公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件

公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化你們是美麗的天使。在你們的精心照顧下，一個(gè)個(gè)被病痛折磨的患者恢復(fù)了健康，重新走向了工作崗位，你們的工作，看似平凡卻非常偉大！從不浪費(fèi)時(shí)間的人，沒有工夫抱怨時(shí)間不夠。____杰弗遜春光不自留，莫怪東風(fēng)惡?！勘葋喨穗H互動(dòng)，應(yīng)著眼于未來(lái)，不念舊惡。原諒別人，是對(duì)待自己的最好方式。為你的仇敵而怒火中燒，燒傷的是你自己。做人做事，心胸不可太狹隘。海納百川，靠一顆寬容的心。

長(zhǎng)相不令人討厭，如果長(zhǎng)得不好，就讓自己有才氣；如果才氣也沒有，那就總是微笑。

物要能被利用，才是貴重之物；人要能被利用，才是有用之人。做事一定要使盡本事，做人一定要盡到本分！

誠(chéng)實(shí)者勝，勤勞者勝，謙虛者勝，仁義者勝，大公者勝，篤實(shí)者勝，忠忱者勝，信用者勝，圓融者勝。

做人貴在清白，做事貴在認(rèn)真，做學(xué)問貴在好高騖遠(yuǎn)。做人要有志、有識(shí)、有恒、有自信。做事要不圖虛名，多干實(shí)事！在這個(gè)世界上，只有真正快樂的男人，才能帶給女人真正的快樂。公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化你們是美麗的天使。在你們的精心照顧下，一個(gè)個(gè)被病痛折磨的患者恢復(fù)了健康，重新走向了工作崗位，你們的工作，看似平凡卻非常偉大！從不浪費(fèi)時(shí)間的人，沒有工夫抱怨時(shí)間不夠。____杰弗遜春光不自留，莫怪東風(fēng)惡。——莎士比亞人際互動(dòng)，應(yīng)著眼于未來(lái)，不念舊惡。原諒別人，是對(duì)待自己的最好方式。為你的仇敵而怒火中燒，燒傷的是你自己。做人做事，心胸不可太狹隘。海納百川，靠一顆寬容的心。

長(zhǎng)相不令人討厭，如果長(zhǎng)得不好，就讓自己有才氣；如果才氣也沒有，那就總是微笑。

物要能被利用，才是貴重之物；人要能被利用，才是有用之人。做事一定要使盡本事，做人一定要盡到本分！

誠(chéng)實(shí)者勝，勤勞者勝，謙虛者勝，仁義者勝，大公者勝，篤實(shí)者勝，忠忱者勝，信用者勝，圓融者勝。

做人貴在清白，做事貴在認(rèn)真，做學(xué)問貴在好高騖遠(yuǎn)。做人要有志、有識(shí)、有恒、有自信。做事要不圖虛名，多干實(shí)事！在這個(gè)世界上，只有真正快樂的男人，才能帶給女人真正的快樂。目錄文件的目的與意義文件架構(gòu)文件編寫方法文件管理文件實(shí)施與跟進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：（1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求在ISO9001和ISO14001的條文中，均要求組織“建立并保持書面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”。（2）工作的依據(jù)建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚。

文件的目的和意義（3）

提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過日常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。（4）

防止經(jīng)驗(yàn)的流失書面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的流失，從而造成動(dòng)作上的因難。

（5）改善人際關(guān)系由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時(shí)降低了同事之間的磨擦的機(jī)會(huì)。（6）員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。

