文件收發(fā)、傳閱及歸檔制度

文件收發(fā)、傳閱及歸檔制度文件的收發(fā)由專職資料員統(tǒng)一管理，并在項(xiàng)目部內(nèi)形成傳閱制度。工程洽商單附后P59.洽商單編號(hào)統(tǒng)一要求項(xiàng)目部工程組對(duì)外的聯(lián)系方式主要采用洽商單形式，包括對(duì)公司各部門、監(jiān)理單位、施工單位。洽商單的編號(hào)格式統(tǒng)一如下：如：YNC—QS—JL—008（漁農(nóng)村項(xiàng)目發(fā)監(jiān)理單位洽商單第008號(hào)）洽商單位拼音第一字母統(tǒng)一如下：監(jiān)理單位：JL施工單位：SG深圳公司設(shè)計(jì)部/項(xiàng)目設(shè)計(jì)組：SJ深圳公司成本部/項(xiàng)目成本組：CB深圳公司營銷部/項(xiàng)目營銷組：YX深圳公司財(cái)務(wù)部：CW文件歸檔分類A冊(cè)：公司管理規(guī)范：某集團(tuán)集團(tuán)深圳公司管理控制文件（A1）

B冊(cè)：合同文件：施工合同文件（B1）

監(jiān)理合同文件（B2）

材料采購合同文件（B3）

合同登記匯總表（B4）

施工合同臺(tái)帳（B5）

C冊(cè)：公司內(nèi)部來往文件:

發(fā)公司內(nèi)部的洽商單：（C1）

收文：（C2）

D冊(cè)：監(jiān)理公司往來文件

《監(jiān)理人員登記表》及證明資料（D1）

監(jiān)理規(guī)劃（D2）

監(jiān)理細(xì)則（D3）

監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要（D4）

監(jiān)理備忘錄及專題報(bào)告（D5）

監(jiān)理月報(bào)及審核意見（D6）

發(fā)監(jiān)理單位洽商單（D7）監(jiān)理考核表（D8）

E冊(cè)：與施工單位來往文件

施工組織設(shè)計(jì)（E1）

施工方案（E2）發(fā)施工單位洽商單（E3）

監(jiān)理單位發(fā)施工單位的工程聯(lián)系單（E4）監(jiān)理單位發(fā)施工單位的工程整改單（E5）監(jiān)理單位發(fā)施工單位的工程驗(yàn)收單（E6）分戶驗(yàn)收檔案（E7）

F冊(cè)：設(shè)計(jì)變更和工程簽證

設(shè)計(jì)變更（F1）

工程簽證（F2）

G冊(cè)：計(jì)劃管理

項(xiàng)目總體開發(fā)計(jì)劃（G1）

施工圖紙交付計(jì)劃（G2）

甲供材料進(jìn)場計(jì)劃（G3）

總進(jìn)度計(jì)劃（施工單位）（G4）

月計(jì)劃（施工單位）（G5）

周計(jì)劃（施工單位）（G6）

H冊(cè)：會(huì)議紀(jì)要

項(xiàng)目部例會(huì)紀(jì)要（H1）（編號(hào)格式：XMMC—HY—XMB—XXX，字母含義：“項(xiàng)目名稱”—“會(huì)議”—“項(xiàng)目部”—編號(hào)）項(xiàng)目工程例會(huì)紀(jì)要（H2）（編號(hào)格式：XMMC—HY—GC—XXX，字母含義：“項(xiàng)目名稱”—“會(huì)議”—“工程”—編號(hào)）項(xiàng)目工程組內(nèi)部例會(huì)紀(jì)要（H3）（編號(hào)格式：XMMC—HY—GCZ—XXX，字母含義：“項(xiàng)目名稱”—“會(huì)議”—“工程組”—編號(hào)）

工程月報(bào)（H4）甲方召集專題會(huì)議紀(jì)要（H5）Ｉ冊(cè)：材料設(shè)備管理

設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收記錄

J冊(cè)：進(jìn)度款支付

工程累計(jì)付款一覽表（J1）

扣款通知單（J2）（編號(hào)格式：XMMC-KK-XXX，字母含義：項(xiàng)目名稱—扣款—編號(hào)）

獎(jiǎng)/罰款通知單（監(jiān)理下發(fā)施工單位）（J3）

K冊(cè)：后勤管理

項(xiàng)目部采購的固定資產(chǎn)登記表（K1）

其他文件（K2）工程洽商單工程名稱需洽商單位需辦結(jié)時(shí)間專業(yè)工程師：工程經(jīng)理：主管工程副總