項目六-會務(wù)工作管理資料課件

項目六會務(wù)工作管理項目六會務(wù)工作管理學(xué)習(xí)目標(biāo)

任務(wù)一會議議題和議程確定

任務(wù)二會議籌備方案寫作

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

任務(wù)四會議現(xiàn)場布置

任務(wù)五接站、報到、簽到與入場安排

任務(wù)六會議記錄

任務(wù)七會議宣傳報道

任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作

任務(wù)九與會人員返程安排

任務(wù)十會議總結(jié)

任務(wù)十一會議紀(jì)要形成課后訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)

任務(wù)一會議議題和議程確定

任務(wù)二會議籌備方學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能夠掌握會議組織的基本工作內(nèi)容。

2.能夠制定規(guī)范、可行的會議方案。

3.能夠按要求做好會場布置工作。

4.能夠做好會中會場內(nèi)外的服務(wù)協(xié)調(diào)工作。

5.能夠做好會后的善后工作。學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能夠掌握會議組織的基本工作內(nèi)容。

2.能夠制定規(guī)任務(wù)一會議議題和議程確定任務(wù)情境

××××股份有限公司定于2008年11月10日召開第二次臨時股東大會。公司CEO金總向秘書小范交辦了策劃、籌備和操辦會議的任務(wù)。金總要求股東及代理人出席。會上，一是要宣布本次會議議案的表決方法；二是審議會議各項議案；三是股東發(fā)言；四是推舉計票人和監(jiān)票人；五是股東投票表決。

思考：請您替秘書小范制定這次會議的議程。

任務(wù)一會議議題和議程確定任務(wù)一會議議題和議程確定任務(wù)分析

一、確定會議議題

(1)主管領(lǐng)導(dǎo)同志確定議題，由會議秘書向有關(guān)部門搜集文件，準(zhǔn)備資料。(2)由秘書事前收集議題，詢問各主管方面有無需要拿到會議上討論的事項，然后加以安排，有的在一周以前甚至在一個月之前就把要討論的問題擺出來交領(lǐng)導(dǎo)確定。

(3)有時待討論的問題很多，一次兩次會議無法完成，秘書就要根據(jù)情況提出建議，把要討論的問題排上來。

二、確定會議名稱

三、確定出席人員范圍

任務(wù)一會議議題和議程確定任務(wù)一會議議題和議程確定四、擬定議程安排

(1)要注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序，了解本單位有無對會議議程順序的相關(guān)規(guī)定。(2)按照議題的輕重緩急編排處理的先后次序，即越緊要的事項越應(yīng)排在議程的前端處理，越不緊要的事項應(yīng)排在議程的后端處理。這樣做的一個好處是，就算在預(yù)定的會議時間內(nèi)無法將全部議題處理完畢，但較緊要的議題已經(jīng)解決。那些較不緊要的議案則可另擇時間處理，或是并入下次會議中再予以處理。

(3)議程表中，第一項是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性質(zhì)的議題集中排列。

(4)保密性較強(qiáng)的議題一般放在后面。這樣有利于安排無關(guān)人員退場及有關(guān)人員到場。

任務(wù)一會議議題和議程確定四、擬定議程安排

(1)要注意任務(wù)一會議議題和議程確定五、會議議程、會議日程、會議程序的含義與區(qū)別

1.會議議程

會議議程是會議主要活動的順序安排，它是對議題性活動的程序化，即將會議的議題的根據(jù)主次、輕重、先后次序編排。

2.會議日程會議日程是把一天中會議議程規(guī)定的各項活動按單位時間具體落實(shí)安排，它不僅細(xì)化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。3.會議程序會議程序是指在一次具體的會議中按照時間先后排列的詳細(xì)的活動步驟。以舉行頒獎、選舉、揭牌等一事為主的會議活動，一般只制定會議程序。

任務(wù)一會議議題和議程確定五、會議議程、會議日程、會議程序任務(wù)一會議議題和議程確定六、日程與議程的區(qū)別

(1)會議議程編制在前，議程一旦確定，就不應(yīng)再變了，會議日程在時間、地點(diǎn)、人員等問題上，如遇到一些變化，可相應(yīng)調(diào)整。

(2)會議議程與日程的安排必須吻合。

(3)會議議程與日程表制定后必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)施。

圖說任務(wù)一會議議題和議程確定六、日程與議程的區(qū)別

(1)會議任務(wù)一會議議題和議程確定任務(wù)實(shí)施

小范根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖與實(shí)際會議情況，制定了如下會議議程：圖說任務(wù)一會議議題和議程確定任務(wù)二會議籌備方案寫作任務(wù)情境

小諾是××市市領(lǐng)導(dǎo)辦公室秘書，周一上午辦公室主任告訴她擬定于×月×日至×日（4天），在該市召開經(jīng)濟(jì)工作會議。會議主要討論研究全市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一些突出問題，分析原因、理清思路、確定重點(diǎn)、提出對策，做好明年的工作。辦公室主任要求小諾寫一份會議籌備方案，并要求在兩天后遞交。

思考：你認(rèn)為秘書小諾應(yīng)該如何做好這項工作？

任務(wù)二會議籌備方案寫作任務(wù)二會議籌備方案寫作任務(wù)分析

一份完整的會議方案包括標(biāo)題、正文、落款三個部分。

一、標(biāo)題

二、正文

1.會議召開的時間和會期2.會議召開的地點(diǎn)

3.出席范圍和規(guī)模

4.會議籌備班子的組成名單及分工

任務(wù)二會議籌備方案寫作任務(wù)二會議籌備方案寫作5.會議日程表格任務(wù)二會議籌備方案寫作5.會議日程表格任務(wù)二會議籌備方案寫作6.會場布置方案7.會議住宿和餐飲安排

(1)制定伙食費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。

(2)制定衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)備衛(wèi)生用品。

(3)做好就餐人員的統(tǒng)計，包括少數(shù)民族及不同飲食習(xí)慣的統(tǒng)計情況。

(4)預(yù)訂餐廳或食堂。

(5)統(tǒng)計好住宿人數(shù)、性別、年齡。

(6)預(yù)訂客房(包括檔次和房間數(shù)量)。

(7)擬定房間分配的標(biāo)準(zhǔn)或方法。

任務(wù)二會議籌備方案寫作6.會場布置方案任務(wù)二會議籌備方案寫作8.會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