文件的目的和意義文件的架構(gòu)（一）目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次，即：一階文件：規(guī)定/手冊(cè)二階文件：制度/辦法/程序三階文件；工作指導(dǎo)書四階文件：表單或表格但是，并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件，許多規(guī)模較小制程簡(jiǎn)單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為3個(gè)層次，即：一階文件：手冊(cè)二階文件：制度/程序/工作指導(dǎo)書三階文件：表單文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時(shí)亦需考慮公司未來(lái)的擴(kuò)充和發(fā)展等。文件的分類按管制方式分：受控文件：對(duì)發(fā)行/使用/保管/作廢等需控制的。如：制度、規(guī)定、手冊(cè)/、辦法、程序/指導(dǎo)書、工作指引/表單、圖紙、外來(lái)文件）非受控文件：臨時(shí)性或補(bǔ)充性的。（通知，公告、內(nèi)部要求，培訓(xùn)教材）按內(nèi)容分：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（圖紙/QC工程表/外協(xié)標(biāo)準(zhǔn)）工作標(biāo)準(zhǔn)（操作指導(dǎo)書，檢驗(yàn)指導(dǎo)書）管理標(biāo)準(zhǔn)（制度/辦法/程序）按來(lái)源分：公司文件外來(lái)文件（國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)/國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/團(tuán)隊(duì)標(biāo)準(zhǔn)/客戶要求）我們重點(diǎn)在管理公司內(nèi)部受控文件文件結(jié)構(gòu)圖一階二階三階四階規(guī)定/手冊(cè)：闡述公司的大政方針,綱領(lǐng)性策略性文件制度/辦法/程序：規(guī)范工作順序、職責(zé)與實(shí)施方法，流程性管理文件工作指引/作業(yè)指導(dǎo)書：規(guī)范如何完成作業(yè)的方法，指導(dǎo)性文件表單/記錄/作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：管理活動(dòng)所產(chǎn)生的結(jié)果，驗(yàn)證性文件外來(lái)文件也是需要管制的，但因?yàn)槠涮厥饧安豢深A(yù)測(cè)性，故放在第四階文件中規(guī)范文件體系的架構(gòu)（二）文件架構(gòu)的說(shuō)明1．規(guī)定/手冊(cè)對(duì)于一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，憲法是根本大法，任何法律的制訂都必須依憲法的要求來(lái)擬制，而對(duì)于一間公司來(lái)說(shuō)，規(guī)定/手冊(cè)即是公司在管理制度上的根本大法，它會(huì)敘述公司在體系運(yùn)行上的大綱要求，簡(jiǎn)言之，手冊(cè)即要求我們應(yīng)該要做哪些工作。2．辦法/程序程序即是明確規(guī)定工作進(jìn)行的途徑，亦就是說(shuō)，針對(duì)手冊(cè)要求的工作和要求程序需詳細(xì)描述。文件化的程序通常包括活動(dòng)的目的和范圍；做什么事情和由誰(shuí)來(lái)做；何時(shí)、何地和由誰(shuí)來(lái)做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄等。文件體系的架構(gòu)3．工作指引/工作指導(dǎo)書工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它詳細(xì)敘述某一具體的工作如何來(lái)執(zhí)行和操作.4．表單格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時(shí)，就應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè)計(jì)復(fù)雜的表格會(huì)令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計(jì)表格應(yīng)力求共享，在表達(dá)明白的前提下，精簡(jiǎn)填寫項(xiàng)目和內(nèi)容。其他文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(圖紙、品質(zhì)計(jì)劃、QC工程表、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、操作標(biāo)準(zhǔn)、保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)等)、管理標(biāo)準(zhǔn)(培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)等)通知/公告：臨時(shí)性或針對(duì)某一具體事務(wù)的要求，經(jīng)使用總結(jié)后要逐步補(bǔ)充入管制的一二三階文件中。外來(lái)文件：

文件體系的架構(gòu)一般來(lái)說(shuō)，一項(xiàng)工作涉及到多個(gè)部門則我們寫文件時(shí)編制成程序，例如：采購(gòu)程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時(shí)做成指導(dǎo)書的格式，例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書等。一般對(duì)于圖紙、設(shè)備說(shuō)明書、國(guó)內(nèi)、國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)亦可歸納為工作指導(dǎo)書類文件，但我們規(guī)劃在四階文件內(nèi)。

文件的編號(hào)方式流水號(hào)01-99部門代碼文件類別代碼（1一階文件、2二階文件以此類推）一二三階文件編號(hào)方式表單編號(hào)表單流水號(hào)（01-99）文件編號(hào)一階文件（手冊(cè)類規(guī)定類）、二階文件（辦法類/程序文件）與三階文件中的管理指引、作業(yè)/操作/檢驗(yàn)規(guī)范、表單和外來(lái)文件統(tǒng)一由文控中心按照規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。技術(shù)文件均由制訂單位按照相關(guān)編碼規(guī)則進(jìn)行編號(hào)若因組織調(diào)整,不影響已發(fā)放的文件編碼方式,待重新?lián)Q版時(shí)再行更新.制度清單（草擬）制度清單（草擬）制度清單（草擬）哪種情況下需要制定文件制度如有下述狀況之一:新設(shè)組織時(shí)管理可以系統(tǒng)化時(shí)反復(fù)情形次數(shù)比較多時(shí)相同的作業(yè)方式、步驟由多數(shù)人同時(shí)(或重復(fù))執(zhí)行缺點(diǎn)、不良或投訴抱怨等狀況發(fā)生頻繁需求量大(多)客戶或外部政策要求工作需要經(jīng)常溝通與協(xié)調(diào)時(shí)公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化你們是美麗的目錄文件的目的與意義文件架構(gòu)文件編寫方法文件管理文件實(shí)施與跟進(jìn)目錄文件的目的與意義標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：（1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求在ISO9001和ISO14001的條文中，均要求組織“建立并保持書面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”。（2）工作的依據(jù)建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚。

文件的目的和意義標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相（3）

提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過日常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。（4）

防止經(jīng)驗(yàn)的流失書面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的流失，從而造成動(dòng)作上的因難。

（5）改善人際關(guān)系由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時(shí)降低了同事之間的磨擦的機(jī)會(huì)。（6）員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。

