公文寫作與處理基礎(chǔ)知識

《公文寫作與處理基礎(chǔ)知識》一、公文的概念1、公文：公文是公司和二級單位在履行管理職能過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、貫徹、落實黨和國家的路線、方針、政策及公司規(guī)定，請示和報告問題，批復(fù)和部署工作，商洽和交流情況的重要工具。2、公文處理：公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行《保密工作管理規(guī)定》，做到準(zhǔn)確、及時、安全。在公文處理中：公司總經(jīng)理（黨委）辦公室是公文處理的管理部門，主管公司機(jī)關(guān)公文處理工作。二級單位綜合辦公室負(fù)責(zé)本單位公文處理工作。二、公文的作用1、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級機(jī)關(guān)發(fā)給下級機(jī)關(guān)的公文，都具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級機(jī)關(guān)傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、決定和規(guī)定等公文，必然要對下屬機(jī)關(guān)產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)作用。而批復(fù)等公文，則對具體工作產(chǎn)生指導(dǎo)作用。2、行為規(guī)范作用。通過公文發(fā)布的一些法律和法規(guī)等，對所轄成員起著規(guī)范和準(zhǔn)繩作用。3、宣傳教育作用。公文在傳達(dá)某一方針政策，規(guī)定人們應(yīng)該怎么做的同時，還要講清道理，說明為什么要這樣做。這就增強(qiáng)了它的宣傳和教育作用。4、聯(lián)系知照作用。機(jī)關(guān)之間的許多工作是通過公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的，許多具體問題也是因此而得到及時處理的，還有許多對工作的開展、具有重要意義的信息資料也是這樣獲得的。因此，公文在保證各機(jī)關(guān)正常而有秩序地開展工作上，起著極大的作用。5、依據(jù)憑證作用。各種公文都反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖，都具有法定的效力，受文機(jī)關(guān)則以此作為處理工作、解決問題的依據(jù)。公文不僅僅傳達(dá)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，同時也是證實這一意圖的最好憑證。三、公文特點1、作者的法定性。公文作者是法定的，是能以自己的名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位。公文起草者，只是組織的代筆人。2、讀者的特定性。公文讀者具有特定性。有的公文的讀者是特指的受文機(jī)關(guān)，有的公文的讀者是社會全體成員。3、作用的權(quán)威性。公文具有代行法定職權(quán)的功能，對受文機(jī)關(guān)在法定的時間和空間范圍內(nèi)，具有強(qiáng)制性。4、效用的現(xiàn)實性。公文主要在現(xiàn)行工作中使用，效用具有一定的時間性。5、體式的規(guī)范性。公文的體式，必須符合《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的體式，即規(guī)范體式。6、制作的程序性。公文從準(zhǔn)備撰寫到制作成文，都有嚴(yán)格的程序。四、常用公文種類（一）公文的分類公文種類很多，從不同角度，有不同的分類方法。1、從文體來源和使用范圍分：對外文件、收來文件、內(nèi)部文件三種。2、從行文關(guān)系上分：上行文（報告、請示）、平行文（函）、下行文（通知、決定、意見、通報、批復(fù)、會議紀(jì)要）三種。3、從文件的機(jī)密性分：機(jī)密文件、內(nèi)部文件、公布文件三種。

4、從文彳牛性質(zhì)、作用分：法規(guī)文件、行政文件、黨內(nèi)文件三種。5、從文件的使用范圍分：通用文件、專用文件等。（二）常用公文種類1、通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級單位公文；傳達(dá)要求下級單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘用人員。2、通報：用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。3、報告：用于向上級匯報工作，反映情況，提出建議或者意見，答復(fù)上級詢問的事項。4、請示：用于向上級請求指示、批準(zhǔn)的事項。5、批復(fù)：用于答復(fù)下級單位的請示事項。6、決定：用于對重要問題或重大行動做出安排及決策。7、意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。