(1)文件資料費(fèi)：文件資料的制作、印刷費(fèi)、文件袋、證件票卡的制作、印刷費(fèi)。(2)郵電通信費(fèi)：發(fā)會議通知，如有會議事項發(fā)電報、傳真或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等的費(fèi)用，若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會議，則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也一應(yīng)計算在內(nèi)。

(3)會議設(shè)備和用品費(fèi)：如各種會議設(shè)備的購置和租用費(fèi)。

(4)會議辦公費(fèi)：會議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會場布置等所需費(fèi)用。

(5)會議宣傳交際費(fèi)：現(xiàn)場錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。

(6)會議住宿補(bǔ)貼費(fèi)：一般情況下住宿費(fèi)是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補(bǔ)貼一部分，也有主辦單位全部承擔(dān)的情況，如無住宿要求，應(yīng)明確與會人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項。任務(wù)二會議籌備方案寫作8.會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

(1)文件資料費(fèi)任務(wù)二會議籌備方案寫作(7)會議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對會議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會者承擔(dān)一部分。

(8)會議交通費(fèi)：即參會人員交通往返的費(fèi)用，若會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，由會議主辦單位承擔(dān)，應(yīng)列入預(yù)算。

(9)會議場所租用費(fèi)：如會議室、大會會場的租金及其他會議活動場所的租金。

(10)其他支出包括各種不可預(yù)見的臨時性開支。

9.其他活動的組織安排

任務(wù)二會議籌備方案寫作(7)會議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位任務(wù)二會議籌備方案寫作圖說三、落款

任務(wù)實(shí)施

秘書小諾根據(jù)所學(xué)知識與會議要求，制定了本次會議方案：任務(wù)二會議籌備方案寫作圖說三、落款

任務(wù)實(shí)施

秘書小諾根任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備任務(wù)情境

康寶集團(tuán)公司董事會召開會議討論從國外引進(jìn)生產(chǎn)設(shè)備的問題。秘書小萌負(fù)責(zé)為與會董事準(zhǔn)備會議所需文件資料。有多家國外公司競標(biāo)，所以材料很多。小萌由于時間倉促就為每位董事準(zhǔn)備了一個文件夾，將所有材料放入文件夾。有三位董事在會前回復(fù)說將有事不能參加會議，于是小萌就未準(zhǔn)備他們的資料。不想，正式開會時其中的二位又趕了過來，結(jié)果會上有的董事因沒有資料可看而無法發(fā)表意見，有的董事面對一大摞資料不知如何找到想看的資料，從而影響了會議的進(jìn)度。

思考：本情境中會議文件準(zhǔn)備方面存在哪些問題？應(yīng)注意些什么情況？

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備任務(wù)分析一、需準(zhǔn)備的會議文件類型

(1)會議的指導(dǎo)文件。如上級指示文件、開會起因文書等。

(2)會議的主題文件。如開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、大會發(fā)言材料、會議總結(jié)報告等。

(3)會議的參考文件。如調(diào)查報告、可行性分析報告、統(tǒng)計報表、技術(shù)圖紙或圖表等。

(4)會議的管理文件。如會議通知、議程與日程安排、會議須知、保密規(guī)定以及與會人員名單、票證、簽到簿等。

(5)會議的宣傳文件。如會議宣傳提綱、新聞發(fā)布稿件、有關(guān)的照片、錄音、錄像資料等。

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備二、發(fā)送會議通知

1.會議通知的一般形式(1)按形式分為口頭通知和書面通知(會議邀請函、請柬、會議通知、海報、公告等形式)。

(2)按行為方式分為當(dāng)面通知；電話通知；電報(明碼電報)通知；墻報通知；報紙通知；廣播通知；電視通知。

(3)按作用分為預(yù)告性通知和正式通知。

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備二、發(fā)送會議通知

1.會議通知的一般形任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

2.會議通知的寫作

(1)召開會議的目的和意義。是急需解決現(xiàn)實(shí)工作中的某些問題，還是傳達(dá)上級文件精神、布置新的工作任務(wù)等。

(2)會議的時間、地點(diǎn)。會議時間有時又分報到時間和開會時間即會期，地點(diǎn)有時也有報到地點(diǎn)和舉行會議地點(diǎn)之分，均應(yīng)交代清楚。

(3)會議的主要內(nèi)容和議程。這樣便于與會人員做好充分準(zhǔn)備，從而提高會議的效率。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

2.會議通知的寫作

(1)召開會議的任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(4)參加會議的單位和人員。有時是直接點(diǎn)出具體與會人員的姓名或職務(wù)；有時是劃定與會人員的范圍和界限，如“副處級以上干部”等。

(5)與會人員應(yīng)做好的準(zhǔn)備工作。如發(fā)言材料、需攜帶的有關(guān)資料和樣品等。

(6)其他有關(guān)事項。如會議住宿、膳食、交通安排、會外活動、聯(lián)系方式等。

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(4)參加會議的單位和人員。有時是直接任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備三、擬寫會議開幕詞

1.首部(1)標(biāo)題一般由事由和文種構(gòu)成，如《中國共產(chǎn)黨第十二次全國人民代表大會會議開幕詞》；有的標(biāo)題由致詞人、事由和文種構(gòu)成，其形式是《×××同志在××××?xí)系臅h開幕詞》；有的采用復(fù)式標(biāo)題，主標(biāo)題揭示會議的宗旨、中心內(nèi)容，副標(biāo)題與前兩種標(biāo)題的構(gòu)成形式相同，如《我們的文學(xué)應(yīng)該站在世界的前列——中國作家協(xié)會第四次會員代表大會會議開幕詞》；也有的只寫文種，如《會議開幕詞》。

(2)時間在標(biāo)題之下，用括號注明會議開幕的年、月、日。

(3)稱謂，一般根據(jù)會議的性質(zhì)及與會者的身份確定稱謂，如“同志們”、“各位代表、各位來賓”、“運(yùn)動員同志們”等。

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備三、擬寫會議開幕詞

1.首部任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備2.正文(1)開頭部分一般開門見山地宣布會議開幕。也可以對會議的規(guī)模及與會者的身份等作簡要介紹，如“參加這次大會的代表有×××人，其中有來自……”，并對會議的召開及對與會人員表示祝賀。需要說明的是，開頭部分即使只有一句話，也要單獨(dú)列為一個自然段，將其與主體部分分開。

