時(shí)現(xiàn)場(chǎng)接收、驗(yàn)貨。對(duì)不符合采購(gòu)計(jì)劃數(shù)量、質(zhì)量規(guī)格、型號(hào)的物資，使用部門有權(quán)拒收，由采購(gòu)供應(yīng)部責(zé)任人負(fù)責(zé)進(jìn)行退、換貨處理，并承擔(dān)因此造成的所有損失。第十四條如因使用部門提報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃不準(zhǔn)確導(dǎo)致采購(gòu)物資有誤的，由使用部門負(fù)責(zé)承擔(dān)因此造成的所有損失及責(zé)任；同時(shí)，由采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)做好有關(guān)退、換貨等相關(guān)事宜。第十五條倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)接收的物資檢驗(yàn)合格后，應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)開具入庫(kù)單。入庫(kù)單一式三聯(lián)，經(jīng)采購(gòu)員、庫(kù)管員簽字后，一聯(lián)使用部門留存，登記保管賬；一聯(lián)交采購(gòu)供應(yīng)部，作為貨款結(jié)算的依據(jù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)審計(jì)部留存，作為付款或掛賬的依據(jù)。第十六條對(duì)使用部門直接投入使用的物資，由使用部門與采購(gòu)供應(yīng)部現(xiàn)場(chǎng)交接檢驗(yàn)，屬公司固定資產(chǎn)的，按公司《固定資產(chǎn)管理暫行規(guī)定》相關(guān)驗(yàn)收鑒定程序執(zhí)行。第十七條物資使用部門應(yīng)對(duì)采購(gòu)供應(yīng)部所采購(gòu)的批量性、周期性物資的使用情況進(jìn)行及時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析，并以此作為確定物資合理性價(jià)比及合格供應(yīng)商的參考資料。第五章不合格品處理第十八條由辦公室牽頭，組織采購(gòu)供應(yīng)部、財(cái)務(wù)審計(jì)部及使用部門有關(guān)人員組建質(zhì)量鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)和鑒定。第十九條如使用部門在物資使用過程中發(fā)現(xiàn)不合格品，應(yīng)及時(shí)向質(zhì)量鑒定小組提出鑒定需求，由質(zhì)量鑒定小組結(jié)合物資采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)及使用部門實(shí)際進(jìn)行鑒定，并向公司總經(jīng)理出具鑒定報(bào)告，并明確相關(guān)部門需承擔(dān)的責(zé)任，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后落實(shí)有關(guān)責(zé)任及處罰決定。第二十條經(jīng)鑒定確屬產(chǎn)品采購(gòu)質(zhì)量問題的，除落實(shí)有關(guān)責(zé)任及處罰決定外，由采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)組織退貨和重新進(jìn)貨，或按本規(guī)定第八條之第二款執(zhí)行有關(guān)供方控制管理規(guī)定。第六章物資儲(chǔ)備定額管理第二十一條物資儲(chǔ)備定額的核定（一）由采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)，根據(jù)存貨周轉(zhuǎn)速度和部門物資使用實(shí)際，與物資使用部門論證并核算庫(kù)存限額，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意后，以書面形式下發(fā)物資使用部門及采購(gòu)供應(yīng)部、財(cái)務(wù)審計(jì)部。（二）物資儲(chǔ)備定額每季度核定一次。儲(chǔ)備定額執(zhí)行過程中，如使用部門因突發(fā)事件或其他不可抗力因素需對(duì)定額進(jìn)行調(diào)整的，使用部門需向采購(gòu)供應(yīng)部提出書面申請(qǐng)，注明調(diào)整理由和申請(qǐng)調(diào)整限額，經(jīng)采購(gòu)供應(yīng)部審核，并報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理簽字同意后，執(zhí)行新的物資儲(chǔ)備定額。（三）除批量性、周期性使用的物資外，各部門所需的其他物資，原則上實(shí)行零庫(kù)存管理。