文件的目的和意義（3）

提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)文件的目的和意義公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件文件的編號(hào)方式流水號(hào)01-99部門代碼文件類別代碼（1一階文件、2二階文件以此類推）一二三階文件編號(hào)方式表單編號(hào)表單流水號(hào)（01-99）文件編號(hào)一階文件（手冊(cè)類規(guī)定類）、二階文件（辦法類/程序文件）與三階文件中的管理指引、作業(yè)/操作/檢驗(yàn)規(guī)范、表單和外來(lái)文件統(tǒng)一由文控中心按照規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。技術(shù)文件均由制訂單位按照相關(guān)編碼規(guī)則進(jìn)行編號(hào)若因組織調(diào)整,不影響已發(fā)放的文件編碼方式,待重新?lián)Q版時(shí)再行更新.文件的編號(hào)方式流水號(hào)01-99部門代碼文件類別代碼（1一階文制度清單（草擬）制度清單（草擬）制度清單（草擬）制度清單（草擬）制度清單（草擬）制度清單（草擬）哪種情況下需要制定文件制度如有下述狀況之一:新設(shè)組織時(shí)管理可以系統(tǒng)化時(shí)反復(fù)情形次數(shù)比較多時(shí)相同的作業(yè)方式、步驟由多數(shù)人同時(shí)(或重復(fù))執(zhí)行缺點(diǎn)、不良或投訴抱怨等狀況發(fā)生頻繁需求量大(多)客戶或外部政策要求工作需要經(jīng)常溝通與協(xié)調(diào)時(shí)哪種情況下需要制定文件制度如有下述狀況之一:文件的編寫結(jié)構(gòu)一、一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整結(jié)構(gòu)有：1．目的2．范圍3．權(quán)責(zé)4．定義5．作業(yè)內(nèi)容/作業(yè)程序6．相關(guān)文件7.附件現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述：1．目的應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的，即“做這件事是為了什么”？

文件的編寫結(jié)構(gòu)一、一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一文件的編寫結(jié)構(gòu)2．范圍規(guī)定此文件應(yīng)用的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，范圍的界定直接決定文件的功能范圍，所以編寫時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性。例如某公司有手動(dòng)和自動(dòng)的繞線機(jī)，如果文件的內(nèi)容只針對(duì)手動(dòng)的繞線機(jī)，卻將文件的范圍寫成“適用于公司所有繞線機(jī)的使用”，即是明顯的錯(cuò)誤。3．權(quán)責(zé)即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)，一般時(shí)常會(huì)就相關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)做簡(jiǎn)單敘述，但是亦有公司只敘述和此文件有關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的權(quán)責(zé)。4．定義亦即名詞解釋，針對(duì)文件中用到的專業(yè)術(shù)語(yǔ)、英文縮寫做明確說(shuō)明，會(huì)令文件內(nèi)容更清楚明白。

文件的編寫結(jié)構(gòu)2．范圍文件的編寫結(jié)構(gòu)5．程序/作業(yè)內(nèi)容即工作執(zhí)行的方法、過程和要求，一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩個(gè)部份。（1）流程圖：以流程圖的形式描述工作進(jìn)行和程序，會(huì)更容易了解文件內(nèi)容，但是并非每份文件都需流程圖，完全視乎文件類型。（2）文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時(shí)，一定需注意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）結(jié)合，即由誰(shuí)（WHO），在何時(shí)（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），為什么做（WHY），怎樣做（HOW），缺少任何一個(gè)W或H，都有可能使文件的內(nèi)容不易理解。文件的編寫結(jié)構(gòu)5．程序/作業(yè)內(nèi)容文件的編寫結(jié)構(gòu)6．參考文件資料用以索引文件中所提到或引用的文件資料，在索引文件時(shí)，最好將文件的編號(hào)同時(shí)附在文件名之后，以及便查找，但是不可將文件版本附上。7．附件一般用以對(duì)應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單，公司所有的表單都應(yīng)從此而來(lái)，最好將表單的編號(hào)附在名稱后，但是也不可以附版本。8．以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu)，為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu)。但是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu)，鑒于文件的內(nèi)容的需要，可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目。

文件的編寫結(jié)構(gòu)6．參考文件資料文件的格式格式體現(xiàn)一種文化格式是一種權(quán)威的體現(xiàn)格式便于溝通有格式的文件便于閱讀與思維文件的格式格式體現(xiàn)一種文化一二階文件格式首頁(yè)樣式內(nèi)文樣式一二階文件的內(nèi)容必須包含以下內(nèi)容1.0目的2.0適用范圍3.0職責(zé)4.0定義5.0工作程序6.0相關(guān)文件7.0附件一二階文件格式首頁(yè)樣式其他文件的制作其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)化，且可明確識(shí)別以下項(xiàng)目：1)文件名稱2)文件編號(hào)3)文件版次4)頁(yè)次5)生效日期6)制定、審核、批準(zhǔn)的簽認(rèn)其他文件的制作其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)其他的書寫習(xí)慣三級(jí)制審批制：制定審核批準(zhǔn)審批自下至上，自右至左文件字體習(xí)慣標(biāo)題一般用16號(hào)（三號(hào)）字體，加粗宋體內(nèi)文一般用12號(hào)（小四）字體，標(biāo)準(zhǔn)宋體小題目如“目的”可用14號(hào)（四號(hào)）加粗宋體序號(hào)標(biāo)識(shí)習(xí)慣1.01.11.1.1A.a).其他的書寫習(xí)慣三級(jí)制審批制：制定審核批準(zhǔn)文件編寫的幾點(diǎn)小技巧自下至上的編寫—讓一線人員編寫,主管審核目標(biāo)指向—制度必須面對(duì)目標(biāo)先列出流程圖與職責(zé)避免抽象如：上緊螺絲時(shí)要小心——詞語(yǔ)模糊列出所有控制點(diǎn),盡量數(shù)據(jù)化(如微笑,露出八顆牙)表單記錄要細(xì)化沙盤推演一次讓新人看看,是否可會(huì)操作文件編寫的幾點(diǎn)小技巧自下至上的編寫—讓一線人員編寫,主管審核文件編寫的幾點(diǎn)小技巧（一）、忌簡(jiǎn)單草率，未將所有的工作要求都納入體系。（二）、忌過于彈性化，失去可操作性。（三）、忌理想主義化，導(dǎo)致無(wú)法實(shí)施。（四）、忌部門主義化，導(dǎo)致其它部門無(wú)法配合。（五）、忌咬文嚼字，理解困難。編寫文件的五忌文件編寫的幾點(diǎn)小技巧（一）、忌簡(jiǎn)單草率，未將所有的工作要求都文件編寫的詳細(xì)程度取決于人員的能力；取決于組織規(guī)模大小，產(chǎn)品復(fù)雜程度；過程復(fù)雜程度；文件編寫的詳細(xì)程度流程圖繪制在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會(huì)更容易理解文件內(nèi)容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。1．