(2)主體部分是會議開幕詞的核心部分。通常包括三項內(nèi)容：

①闡明會議的意義，通過對以往工作情況的概括總結(jié)和對當(dāng)前形勢的分析，說明會議是在什么形勢下為了解決什么問題和達(dá)到什么目的召開的。

②闡明會議的指導(dǎo)思想，提出大會任務(wù)，說明會議主要議程和安排。

③為保證會議順利舉行，向與會者提出會議的要求。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備2.正文任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(3)結(jié)尾部分提出會議任務(wù)、要求和希望。

3.結(jié)束語

四、擬寫會議閉幕詞

五、制發(fā)會議證件

1.會議證件的種類

2.正確制作姓名卡片、會議證件的方法

(1)內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。

(2)為了便于辨認(rèn)會場內(nèi)各種人員的身份，同一會議的不同證件應(yīng)當(dāng)用不同的顏色和字體相區(qū)別。在設(shè)計上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會者的不同身份。

(3)重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(3)結(jié)尾部分提出會議任務(wù)、要求和希望任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(4)應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計會議證件或姓名卡片。

(5)會議證件的設(shè)計格調(diào)要與會議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。

(6)涉外會議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。

(7)在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放會議證件，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(4)應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

任務(wù)實(shí)施

“任務(wù)情境”中的秘書小萌在準(zhǔn)備會議文件過程中要注意文件的有序整理以及一定的剩余量，除此之外還要注意以下事項：

(1)認(rèn)真校對會議文件，文件校對工作實(shí)際上是文件印制工作的一個重要環(huán)節(jié)，文件的校對是一件非常細(xì)致的工作，要求杜絕差錯，切實(shí)保證文件正文文字準(zhǔn)確。(2)按照與會人員名單，準(zhǔn)備好每人一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明“會議文件”等字樣。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

(3)分發(fā)重要文件一般要編號、登記。文件編號通常印在文件首頁的左上角。字體字號應(yīng)有別于文件正文。具有保密內(nèi)容的文件，還要注明密級。

(4)一些征求意見稿或保密性文件，需要在會后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。

(5)分裝文件要認(rèn)真、細(xì)致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。對于需要提前發(fā)出的文件，要在封皮上仔細(xì)填寫好收件人的姓名、地址與郵政編碼，按照會議的時限要求與保密程度選擇適當(dāng)?shù)奈募鬟f方式。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

(3)分發(fā)重要文件一般要編號、登記。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(6)有些會議文件需要在會議召開之前發(fā)給與會者，有些則在會議召開時分發(fā)。但無論何時分發(fā)，都應(yīng)盡量提前做好文件分發(fā)的準(zhǔn)備工作。

(7)分發(fā)會議資料時要適時適量。準(zhǔn)備會議資料不能有多少代表就打印多少份，有可能出現(xiàn)臨時增加與會者，或者出現(xiàn)代表丟失材料的情況，一定要留有充分的余地。會議文件宜在代表報到時發(fā)給，不要在開會時在會場上散發(fā)，以免影響會議秩序。針對“任務(wù)情境”中的問題，秘書工作人員事先要有所準(zhǔn)備。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(6)有些會議文件需要在會議召開之前發(fā)任務(wù)四會議現(xiàn)場布置任務(wù)情境

某公司要舉行一次大約有100人左右參加的業(yè)務(wù)拓展會議，在總經(jīng)理辦公室，小李向李總匯報了會務(wù)籌備工作情況后，李總向小李布置了下一步的工作：“小李，三天后與會代表就要陸續(xù)來了，你抓緊時間負(fù)責(zé)一下會議現(xiàn)場的布置。爭取早一點(diǎn)把方案定出來，并說說你的落實(shí)步驟，有什么做不了主的直接向我匯報?！毙±睿骸昂玫?，我會盡快落實(shí)的?！?/p>

思考：小李該怎么布置會議現(xiàn)場呢？

任務(wù)四會議現(xiàn)場布置任務(wù)四會議現(xiàn)場布置任務(wù)分析

一、會場內(nèi)座位的布局

1.一般性會議會場的布局形式(1)會場座位布局?jǐn)[放可以有多種形式或形狀，較大型的會議一般在禮堂、會堂、體育場館舉行，其形式或形狀基本固定即所謂長方形擴(kuò)大排列形式。

(2)一些中小型會議或較特殊類型的會議則可以根據(jù)要求選擇不同的布局形式。例如，在會議廳召開的中小型會議，可以選擇“而”字型、倒“山”字型或半圓型的布局形式，這些形式比較正規(guī)，有一個絕對的中心，即主席臺和會議的主持者或發(fā)言人。因此容易形成嚴(yán)肅的會議氣氛。

任務(wù)四會議現(xiàn)場布置任務(wù)分析

一、會場內(nèi)座位的布局

1.一任務(wù)四會議現(xiàn)場布置(3)一些小型日常辦公會議以及小型座談會議一般在會議室、會議廳或臨時設(shè)置的會客室進(jìn)行，可以根據(jù)需要擺放成橢圓型、圓型、回字型、T字型、馬蹄型和長方型，這些形式可以使參加會議的人坐得比較緊湊，彼此面對面，容易消除拘束感。(4)座談會或小型茶話會、聯(lián)歡會的會場多選擇六角型、八角型或半圓型等布局形式。

(5)大型茶話會、團(tuán)拜會、宴會的會場一般可擺放成星點(diǎn)型、眾星拱月型，因為這些形式比較穩(wěn)定，容易形成輕松和緩的氣氛。

2.會見與會談的布局形式

3.左右排列法

三、會場氣氛布置任務(wù)四會議現(xiàn)場布置(3)一些小型日常辦公會議以及小型座談任務(wù)四會議現(xiàn)場布置二、會場座次排列

(一)主席臺人員座次的排列

(二)會場內(nèi)其他人員座次的排列

1.橫排法

2.豎排法

(1)會標(biāo)。將會議的全稱以醒目的標(biāo)語形式懸掛于主席臺前上方，即為會標(biāo)。會標(biāo)能體現(xiàn)會議的莊嚴(yán)性，激發(fā)與會者的積極參與感。

