酒店會議接待流程酒店會議接待方案3篇精選最新

為確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：一、會議主題：待定二、會議時間：20xx年x月x日至20xx年x月x日三、會議地點：xxx酒店。四、環(huán)境布置（一）會場外區(qū)域布置酒店外圍環(huán)境:燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。（二）會場內(nèi)主要區(qū)域布置1、機場、火車站相關內(nèi)容橫幅、接機牌及鮮花。2、下榻酒店（酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳）布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。五、會議內(nèi)容第一板塊會議（一）會議時間:20xx年x月x日、x日、x日（二）會議地點:待定（200人會議廳）（三）會議內(nèi)容:待定（四）會議布置:1）課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放2）會議鮮花:講臺花、胸花、桌花3）會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾4）會場氛圍:水牌制作、背景噴繪畫面（x日、x日）無線麥若干、背景音樂、X展架（五）會后合影:時間:在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。地點:凱賓斯基酒店外的階梯上（階梯取代椅子）可以給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，可以對號入座。第二板塊晚宴（一）晚宴時間:20xx年x月x日晚（具體時間待定）（二）晚宴地點:餐廳待定（三）晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式（四）晚宴布置:室外:空飄（8個）（空飄內(nèi)容:）、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板（酒店外及圓形大廳內(nèi)）。室內(nèi)：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。餐桌布置:餐桌桌花、臺簽（晚宴安排內(nèi)容介紹）第三板塊會議接待（一）工作內(nèi)容1、會議流程策劃；2、編撰、印刷會議接待手冊；3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務；4、會議前期報名的接待、物品分發(fā)等；6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務等工作；7、提供會議期間車輛的調配、服務工作；8、提供機（車）票的訂購服務工作；9、提供專業(yè)接待人員服務工作;10、根據(jù)需要，提供其他公務活動服務工作；11、提供物流、土特產(chǎn)品代購等其他服務工作；(二)組織機構及職責1、綜合協(xié)調組工作職責：(1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作；(2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯(lián)系工作；(3)負責與組委會內(nèi)部的全面對接工作；(4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排；(5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協(xié)調工作；(6)負責接待服務手冊的編制工作;2、接待服務組工作職責：(1)負責嘉賓的接機工作，配有專業(yè)的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。(2)負責對外具體聯(lián)系落實與會代表的初步行程、人數(shù)、往返時間、與會具體意向；(3)負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務；(4)根據(jù)嘉賓的實際情況，具體提供接送機、車站安排;酒店房間安排;參加會議活動的詳盡日程安排;嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排；會議期間車輛的調配、機(車)票的訂購;接待服務人員的組織領導；(5)負責協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內(nèi)布置鮮花、茶歇、會議流程等)(6)負責會同綜合協(xié)調組完成接待服務手冊的編制工作；3、服務保障組工作職責：(1)負責接待服務組的有關活動安排，如:會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排。(2)負責本組工作人員的一切后勤保障工作。第四板塊會后考察一、會后考察：1、如果會議結束后，該會組委會有安排會議考察，請?zhí)崆按_認人數(shù)和線路。我們會將出發(fā)時間、乘車地點及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里。2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。(費用自理)二、當?shù)赜斡[服務(20人或以上/車)(淡季報價)1、東線一日游:兵馬俑，華清池，城墻，午餐價格:298/人;2、西線一日游:乾陵，永泰，法門寺文化景區(qū)午餐價格:380/人;3、市內(nèi)一日游:城墻，碑林，大雁塔，午餐價格:210/人；以上報價包含門票、車費、導游服務費及30元標準中餐一次4、東線二日游:兵馬俑，華清池，華山，3正1早，華山3住宿，纜車上下價格:780/人5、北線二日游:黃帝陵，壺口瀑布，延安寶塔山，紀念館，棗園，楊家?guī)X，3正1早，延安三賓館住宿價格:958人以上報價包含門票、車費、導游服務費及三酒店住宿一晚30元標準正餐三次，20元標準早餐一次。二、其他服務：如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您提供更好的服務。