流程圖常用的符號(hào)

流程圖繪制在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D繪制A流程圖繪制A流程圖繪制此范例是一個(gè)最簡(jiǎn)單的流程圖，您可以任意發(fā)揮。例二：生產(chǎn)流程執(zhí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人記錄備料備料員材料日用表加溫烘干烤箱操作員材料溫度控制表投料備料員無(wú)設(shè)定技術(shù)參數(shù)技術(shù)員成型參數(shù)記錄表正常生產(chǎn)技術(shù)員產(chǎn)品生產(chǎn)日?qǐng)?bào)流程圖繪制此范例是一個(gè)最簡(jiǎn)單的流程圖，流程圖繪制例二：流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開注明，易看易懂，也是制作流程圖的常用方法之一。總之，使用流程圖的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī)。流程圖繪制例二：流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人及使用文件的審查、批準(zhǔn)一般規(guī)模較小的公司，文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用，但是對(duì)于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，因?yàn)椴块T專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門核準(zhǔn)使用，掩蓋了其它部門的要求的意見，在使用中難免會(huì)對(duì)其它部門造成困撓，甚至引起磨擦，所以對(duì)于文件的審查和核準(zhǔn)，許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式，例：

文件的審查、批準(zhǔn)一般規(guī)模較小的公司，文件制作完成后文件的審查、批準(zhǔn)X企業(yè)有限公司公司文件審查、核準(zhǔn)文件類別審查核準(zhǔn)規(guī)定/手冊(cè)各部門主管董事長(zhǎng)程序各部門主管總經(jīng)理工作指導(dǎo)書部門主管經(jīng)理圖紙工程部主管