9、8、會議紀(jì)要：用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。9、函：用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。五、公文起草基本方法公文寫作的要求很高，起草者必須具有工作實踐基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的環(huán)節(jié)，并且要有較好的文字語言功夫。公文語言總的要求是嚴(yán)謹(jǐn)、平實、精練；核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實際需要；二要符合明晰、確切、簡練的標(biāo)準(zhǔn)；三要根據(jù)具體環(huán)境，選擇不同詞語。同時，注意所涉及對象和閱讀對象，多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，更不得使用方言俗語。需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、

依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、由于、根據(jù)、按（遵、依）照等。二是結(jié)尾用語。如：特此通知（報告、函告）等。三是過渡用語。如:如：經(jīng)、已經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本（公司）；第二人稱：你、貴（單位）；第三人稱：該（項目），等等。為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。|是為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。|是經(jīng)辦（過）用語。（一）標(biāo)題1、規(guī)范式：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（重要公文）2、靈活式：一是發(fā)文機(jī)關(guān)+文種；二是事由+文種；三是〃轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機(jī)關(guān)及原通知標(biāo)題〃3、只有文種：一般是不大重要的公務(wù)，且?guī)е苤?。（二）正文主送機(jī)關(guān)（面向全體人員或者社會群體的，公務(wù)是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實際中組織關(guān)系）正文（1）原由—是依據(jù)，主要包括：#情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等；常用〃目前…〃類時間狀語；簡介人物及事跡#文件：常用〃根據(jù)…〃；往往是一句話#意義：議論：常用〃是…〃#作用：常用〃將使…〃二是目的：常用〃為…〃原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。（2）事項一是并列式。一般寫的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨(dú)立性強(qiáng)，但共同為說明主旨服務(wù)。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強(qiáng)。并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號（；），也可用句子并列式。要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。二是遞進(jìn)式。一般寫的是公務(wù)的縱向的動態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進(jìn)，每一部分也不可缺少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密，能說明問題。在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。（3）結(jié)尾（可以不要）常見有：一是各文種專用語如：〃請予批準(zhǔn)”、“特此通知〃等。二是希望、號召類。六、例文（一）請示（向直接上級請求指示、批準(zhǔn)）。必須事前行文，一事一文（一事一議），上級應(yīng)在一定的時限內(nèi)批復(fù)。1、標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、公文種類三部分組成。如：《XXX學(xué)校關(guān)于創(chuàng)辦〈校園文學(xué)〉報的請示》。我們多省去發(fā)文機(jī)關(guān)。2、主送機(jī)關(guān)。接受請求的直接上級機(jī)關(guān)，在標(biāo)題下面一行頂格寫起。注意：只寫一個，如需同時送其它機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報（在文末左下角寫明）形式。