優(yōu)秀的行政秘書技能培訓(xùn)(12月6日)課件

EssentialSkillsforExecutiveSecretary行政秘書技能培訓(xùn){行政秘書技能培訓(xùn)}陳默EssentialSkillsforExecutiv行政秘書技能培訓(xùn)…

秘書寫作與文檔管理溝通與協(xié)調(diào)……秘書時(shí)間管理…秘書商務(wù)禮儀…秘書的角色…

工作自信成長…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默行政秘書技能培訓(xùn)…秘書寫作與文檔管理溝通與協(xié)調(diào)…

TheRoleoftheExecutiveSecretary

第一章:行政秘書的角色

Chapter1:{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默

TheRoleoftheExecutive1秘書的類別…2秘書的職業(yè)特征…3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…4秘書的作用……第一章:秘書的角色

{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默1秘書的類別…第一章:秘書的角色

{行政秘書技能培訓(xùn)秘書人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體的分類。如服務(wù)于政府機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱為“機(jī)關(guān)秘書”，眼務(wù)于工礦企業(yè)的統(tǒng)稱為“企業(yè)秘書”，服務(wù)于私人的則統(tǒng)稱為“私人秘書”，此外，還有“商業(yè)秘書”、“涉外秘書”等等。同在政府機(jī)關(guān)和某種企事業(yè)單位的秘書，則又因其工作的內(nèi)容或?qū)I(yè)不同而有更細(xì)的劃分。如在政府機(jī)關(guān)中主要從事日常行政工作的被稱為“行政秘書”，主要管理機(jī)密文件的被稱為“機(jī)要秘書”，主要從事撰文擬稿的被稱為“文字秘書”，高等院校的院、系則有“教學(xué)秘書”＼“科研秘書”和“行政秘書”之分。1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默秘書人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體的分類。如服務(wù)于政府1秘書的類別…A行政秘書……他們在機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位內(nèi)處理函件，收集資料，管理檔案，接待來訪，辦理會(huì)務(wù)，編制工作程序表；管理辦公室設(shè)備、器材、用品和小額現(xiàn)金，購置辦公物品；辦理上司交辦事項(xiàng)，安排上司的會(huì)晤＼差旅事宜等等。

{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默1秘書的類別…A行政秘書……{行政秘書技能培訓(xùn)}B公司秘書……

又稱“董事會(huì)秘書”、“執(zhí)行秘書”。他們執(zhí)行董事會(huì)決議或董事會(huì)指示，監(jiān)督并管理公司財(cái)務(wù)＼人事＼對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)；與公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理保持公務(wù)聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)工作；組織董事會(huì)，向董事會(huì)匯報(bào)公司財(cái)務(wù)、人事等情況，答復(fù)董事質(zhì)詢等。

1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默B公司秘書……1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}C通訊秘書……他們普遍服務(wù)于政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和大中型企業(yè)。其職責(zé)是負(fù)責(zé)辦公室電話＼電報(bào)、電傳、信件等通訊事務(wù)；文件的起草＼打字、謄?。芫幣拧⑿?；記錄上司口述或會(huì)議情況，整理錄音，傳遞上司口頭指示和書面指令等等。1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默C通訊秘書……1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}

d技術(shù)秘書……這類秘書人員服務(wù)于政府技術(shù)部門或工程技術(shù)公司。他們從事記錄＼編寫技術(shù)資料、文件、科技合同，繪制圖表，編制技術(shù)項(xiàng)目預(yù)算；保管技術(shù)性文稿、圖紙＼表格等。

1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}E醫(yī)學(xué)秘書……

這類秘書人員服務(wù)于醫(yī)院或私人診療所。他們負(fù)責(zé)與病人約定診療時(shí)間、掛號、收費(fèi)，辦理住院手續(xù)；打印病史資料和醫(yī)療護(hù)理記錄；幫助配藥、送藥；負(fù)責(zé)訂購藥品、醫(yī)療器材和辦公用品等。1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默E醫(yī)學(xué)秘書……1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}

f法律秘書……

這是指服務(wù)于法院、企業(yè)及社團(tuán)律師或私人律師事務(wù)所的秘書人員。他們負(fù)責(zé)接待或隨同律師訪問當(dāng)事人，記錄、整理當(dāng)事人口述，起草、打印法律文件；安排法律事務(wù)處理程序；保管法律文件或證明材料；執(zhí)行律師交辦的其他事務(wù)等。1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默f法律秘書……1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}服務(wù)的直接性……A

秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么；B秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派＼直接安排的，秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報(bào)的；C秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果＼成敗與領(lǐng)導(dǎo)直接有關(guān)。2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默服務(wù)的直接性……2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}服務(wù)的穩(wěn)定性……很多職業(yè)的服務(wù)都有其“業(yè)緣性”和“偶然性”。比如營業(yè)員與顧客之間，一次商品交易完成了，其關(guān)系就結(jié)束。醫(yī)生給病人治療，病人治愈或不治身亡，其關(guān)系也就隨之?dāng)嘟^。而秘書與其服務(wù)對象之間卻有相對的固定性?？赡苁菐滋鞄讉€(gè)月，也可能長達(dá)幾年甚至幾十年，要到秘書自己辭職或被解聘才告結(jié)束。2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默服務(wù)的穩(wěn)定性……2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}知識化……

