小組會(huì)議的結(jié)構(gòu)

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小組會(huì)議的結(jié)構(gòu)

會(huì)議應(yīng)當(dāng)根據(jù)議事日程準(zhǔn)時(shí)開頭，任何必要的變動(dòng)需征得全體小組成員的同意。

為了便于支配議事日程中的優(yōu)先項(xiàng)目，主持人必需弄清會(huì)議的主要目標(biāo)。主持人必需弄清會(huì)議的主要目標(biāo)。會(huì)議的議事日程一旦確定之后，必需嚴(yán)格遵守。那些新消失的不重要的問(wèn)題可放到下次會(huì)議上爭(zhēng)論解決。主持人應(yīng)確保會(huì)議按議事日程有效地進(jìn)行。記時(shí)員負(fù)責(zé)提示小組爭(zhēng)論每個(gè)項(xiàng)目的時(shí)限。

假如沒(méi)有既定的目標(biāo)，小組爭(zhēng)論將會(huì)向各個(gè)方向延長(zhǎng)，從而鋪張珍貴的小組時(shí)間，并使那些目的性明確的小組成員感到絕望，他們或者會(huì)努力使?fàn)幷撟呱险?，或者?huì)退出會(huì)議。因此，每一次會(huì)議都應(yīng)當(dāng)有一個(gè)明確的目標(biāo)。

主持人應(yīng)當(dāng)以一種鼓舞全部的小組成員都參加的方式主持會(huì)議。主持人尤其應(yīng)當(dāng)要求那些害羞的小組成員談?wù)勊麄儗?duì)一些問(wèn)題的看法，同時(shí)提示那些發(fā)言過(guò)多的人應(yīng)當(dāng)把時(shí)間讓給別人。主持人應(yīng)當(dāng)向催化劑那樣使會(huì)議活躍起來(lái)。主持人的發(fā)言時(shí)間不要超過(guò)整個(gè)會(huì)議時(shí)間的25%。

作會(huì)議記錄的任務(wù)應(yīng)當(dāng)由小組成員輪番擔(dān)當(dāng)。一些會(huì)議主持人或許認(rèn)為自己作記錄意味著沒(méi)有人會(huì)因抄寫全部會(huì)議的文件而感到苦惱，并使那些想學(xué)習(xí)商業(yè)寫作的小組成員獲得了實(shí)踐機(jī)會(huì)。

會(huì)議記錄必需明確爭(zhēng)論的要點(diǎn)，已經(jīng)達(dá)成的決議，將要實(shí)行的行動(dòng)以及定下的最終期限，每個(gè)小組成員都應(yīng)當(dāng)有一份會(huì)議記錄。

主持人應(yīng)避開讓小組成員進(jìn)行投票表決。協(xié)作小組全都的打算被用來(lái)確定方向或優(yōu)先考慮某些問(wèn)題。有時(shí)，非正規(guī)的舉手表決也是有益的。特別重要的是，小組應(yīng)當(dāng)支持已做出的打算，每個(gè)組員在最終的決議達(dá)成以前都有足夠的機(jī)會(huì)發(fā)表自己的見(jiàn)解。使小組產(chǎn)生分歧以及需要花更多的時(shí)間進(jìn)行討論的問(wèn)題可以分組進(jìn)行爭(zhēng)論，然后各個(gè)分組把爭(zhēng)論結(jié)果向全體小組成員匯報(bào)。

會(huì)議的議事日程以及所爭(zhēng)論的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)限于小組能夠掌握的范圍之內(nèi)，并且影響到小組對(duì)外行動(dòng)。小組成員應(yīng)當(dāng)預(yù)備好爭(zhēng)論議事日程的全部項(xiàng)目時(shí)所需的信息。假如小組的問(wèn)題是由其他部門所造成的，那么主持人應(yīng)當(dāng)快速地把這一信息傳遞給其他部門。

會(huì)議應(yīng)當(dāng)按時(shí)結(jié)束。主持人審查小組的行動(dòng)方案和決議，明確小組如何處理還沒(méi)有爭(zhēng)論的事項(xiàng)。

以下是召開小組會(huì)議的關(guān)鍵程序要點(diǎn)：

1、選出會(huì)議主持人，過(guò)程監(jiān)察員，計(jì)時(shí)員以及記錄員。

2、闡明并詳細(xì)制定會(huì)議的目標(biāo)。

3、確定有助于或阻礙協(xié)作小組前進(jìn)的行為。

4、確定一步步的過(guò)程以解決主題并掌握時(shí)間。

5、爭(zhēng)論這一主題。

6、探討不同的解決方法。

7、總結(jié)爭(zhēng)論