3、請示緣由。一是要寫清情況依據(jù)（往往用〃目前〃開頭，二是要寫清目的說明（用〃為…〃開頭）。4、請示事項分層分項寫清具體要求，提出充足的事實和理論根據(jù)。同時，依據(jù)實際情況，提出切實可行的處理意見，作為上級機(jī)關(guān)進(jìn)行判斷和指示的參考。5、結(jié)尾。用一句祈使性的話：〃妥否，請批示〃。6、附件。隨同請求的有關(guān)材料、圖表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名稱和順序。7、印章、發(fā)文時間。8、版記。起草“請示”，應(yīng)特殊注意以下幾點：第一，請示的問題必須是工作中亟待解決的問題，理由要充分，還應(yīng)提出切實可行的解決辦法。第二，請示必須寫在事情發(fā)生之前或采取措施之前，不能先斬后奏。第三，請示必須是職權(quán)內(nèi)無法解決的問題。第四，專題專文，行文簡短，語氣謙和肯定，基本上用陳述式。（二）報告（向上級機(jī)關(guān)報告工作、反映情況、提出建議和答復(fù)詢問）。一般事后、事中行文。不要求上級批復(fù)，行文較長。報告和總結(jié)、調(diào)查報告的寫法大同小異。一般總結(jié)同時用于會議，成為報告。1、標(biāo)題。一般是：〃事由+報告〃。2、主送機(jī)關(guān)。與請示相同。3、正文。種類繁多，正文內(nèi)容有差異。大致分為二種：（1）綜合性報告正文，或稱總結(jié)性報告。各級各類行政機(jī)關(guān)每年都要作這種總結(jié)式的報告。如：員工代表大會、個人述職報告。

一是情況簡述：工作時間、地點、背景、條件或各項工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結(jié)論式（議論判斷）、說明式（用〃為了…〃）等。百字上下。二是成績做法：這是主體?？梢院喴獢⑹鲆幌鹿ぷ鬟^程。成績常常通過數(shù)字、比較、事實來表現(xiàn)。安排形式有條陳式、小標(biāo)題式、階段式和貫通式。三是經(jīng)驗教訓(xùn)：要有觀點、看法和規(guī)律，又要有具體的典型事例以及理論分析。常常占五分之一篇幅。|是今后計劃。多為工作計劃。常常占三分之|是今后計劃。多為工作計劃。常常占三分之篇幅。（2）專題性報告正文。著重匯報某項工作或某個問題，特點是專項、特殊，一事一報。一是概述情況。講清工作開展情況，或問題發(fā)生的原委，事項的起因和經(jīng)過。二是說明理由、做法和反映?；蛉〉玫某煽兒徒?jīng)驗，或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或?qū)懗鋈罕姺从?。三是提出意見。寫出基本看法、解決問題的建議和辦法。報告要用事實說話，以敘述為主，敘議結(jié)合。般用〃特此報告〃，〃以上報告如有不受，請批評指正〃等習(xí)慣用語，有的不寫。如有附件，與請示相同。5、最后寫發(fā)文機(jī)關(guān)（或個人），蓋章，寫發(fā)文時間。（三）通知（批轉(zhuǎn)下級公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬機(jī)關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)事項和人事任免）。根據(jù)作用可分為五種：發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、事項性通知、會議通知和任免通知。1、標(biāo)題。比較靈活，甚至只有〃通知〃這一部分。但批轉(zhuǎn)性通知的標(biāo)題按照〃準(zhǔn)確、簡要〃的規(guī)定，省略文種，即：〃批轉(zhuǎn)（或轉(zhuǎn)發(fā)）+（始發(fā)機(jī)關(guān)）原文標(biāo)題〃。2、主送機(jī)關(guān)。直接下級。3、正文。對于發(fā)布性通知和批轉(zhuǎn)性通知的正文:〃主體（發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)的文件）+批語〃。如：〃現(xiàn)將《…辦法》印發(fā)給你們，要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！睂τ谑马椥酝ㄖ涸?事項+結(jié)語（特此通知）對于會議通知：要寫明名稱、時間、地點、內(nèi)容、人員、報道時間和地點、需帶材料、著裝、會議注意事項等。對于任免通知：一般格式是固定的。4、附件。根據(jù)情況而定。5、發(fā)文機(jī)關(guān)及發(fā)文時間。標(biāo)題中有發(fā)文機(jī)關(guān)并且標(biāo)題下有發(fā)文時間的可以不署。如果沒有時間，時間必須用漢字小寫數(shù)字。）決定（對重要事項或重大行動做出安排及決策）。具有規(guī)范性和約束力。1、分類。從內(nèi)容上看，決定大致有四類:—是指示性、指導(dǎo)性決定；二是規(guī)定性、規(guī)范性決定；三是原則性、法規(guī)性決定；四是知照性決定。從形式上看，決定大約有四種：即條文式、列小標(biāo)題式、部分式、篇段合一式。