一般來(lái)說(shuō)結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見，并加以修訂補(bǔ)充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。文件的審查、批準(zhǔn)X企業(yè)有限公司公司文件文件審批公共性管理指引，由制定單位召開相關(guān)主管進(jìn)行說(shuō)明。文件審批公共性管理指引，由制定單位召開相關(guān)主管進(jìn)行說(shuō)明。文件審批其它文件最少需部門經(jīng)理審批需要會(huì)審的文件經(jīng)由相關(guān)中心總監(jiān)會(huì)審后，由文件制定單位記錄于《文件會(huì)審記錄表》圖紙等技術(shù)文件另外規(guī)定簽核流程公告（含通知、公告、通告）等需總監(jiān)級(jí)別以上人員批準(zhǔn)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由各部門經(jīng)理或總監(jiān)簽批，但要注意其他部門的意見回復(fù)。文件審批其它文件最少需部門經(jīng)理審批文件發(fā)布文控中心標(biāo)準(zhǔn)化后，再依權(quán)限呈簽由制訂單位確定分發(fā)范圍和數(shù)量原件交由文控中心歸檔，作成《體系文件總覽表》發(fā)放一定要作好發(fā)放記錄《文件簽收記錄表》文件接受時(shí)注意每頁(yè)有受控章非受控文件也可以直接在原稿背面簽名，以示收到文件補(bǔ)發(fā)：文件若因損壞或遺失或有增加使用份數(shù)的必要，由使用單位填寫《文件申請(qǐng)表》文件發(fā)布文控中心標(biāo)準(zhǔn)化后，再依權(quán)限呈簽文件修訂在以下的情況下要修訂相關(guān)文件：例外事件越來(lái)越多時(shí)任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時(shí)當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題及改變步驟時(shí)當(dāng)部件或材料已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)機(jī)器工具或儀器已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)工作程序已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)方法、工具或機(jī)器已經(jīng)改變時(shí)當(dāng)要適應(yīng)外部因素改變（如環(huán)境的問題）時(shí)當(dāng)法律和規(guī)章（產(chǎn)品賠償責(zé)任法律）已經(jīng)改變時(shí)標(biāo)準(zhǔn)（ISO等）已經(jīng)改變非受控文件（如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單）實(shí)施一段時(shí)間后，有效果時(shí)文件修訂要及時(shí)，但忌太過于頻繁文件修訂在以下的情況下要修訂相關(guān)文件：文件修訂要及時(shí)，但忌太版次變更大幅度變更——變更的內(nèi)容達(dá)30％以上，或小變更已超過9次，改版小幅度變更——文件只做局部上修訂，只需換頁(yè)（即首頁(yè)與變更頁(yè)）。改版次變更標(biāo)識(shí)：“文件版次”是有2位阿拉伯?dāng)?shù)字，個(gè)位數(shù)字表示“版別”（從1開始），小數(shù)點(diǎn)后的數(shù)字表示“小變更次數(shù)”（從0開始）每次變要在首頁(yè)記錄，并在〈文件變更一覽表〉中登錄，收回原稿，發(fā)放新稿。誰(shuí)提出：本單位可直接修改，其他單位需提出《文件申請(qǐng)表》經(jīng)原審批流程批準(zhǔn)后方可變更版次變更大幅度變更——變更的內(nèi)容達(dá)30％以上，或小變更已超過文件保管文控中心必須妥善保管好文件文件接受單位是保管單位找不到文件就是最大的問題保管的幾點(diǎn)要求1.任何情況下都不得對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)記,涂改或作記號(hào)2.受控文件不得復(fù)印,如確有需要,可申請(qǐng)?jiān)霭l(fā)3.文件應(yīng)置放于明顯、易于取得、使用者明確的位置。4.各部門也要一份文件清單5.各部門的經(jīng)常使用的表單應(yīng)有一份電腦檔與書面檔6沒有“受控章”標(biāo)記的文件不是最終文件文件保管文控中心必須妥善保管好文件文件的報(bào)廢與回收文件修訂或廢止后要及時(shí)回收舊檔，再發(fā)新檔，如舊檔有丟失，要書面呈報(bào)原因回收文檔要印“作廢章”或在正面打“X”回收檔如不涉及機(jī)密的可作回收紙或參考文檔使用，但一定要注意有“作廢章”或“X”的記號(hào)。文控中心最好保留一份舊檔（但也要作好標(biāo)記）《文件變更一覽表》文件的報(bào)廢與回收文件修訂或廢止后要及時(shí)回收舊檔，再發(fā)新檔，如文件實(shí)施的心態(tài)全員要有制度化管理的心態(tài)先執(zhí)行，后修正條條大路通羅馬，我們要走的就是這一條總會(huì)有更好的辦法個(gè)人利益必須在集體利益的前提下實(shí)現(xiàn)堅(jiān)決不做三沒主管：沒問題—沒關(guān)系—沒辦法同樣的錯(cuò)誤不能出現(xiàn)三次：不知道-沒注意-故意的文件實(shí)施的心態(tài)全員要有制度化管理的心態(tài)文件實(shí)施的步驟呈簽前先內(nèi)部人員開會(huì)，讓相關(guān)人員了解并提出意見批準(zhǔn)發(fā)布后要第一時(shí)間培訓(xùn)或宣導(dǎo)實(shí)施前一個(gè)月要跟進(jìn)，要有堅(jiān)決的態(tài)度定期不定期的審核，找到問題點(diǎn)文件是最好的教材（新進(jìn)人員入職培訓(xùn)，老員工技能培訓(xùn)）文件就是解決工作的最好辦法文件實(shí)施的步驟呈簽前先內(nèi)部人員開會(huì)，讓相關(guān)人員了解并提出意見感謝您的關(guān)注感謝您的關(guān)注公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化你們是美麗的天使。在你們的精心照顧下，一個(gè)個(gè)被病痛折磨的患者恢復(fù)了健康，重新走向了工作崗位，你們的工作，看似平凡卻非常偉大！從不浪費(fèi)時(shí)間的人，沒有工夫抱怨時(shí)間不夠。____杰弗遜春光不自留，莫怪東風(fēng)惡?！勘葋喨穗H互動(dòng)，應(yīng)著眼于未來(lái)，不念舊惡。原諒別人，是對(duì)待自己的最好方式。為你的仇敵而怒火中燒，燒傷的是你自己。做人做事，心胸不可太狹隘。海納百川，靠一顆寬容的心。

長(zhǎng)相不令人討厭，如果長(zhǎng)得不好，就讓自己有才氣；如果才氣也沒有，那就總是微笑。

物要能被利用，才是貴重之物；人要能被利用，才是有用之人。做事一定要使盡本事，做人一定要盡到本分！

誠(chéng)實(shí)者勝，勤勞者勝，謙虛者勝，仁義者勝，大公者勝，篤實(shí)者勝，忠忱者勝，信用者勝，圓融者勝。

做人貴在清白，做事貴在認(rèn)真，做學(xué)問貴在好高騖遠(yuǎn)。做人要有志、有識(shí)、有恒、有自信。做事要不圖虛名，多干實(shí)事！在這個(gè)世界上，只有真正快樂的男人，才能帶給女人真正的快樂。公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化你們是美麗的天使。在你們的精心照顧下，一個(gè)個(gè)被病痛折磨的患者恢復(fù)了健康，重新走向了工作崗位，你們的工作，看似平凡卻非常偉大！從不浪費(fèi)時(shí)間的人，沒有工夫抱怨時(shí)間不夠。____杰弗遜春光不自留，莫怪東風(fēng)惡?！勘葋喨穗H互動(dòng)，應(yīng)著眼于未來(lái)，不念舊惡。原諒別人，是對(duì)待自己的最好方式。為你的仇敵而怒火中燒，燒傷的是你自己。做人做事，心胸不可太狹隘。海納百川，靠一顆寬容的心。