秘書以處理書面信息為主要工作內(nèi)容，以辦公室或稱“寫字間”為主要工作地點(diǎn)，以筆墨＼打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話＼電腦等現(xiàn)代工具＼設(shè)備為主要工作手段。秘書必須具有中等以上文化和專業(yè)知識為基礎(chǔ)。秘書屬于知識分子，屬于辦公人員，屬于“白領(lǐng)”階層。中＼高級秘書還被稱為‘‘參謀’’、‘‘顧問’，屬于‘‘智囊型’’人物。2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默知識化……2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}年輕化……從世界范圍采看，秘書隊(duì)伍比較年輕，平均年齡為26歲左右，一般為20歲至35歲?？陀^上講，秘書工作繁忙，對腦力、體力要求都較高，尤其是記憶力、靈敏度、準(zhǔn)確性等，這些都是年輕人的優(yōu)勢。因此，秘書的職業(yè)年齡比較短，“新陳代謝”也較快。但少數(shù)高級秘書＼秘書官員或私人秘書除外。2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默年輕化……2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}女性化……從世界范圍來看，女性秘書在人數(shù)上占絕對優(yōu)勢。這是由女性的心理素質(zhì)決定的。西方國家的中、初級秘書女性達(dá)到90％,而高級秘書側(cè)重于調(diào)查研究＼出謀劃策，側(cè)重于邏輯思維和高科技，工作富于變動(dòng)和挑戰(zhàn)性，因此男性較多。歐美國家大多數(shù)女性秘書是初級秘書，是“文員”，被稱為“Officegirl”。2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默女性化……2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}無論是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或是私人秘書，也無論秘書人員的類別或?qū)哟?，其工作性質(zhì)與特征是大體相同的，具有某些共性，或可以說是職業(yè)特點(diǎn)……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默無論是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或是私人秘書，也無論秘書人員的類別輔助性……“輔助”是相對于“主導(dǎo)”而言的。輔助，既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對于主導(dǎo)而存在的。輔助，是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮＼控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。秘書人員就是處于助手的地位，它的工作就是幫助上司或雇主完成其規(guī)定的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)其預(yù)定的目標(biāo)。3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默輔助性……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}綜合性……

所謂綜合，就是指不同類型＼不同性質(zhì)的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質(zhì)。秘書既有日常的、程序性較強(qiáng)的例行性工作，又有臨時(shí)的、突發(fā)性工作；既有操作簡易的工作，又有操作復(fù)雜的工作。門類眾多、內(nèi)容復(fù)雜。3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默綜合性……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}機(jī)密性……

秘書，最初是“秘藏圖書”和“秘密文書”，是指物，后來發(fā)展為指人，即“秘密文書工作者”。到了近代，秘書才有了更為豐富＼更為確切的涵義。但至今仍有人戲言：秘書秘書，姓“秘”名“書”，一離不開秘密，二離不開文書。不管是機(jī)關(guān)＼企業(yè)＼私人的秘書，其工作內(nèi)容都或多或少地涉及到機(jī)要和秘密，或者是個(gè)人的隱私。所以，善于保守秘密就成為秘書人員的首要職業(yè)道德。3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默機(jī)密性……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}服務(wù)性a……

1．文書撰寫(上司口述或會(huì)議記錄、整理，文件起草＼修改、潤色等)；2．文書制作(打字、復(fù)印、編排、裝訂等)；3．文書處理(收發(fā)、傳遞、辦理飛保管＼立卷等)；4．檔案管理(歸檔、鑒定、管理、提供等)；5．會(huì)議組織(準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等)；3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默服務(wù)性a……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}服務(wù)性b……

6．調(diào)查研究(計(jì)劃、實(shí)施、分析、研究等)；7．信息資料工作(收集、整理、提供、儲存等)；8．信訪工作(群眾來信來訪或顧客投訴處理等)；9，接待工作(日常來訪與計(jì)劃來訪接待＼安排、服務(wù)等)；10．協(xié)調(diào)工作(政策＼工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)；3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默服務(wù)性b……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}服務(wù)性c……

11．督查工作(政策推行或決議實(shí)施的督促、檢查等)；12．日程安排(為上司安排工作日程、會(huì)晤及差旅事宜等)；13．日常事務(wù)(通訊＼聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等)；14．辦公室管理(環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等)；15．其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)。3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默服務(wù)性c……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)助手作用……秘書作為上司的直接工作助手，起著無可置疑的助手作用。這種助手作用還包括在某些方面秘書應(yīng)為上司把關(guān)，譬如上司會(huì)見來訪者的把關(guān)，接聽電話的把關(guān)，發(fā)出文件＼信函的把關(guān)，接待＼會(huì)議以及辦公室費(fèi)用開支的把關(guān)等等。董事會(huì)或公司總裁的秘書，作為高級助手，對公司和下屬人員還有著‘‘監(jiān)理’’作用。

4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默助手作用……4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}參謀作用……

中、高級秘書具有參謀作用。他們?yōu)樯纤菊{(diào)查研究＼收集和提供信息、提供咨詢，他們輔助上司決策，為上司草擬計(jì)劃或?qū)嵤┓桨福蚪M織專家論證、選定最佳方案。高級秘書還能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人的“顧問”和“智囊”，解決領(lǐng)導(dǎo)的疑難問題，為領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)出謀劃策。4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默參謀作用……4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}協(xié)調(diào)作用…秘書的協(xié)調(diào)作用是由秘書的工作任務(wù)、工作地位和工作方式?jīng)Q定的。秘書常常代表上司＼傳達(dá)上司的指令或收集上司所需要的情況，與其他部門、人員有著廣泛的接觸，也容易產(chǎn)生矛盾，需要及時(shí)協(xié)商、溝通、調(diào)解。秘書的地位又往往是在“一人之下，眾人之上”，又處于工作網(wǎng)絡(luò)的“結(jié)點(diǎn)”，上下左右的工作與人際關(guān)系都要求秘書去調(diào)處，力爭達(dá)到平衡和統(tǒng)一。4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默協(xié)調(diào)作用…4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}信息、樞紐作用……以往的秘書最主要的工作就是處理書面信息?，F(xiàn)代秘書則又從接待、聯(lián)絡(luò)＼調(diào)研＼電話等工作中接觸大量的口頭信息。秘書的辦公室可以說是機(jī)關(guān)＼公司的信息集散地。秘書為上司和整個(gè)機(jī)關(guān)＼公司起著信息的提供＼反饋＼傳遞等樞紐作用。4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默信息、樞紐作用……4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}公共關(guān)系作用……

秘書工作中有“對外聯(lián)絡(luò)＼內(nèi)部協(xié)調(diào)”等內(nèi)容，理應(yīng)起著“內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展”的公共關(guān)系作用。企業(yè)秘書人員應(yīng)幫助上司密切和融洽與股東、職工＼顧客＼社區(qū)公眾＼新聞媒介乃至政府部門等內(nèi)外各方面的關(guān)系，樹立并維護(hù)單位和上司的良好的知名度與美譽(yù)度…4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默公共關(guān)系作用……4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}1交際距離…2肢體語言…3傾聽及贊美…4自我保護(hù)…5穿衣味道…6說話境界…秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默1交際距離…秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}1交流的距離人與人之間都有一段距離，以線來表示距離的話，則可區(qū)分為下列幾段：(1)0.5公尺〖WB〗親密領(lǐng)域(親近朋友的領(lǐng)域)(2)0.5米～1.5米〖DW〗個(gè)人領(lǐng)域(個(gè)人隱私的領(lǐng)域)(3)1.5米～3米〖DW〗社會(huì)活動(dòng)領(lǐng)域(商業(yè)空間的領(lǐng)域)(4)3米～7米〖DW〗公共活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)(演講、會(huì)議的領(lǐng)域)秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默1交流的距離秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}秘書自我保護(hù)意識…