2、格式。決定的基本格式包括開頭、正文兩部分。決定開頭部分寫明做出決定單位的名稱和決定的內(nèi)容（即：標(biāo)題。有些決定寫明會議名稱及通過時間）。決定的正文部分通常先論述做出決定的原因及決定的目的、意義，以明確認(rèn)識、統(tǒng)一思想；接著一一敘述決定的具體內(nèi)容；最后說明決定的要求以及希望、號召。決定一般都是一級組織做出的，具有權(quán)威性和指導(dǎo)性，因此行文要有決斷性，要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，語言明確、恰當(dāng)，要求具體，以便于理解和執(zhí)行。（五）通報（批評錯誤，表揚(yáng)先進(jìn)，傳達(dá)重要精神或情況）。一般是上級向下級發(fā)布。1、分類。根據(jù)內(nèi)容簡繁分：綜合通報、專題通報。根據(jù)遞送層次分：直接通報、轉(zhuǎn)發(fā)通報。根據(jù)性質(zhì)分：表彰性通報、批評性通報、情況通報2、格式。通報結(jié)構(gòu)分為：標(biāo)題、正文、署名和日期三部分。（1）標(biāo)題：大致有4種。一是由發(fā)文單位名稱、事由、文種組成。二是由事由、文種組成。三是發(fā)文單位名稱、文種組成。四是只由〃通報〃文種組成。（2）正文：是通報主體部分。種類不同，寫法也不同。表彰性通報:一是要寫清時間、地點、人物、事件及其主要經(jīng)過、情節(jié)和結(jié)果。要注意詳略得當(dāng)，重點突出。二要點名題旨。也就是交代清楚通報的目的，對先

進(jìn)性事跡進(jìn)行評議，明確指示其重要意義。語言要簡練，具有畫龍點睛作用。三是決定。發(fā)文單位根據(jù)先進(jìn)事跡做出表彰的決定，發(fā)出學(xué)習(xí)號召。這是核心，語言要簡練，特別是最后表示號召和希望的詞語，更要著重開掘事跡的典型意義，力求扼要、簡明。批評性通報：具有法規(guī)性。要求有關(guān)單位和個人遵照執(zhí)行。其所通報的事件、人物、做出的決定，提出的要求措施，一定要寫的具體、明確。情況通報：起溝通情況的作用。一般為掌握全局的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出情況通報。目的是使大家了解情況，統(tǒng)一行動，推動工作。（六）計劃1、定義：安排、打算、部署、謀劃、籌劃進(jìn)行一項工作，或要完成一項任務(wù)事先通盤考慮、周密安排的一種說明文體。寫計劃時，要對該項工作完成的具體任務(wù)、質(zhì)量、數(shù)量要求，完成的時間，進(jìn)行的步驟、措施及內(nèi)、夕卜部條件等認(rèn)真加以研究，之后形成材料。2、計劃作用：一是做好工作的基礎(chǔ)，完成任務(wù)的保證。二是具有指導(dǎo)作用和激勵作用。三是具有調(diào)節(jié)控制的作用。3、制定計劃的原則：一是政策性原則。二是群眾性原則。三是可操作性原則。4、計劃的分類按內(nèi)容：學(xué)習(xí)計劃、生產(chǎn)計劃、工作計劃等;按范匚二1■按范匚二1■J：個人計劃、班組計劃、車間計劃等;按時間：月份計劃、季度計劃、年度計劃、五年計劃等;按內(nèi)容、性質(zhì)和表達(dá)方式綜合：條文式計劃、表格式計劃、條文與標(biāo)格相結(jié)合的計劃、文件式計劃。5、計劃特點一是全面性。二是預(yù)見性。三是時間性。6、文件式計劃步驟：一是學(xué)習(xí)文件，吃透政策。二是深入分析，吃透情況。三是廣泛討論、完善內(nèi)容。四是吸收意見，修改定稿。寫法：一是標(biāo)題，即名稱，其結(jié)構(gòu)〃單位名稱+時限+內(nèi)容二是前言，即開頭部分，又叫引言。說明制定計劃的指導(dǎo)思想、政策依據(jù)，簡述計劃的基本內(nèi)容。三是主體，這是計劃主要內(nèi)容。重點包括：任務(wù)要求、措施辦法、時間步驟三塊內(nèi)容。任務(wù)要求：這是核心。要詳細(xì)、全面，逐項闡述。要明確每項任務(wù)的具體要求、完成目標(biāo)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，說明完成任務(wù)的有利條件和不利因素等。措施辦法：要求明確具體，切實可行。時間步驟：各項工作都要有時間的限定和程序的安排。結(jié)尾：簡明扼要概括完成計劃的信心和決心。要點到為止。W、時間：名稱如在標(biāo)題中已有體現(xiàn)，直接標(biāo)明時間即可。總結(jié)1、定義：單位和個人將自身過去一定時間內(nèi)的工作。學(xué)習(xí)或思想等各種狀況——成績與經(jīng)驗、缺點與教訓(xùn)等作一個總的回顧與檢查，并進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析、研究，使零星的表面的一些感性認(rèn)識上升為條理的系統(tǒng)性的理性認(rèn)識，從中找出帶有規(guī)律性的東西，用書面形式表達(dá)出來，作為向有關(guān)單位或員工的一個交代，作為以后工作的借鑒。2、作用：一是推動工作。每一次實踐，都有成績與失誤、經(jīng)驗與教訓(xùn)。