長(zhǎng)相不令人討厭，如果長(zhǎng)得不好，就讓自己有才氣；如果才氣也沒有，那就總是微笑。

物要能被利用，才是貴重之物；人要能被利用，才是有用之人。做事一定要使盡本事，做人一定要盡到本分！

誠(chéng)實(shí)者勝，勤勞者勝，謙虛者勝，仁義者勝，大公者勝，篤實(shí)者勝，忠忱者勝，信用者勝，圓融者勝。

做人貴在清白，做事貴在認(rèn)真，做學(xué)問貴在好高騖遠(yuǎn)。做人要有志、有識(shí)、有恒、有自信。做事要不圖虛名，多干實(shí)事！在這個(gè)世界上，只有真正快樂的男人，才能帶給女人真正的快樂。目錄文件的目的與意義文件架構(gòu)文件編寫方法文件管理文件實(shí)施與跟進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：（1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求在ISO9001和ISO14001的條文中，均要求組織“建立并保持書面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”。（2）工作的依據(jù)建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚。

文件的目的和意義（3）

提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過日常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。（4）

防止經(jīng)驗(yàn)的流失書面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的流失，從而造成動(dòng)作上的因難。

（5）改善人際關(guān)系由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時(shí)降低了同事之間的磨擦的機(jī)會(huì)。（6）員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。

文件的目的和意義文件的架構(gòu)（一）目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次，即：一階文件：規(guī)定/手冊(cè)二階文件：制度/辦法/程序三階文件；工作指導(dǎo)書四階文件：表單或表格但是，并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件，許多規(guī)模較小制程簡(jiǎn)單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為3個(gè)層次，即：一階文件：手冊(cè)二階文件：制度/程序/工作指導(dǎo)書三階文件：表單文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時(shí)亦需考慮公司未來(lái)的擴(kuò)充和發(fā)展等。文件的分類按管制方式分：受控文件：對(duì)發(fā)行/使用/保管/作廢等需控制的。如：制度、規(guī)定、手冊(cè)/、辦法、程序/指導(dǎo)書、工作指引/表單、圖紙、外來(lái)文件）非受控文件：臨時(shí)性或補(bǔ)充性的。（通知，公告、內(nèi)部要求，培訓(xùn)教材）按內(nèi)容分：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（圖紙/QC工程表/外協(xié)標(biāo)準(zhǔn)）工作標(biāo)準(zhǔn)（操作指導(dǎo)書，檢驗(yàn)指導(dǎo)書）管理標(biāo)準(zhǔn)（制度/辦法/程序）按來(lái)源分：公司文件外來(lái)文件（國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)/國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/團(tuán)隊(duì)標(biāo)準(zhǔn)/客戶要求）我們重點(diǎn)在管理公司內(nèi)部受控文件文件結(jié)構(gòu)圖一階二階三階四階規(guī)定/手冊(cè)：闡述公司的大政方針,綱領(lǐng)性策略性文件制度/辦法/程序：規(guī)范工作順序、職責(zé)與實(shí)施方法，流程性管理文件工作指引/作業(yè)指導(dǎo)書：規(guī)范如何完成作業(yè)的方法，指導(dǎo)性文件表單/記錄/作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：管理活動(dòng)所產(chǎn)生的結(jié)果，驗(yàn)證性文件外來(lái)文件也是需要管制的，但因?yàn)槠涮厥饧安豢深A(yù)測(cè)性，故放在第四階文件中規(guī)范文件體系的架構(gòu)（二）文件架構(gòu)的說(shuō)明1．規(guī)定/手冊(cè)對(duì)于一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，憲法是根本大法，任何法律的制訂都必須依憲法的要求來(lái)擬制，而對(duì)于一間公司來(lái)說(shuō)，規(guī)定/手冊(cè)即是公司在管理制度上的根本大法，它會(huì)敘述公司在體系運(yùn)行上的大綱要求，簡(jiǎn)言之，手冊(cè)即要求我們應(yīng)該要做哪些工作。2．辦法/程序程序即是明確規(guī)定工作進(jìn)行的途徑，亦就是說(shuō)，針對(duì)手冊(cè)要求的工作和要求程序需詳細(xì)描述。文件化的程序通常包括活動(dòng)的目的和范圍；做什么事情和由誰(shuí)來(lái)做；何時(shí)、何地和由誰(shuí)來(lái)做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄等。文件體系的架構(gòu)3．工作指引/工作指導(dǎo)書工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它詳細(xì)敘述某一具體的工作如何來(lái)執(zhí)行和操作.4．表單格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時(shí)，就應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè)計(jì)復(fù)雜的表格會(huì)令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計(jì)表格應(yīng)力求共享，在表達(dá)明白的前提下，精簡(jiǎn)填寫項(xiàng)目和內(nèi)容。其他文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(圖紙、品質(zhì)計(jì)劃、QC工程表、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、操作標(biāo)準(zhǔn)、保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)等)、管理標(biāo)準(zhǔn)(培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)等)通知/公告：臨時(shí)性或針對(duì)某一具體事務(wù)的要求，經(jīng)使用總結(jié)后要逐步補(bǔ)充入管制的一二三階文件中。外來(lái)文件：