(2)會徽。即能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案標(biāo)志，一般懸掛于會場前上方中央位置。會徽可以是組織已定徽標(biāo)，如黨徽、國徽、團(tuán)徽、警徽等，也可以向社會公開征集。

任務(wù)四會議現(xiàn)場布置二、會場座次排列

(一)主席臺人員座次任務(wù)四會議現(xiàn)場布置(3)其他燈光，要注意燈光的亮度，一般主席臺上的燈光要比臺下代表席燈光亮；色調(diào)，要注意不同色調(diào)會給與會者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，給人感覺熱烈輝煌，適合慶典類會議，藍(lán)、綠、紫莊重典雅，給人感覺嚴(yán)肅端正，適合一般工作會議。(4)旗幟，重要的會議宜在會場內(nèi)外插一些旗幟以烘托氣氛；標(biāo)語，簡潔明快的標(biāo)語口號能振奮與會者精神，強(qiáng)化會議主題；花卉，適當(dāng)?shù)幕ɑ苣芙o人清新活潑之感，既能點(diǎn)綴會議氛圍，又能減輕與會者長時間的疲勞。

四、會場的裝飾

任務(wù)四會議現(xiàn)場布置(3)其他燈光，要注意燈光的亮度，一般任務(wù)四會議現(xiàn)場布置任務(wù)實(shí)施秘書小李在這次會議中可以選用相對式的會場布置方式。相對式布置方式是主席臺與代表席采取上下面對面方式，突出主席臺的位置。與會人數(shù)在100人左右，這是一個中等型會議。具體方式以弦月式為最佳，突出氣氛，便于交流。視具體條件，禮堂、教室式也可。若選用相對式，要有主席臺，臺下座位可自由落座，主要是主席臺座位安排，要注意貴賓的職務(wù)和身份，要專設(shè)發(fā)言席，方便與會者發(fā)言，并要有相應(yīng)的投影設(shè)備，以便演示。這是一次為公司業(yè)務(wù)發(fā)展而召開的會議，應(yīng)突出誠懇而又熱情的態(tài)度，故要有標(biāo)語、鮮花、旗幟等烘托氣氛的物品，會場內(nèi)布置要典雅而不失歡慶。任務(wù)四會議現(xiàn)場布置任務(wù)五接站、報到、簽到與入場安排任務(wù)情境

李總：“小李，與會代表從今天起就會陸續(xù)到達(dá)，接站、報到、簽到與入場安排等相關(guān)事項，你去負(fù)責(zé)一下。有什么困難直接向我匯報?！毙±睿骸昂玫?，我會盡快落實(shí)的?！?/p>

思考：小李該怎么去落實(shí)各項工作呢？

任務(wù)五接站、報到、簽到與入場安排任務(wù)五接站、報到、簽到與入場安排任務(wù)分析

一、做好接站工作

二、做好報到工作

(1)首先對與會者的到來表示歡迎。

(2)應(yīng)將事先準(zhǔn)備好的會議文件和用品，包括會議須知等材料以及住宿房間的號碼、餐券等發(fā)給與會者。(3)盡可能引導(dǎo)客人到其住宿的房間，稍作簡單介紹后提醒客人稍事休息，以解除旅途的疲勞，并叮囑會議的第一項議程的時間、地點(diǎn)。

(二)簽到工作的基本要求

(三)注意事項

(1)準(zhǔn)備簽到用品要充分。任務(wù)五接站、報到、簽到與入場安排任務(wù)五接站、報到、簽到與入場安排三、做好簽到工作

(一)簽到的方式

1.簿式簽到

2.卡片式簽到

3.會議工作人員代為簽到

4.座次表簽到

(2)簽到人員的組織要落實(shí)。

(3)負(fù)責(zé)簽到的人員要提前到崗。四、做好入場安排工作

任務(wù)五接站、報到、簽到與入場安排三、做好簽到工作

(一)任務(wù)五接站、報到、簽到與入場安排任務(wù)實(shí)施

(1)安排人員在機(jī)場、港口、火車站迎接與會者；設(shè)置“×××?xí)h接待處”。

(2)設(shè)置會議接待大廳，服務(wù)人員做好簽到、登記、驗證工作。簽到方式采用簿式簽到。簿式簽到是指與會人員到會時，在簽到簿上簽上自己的姓名、單位、職務(wù)等內(nèi)容，以表示到會。

(3)給報到者安排住宿，發(fā)放文件，預(yù)收費(fèi)用。

(4)會議開始前一個小時，安排與會人員入場，入場前先簽到。嘉賓最后入場。(5)總結(jié)沒有按時到達(dá)的與會者名單，做相應(yīng)的處理。任務(wù)五接站、報到、簽到與入場安排任務(wù)六會議記錄任務(wù)情境

陽光旅游有限責(zé)任公司將于2009年2月5日在蓮花風(fēng)景區(qū)主會場召開業(yè)務(wù)懇談會，上百人的會場氣氛熱烈。按照會議安排，秘書王翔將負(fù)責(zé)這次會議的記錄工作。

思考：對于這樣的一個會議，秘書王翔該如何做好會議記錄？

任務(wù)六會議記錄任務(wù)六會議記錄任務(wù)分析

一、會議記錄的組成

1.標(biāo)題

2.會議組織基本情況

3.會議的內(nèi)容

4.結(jié)尾

任務(wù)六會議記錄任務(wù)六會議記錄二、會議記錄的基本要求(1)準(zhǔn)確寫明會議名稱(要寫全稱)、開會時間、地點(diǎn)、會議性質(zhì)。

(2)詳細(xì)記下會議主持人，出席會議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名。

(3)忠實(shí)記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)。

(4)記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況。

三、會議記錄的特點(diǎn)

1.真實(shí)性

2.資料性

3.完整性

任務(wù)六會議記錄二、會議記錄的基本要求任務(wù)六會議記錄圖說任務(wù)實(shí)施

下面是王翔在會議上所做的會議記錄：任務(wù)六會議記錄圖說任務(wù)七會議宣傳報道任務(wù)情境

李總：“小王，你寫的這個會議新聞報道的導(dǎo)語部分需要稍作修改，把最有價值的放在導(dǎo)語部分，你趕緊去落實(shí)一下?！毙⊥踉瓉韺懙哪莻€新聞報道導(dǎo)語是這樣的：我們訪問了中國科學(xué)院遺傳研究所植物細(xì)胞遺傳學(xué)研究室主任副研究員陳英。