言談舉止端莊大方，不賣弄，不輕佻…對人態(tài)度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵；不接受分外的報(bào)酬和貴重的禮物；不參與同事關(guān)于男女情事的談話；不在上司辦公室作非工作性的逗留；不聆聽男性上司或伺事婚姻不幸的傾訴；·不讓對方誤解你的關(guān)心和幫助是愛情；盡量避免與男性上司單獨(dú)出差，差旅中尤其要注意言行細(xì)節(jié)；及時(shí)表明你已婚或已有男友；不得已時(shí)可提出辭職，以擺脫糾纏；必要時(shí)依靠法律，尋求保護(hù)……秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默秘書自我保護(hù)意識…秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}緩解壓力……大部分壓力毫無必要：40%的擔(dān)憂永遠(yuǎn)不會(huì)發(fā)生；

30%的憂慮涉及過去的決定，是無法改變的；12%的憂慮集中于別人出于自卑感而做出的批評；10%的憂慮與健康有關(guān)，而越擔(dān)憂問題就越嚴(yán)重；8%的憂慮可以列如“合理”范圍。秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默緩解壓力……秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}6說話境界A想說…B敢說…C能說…D會(huì)說…秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默6說話境界秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}讓別人看看你的……肢體語言形象禮儀…還有…有聲語言流利的表達(dá)和藹可親而且…很難忘的……！:)

我很難忘的一件事情…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默讓別人看看你的……我很難忘的一件事情…{行政秘書技能培訓(xùn)}一、秘書寫作概述…秘書寫作的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，題材多樣。因工作和業(yè)務(wù)需要，各有所側(cè)重。大致如下……1．公文類國務(wù)院所規(guī)定的行政公文共有13類14種：①命令(令)；②決定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通報(bào)；⑦議案；⑧報(bào)告；⑨請示；⑩批復(fù)；⑩意見；⑩函；⑩會(huì)議紀(jì)要。2．法規(guī)類主要有：規(guī)定、條例、辦法＼細(xì)則等。

秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默一、秘書寫作概述…秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}3．經(jīng)濟(jì)類主要有：經(jīng)濟(jì)合同＼協(xié)議書、市場預(yù)測報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告等。4．事務(wù)類主要有：信函、計(jì)劃、總結(jié)、講話稿＼簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告＼聲明、啟事、條據(jù)等。5．禮儀類主要有：賀詞、祝詞＼請柬、訃告、悼詞等。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默3．經(jīng)濟(jì)類秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}二秘書寫作的特點(diǎn)

1．代單位立言，非個(gè)人意愿

秘書寫作與文藝創(chuàng)作或論文寫作相比，有一個(gè)最大’的特點(diǎn)就是非個(gè)人意愿，而是代機(jī)關(guān)、單位立言。代筆立言，這是秘書的職業(yè)特征所決定的。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默二秘書寫作的特點(diǎn)秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}2集體成果，非個(gè)人創(chuàng)作…

秘書寫作有一定的程序。即使是小單位的一封簡單的信，也要有①上司授意——卡②秘書擬稿——>③上司審核三個(gè)程序。較大單位較重要的文章往往還得加上集體討論、部門會(huì)商、反復(fù)修改才可定稿；定稿之后還得經(jīng)過簽發(fā)＼打印、校對、繕印才能成為正式文件。一·份文件；往往要集中多人的智慧，要經(jīng)過好幾個(gè)人的手筆和努力才能完成。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默2集體成果，非個(gè)人創(chuàng)作…秘書寫作與文檔管理…{行3．內(nèi)容真實(shí)＼實(shí)用＼客觀，符合政策…

秘書寫作的內(nèi)容要有新聞那樣的真實(shí)性，決不允許文藝創(chuàng)作的虛構(gòu)；要求實(shí)用＼有針對性，能解決實(shí)際問題，而不能像文藝作品或新聞那樣追求感染或宣傳效果，也不允許如某些論文那樣純理論化和抽象化；要求客觀，排除個(gè)人情緒或好惡；要求符合黨和國家的方針政策＼法律法規(guī)，不允許隨心所欲。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默3．內(nèi)容真實(shí)＼實(shí)用＼客觀，符合政策…秘書寫作與文檔管理…{4．語言要求流暢、平實(shí)、簡潔、規(guī)范。

要求明明白白，通俗流暢，不要求像文藝語言的含蓄、獨(dú)特或科技語言的深邃＼理性和抽象；要求平鋪直敘、不要求曲折＼華麗；要求規(guī)范的詞語和句法，不允許用方言或作家所謂的語言風(fēng)格，不用夸張＼擬人等修辭手法。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默4．語言要求流暢、平實(shí)、簡潔、規(guī)范。秘書寫作與文檔管理…

5．講究文體格式

凡是正式公文都應(yīng)遵照國家規(guī)定的公文格式，既要齊全，又要按規(guī)定的位置落款和操作。如：文件名稱、文號、編號、密級＼緩急標(biāo)志＼橫隔線＼標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)＼正文、附件＼發(fā)文機(jī)關(guān)＼發(fā)文日期、主題詞等等。其他應(yīng)用文也有約定俗成的格式·，講究的是統(tǒng)一＼規(guī)范，不存在百花齊放。因而，秘書寫作不可標(biāo)新立異。

秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默5．講究文體格式秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}文書處理的內(nèi)容與要求……通常所說的文書工作，是指在使用文書，處理日常公務(wù)的活動(dòng)中，圍繞著文書的擬制、辦理＼管理以及立卷歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。文書處理工作具有政治性＼時(shí)限性＼機(jī)要性和規(guī)范性等特點(diǎn)。其內(nèi)容和基本任務(wù)包括：秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默文書處理的內(nèi)容與要求……秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能