不斷實踐、不斷總結(jié)、不斷提高認(rèn)識，不斷增加積累，更好工作。二是尋找規(guī)律。事務(wù)、工作都有內(nèi)在聯(lián)系、夕卜部制約，有自身發(fā)展、運(yùn)動規(guī)律。必須遵循規(guī)律，否則必遭失敗。三是提高能力。工作能力兩方面：專業(yè)知識水平、解決問題能力。兩者相得益彰。1是贏得支持。找出成績?nèi)秉c、經(jīng)驗教訓(xùn)，實事求是評價，統(tǒng)一認(rèn)識，大家服氣。同時，明確努力方向，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，爭得領(lǐng)導(dǎo)支持。3、種類：一般分全面總結(jié)和專題總結(jié)兩類。具體分：按內(nèi)容：綜合性總結(jié)、專題總結(jié)。按性質(zhì)：學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、會議等總結(jié)。按范疇：個人總結(jié)、集體總結(jié)。按時限：月度、季度、年度等總結(jié)。4、寫法：（1）標(biāo)題：根據(jù)中心內(nèi)容、目的要求、總結(jié)方向確定。單標(biāo)題（單位名稱+時間+內(nèi)容），如：XXX車間2004年綜合治理工作總結(jié)°xxx廠2004年度工作總結(jié)。（簡單）雙標(biāo)題：分正副標(biāo)題。正：揭示主題，即所需總結(jié)提煉的東西。副：指明總結(jié)的內(nèi)容、單位、時間等。如：辛勤拼搏結(jié)碩果——XX廠2005年度工作總結(jié)(2)前言：即寫在前面的話，總結(jié)起始的段落。其作用是：用簡練語言交代總結(jié)的問題，介紹工作基本情況、主要經(jīng)驗、達(dá)到效果。讓讀者對總結(jié)有一個大概或者說總體的了解，進(jìn)一步閱讀和理解全篇打下基礎(chǔ)。正文：即總結(jié)的主體?？偨Y(jié)抓住了事情的本質(zhì)，實事求是反映成績與問題，科學(xué)總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)；文章是否中心突出、重點明確、闡述透徹、邏輯性強(qiáng)，使人信服，都在于此。(這是寫作水平的體現(xiàn))正文基本內(nèi)容包括：做法和體會、成績和問題、經(jīng)驗和教訓(xùn)。——成績和經(jīng)驗：這是總結(jié)的目的，是正文的關(guān)鍵。寫法有兩種：一是寫出做法、成績之后再寫經(jīng)驗。即表述成績、做法之后從分析成功的原因、主客觀條件中得出經(jīng)驗教益。(也有在做法、成績之后用“心得體會〃的方式來介紹經(jīng)驗)二是寫做法、成績的同時寫出經(jīng)驗。〃寓經(jīng)驗于做法之中〃?！獑栴}和教訓(xùn)：一般在成績與經(jīng)驗之后寫。問題教訓(xùn)深刻、恰當(dāng)、實事求是。結(jié)尾：一般寫今后努力方向或者今后打算。要精練、簡潔。署名和日期：署名在結(jié)尾的右下方。名稱下寫明總結(jié)的年、月、日。調(diào)查報告1、定義：調(diào)查報告是在有目的地細(xì)致的調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，經(jīng)過認(rèn)真分析，綜合寫出來的。調(diào)查報告除報送上級機(jī)關(guān)外，有時還公開發(fā)表。它要求嚴(yán)格用事實說話，還應(yīng)特別注意政策界限。調(diào)查報告的種類很多，常見的有反映典型經(jīng)驗的、揭露問題的、關(guān)于歷史問題的、反映新事物的2、特點：調(diào)查報告的撰寫沒有固定的形式。其主要特點：一般用第三人稱撰寫，針對性、目的性強(qiáng)，用事實說話，注意事實和數(shù)據(jù)的利用；內(nèi)容廣泛、觀點帶有結(jié)論性。3、格式：調(diào)查報告一般包括：標(biāo)題、導(dǎo)語、主體、結(jié)論、署名。標(biāo)題常見的有事由文種式、提問式、正到標(biāo)題式三種。導(dǎo)語是說明調(diào)查本身的情況，包括調(diào)查起因、目的、時間、地點、對象、經(jīng)過、方法、過程、背景、意義等，莫求概括。主體用確鑿的事實、數(shù)字來論述調(diào)查的情況，要求有理有據(jù)，言之有物，材料和觀點一致，包括事實情況、前因后果、發(fā)展經(jīng)過、具體作法、經(jīng)驗教訓(xùn)等。結(jié)論是對所調(diào)查問題的總的看法，或得出結(jié)論性的意見，或提出處理意見，或闡發(fā)價值和前途，或闡述指導(dǎo)、借鑒、教育意義。署名七、公文常見病例1、標(biāo)題語句不合語法規(guī)范2、文種混用我們前面介紹過，不同文種使用場所、范圍不同，必須根據(jù)公文涉及事項、目的來選擇文種。常見的文種混用是：請示、函、報告三者混淆。例1、***關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。