思考：小王寫的會議新聞報道的導(dǎo)語該做如何修改呢？

任務(wù)七會議宣傳報道任務(wù)七會議宣傳報道任務(wù)分析

一、會議宣傳報道的方法

(1)在會議舉行之前和舉行過程中，可以通過刊登會議廣告、張貼會議海報和宣傳畫、進(jìn)行網(wǎng)上傳播、發(fā)表評論文章等方法，宣傳會議的主題和意義。(2)由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，送請有關(guān)新聞機(jī)構(gòu)編發(fā)。

(3)在會議召開期間，邀請有關(guān)報社、電視臺、電臺的記者旁聽會議或駐會隨訪。

(4)在會后，召開新聞發(fā)布會或記者招待會，邀請各新聞單位和有關(guān)方面參加會議，由會議領(lǐng)導(dǎo)直接介紹會議情況，回答記者提出的問題，向外界發(fā)布信息。

任務(wù)七會議宣傳報道任務(wù)七會議宣傳報道二、會議宣傳報道的基本原則

(1)會議宣傳報道的內(nèi)容必須要實(shí)事求是，與會議基本內(nèi)容相吻合，以達(dá)到宣傳會議精神的目的。

(2)掌握會議信息的保密度，對會議內(nèi)容中涉及的機(jī)密問題，應(yīng)嚴(yán)守保密原則，不能在宣傳報道中泄密。(3)積極配合新聞媒體的采訪和報道，為媒體人員提供簡單的會議材料，盡量為媒體人員的活動提供方便。

(4)宣傳報道中的重要觀點(diǎn)和提法，必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審定，以免出現(xiàn)差錯。

(5)秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報道，為領(lǐng)導(dǎo)提供參考。

任務(wù)七會議宣傳報道二、會議宣傳報道的基本原則

(1)會議任務(wù)七會議宣傳報道三、新聞的寫作（一）標(biāo)題消息的標(biāo)題必須簡明、準(zhǔn)確地概括消息內(nèi)容，幫助讀者理解報道的事實(shí)。(二)導(dǎo)語就是在一條消息的開頭,用最簡明扼要的文字寫出消息中最重要、最新鮮、最吸引人的事實(shí)或者反映出新聞事實(shí)中最重要的思想及意義,以便讀者迅速了解主要內(nèi)容,并吸引他們進(jìn)一步讀完全篇。導(dǎo)語的形式主要有：１.敘述式。用摘錄或綜合的方法，把消息中最新鮮、最主要的事實(shí)簡明扼要地寫出來。２.描寫式。對消息的主要事實(shí)或某一有意義的側(cè)面作簡潔樸素而又有特色的描寫，以釀成氣氛。３.提問式。先揭露矛盾，鮮明地、尖銳地提出問題，再作簡要的回答，引起讀者的關(guān)注和思考。４.結(jié)論式。把結(jié)論寫在開頭，提示報道某一事物的意義或目的或總結(jié)。５.號召式。提出號召，給讀者指出方向和奮斗目標(biāo)。任務(wù)七會議宣傳報道三、新聞的寫作任務(wù)七會議宣傳報道(三)結(jié)構(gòu)類型

1.“倒金字塔”式結(jié)構(gòu)：先重后輕、先主后次

(1)打破了記敘事件的常規(guī)，在材料的時間特征上往往呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：

(2)它按重要性程度來安排材料，決定段落層次的順序。常呈現(xiàn)為“重要”、“次重要”、“次要”、“更次要”、“補(bǔ)充”、“進(jìn)一步交待性材料”的順序。

(3)它的導(dǎo)語常是直敘型的部分要素導(dǎo)語，包含了最重要的事實(shí)，又往往具有相對獨(dú)立性，可獨(dú)立成章，變成“簡明新聞”或“一句話新聞”。任務(wù)七會議宣傳報道(三)結(jié)構(gòu)類型

1.“倒金字塔”式結(jié)構(gòu)任務(wù)七會議宣傳報道(4)對事件過程的敘述往往較簡略，每段文字都很簡要。

“倒金字塔”式結(jié)構(gòu)便于受眾迅速掌握全篇精華，滿足受眾盡快獲取最新消息的需求；便于記者迅速報道新聞，將最重要的新聞事實(shí)最先發(fā)出去；便于編輯選稿、分稿、組版、刪節(jié)，如在版面不夠時，可從后往前刪，無須重新調(diào)整段落。但它也易于造成程式化、單一化的毛病，而且，它比較適宜寫時效性強(qiáng)、事件單一的突發(fā)性新聞，而用它來寫非事件性新聞、富有人情味、故事情強(qiáng)的新聞就不太適合了。

任務(wù)七會議宣傳報道(4)對事件過程的敘述往往較簡略，每段任務(wù)七會議宣傳報道2.非“倒金字塔”式結(jié)構(gòu)

(1)“金字塔”式結(jié)構(gòu)：按照時間順序、情節(jié)發(fā)展的過程來報道新聞事實(shí)。(2)自由式結(jié)構(gòu)：通過巧妙的散文構(gòu)思來組織成篇，注重分析新聞事實(shí)產(chǎn)生的原因、背景以及后果。

任務(wù)實(shí)施

小王可以將新聞報道的導(dǎo)語修改為：植物遺傳學(xué)家陳英在1973年和別人合作在世界上首次培育成功兩個水稻新品種。任務(wù)七會議宣傳報道2.非“倒金字塔”式結(jié)構(gòu)