1．發(fā)文：從文書起草＼修改＼審核＼簽發(fā)到印制、發(fā)出的一系列處理環(huán)節(jié)。2．收文：從來文的簽收、登記、分辦、傳閱＼擬辦、批辦到承辦＼催辦以及答復(fù)的一系列處理環(huán)節(jié)。3．管理：平時(shí)管理、發(fā)揮公文的效用，公文保密的一系列管理環(huán)節(jié)。4．立卷歸檔：整理立卷、歸檔保存的處理環(huán)節(jié)。

秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默1．發(fā)文：從文書起草＼修改＼審核＼簽發(fā)到印制、發(fā)出的一系5．基本任務(wù)主要是：(1)文件的收發(fā)、登記和分送；(2)文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；(3)文件的擬寫＼校核、簽發(fā)、繕印、校對和用?。?4)會(huì)議＼匯報(bào)、電話的記錄和整理；(5)文件材料的平時(shí)歸卷，提供借閱與保管；(6)文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；(7)處理群眾來信；·(8)為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默5．基本任務(wù)主要是：秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)四公文立卷……1公文立卷的概念公文立卷，是指機(jī)關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。案卷，也稱卷宗，指有關(guān)某一問題或某一工作活動(dòng)的系統(tǒng)的＼具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。

秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默四公文立卷……秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)2公文立卷的意義是：a．公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用。b．公文立卷可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。c．公文立卷，為檔案工作打下了基礎(chǔ)。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默2公文立卷的意義是：秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能3公文立卷的原則與要求

公文立卷的原則是：保存文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用。秘書和文書管理人員必須對卷內(nèi)文件的數(shù)量有一定的限制，卷內(nèi)文件的數(shù)量是50張到200張之間，國標(biāo)文件規(guī)定案卷的厚度為10毫米、15毫米、20毫米三種?！?/p>

秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默3公文立卷的原則與要求秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能4．公文立卷的基本方法主要有三種方法：(1)根據(jù)文件的特征組卷，問題特征、時(shí)間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征。a按問題特征立卷，即將有關(guān)同一事件＼同一人物＼同一事物、同一問題或同一工作性質(zhì)等所形成的文件材料，組合在一起進(jìn)行立卷。按問題特征立卷，是一種自然的分門別類的方法。

秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默4．公文立卷的基本方法秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能b按時(shí)間特征立卷，形成于同一時(shí)間的文件或內(nèi)容針對同一時(shí)間的文件組合在一起立卷。c按名稱特征立卷，指公文文種的名稱，如決定＼報(bào)告＼請示＼會(huì)議記錄等。d文件按名稱特征立卷，就是把相同文種名稱的文件組合在一起進(jìn)行立卷。

秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默b按時(shí)間特征立卷，形成于同一時(shí)間的文件或內(nèi)容針對同一時(shí)間E按作者特征立卷，作者特征是指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)＼單位或個(gè)人。按作者特征立卷就是將反映同一作者制發(fā)的文件組合在一起立卷。f按地區(qū)特征立：卷，就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文：件組合在一起進(jìn)行立卷。G按通訊者特征立卷，即針對一個(gè)或幾個(gè)問題雙方機(jī)關(guān)的回復(fù)往來的文件，組合在一起進(jìn)行立卷。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默E按作者特征立卷，作者特征是指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)＼單位或個(gè)(5)文件的保存價(jià)值組卷劃分文件的保管期限，分為永久保存的＼長期保存的(保管期限為16—50年)、短期保存的(15年以下)三種形式秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默(5)文件的保存價(jià)值組卷秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能五公文立卷的準(zhǔn)備1．立卷類目的編制

立卷類目是指機(jī)關(guān)文書部門在一年的實(shí)際文件沒有形成以前，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，預(yù)測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷?xiàng)l目。立卷類目主要由類名和條款兩部分組成：(1)類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱，如組織類、宣傳類、工交類＼城建類、財(cái)貿(mào)類、文教類＼綜合類等等。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默五公文立卷的準(zhǔn)備秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)(2)條款。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標(biāo)題。條款順序排定以后，依次編上順序號。如第一類第一條為“1一1＼第二類第二條為“2—2”等等。立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，是平時(shí)文件歸卷的“索引表”，指導(dǎo)文件“對號入座”＼“定點(diǎn)歸宿”。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默(2)條款。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}2．平時(shí)歸卷工作

指公文立卷人員依據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸人卷內(nèi)。要做到：(1)注意做好文件材料的收集工作；(2)對已經(jīng)歸卷的文件材料，要進(jìn)行定期檢查和調(diào)整；(3)事先預(yù)編的立卷類目，要注意調(diào)整修改；(4)可以確定組卷的，也可以提前進(jìn)行編目裝訂。(5)千些文件不便歸卷，可單獨(dú)設(shè)立一個(gè)卷夾，注明“待歸文件。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默2．平時(shí)歸卷工作秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}六、案卷的組合……

案卷的組合，簡稱組卷，指年終或第二年上半年對歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。1．調(diào)整立卷是指在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)卣{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默六、案卷的組合……秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}2．卷內(nèi)文件排列和編號

(1)卷內(nèi)文件排列，指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列，可以按時(shí)間、問題、重要程度、文號、作者＼地區(qū)＼通訊者＼文種名稱＼人名的姓氏筆畫或拼音字母等順序進(jìn)行排列。(2)卷內(nèi)文件的編號。應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默2．卷內(nèi)文件排列和編號秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培3．?dāng)M寫案卷標(biāo)題案卷標(biāo)題是案卷的名稱，也稱案卷題名，一般的案卷標(biāo)題不需標(biāo)明時(shí)間，只有計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)＼預(yù)決算和重要文件以及跨年度文件組成的案卷才需要標(biāo)明時(shí)間。標(biāo)明卷內(nèi)文件針對的時(shí)間要準(zhǔn)確，不可隨意簡化。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默3．?dāng)M寫案卷標(biāo)題秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}七編目成卷……編目成卷指在組合案卷的基礎(chǔ)上，對卷內(nèi)文件進(jìn)行編目＼裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。1．案卷的編目指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄＼備考表和案卷封皮等工作。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默七編目成卷……秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}2．案卷的裝訂與裝盒．案卷都需要進(jìn)行裝訂，對于某些特殊珍貴的手稿＼照片、圖紙?jiān)诓槐阌谶M(jìn)行裝訂時(shí)，也可以采用卷盒＼卷袋進(jìn)行保管。案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。在裝訂之前，要去掉文件上的金屬物，以防年久銹蝕文件。注意不要有倒置、脫漏的頁張。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默2．案卷的裝訂與裝盒．秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技3．案卷排列與編號指案卷經(jīng)過編目裝訂以后，將一個(gè)年度、一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列＼編號，以固定其順序。(1)案卷的排列。案卷先按保管期限分開，即按永久＼長期、短期分別排列。也可按重要程度＼作者＼名稱、時(shí)間、地區(qū)等體現(xiàn)條理化和一定的規(guī)律。

秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默3．案卷排列與編號秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)(2)案卷的編號。編號的順序如：永久卷l一50乙；長期卷5l一100＼短期卷10l—150、副卷151—200。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默(2)案卷的編號。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}八、案卷歸檔……1．案卷目錄的編制案卷目錄的項(xiàng)目有“案卷號、立卷類目號＼案卷題名＼卷內(nèi)文件起止日期＼卷內(nèi)文件份數(shù)、頁數(shù)、保管期限＼備注”等等。編制案卷目錄一般有兩種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號，編制正式的案卷目錄。二是由機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一組織，指導(dǎo)各部門的文書立卷人員統(tǒng)一分類，編排卷號，直接編制案卷目錄。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默八、案卷歸檔……秘書寫作與文檔管理…{行政秘書2．文件檢索工具的編制文件檢索工具指用來查找＼利用文件材料的目錄＼卡片等等。其編制內(nèi)容主要有：(1)文號索引。又叫文件作者目錄。目錄設(shè)置的項(xiàng)目一般有：文件作者(加標(biāo)題)、文號、文件日期、所在卷頁號。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默2．文件檢索工具的編制秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技(2)文件分類目錄，又叫文件綜合分類目錄。設(shè)置的項(xiàng)目一般有：類別＼順序號、文件作者(加標(biāo)題)＼文號＼文件日期、卷頁號，并加封面和底頁。一年編制一本，編制號后付印裝訂成冊秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默(2)文件分類目錄，又叫文件綜合分類目錄。設(shè)置的項(xiàng)目一般有：3．案卷的歸檔文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為‘‘歸檔’’。(1)歸檔范圍．也即文書立卷的范圍，指機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成和使用的文件以及其他有關(guān)的材料(包括照片＼圖表＼印模＼錄音帶＼錄像帶等)。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默3．案卷的歸檔秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}(2)歸檔時(shí)限。一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。

秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默(2)歸檔時(shí)限。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}(3)歸檔要求：應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全、完整。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值、分類整理＼立卷，案卷標(biāo)題應(yīng)簡明確切。機(jī)關(guān)檔案室在接收案卷時(shí)，應(yīng)按照以上要求對案卷檢查驗(yàn)收。移交目錄一式二至三份，一份經(jīng)簽字后留公文處理部門使用，另外一至二份交機(jī)關(guān)檔案室保存。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默(3)歸檔要求：秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}秘書時(shí)間管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默秘書時(shí)間管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}1溝通的特點(diǎn)……(1)社會(huì)性。秘書工作的溝通往往以代表組織的個(gè)人為對象，而不是秘書個(gè)人的親友間的溝通，也不僅是組織直接關(guān)系的上下左右的溝通，而是有著社會(huì)性、普遍性＼廣泛性。既有與合作伙伴或潛在合作伙伴的溝通，又有為尋求理解和支持的溝通；既有為收集信息的溝通，又有為聽取反饋意見溝通與協(xié)調(diào)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默1溝通的特點(diǎn)……溝通與協(xié)調(diào)…{行政秘書技能培訓(xùn)}(2)選擇性。與社會(huì)性相矛盾的是溝通又有選擇性，或說目的性。秘書的溝通對象只能選擇與本組織生存、發(fā)展有密切關(guān)聯(lián)的組織或個(gè)人，選擇領(lǐng)導(dǎo)授意或批準(zhǔn)的；溝通的內(nèi)容和方式也必須選擇自己的職責(zé)范圍內(nèi)的，不違反方針、政策、法律、法規(guī)和組織紀(jì)律的。溝通與協(xié)調(diào)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默(2)選擇性。溝通與協(xié)調(diào)…{行政秘書技能培訓(xùn)}(3)互助性。溝通的對象和內(nèi)容必須以互助性為目的，以有助于雙方的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益為目的，而不能只是一廂情愿，有去無還，應(yīng)該是互通有無、禮尚往來飛互助互利。溝通與協(xié)調(diào)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默(3)互助性。溝通與協(xié)調(diào)…{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}

工作自信成長…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默工作自信成長…{行政秘書技能培訓(xùn)}在我們不斷塑造自我的過程中，影響最大的莫過于是選擇樂觀的態(tài)度還是悲觀的態(tài)度。我們思想上的這種抉擇可能給我們帶來激勵(lì)，也有可能阻滯我們前進(jìn)?；ㄅc刺。相信就能看見它。永遠(yuǎn)積極{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默在我們不斷塑造自我的過程中，影響最大的莫過于是選擇樂觀的態(tài)度要有一個(gè)你每天早晨醒來為之奮斗的目標(biāo)，它應(yīng)是你人生的目標(biāo)。遠(yuǎn)景必須即刻著手建立，而不要往后拖。你隨時(shí)可以按自己的想法做些改變，但不能一刻沒有遠(yuǎn)景。三個(gè)石匠的遠(yuǎn)景。樹立遠(yuǎn)景

{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默要有一個(gè)你每天早晨醒來為之奮斗的目標(biāo)，它應(yīng)是你人生的目標(biāo)。不斷尋求挑戰(zhàn)激勵(lì)自己。提防自己，不要躺倒在舒適區(qū)。舒適區(qū)只是避風(fēng)港，不是安樂窩。它只是你心中準(zhǔn)備迎接下次挑戰(zhàn)之前刻意放松自己和恢復(fù)元?dú)獾牡胤?。煮青蛙的故事?/p>

離開舒適區(qū)