（四）各部門物資儲(chǔ)備定額以《置業(yè)有限公司季度物資儲(chǔ)備定額表》（見附錄E）的形式核定和執(zhí)行。第二十二條物資儲(chǔ)備定額核定并下發(fā)后，由采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)，對(duì)各部門定額使用情況進(jìn)行月度統(tǒng)計(jì)和季度控制，每月統(tǒng)計(jì)各部門定額使用情況，并在次月10日前及時(shí)向各部門通報(bào)；季度內(nèi)對(duì)使用部門超定額計(jì)劃采購(gòu)或領(lǐng)用的物資，一律不予辦理。第二十三條倉(cāng)庫(kù)保管員每月28日盤點(diǎn)庫(kù)存物資，盤點(diǎn)表一式三份，一份報(bào)財(cái)務(wù)審計(jì)部，一份報(bào)采購(gòu)供應(yīng)部，一份本部門留存。第七章物資領(lǐng)用管理第二十四條物資領(lǐng)用范圍：本章物資特指從青島卷煙廠領(lǐng)用的辦公用品、特殊辦公用品、事務(wù)用品、低值易耗品和備品備件等物資。第二十五條辦公用品、特殊辦公用品、事務(wù)用品年度領(lǐng)用總額核定（一）辦公室負(fù)責(zé)公司及各部門年度辦公用品、特殊辦公用品、事務(wù)用品領(lǐng)用總額的核定工作。（二）由各部門負(fù)責(zé)，于每年年底前按辦公室的要求制定本部門下一年度物資領(lǐng)用計(jì)劃，報(bào)送辦公室。物資領(lǐng)用計(jì)劃應(yīng)包括領(lǐng)用物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格等基本信息，無法確定名稱、數(shù)量和規(guī)格的，應(yīng)列明領(lǐng)用物資的種類。（三）由辦公室負(fù)責(zé)匯總各部門的物資領(lǐng)用計(jì)劃，并結(jié)合公司的實(shí)際情況，確定公司下一年度的物資領(lǐng)用計(jì)劃，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意后，報(bào)送青島卷煙廠確定公司的年度物資領(lǐng)用總額。（四）由辦公室負(fù)責(zé)，根據(jù)各部門實(shí)際情況和公司年度物資領(lǐng)用總額擬訂各部門年度物資領(lǐng)用額，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意后，以書面形式通知各有關(guān)部門。第二十六條各部門月領(lǐng)用計(jì)劃的執(zhí)行（一）各部門于每月25日前將下月的領(lǐng)用計(jì)劃（見附錄F）報(bào)采購(gòu)供應(yīng)部。領(lǐng)用計(jì)劃由制表人、部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章。（二）加急計(jì)劃應(yīng)注明“加急”及急件形成原因，由制表人、部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章。（三）由采購(gòu)供應(yīng)部對(duì)各部門的領(lǐng)用計(jì)劃進(jìn)行審核并匯總，經(jīng)采購(gòu)供應(yīng)部經(jīng)理簽字并加蓋“行政管理處”或“準(zhǔn)備車間”印章后報(bào)青島卷煙廠供應(yīng)處。（四）物資入庫(kù)后，由采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)按規(guī)范填寫領(lǐng)料單，并辦理領(lǐng)料手續(xù)。第八章罰則第二十七條采購(gòu)供應(yīng)部應(yīng)按本規(guī)定嚴(yán)格履行采購(gòu)供應(yīng)職能，對(duì)違反本規(guī)定超計(jì)劃私自采購(gòu)用應(yīng)、弄虛作假、以權(quán)謀私、賬外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，由公司根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任人給予停職檢查、待崗直至解除勞動(dòng)合同處理；為公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法賠償；構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。第二十八條采購(gòu)供應(yīng)部應(yīng)嚴(yán)格履行比、競(jìng)價(jià)采購(gòu)和招標(biāo)管理，物資采購(gòu)價(jià)格不得高于市場(chǎng)平均價(jià)格或官方公布的市場(chǎng)牌價(jià)，否則，高出部分的差價(jià)由采購(gòu)供應(yīng)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。第二十九條對(duì)短缺物資，采購(gòu)供應(yīng)部應(yīng)征求使用