(1)“金字任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作任務(wù)情境

陽光旅游有限責(zé)任公司2008年業(yè)務(wù)懇談會就要召開了，秘書王翔要進(jìn)行24小時的值守，做好會議的保衛(wèi)保密工作。

思考：秘書王翔該如何做好相關(guān)的保衛(wèi)保密工作呢？

任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作任務(wù)分析

一、會場內(nèi)的安全保衛(wèi)工作

(1)防止與會議無關(guān)的人隨便進(jìn)入會場。

(2)關(guān)注會場內(nèi)的設(shè)備運(yùn)行情況，消除火災(zāi)隱患，防止意外事故的發(fā)生。

(3)保證會場內(nèi)人員的安全與健康，發(fā)現(xiàn)與會者中身體不適或突發(fā)疾病者，要及時請保健醫(yī)生或送往附近醫(yī)院或聯(lián)系急救中心。

(4)保護(hù)好會議的重要文件，做好保密工作。(5)備有公司及各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤服務(wù)主管人員的電話通訊錄。

(6)保護(hù)好與會者的私人貴重物品等。

(7)保護(hù)好會議設(shè)備、會場和駐地。

任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作二、會議保密工作

(1)秘密程度較高的會議，會前應(yīng)與保衛(wèi)、保密部門共同采取保密措施，并對與會人員進(jìn)行保密教育，嚴(yán)格規(guī)定保密紀(jì)律。

(2)盡量不在內(nèi)、外賓混住的賓館、飯店召開秘密會議。遇有特殊情況必須在此等環(huán)境召開的，應(yīng)特別注意采取保密措施。

(3)會前對會場的擴(kuò)音、錄音設(shè)備進(jìn)行保密檢查，防止有線擴(kuò)音設(shè)備寄生振蕩泄密。嚴(yán)禁使用無線話筒錄音或無線話筒代替有線擴(kuò)音設(shè)備。任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作二、會議保密工作

(1)秘密程度較任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作(4)會議期間的文件，一律標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，登記發(fā)放，禁止亂印亂發(fā)會議秘密文件。確需翻印上級文件的，必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定，請示原制單位批準(zhǔn)。對會議產(chǎn)生的秘密文件，也應(yīng)盡量少印少發(fā)。特別是印發(fā)絕密文件，更要嚴(yán)格控制，能不印的就不印。對領(lǐng)導(dǎo)同志在會議上的講話，不得隨意整理記錄散發(fā)。

(5)會議期間應(yīng)設(shè)保密箱、柜和文件袋。指定專人管理秘密文件、資料等。大型會議最好設(shè)保密室。

(6)與會者不得以任何理由外泄會議秘密內(nèi)容；新聞報道部門不得公開報道會議秘密事項。如會議內(nèi)容需要向下傳達(dá)時，應(yīng)明確規(guī)定傳達(dá)的范圍。

(7)會議結(jié)束后，要對會場、住地進(jìn)行保密檢查，看有無遺失文件、筆記本等。任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作(4)會議期間的文件，一律標(biāo)明密級任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作(8)依法進(jìn)行保密檢查，如發(fā)現(xiàn)泄密事件，應(yīng)該認(rèn)真調(diào)查，嚴(yán)肅處理。

(9)會議期間對新聞報道的保密，一方面是保證自己在本單位重大事件的報道中不泄密，另一方面，秘書部門要經(jīng)常與新聞單位保持聯(lián)系，在新聞報道中可能涉及到本機(jī)關(guān)、本單位的某些秘密，應(yīng)對報道內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?，或請示機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定保密范圍。

任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作(8)依法進(jìn)行保密檢查，如發(fā)現(xiàn)泄密任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作任務(wù)實(shí)施

一、做好會議保衛(wèi)工作

組織好與會者入場秩序和會場秩序；為與會者提供開水、飲料服務(wù)；關(guān)注會場內(nèi)各種設(shè)備的使用情況；制定相應(yīng)的值班制度與要求；督導(dǎo)專職服務(wù)人員的具體服務(wù)工作。

二、做好會議文件的保密工作強(qiáng)化保密教育；完善保密制度；采用文件會議保密的方法。任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作任務(wù)九與會人員返程安排任務(wù)情境

宇輝公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談訂貨會。秘書王菲負(fù)責(zé)安排與會人員的返程工作，王菲想先解決容易預(yù)訂的近處與會者的車票，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時拿到返程的車票、機(jī)票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。

思考：秘書王菲的安排是否妥當(dāng)？如果你是秘書王菲，你將如何安排？

任務(wù)九與會人員返程安排任務(wù)九與會人員返程安排任務(wù)分析一、提早做好與會者車、船、飛機(jī)票的登記預(yù)訂工作

(1)應(yīng)根據(jù)會期長短、外地與會人數(shù)多少等實(shí)際情況，及早安排好外地與會人員的返程事宜。

(2)要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。

(3)一般情況下要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機(jī)票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機(jī)、火車、汽車、輪船票。

(4)屆時應(yīng)編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機(jī)場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具啟程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會人員送行。

任務(wù)九與會人員返程安排任務(wù)九與會人員返程安排二、幫助與會者提前做好返程準(zhǔn)備(1)提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。

(2)提醒與會者及時與會務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。

(3)幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

(4)準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

(5)幫助部分與會者托運(yùn)大件物品。

任務(wù)九與會人員返程安排二、幫助與會者提前做好返程準(zhǔn)備任務(wù)九與會人員返程安排任務(wù)實(shí)施宇輝公司的秘書王菲在安排與會人員返程問題上有些做法不夠妥當(dāng)，正確的做法是：對于與會者對返程交通工具的要求，要尊重他們的意愿。他們喜歡坐火車的就預(yù)訂火車票，喜歡坐飛機(jī)的就預(yù)訂飛機(jī)票，要尊重與會人員的意愿，不要從自己的意愿出發(fā)?！叭蝿?wù)情境”中秘書沒有事先同與會人員商量，想當(dāng)然地認(rèn)為先解決近處與會者的車票，再慢慢解決遠(yuǎn)地的車票預(yù)訂，而且她認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表不能及時拿到返程的車、機(jī)票，而部分代表拿到票后，又要求更換車票或退票。秘書也可以在發(fā)出會議通知的后面注明：請與會代表盡量預(yù)訂雙程往返票。但是要給出會議結(jié)束的時間，以方便與會人員安排。也有一個非常簡單的方法就是可以聯(lián)系一個比較好的旅行社，旅行社會給你打理好一切返程的工作，而且耗費(fèi)的資金會相對比較節(jié)省。任務(wù)九與會人員返程安排任務(wù)九與會人員返程安排要安排一些后期工作，比如會后和返程前的參觀工作，或者歡送宴會等工作。并可與單位協(xié)商準(zhǔn)備一些小贈品或者集體拍照留念。給與會者發(fā)一份“與會人員回執(zhí)表”。這個回執(zhí)表由與會者填寫，其中可以設(shè)置與會者返程時所需的服務(wù)，包括需要不需要安排，需要預(yù)定火車票還是飛機(jī)票等。任務(wù)九與會人員返程安排要安排一些后期工作，比如會后和返程任務(wù)十會議總結(jié)任務(wù)情境