{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默不斷尋求挑戰(zhàn)激勵(lì)自己。提防自己，不要躺倒在舒適區(qū)。舒適區(qū)只是自以為長命百歲無益于你享受人生。然而，大多數(shù)人對此視而不見，假裝自己的生命會(huì)綿延無絕。惟有心血來潮的那天，我們才會(huì)籌劃大事業(yè)，將我們的目標(biāo)和夢想寄托在“虛幻島”的汪洋大海之中。其實(shí)，直面死亡未必要等到生命耗盡時(shí)的臨終一刻。事實(shí)上，如果能逼真地想象我們的彌留之際，會(huì)物極必反產(chǎn)生一種再生的感覺，這是成功的第一步。不窮了，習(xí)慣了的故事。

加強(qiáng)緊迫感

{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默自以為長命百歲無益于你享受人生。然而，大多數(shù)人對此視而不見，世上最秘而不宣的秘密是，戰(zhàn)勝恐懼后迎來的是某種安全有益的東西。哪怕克服的是小小的恐懼，也會(huì)增強(qiáng)你對創(chuàng)造自己生活能力的信心。如果一味想避開恐懼，它們會(huì)象瘋狗一樣對我們窮追不舍。此時(shí)，最可怕的莫過于雙眼一閉假裝它們不存在。鯊魚吃小魚的故事。

迎接恐懼

{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默世上最秘而不宣的秘密是，戰(zhàn)勝恐懼后迎來的是某種安全有益的東西創(chuàng)造自我，如繪巨幅畫一樣，不要怕精工細(xì)筆。如果把自己當(dāng)作一幅正在描繪中杰作，你就會(huì)樂于從細(xì)微處做改變。一件小事做得與眾不同，也會(huì)令你興奮不已?？傊?，無論你有多么小的變化，點(diǎn)點(diǎn)都于你很重要。有一天晚上，徐斌在廣場上散步，一個(gè)醉漢朝他走來。醉漢向徐斌要一毛錢，徐斌感到驚愕，并問他是否只要一文錢，醉漢重復(fù)說只要一毛錢。徐斌給了他一毛錢，同時(shí)說：“人生能得多少，就看你要求多少。”醉漢聽了不禁一楞。石頭、瓦與別墅。精工細(xì)筆{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默創(chuàng)造自我，如繪巨幅畫一樣，不要怕精工細(xì)筆。如果把自己當(dāng)作一幅多數(shù)人認(rèn)為，一旦達(dá)到某個(gè)目標(biāo)，人們就會(huì)感到身心舒暢。但問題是你可能永遠(yuǎn)達(dá)不到目標(biāo)。把快樂建立在還不曾擁有的事情上，無異于剝奪自己創(chuàng)造快樂的權(quán)力。記住，快樂是天賦權(quán)利。首先就要有良好的感覺，讓它使自己在塑造自我的整個(gè)旅途中充滿快樂，而不要再等到成功的最后一刻才去感受屬于自己的歡樂。一切為最好作準(zhǔn)備的故事。首先要感覺好

{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默多數(shù)人認(rèn)為，一旦達(dá)到某個(gè)目標(biāo)，人們就會(huì)感到身心舒暢。但問題演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！EssentialSkillsforExecutiveSecretary行政秘書技能培訓(xùn){行政秘書技能培訓(xùn)}陳默EssentialSkillsforExecutiv行政秘書技能培訓(xùn)…

秘書寫作與文檔管理溝通與協(xié)調(diào)……秘書時(shí)間管理…秘書商務(wù)禮儀…秘書的角色…

工作自信成長…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默行政秘書技能培訓(xùn)…秘書寫作與文檔管理溝通與協(xié)調(diào)…

TheRoleoftheExecutiveSecretary

第一章:行政秘書的角色

Chapter1:{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默

TheRoleoftheExecutive1秘書的類別…2秘書的職業(yè)特征…3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…4秘書的作用……第一章:秘書的角色

{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默1秘書的類別…第一章:秘書的角色

{行政秘書技能培訓(xùn)秘書人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體的分類。如服務(wù)于政府機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱為“機(jī)關(guān)秘書”，眼務(wù)于工礦企業(yè)的統(tǒng)稱為“企業(yè)秘書”，服務(wù)于私人的則統(tǒng)稱為“私人秘書”，此外，還有“商業(yè)秘書”、“涉外秘書”等等。同在政府機(jī)關(guān)和某種企事業(yè)單位的秘書，則又因其工作的內(nèi)容或?qū)I(yè)不同而有更細(xì)的劃分。如在政府機(jī)關(guān)中主要從事日常行政工作的被稱為“行政秘書”，主要管理機(jī)密文件的被稱為“機(jī)要秘書”，主要從事撰文擬稿的被稱為“文字秘書”，高等院校的院、系則有“教學(xué)秘書”＼“科研秘書”和“行政秘書”之分。1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默秘書人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體的分類。如服務(wù)于政府1秘書的類別…A行政秘書……他們在機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位內(nèi)處理函件，收集資料，管理檔案，接待來訪，辦理會(huì)務(wù)，編制工作程序表；管理辦公室設(shè)備、器材、用品和小額現(xiàn)金，購置辦公物品；辦理上司交辦事項(xiàng)，安排上司的會(huì)晤＼差旅事宜等等。

{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默1秘書的類別…A行政秘書……{行政秘書技能培訓(xùn)}B公司秘書……

又稱“董事會(huì)秘書”、“執(zhí)行秘書”。他們執(zhí)行董事會(huì)決議或董事會(huì)指示，監(jiān)督并管理公司財(cái)務(wù)＼人事＼對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)；與公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理保持公務(wù)聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)工作；組織董事會(huì)，向董事會(huì)匯報(bào)公司財(cái)務(wù)、人事等情況，答復(fù)董事質(zhì)詢等。

1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默B公司秘書……1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}C通訊秘書……他們普遍服務(wù)于政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和大中型企業(yè)。其職責(zé)是負(fù)責(zé)辦公室電話＼電報(bào)、電傳、信件等通訊事務(wù)；文件的起草＼打字、謄印＼編排、校對；記錄上司口述或會(huì)議情況，整理錄音，傳遞上司口頭指示和書面指令等等。1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默C通訊秘書……1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}

d技術(shù)秘書……這類秘書人員服務(wù)于政府技術(shù)部門或工程技術(shù)公司。他們從事記錄＼編寫技術(shù)資料、文件、科技合同，繪制圖表，編制技術(shù)項(xiàng)目預(yù)算；保管技術(shù)性文稿、圖紙＼表格等。