1、專業(yè)禮儀接待:按照規(guī)格提供專業(yè)禮儀或者大唐禮賓衛(wèi)隊員。2、可提供代訂餐飲3、訂票服務:將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。接送機收費標準。備注:會根據(jù)客戶航班到達時間進行統(tǒng)籌接機安排一、工作機構成立首屆中國影視文化周嘉賓接待部，并設立嘉賓聯(lián)絡組、酒店服務組、機場鐵路服務組、宴會服務組、重要嘉賓組、應急機動組等5個工作組。二、工作職責接待部負責參會嘉賓后勤接待工作的統(tǒng)籌協(xié)調。接待部辦公室負責對接組委會，做好各類相關信息的搜集、匯總、整理、上報負責接待部各項指令的傳達；負責重大事項的協(xié)調上報;負責相關經(jīng)費的落實;負責做好重要嘉賓的一對一接待服務，并及時將參加文化周各項活動、餐敘、考察等活動的嘉賓名單、時間、地點等信息傳達到相關工作組，通知有關人員提前做好準備;負責住房、車輛及其他物資的統(tǒng)一調配。各工作組結合工作實際，制定本工作組細化方案。三、工作機制（一）各工作組按照“各司其職、各負其責、充分溝通、團結協(xié)作”的原則，根據(jù)任務分工做好相關工作，積極協(xié)助其他工作組做好協(xié)調配合工作。（二）實行重大事項通報制度。各工作組按照“事前請示，事后報告，實事求是，及時準確”的原則，對組委會的重要指示、工作安排、接待過程中的突發(fā)事件及其它重大事項，要及時通報接待部辦公室及相關工作組。四、責任分工（一）接待部辦公室工作職責.負責對接組委會，并提前制定接待工作方案送審;負責各工作組工作人員的食宿、物資、車輛及相關工作的總協(xié)調。.負責做好組委會分配的志愿者的調度指揮，擬定重要嘉賓“一對一”接待單體實施方案。負責匯總嘉賓名單、航班、住宿、用餐、活動行程、翻譯需求等信息，及時報送接待部辦公室，分送各工作組。.負責與大會組委會的總聯(lián)絡，負責掌握重要嘉賓及隨行人員住房和車輛分配、受邀出席活動等信息。.負責大會組委會統(tǒng)一安排之外的接待用車的落實。大會所需社會車輛的協(xié)調分別由****負責。大會所需大巴車或商務車的租用由委辦公室負責。.負責會議期間租用車輛、社會車輛、工作人員用車等的統(tǒng)一調度指揮。.負責與大會組委會對接，落實工作人員用餐時間、地點，并負責通知相關責任人。負責提前預訂酒店，落實工作人員的住宿。.負責嘉賓及工作人員各種證件、資料的領取和發(fā)放;負責車輛通行證、重要嘉賓禮品及其它后勤保障物資（如雨具等）的落實。.負責落實擬參加接送機、宴請、考察等活動的領導名單，并負責通知。.對大會活動的各項費用進行監(jiān)督和核實。（二）嘉賓聯(lián)絡組工作職責：.負責對接論壇組委會，提前落實參會嘉賓及隨行名單、往返日期、航班號、住宿需求、活動行程、翻譯需求、旅游等信息，及時報送接待部辦公室及相關工作組;負責統(tǒng)計工作人員住宿、用車需求，并提交接待部辦公室統(tǒng)一安排。.負責匯總重要嘉賓行程，并安排“一對一”聯(lián)絡員提醒、引導;負責掌握省有關領導出席會議、宴請等有關信息，并將有關信息提交接待部辦公室。.負責未列入“一對一”接待范圍的嘉賓的總聯(lián)絡，及時將信息反饋接待部辦公室統(tǒng)籌協(xié)調。.完成接待部交辦的其他工作任務。（三）酒店服務組工作職責：.負責嘉賓報到、入住等有關事宜。負責與大會組委會對接，提前領取嘉賓房卡，配合“一對一”聯(lián)絡員引導嘉賓入住和資料領取。.按照大會組委會統(tǒng)一安排，組織工作人員參加培訓，并按照實際工作要求進行演練和測試，熟悉酒店及入住嘉賓的相關信息。.負責統(tǒng)計匯總嘉賓抵離酒店信息及其他需求，及時提交接待部辦公室，并按照接待部辦公室安排做好協(xié)調落實工作。及時妥善處理嘉賓在酒店遇到的突發(fā)狀況，并及時上報接待部辦公室。（四）機場服務組工作職責：.負責掌握嘉賓航班信息，提前通知接待部辦公室及酒店服務組。.負責與大會組委會對接，做好嘉賓乘機手續(xù)辦理、行李托運等工作。.完成接待部交辦的其他工作任務。（五）宴會服務組工作職責：.負責落實大會組委會統(tǒng)一安排之外的活動，制定詳細實施方案。.負責與公安、質監(jiān)、衛(wèi)生等部門的對接，做好保障服務工作。.負責與酒店方對接，負責宴請場地的預訂，提前做好宴請現(xiàn)場各項準備工作，包括菜單審定、座次安排等。.負責落實出席宴請的嘉賓及領導名單，負責安排專人提醒、引導嘉賓及領導出席。.完成接待部交辦的其他工作任務。（六）重要嘉賓組工作職責：.根據(jù)接待部提供的“一對一”嘉賓信息，制定一套完善的實施計劃從接機、住宿、用餐、活動行程跟進、翻譯需求、旅游、送機等。在住宿，用車，用餐等方面擁有優(yōu)先權。及時報送接待部辦公室，協(xié)調各工作組。.負責對“一對一”聯(lián)絡員進行培訓、選拔。.由聯(lián)絡員負責，完成重要嘉賓的全程陪同工作。.負責收集重要嘉賓的喜好、習慣。.滿足重要嘉賓的一些特殊要求。.完成接待部交辦的其他工作任務。（七）應急機動組工作職責：完成論壇期間接待部辦公室臨時交辦任務，負責落實本方案中未進行明確分工的有關事項，處理嘉賓接待工作中的突發(fā)狀況。.主要接待內(nèi)容：包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務、返離送別等方面.車輛接送：遇到領導嘉賓從外地過來時，我們需要安排車輛接送，這時候我們要安排好接待名單、接待車輛，什么領導上幾號車，地點又是在哪里?是一人一車還是可以拼車。3.接待日程安排：做好接待工作的日程安排，例如接完領導嘉賓到達目的地后，我們又應該做什么工作。一、會前準備工作1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。（1）懸掛會標、徽記、旗幟登。⑵設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。（5）擺放適宜花卉。7、后期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。二、會務組織與服務工作1、會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。3、落實主席臺領導、發(fā)言