文件體系的架構(gòu)一般來(lái)說(shuō)，一項(xiàng)工作涉及到多個(gè)部門則我們寫文件時(shí)編制成程序，例如：采購(gòu)程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時(shí)做成指導(dǎo)書的格式，例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書等。一般對(duì)于圖紙、設(shè)備說(shuō)明書、國(guó)內(nèi)、國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)亦可歸納為工作指導(dǎo)書類文件，但我們規(guī)劃在四階文件內(nèi)。

文件的編號(hào)方式流水號(hào)01-99部門代碼文件類別代碼（1一階文件、2二階文件以此類推）一二三階文件編號(hào)方式表單編號(hào)表單流水號(hào)（01-99）文件編號(hào)一階文件（手冊(cè)類規(guī)定類）、二階文件（辦法類/程序文件）與三階文件中的管理指引、作業(yè)/操作/檢驗(yàn)規(guī)范、表單和外來(lái)文件統(tǒng)一由文控中心按照規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。技術(shù)文件均由制訂單位按照相關(guān)編碼規(guī)則進(jìn)行編號(hào)若因組織調(diào)整,不影響已發(fā)放的文件編碼方式,待重新?lián)Q版時(shí)再行更新.制度清單（草擬）制度清單（草擬）制度清單（草擬）哪種情況下需要制定文件制度如有下述狀況之一:新設(shè)組織時(shí)管理可以系統(tǒng)化時(shí)反復(fù)情形次數(shù)比較多時(shí)相同的作業(yè)方式、步驟由多數(shù)人同時(shí)(或重復(fù))執(zhí)行缺點(diǎn)、不良或投訴抱怨等狀況發(fā)生頻繁需求量大(多)客戶或外部政策要求工作需要經(jīng)常溝通與協(xié)調(diào)時(shí)公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化你們是美麗的目錄文件的目的與意義文件架構(gòu)文件編寫方法文件管理文件實(shí)施與跟進(jìn)目錄文件的目的與意義標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：（1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求在ISO9001和ISO14001的條文中，均要求組織“建立并保持書面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”。（2）工作的依據(jù)建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚。

文件的目的和意義標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相（3）

提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過日常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。（4）

防止經(jīng)驗(yàn)的流失書面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的流失，從而造成動(dòng)作上的因難。

（5）改善人際關(guān)系由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時(shí)降低了同事之間的磨擦的機(jī)會(huì)。（6）員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。

文件的目的和意義（3）

提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)文件的目的和意義公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件公文寫作之道：沒有規(guī)矩不能成方圓的文件撰寫標(biāo)準(zhǔn)化課件文件的編號(hào)方式流水號(hào)01-99部門代碼文件類別代碼（1一階文件、2二階文件以此類推）一二三階文件編號(hào)方式表單編號(hào)表單流水號(hào)（01-99）文件編號(hào)一階文件（手冊(cè)類規(guī)定類）、二階文件（辦法類/程序文件）與三階文件中的管理指引、作業(yè)/操作/檢驗(yàn)規(guī)范、表單和外來(lái)文件統(tǒng)一由文控中心按照規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。技術(shù)文件均由制訂單位按照相關(guān)編碼規(guī)則進(jìn)行編號(hào)若因組織調(diào)整,不影響已發(fā)放的文件編碼方式,待重新?lián)Q版時(shí)再行更新.文件的編號(hào)方式流水號(hào)01-99部門代碼文件類別代碼（1一階文制度清單（草擬）制度清單（草擬）制度清單（草擬）制度清單（草擬）制度清單（草擬）制度清單（草擬）哪種情況下需要制定文件制度如有下述狀況之一:新設(shè)組織時(shí)管理可以系統(tǒng)化時(shí)反復(fù)情形次數(shù)比較多時(shí)相同的作業(yè)方式、步驟由多數(shù)人同時(shí)(或重復(fù))執(zhí)行缺點(diǎn)、不良或投訴抱怨等狀況發(fā)生頻繁需求量大(多)客戶或外部政策要求工作需要經(jīng)常溝通與協(xié)調(diào)時(shí)哪種情況下需要制定文件制度如有下述狀況之一:文件的編寫結(jié)構(gòu)一、一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整結(jié)構(gòu)有：1．目的2．范圍3．權(quán)責(zé)4．定義5．作業(yè)內(nèi)容/作業(yè)程序6．相關(guān)文件7.附件現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述：1．目的應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的，即“做這件事是為了什么”？

文件的編寫結(jié)構(gòu)一、一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一文件的編寫結(jié)構(gòu)2．范圍規(guī)定此文件應(yīng)用的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，范圍的界定直接決定文件的功能范圍，所以編寫時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性。例如某公司有手動(dòng)和自動(dòng)的繞線機(jī)，如果文件的內(nèi)容只針對(duì)手動(dòng)的繞線機(jī)，卻將文件的范圍寫成“適用于公司所有繞線機(jī)的使用”，即是明顯的錯(cuò)誤。3．權(quán)責(zé)即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)，一般時(shí)常會(huì)就相關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)做簡(jiǎn)單敘述，但是亦有公司只敘述和此文件有關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的權(quán)責(zé)。4．定義亦即名詞解釋，針對(duì)文件中用到的專業(yè)術(shù)語(yǔ)、英文縮寫做明確說(shuō)明，會(huì)令文件內(nèi)容更清楚明白。