分析：標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要解決問題，關(guān)鍵詞是〃請示〃，〃請示〃的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出〃請示〃的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將〃報告〃兩字替換為〃請示〃。例2、***關(guān)于申請1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報告。分析：標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)〃醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問題〃，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出〃相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用〃函〃。該文件是屬于請求批準(zhǔn)〃函〃性公文，理應(yīng)刪除〃報告〃，將〃報告〃兩字改為〃函”例3、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費(fèi)的報告分析：標(biāo)題顯然是下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費(fèi)問題。按規(guī)定，向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用〃請示〃。所以，此文是屬于請示性公文，〃報告〃應(yīng)改為請示”八、行政公文格式公文一般由眉首（密級、緊急程度、文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人），主體（標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文時間、附注），版記（主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和日期）三部分組成。附件放在版記之后。（一）眉首：公文首頁紅色反線以上各要素。1、公文份數(shù)序號：一般不要求。如有，用3號黑體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識在版心左上角第1行（01、001）。2、密級和緊急程度：如果涉及公司商業(yè)秘密，以3號黑體字“X石化密些級△&年”頂格標(biāo)識在版心右上角第一行。如果涉及緊急事項，以3號黑體字“特急〃、“急件〃頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，兩字之間空一個字。若同時涉及密級和緊急事項，則密級在第一行，緊急標(biāo)識在第二行。3、文頭：用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱；分公司、部室、二級單位及部門四類文頭。目前，部室、部門文件禁發(fā)。4、發(fā)文字號：包括單位代字、年份、序號，形式為〃代字［年份］序號〃，以3號仿宋字標(biāo)識，居中排布。年份用四位阿拉伯?dāng)?shù)字，序號為該代字流水號，不標(biāo)虛號，不加〃第〃字。如：公司文頭發(fā)文代字為〃x石化黨字，x石化字〃或〃x化股字〃。各部門以公司文頭發(fā)文代字為〃X石化黨辦字、X石化A字〃或〃X化股入字〃。二級單位文頭發(fā)文代字為“X石化B字、X石化B黨字、X石化BC字”或“X化股B字、X化股B黨字、X化股BC字〃（B為二級單位代號，C為二級單位部門代號）。聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦單位代字、序號。5、簽發(fā)人：上行文需注明簽發(fā)人姓名（主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)）,平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字?！昂灠l(fā)人〃為3號仿宋字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體標(biāo)識簽發(fā)人姓名。（多人簽發(fā)）（二）主體1、標(biāo)題：在紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字（宋體字），可一行、可多行居中排布。回行時要詞義完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題要簡要、準(zhǔn)確概括出公文主要內(nèi)容，并可表明公文種類。2、主送單位：標(biāo)題下空一行，以3號仿宋字左側(cè)頂格標(biāo)識，回行時仍然頂格，最后一個主送機(jī)關(guān)后標(biāo)全角冒號。主送單位要用全稱或規(guī)范化簡稱。（主送單位過多）3、公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空兩行，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。