1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}E醫(yī)學(xué)秘書……

這類秘書人員服務(wù)于醫(yī)院或私人診療所。他們負(fù)責(zé)與病人約定診療時(shí)間、掛號、收費(fèi)，辦理住院手續(xù)；打印病史資料和醫(yī)療護(hù)理記錄；幫助配藥、送藥；負(fù)責(zé)訂購藥品、醫(yī)療器材和辦公用品等。1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默E醫(yī)學(xué)秘書……1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}

f法律秘書……

這是指服務(wù)于法院、企業(yè)及社團(tuán)律師或私人律師事務(wù)所的秘書人員。他們負(fù)責(zé)接待或隨同律師訪問當(dāng)事人，記錄、整理當(dāng)事人口述，起草、打印法律文件；安排法律事務(wù)處理程序；保管法律文件或證明材料；執(zhí)行律師交辦的其他事務(wù)等。1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默f法律秘書……1秘書的類別…{行政秘書技能培訓(xùn)}服務(wù)的直接性……A

秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么；B秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派＼直接安排的，秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報(bào)的；C秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果＼成敗與領(lǐng)導(dǎo)直接有關(guān)。2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默服務(wù)的直接性……2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}服務(wù)的穩(wěn)定性……很多職業(yè)的服務(wù)都有其“業(yè)緣性”和“偶然性”。比如營業(yè)員與顧客之間，一次商品交易完成了，其關(guān)系就結(jié)束。醫(yī)生給病人治療，病人治愈或不治身亡，其關(guān)系也就隨之?dāng)嘟^。而秘書與其服務(wù)對象之間卻有相對的固定性?？赡苁菐滋鞄讉€(gè)月，也可能長達(dá)幾年甚至幾十年，要到秘書自己辭職或被解聘才告結(jié)束。2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默服務(wù)的穩(wěn)定性……2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}知識化……

秘書以處理書面信息為主要工作內(nèi)容，以辦公室或稱“寫字間”為主要工作地點(diǎn)，以筆墨＼打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話＼電腦等現(xiàn)代工具＼設(shè)備為主要工作手段。秘書必須具有中等以上文化和專業(yè)知識為基礎(chǔ)。秘書屬于知識分子，屬于辦公人員，屬于“白領(lǐng)”階層。中＼高級秘書還被稱為‘‘參謀’’、‘‘顧問’，屬于‘‘智囊型’’人物。2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默知識化……2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}年輕化……從世界范圍采看，秘書隊(duì)伍比較年輕，平均年齡為26歲左右，一般為20歲至35歲?？陀^上講，秘書工作繁忙，對腦力、體力要求都較高，尤其是記憶力、靈敏度、準(zhǔn)確性等，這些都是年輕人的優(yōu)勢。因此，秘書的職業(yè)年齡比較短，“新陳代謝”也較快。但少數(shù)高級秘書＼秘書官員或私人秘書除外。2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默年輕化……2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}女性化……從世界范圍來看，女性秘書在人數(shù)上占絕對優(yōu)勢。這是由女性的心理素質(zhì)決定的。西方國家的中、初級秘書女性達(dá)到90％,而高級秘書側(cè)重于調(diào)查研究＼出謀劃策，側(cè)重于邏輯思維和高科技，工作富于變動(dòng)和挑戰(zhàn)性，因此男性較多。歐美國家大多數(shù)女性秘書是初級秘書，是“文員”，被稱為“Officegirl”。2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默女性化……2秘書的職業(yè)特征…{行政秘書技能培訓(xùn)}無論是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或是私人秘書，也無論秘書人員的類別或?qū)哟?，其工作性質(zhì)與特征是大體相同的，具有某些共性，或可以說是職業(yè)特點(diǎn)……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默無論是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或是私人秘書，也無論秘書人員的類別輔助性……“輔助”是相對于“主導(dǎo)”而言的。輔助，既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對于主導(dǎo)而存在的。輔助，是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮＼控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。秘書人員就是處于助手的地位，它的工作就是幫助上司或雇主完成其規(guī)定的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)其預(yù)定的目標(biāo)。3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默輔助性……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}綜合性……

所謂綜合，就是指不同類型＼不同性質(zhì)的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質(zhì)。秘書既有日常的、程序性較強(qiáng)的例行性工作，又有臨時(shí)的、突發(fā)性工作；既有操作簡易的工作，又有操作復(fù)雜的工作。門類眾多、內(nèi)容復(fù)雜。3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默綜合性……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}機(jī)密性……

秘書，最初是“秘藏圖書”和“秘密文書”，是指物，后來發(fā)展為指人，即“秘密文書工作者”。到了近代，秘書才有了更為豐富＼更為確切的涵義。但至今仍有人戲言：秘書秘書，姓“秘”名“書”，一離不開秘密，二離不開文書。不管是機(jī)關(guān)＼企業(yè)＼私人的秘書，其工作內(nèi)容都或多或少地涉及到機(jī)要和秘密，或者是個(gè)人的隱私。所以，善于保守秘密就成為秘書人員的首要職業(yè)道德。3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默機(jī)密性……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}服務(wù)性a……

1．文書撰寫(上司口述或會(huì)議記錄、整理，文件起草＼修改、潤色等)；2．文書制作(打字、復(fù)印、編排、裝訂等)；3．文書處理(收發(fā)、傳遞、辦理飛保管＼立卷等)；4．檔案管理(歸檔、鑒定、管理、提供等)；5．會(huì)議組織(準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等)；3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默服務(wù)性a……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}服務(wù)性b……

6．調(diào)查研究(計(jì)劃、實(shí)施、分析、研究等)；7．信息資料工作(收集、整理、提供、儲存等)；8．信訪工作(群眾來信來訪或顧客投訴處理等)；9，接待工作(日常來訪與計(jì)劃來訪接待＼安排、服務(wù)等)；10．協(xié)調(diào)工作(政策＼工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)；3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默服務(wù)性b……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}服務(wù)性c……