歷時3天的天地集團(tuán)公司安全生產(chǎn)工作會議就要結(jié)束了，經(jīng)過與會同志的共同努力，會議達(dá)到了預(yù)期效果。會后，華容作為秘書工

思考：華容該如何做好會議的總結(jié)工作？

任務(wù)十會議總結(jié)任務(wù)十會議總結(jié)任務(wù)分析

一、會議總結(jié)的基本要求

1.會議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容，逐條對照檢查

(1)首先要檢查會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。

(2)檢查各個小組的分工執(zhí)行情況。

(3)將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。任務(wù)十會議總結(jié)任務(wù)十會議總結(jié)2.要切實(shí)回顧和檢查會議工作中好的方面和存在的問題，實(shí)事求是，認(rèn)真總結(jié)，不斷探索辦會規(guī)律

3.總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合

4.會議總結(jié)要一分為二，以總結(jié)經(jīng)驗、激勵下屬為主

二、會議總結(jié)的撰寫

1.會議簡介

2.會議工作要點(diǎn)

3.會議滿意度調(diào)查反饋情況

4.問題分析

5.經(jīng)驗總結(jié)

任務(wù)十會議總結(jié)2.要切實(shí)回顧和檢查會議工作中好的方任務(wù)十會議總結(jié)圖說任務(wù)實(shí)施

天地集團(tuán)的秘書華容為本次會議做了如下會議總結(jié)：任務(wù)十會議總結(jié)圖說任務(wù)十一會議紀(jì)要形成三、會議紀(jì)要的寫作

1.標(biāo)題

2.文件日期

3.正文

(1)在開頭部分應(yīng)扼要地敘述會議概況。

(2)主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務(wù)要求等。

(3)結(jié)尾的內(nèi)容通常是提出希望、號召，要求有關(guān)單位認(rèn)真貫徹會議精神。

4.落款

四、會議紀(jì)要的寫作要求

(1)忠實(shí)會議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會議情況和意見。任務(wù)十一會議紀(jì)要形成三、會議紀(jì)要的寫作

1.標(biāo)題

2.文任務(wù)十一會議紀(jì)要形成任務(wù)情境

小枚是某市一家小有名氣的IT公司的辦公室秘書，周一上午辦公室主任告訴她兩天后要召開公司領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整后的第一次改制工作會議。會議對公司改制調(diào)研情況進(jìn)行通報，將對下一步工作進(jìn)行安排。到時候由小枚負(fù)責(zé)形成會議紀(jì)要。

思考：秘書小枚該將如何做好這項工作？

任務(wù)十一會議紀(jì)要形成任務(wù)十一會議紀(jì)要形成任務(wù)分析

一、會議紀(jì)要的分類

二、會議紀(jì)要的特點(diǎn)

1.綜合性

2.指導(dǎo)性

3.備考性任務(wù)十一會議紀(jì)要形成任務(wù)十一會議紀(jì)要形成(2)突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次，言語精練。

(3)邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。

(4)及時印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。

任務(wù)十一會議紀(jì)要形成(2)突出會議中心，內(nèi)容概括，有取有任務(wù)十一會議紀(jì)要形成

任務(wù)實(shí)施

IT公司的辦公室秘書小枚對本次會議的記錄做了整理，并形成如下會議紀(jì)要：圖說任務(wù)十一會議紀(jì)要形成

課后訓(xùn)練一、基礎(chǔ)題

1.說說會議的含義、階段及其管理過程。

2.如何做好會議前期工作中的會議通知工作，請說說你的看法？

公司定于2009年12月20日召開年終總結(jié)暨表彰大會，請擬訂詳盡的會議籌備方案。

3.順豐公司與環(huán)球廣告公司舉行廣告合作洽談會。

(1)順豐公司會議室

(2)環(huán)球廣告公司會議室

(3)臨近環(huán)球廣告公司且有會議設(shè)備的飯店

4.小型會議收集文件可以采用()方法。

(1)提前發(fā)文件清退目錄

(2)提前逐個登記收集課后訓(xùn)練一、基礎(chǔ)題

1.說說會議的含義、階段及其管理過課后訓(xùn)練(3)與會人員個人交清

(4)會后逐個收集

二、案例分析

1.公司召開新產(chǎn)品推薦會。

請分析小李的問題出在哪里？會議簽到時應(yīng)注意哪些事項？

2.波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型新產(chǎn)品訂貨會。

8月9日上午，會議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)9點(diǎn)50分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已經(jīng)送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉小姐心急如焚。

分析討論：

(1)如果你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況應(yīng)該如何處理？課后訓(xùn)練(3)與會人員個人交清

(4)會后逐個收集

二課后訓(xùn)練(2)假如放映機(jī)在10點(diǎn)10分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調(diào)整會議議程？