4、附件：如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件〃，后標(biāo)冒號和名稱。如：附件：1.XXXXXXXX2.xxxxxxxx（后面不加標(biāo)點符號）5、成文日期：在版記之前適當(dāng)位置右空4字位置用漢字將年、月、日標(biāo)全“零〃寫為〃。”。日期一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日為準(zhǔn)，也可是付印日期。6、印章：除會議紀(jì)要外，各文種均加蓋印章；印章應(yīng)與文頭相符。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一頁。不采用〃此頁無正文〃標(biāo)識。（兩個或多個印章）7、附注：公文如有附注（需要說明的其它事項），應(yīng)在成文日期下一行居左空2格加圓括號標(biāo)識?！ㄕ埵尽ㄒ话銘?yīng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。（三）版記1、主題詞：參照《主題詞表》標(biāo)引，同時結(jié)合公司實際，可以用自由詞作為主題詞的補(bǔ)充，包括公文中關(guān)鍵的人名、單位（地）名、產(chǎn)品名、項目名、裝置（設(shè)備）名（主題詞最多不能超過五組。2、主送、抄送單位：抄送單位指除主送單位外需要協(xié)辦或知曉公文的其它單位，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。3、印發(fā)單位和日期：標(biāo)明主辦單位全稱或規(guī)范化簡稱以及印發(fā)時間。公文排版采用A4紙（210*297）,〃天頭〃（上白邊）為37,〃訂口〃（左白邊）為28（正文用3號仿宋體字，文中小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每頁22行，每行28個字。雙面印刷，左側(cè)裝訂或騎馬釘裝訂。九、行文規(guī)則1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。2、公司各部門根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，可向二級單位行文；二級單位職能部門可在本單位范圍內(nèi)行文；公司和二級單位各部門不得以部門文頭對外正式行文，如需對外行文，部門起草文件后，須以公司（二級單位）文頭行文，由辦公室加蓋公司（二級單位）公章。3、向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)主送一個上級機(jī)關(guān)，如需其他上級機(jī)關(guān)閱知，可以抄送；請示性公文需送公司辦公室一份。4、一般不得越級請示或報告；除生產(chǎn)事故、大型集體上訪、突發(fā)事件等緊急重大情況或逐級行文延誤時機(jī)將造成損失，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)指定可以越級行文的以外，均要逐級行文。因上述情況必須越級行文時，應(yīng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。5、“請示〃和〃報告〃在公文中不能并用；〃請示〃（包括〃函〃）應(yīng)一文一事；報告中不得夾帶〃請示〃事項。6、除前面介紹的公文種類以外，工作要點、活動方案、計劃等文體都不能作為公文的獨(dú)立行文文種，必須以〃顧〃的形式印發(fā)。十、收文、發(fā)文辦理公文處理主要包括收文、發(fā)文兩個過程。（一）發(fā)文辦理1、制發(fā)公文過程包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、修改、編號、付印、裝訂、用印、登記、分發(fā)等程序。2、草擬公文要求（1）符合國家的法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，遵循上級機(jī)關(guān)的指示精神，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。（2）全面、客觀反映情況，提出政策、措施切實可行。（3）觀點明確，條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，直述不曲，文字精練，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確。人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確；引用公文先引標(biāo)題后引發(fā)文字號；引用夕卜文注明中文含義；日期寫明具體年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為〃一、〃，第二層為(一)〃，第三層為〃1.”，第四層為〃(1)〃。如層次少于三層，可以第一層為〃一、”，第二層為〃1.”，第三層為(1