11．督查工作(政策推行或決議實(shí)施的督促、檢查等)；12．日程安排(為上司安排工作日程、會(huì)晤及差旅事宜等)；13．日常事務(wù)(通訊＼聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等)；14．辦公室管理(環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等)；15．其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)。3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默服務(wù)性c……3秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)…{行政秘書技能培訓(xùn)助手作用……秘書作為上司的直接工作助手，起著無可置疑的助手作用。這種助手作用還包括在某些方面秘書應(yīng)為上司把關(guān)，譬如上司會(huì)見來訪者的把關(guān)，接聽電話的把關(guān)，發(fā)出文件＼信函的把關(guān)，接待＼會(huì)議以及辦公室費(fèi)用開支的把關(guān)等等。董事會(huì)或公司總裁的秘書，作為高級助手，對公司和下屬人員還有著‘‘監(jiān)理’’作用。

4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默助手作用……4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}參謀作用……

中、高級秘書具有參謀作用。他們?yōu)樯纤菊{(diào)查研究＼收集和提供信息、提供咨詢，他們輔助上司決策，為上司草擬計(jì)劃或?qū)嵤┓桨?，或組織專家論證、選定最佳方案。高級秘書還能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人的“顧問”和“智囊”，解決領(lǐng)導(dǎo)的疑難問題，為領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)出謀劃策。4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默參謀作用……4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}協(xié)調(diào)作用…秘書的協(xié)調(diào)作用是由秘書的工作任務(wù)、工作地位和工作方式?jīng)Q定的。秘書常常代表上司＼傳達(dá)上司的指令或收集上司所需要的情況，與其他部門、人員有著廣泛的接觸，也容易產(chǎn)生矛盾，需要及時(shí)協(xié)商、溝通、調(diào)解。秘書的地位又往往是在“一人之下，眾人之上”，又處于工作網(wǎng)絡(luò)的“結(jié)點(diǎn)”，上下左右的工作與人際關(guān)系都要求秘書去調(diào)處，力爭達(dá)到平衡和統(tǒng)一。4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默協(xié)調(diào)作用…4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}信息、樞紐作用……以往的秘書最主要的工作就是處理書面信息?，F(xiàn)代秘書則又從接待、聯(lián)絡(luò)＼調(diào)研＼電話等工作中接觸大量的口頭信息。秘書的辦公室可以說是機(jī)關(guān)＼公司的信息集散地。秘書為上司和整個(gè)機(jī)關(guān)＼公司起著信息的提供＼反饋＼傳遞等樞紐作用。4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默信息、樞紐作用……4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}公共關(guān)系作用……

秘書工作中有“對外聯(lián)絡(luò)＼內(nèi)部協(xié)調(diào)”等內(nèi)容，理應(yīng)起著“內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展”的公共關(guān)系作用。企業(yè)秘書人員應(yīng)幫助上司密切和融洽與股東、職工＼顧客＼社區(qū)公眾＼新聞媒介乃至政府部門等內(nèi)外各方面的關(guān)系，樹立并維護(hù)單位和上司的良好的知名度與美譽(yù)度…4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默公共關(guān)系作用……4秘書的作用……{行政秘書技能培訓(xùn)}1交際距離…2肢體語言…3傾聽及贊美…4自我保護(hù)…5穿衣味道…6說話境界…秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默1交際距離…秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}1交流的距離人與人之間都有一段距離，以線來表示距離的話，則可區(qū)分為下列幾段：(1)0.5公尺〖WB〗親密領(lǐng)域(親近朋友的領(lǐng)域)(2)0.5米～1.5米〖DW〗個(gè)人領(lǐng)域(個(gè)人隱私的領(lǐng)域)(3)1.5米～3米〖DW〗社會(huì)活動(dòng)領(lǐng)域(商業(yè)空間的領(lǐng)域)(4)3米～7米〖DW〗公共活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)(演講、會(huì)議的領(lǐng)域)秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默1交流的距離秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}秘書自我保護(hù)意識…

言談舉止端莊大方，不賣弄，不輕佻…對人態(tài)度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵；不接受分外的報(bào)酬和貴重的禮物；不參與同事關(guān)于男女情事的談話；不在上司辦公室作非工作性的逗留；不聆聽男性上司或伺事婚姻不幸的傾訴；·不讓對方誤解你的關(guān)心和幫助是愛情；盡量避免與男性上司單獨(dú)出差，差旅中尤其要注意言行細(xì)節(jié)；及時(shí)表明你已婚或已有男友；不得已時(shí)可提出辭職，以擺脫糾纏；必要時(shí)依靠法律，尋求保護(hù)……秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默秘書自我保護(hù)意識…秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}緩解壓力……大部分壓力毫無必要：40%的擔(dān)憂永遠(yuǎn)不會(huì)發(fā)生；

30%的憂慮涉及過去的決定，是無法改變的；12%的憂慮集中于別人出于自卑感而做出的批評；10%的憂慮與健康有關(guān)，而越擔(dān)憂問題就越嚴(yán)重；8%的憂慮可以列如“合理”范圍。秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默緩解壓力……秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}6說話境界A想說…B敢說…C能說…D會(huì)說…秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默6說話境界秘書商務(wù)禮儀…{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默{行政秘書技能培訓(xùn)}讓別人看看你的……肢體語言形象禮儀…還有…有聲語言流利的表達(dá)和藹可親而且…很難忘的……！:)

我很難忘的一件事情…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默讓別人看看你的……我很難忘的一件事情…{行政秘書技能培訓(xùn)}一、秘書寫作概述…秘書寫作的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，題材多樣。因工作和業(yè)務(wù)需要，各有所側(cè)重。大致如下……1．公文類國務(wù)院所規(guī)定的行政公文共有13類14種：①命令(令)；②決定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通報(bào)；⑦議案；⑧報(bào)告；⑨請示；⑩批復(fù)；⑩意見；⑩函；⑩會(huì)議紀(jì)要。2．法規(guī)類主要有：規(guī)定、條例、辦法＼細(xì)則等。

秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默一、秘書寫作概述…秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}3．經(jīng)濟(jì)類主要有：經(jīng)濟(jì)合同＼協(xié)議書、市場預(yù)測報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告等。4．事務(wù)類主要有：信函、計(jì)劃、總結(jié)、講話稿＼簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告＼聲明、啟事、條據(jù)等。5．禮儀類主要有：賀詞、祝詞＼請柬、訃告、悼詞等。秘書寫作與文檔管理…{行政秘書技能培訓(xùn)}陳默3．經(jīng)濟(jì)類秘書寫