文件的編寫結(jié)構(gòu)2．范圍文件的編寫結(jié)構(gòu)5．程序/作業(yè)內(nèi)容即工作執(zhí)行的方法、過程和要求，一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩個(gè)部份。（1）流程圖：以流程圖的形式描述工作進(jìn)行和程序，會(huì)更容易了解文件內(nèi)容，但是并非每份文件都需流程圖，完全視乎文件類型。（2）文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時(shí)，一定需注意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）結(jié)合，即由誰(shuí)（WHO），在何時(shí)（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），為什么做（WHY），怎樣做（HOW），缺少任何一個(gè)W或H，都有可能使文件的內(nèi)容不易理解。文件的編寫結(jié)構(gòu)5．程序/作業(yè)內(nèi)容文件的編寫結(jié)構(gòu)6．參考文件資料用以索引文件中所提到或引用的文件資料，在索引文件時(shí)，最好將文件的編號(hào)同時(shí)附在文件名之后，以及便查找，但是不可將文件版本附上。7．附件一般用以對(duì)應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單，公司所有的表單都應(yīng)從此而來(lái)，最好將表單的編號(hào)附在名稱后，但是也不可以附版本。8．以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu)，為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu)。但是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu)，鑒于文件的內(nèi)容的需要，可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目。

文件的編寫結(jié)構(gòu)6．參考文件資料文件的格式格式體現(xiàn)一種文化格式是一種權(quán)威的體現(xiàn)格式便于溝通有格式的文件便于閱讀與思維文件的格式格式體現(xiàn)一種文化一二階文件格式首頁(yè)樣式內(nèi)文樣式一二階文件的內(nèi)容必須包含以下內(nèi)容1.0目的2.0適用范圍3.0職責(zé)4.0定義5.0工作程序6.0相關(guān)文件7.0附件一二階文件格式首頁(yè)樣式其他文件的制作其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)化，且可明確識(shí)別以下項(xiàng)目：1)文件名稱2)文件編號(hào)3)文件版次4)頁(yè)次5)生效日期6)制定、審核、批準(zhǔn)的簽認(rèn)其他文件的制作其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)其他的書寫習(xí)慣三級(jí)制審批制：制定審核批準(zhǔn)審批自下至上，自右至左文件字體習(xí)慣標(biāo)題一般用16號(hào)（三號(hào)）字體，加粗宋體內(nèi)文一般用12號(hào)（小四）字體，標(biāo)準(zhǔn)宋體小題目如“目的”可用14號(hào)（四號(hào)）加粗宋體序號(hào)標(biāo)識(shí)習(xí)慣1.01.11.1.1A.a).其他的書寫習(xí)慣三級(jí)制審批制：制定審核批準(zhǔn)文件編寫的幾點(diǎn)小技巧自下至上的編寫—讓一線人員編寫,主管審核目標(biāo)指向—制度必須面對(duì)目標(biāo)先列出流程圖與職責(zé)避免抽象如：上緊螺絲時(shí)要小心——詞語(yǔ)模糊列出所有控制點(diǎn),盡量數(shù)據(jù)化(如微笑,露出八顆牙)表單記錄要細(xì)化沙盤推演一次讓新人看看,是否可會(huì)操作文件編寫的幾點(diǎn)小技巧自下至上的編寫—讓一線人員編寫,主管審核文件編寫的幾點(diǎn)小技巧（一）、忌簡(jiǎn)單草率，未將所有的工作要求都納入體系。（二）、忌過于彈性化，失去可操作性。（三）、忌理想主義化，導(dǎo)致無(wú)法實(shí)施。（四）、忌部門主義化，導(dǎo)致其它部門無(wú)法配合。（五）、忌咬文嚼字，理解困難。編寫文件的五忌文件編寫的幾點(diǎn)小技巧（一）、忌簡(jiǎn)單草率，未將所有的工作要求都文件編寫的詳細(xì)程度取決于人員的能力；取決于組織規(guī)模大小，產(chǎn)品復(fù)雜程度；過程復(fù)雜程度；文件編寫的詳細(xì)程度流程圖繪制在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會(huì)更容易理解文件內(nèi)容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。1．

流程圖常用的符號(hào)

流程圖繪制在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D繪制A流程圖繪制A流程圖繪制此范例是一個(gè)最簡(jiǎn)單的流程圖，您可以任意發(fā)揮。例二：生產(chǎn)流程執(zhí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人記錄備料備料員材料日用表加溫烘干烤箱操作員材料溫度控制表投料備料員無(wú)設(shè)定技術(shù)參數(shù)技術(shù)員成型參數(shù)記錄表正常生產(chǎn)技術(shù)員產(chǎn)品生產(chǎn)日?qǐng)?bào)流程圖繪制此范例是一個(gè)最簡(jiǎn)單的流程圖，流程圖繪制例二：流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開注明，易看易懂，也是制作流程圖的常用方法之一?？傊?，使用流程圖的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī)。流程圖繪制例二：流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人及使用文件的審查、批準(zhǔn)一般規(guī)模較小的公司，文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用，但是對(duì)于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，因?yàn)椴块T專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門核準(zhǔn)使用，掩蓋了其它部門的要求的意見，在使用中難免會(huì)對(duì)其它部門造成困撓，甚至引起磨擦，所以對(duì)于文件的審查和核準(zhǔn)，許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)