(3)向總經(jīng)理報告后，你還應(yīng)該做些什么？

(4)召開大型會議前各種準(zhǔn)備工作，包括音箱、電子類裝置應(yīng)提前多少時間安排？

3.A公司原定于12月25日18:00借娛樂總會召開公司成立兩周年慶?；顒?。為此，發(fā)了請柬請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把時間、地點(diǎn)寫得一清二楚，而且還通知了全體員工下班后趕往?？僧?dāng)12月25日16：00，部分公司員工提前趕到娛樂總會時，卻發(fā)現(xiàn)所預(yù)訂的能容納50人的大包房已為B公司所用。這是怎么一回事？明明一個月前就已預(yù)訂的房間，怎么會被他人所占？課后訓(xùn)練(2)假如放映機(jī)在10點(diǎn)10分還未送到，你將馬課后訓(xùn)練A公司的員工很納悶，經(jīng)過詢問才知道，原來該娛樂總會只有一間能容納50人的大包房，A公司秘書預(yù)訂時，B公司已經(jīng)預(yù)定，但正與娛樂總會聯(lián)系欲變更原先預(yù)定的時間。當(dāng)時大堂負(fù)責(zé)人對該公司秘書承諾：“若B公司更換了房間，則包房由A公司使用，不再通知。若B公司活動的時間與A公司活動時間相沖突，會及時通知A公司?！庇捎趭蕵房倳ぷ魅藛T的疏忽，忘了將B公司活動時間與A公司活動時間相沖突的情況告知A公司。結(jié)果A公司秘書與部分員工與娛樂總會的工作人員就這一問題發(fā)生了爭執(zhí)和沖突，造成了被邀來參加活動的50多人滯留于大堂兩個多小時，最后交涉未果，不得不前往附近的一賓館進(jìn)行活動。課后訓(xùn)練A公司的員工很納悶，經(jīng)過詢問才知道，原來該娛樂課后訓(xùn)練雖然A公司成立兩周年的慶?；顒舆€是在當(dāng)天21:00舉辦了，但員工們的興致普遍大打折扣，最后活動早早收場，大家掃興而歸。

分析討論：

(1)為什么A公司成立兩周年的慶祝活動沒能取得預(yù)期的效果？

(2)如果你是A公司的秘書，你會如何預(yù)訂包房？

(3)作為秘書，如果你在活動當(dāng)天發(fā)現(xiàn)所預(yù)訂的包房已經(jīng)為他人所用，你將會做如何處理？

三、技能訓(xùn)練題

1.觀看電視新聞節(jié)目中的會議報道，看其主席臺及背景的布置，制作一幅會議主席臺布置效果圖。

2.參加一次討論會，做好會議記錄并寫出會議簡報、會議紀(jì)要和會議總結(jié)。課后訓(xùn)練雖然A公司成立兩周年的慶?；顒舆€是在當(dāng)天21:課后訓(xùn)練3.請在課余收集車票、機(jī)票的預(yù)定方式。

4.參與學(xué)校某次會議的會議服務(wù)，分析會議組織的成績和不足，撰寫一份總結(jié)材料。

5.分組模擬組織會議，要求撰寫所有會議文件，并以小組為單位上交實(shí)訓(xùn)成果。課后訓(xùn)練3.請在課余收集車票、機(jī)票的預(yù)定方式。

4.參項目六會務(wù)工作管理項目六會務(wù)工作管理學(xué)習(xí)目標(biāo)

任務(wù)一會議議題和議程確定

任務(wù)二會議籌備方案寫作

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

任務(wù)四會議現(xiàn)場布置

任務(wù)五接站、報到、簽到與入場安排

任務(wù)六會議記錄

任務(wù)七會議宣傳報道

任務(wù)八會議保衛(wèi)保密工作

任務(wù)九與會人員返程安排

任務(wù)十會議總結(jié)

任務(wù)十一會議紀(jì)要形成課后訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)

任務(wù)一會議議題和議程確定

任務(wù)二會議籌備方學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能夠掌握會議組織的基本工作內(nèi)容。

2.能夠制定規(guī)范、可行的會議方案。

3.能夠按要求做好會場布置工作。

4.能夠做好會中會場內(nèi)外的服務(wù)協(xié)調(diào)工作。

5.能夠做好會后的善后工作。學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能夠掌握會議組織的基本工作內(nèi)容。

2.能夠制定規(guī)任務(wù)一會議議題和議程確定任務(wù)情境

××××股份有限公司定于2008年11月10日召開第二次臨時股東大會。公司CEO金總向秘書小范交辦了策劃、籌備和操辦會議的任務(wù)。金總要求股東及代理人出席。會上，一是要宣布本次會議議案的表決方法；二是審議會議各項議案；三是股東發(fā)言；四是推舉計票人和監(jiān)票人；五是股東投票表決。

思考：請您替秘書小范制定這次會議的議程。

任務(wù)一會議議題和議程確定任務(wù)一會議議題和議程確定任務(wù)分析

一、確定會議議題

(1)主管領(lǐng)導(dǎo)同志確定議題，由會議秘書向有關(guān)部門搜集文件，準(zhǔn)備資料。(2)由秘書事前收集議題，詢問各主管方面有無需要拿到會議上討論的事項，然后加以安排，有的在一周以前甚至在一個月之前就把要討論的問題擺出來交領(lǐng)導(dǎo)確定。

(3)有時待討論的問題很多，一次兩次會議無法完成，秘書就要根據(jù)情況提出建議，把要討論的問題排上來。

二、確定會議名稱

三、確定出席人員范圍

任務(wù)一會議議題和議程確定任務(wù)一會議議題和議程確定四、擬定議程安排

(1)要注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序，了解本單位有無對會議議程順序的相關(guān)規(guī)定。(2)按照議題的輕重緩急編排處理的先后次序，即越緊要的事項越應(yīng)排在議程的前端處理，越不緊要的事項應(yīng)排在議程的后端處理。這樣做的一個好處是，就算在預(yù)定的會議時間內(nèi)無法將全部議題處理完畢，但較緊要的議題已經(jīng)解決。那些較不緊要的議案則可另擇時間處理，或是并入下次會議中再予以處理。

(3)議程表中，第一項是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性質(zhì)的議題集中排列。

(4)保密性較強(qiáng)的議題一般放在后面。這樣有利于安排無關(guān)人員退場及有關(guān)人員到場。

任務(wù)一會議議題和議程確定四、擬定議程安排

(1)要注意任務(wù)一會議議題和議程確定五、會議議程、會議日程、會議程序的含義與區(qū)別

1.會議議程

會議議程是會議主要活動的順序安排，它是對議題性活動的程序化，即將會議的議題的根據(jù)主次、輕重、先后次序編排。

2.會議日程會議日程是把一天中會議議程規(guī)定的各項活動按單位時間具體落實(shí)安排，它不僅細(xì)化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。3.會議程序會議程序是指在一次具體的會議中按照時間先后排列的詳細(xì)的活動步驟。以舉行頒獎、選舉、揭牌等一事為主的會議活動，一般只制定會議程序。

任務(wù)一會議議題和議程確定五、會議議程、會議日程、會議程序任務(wù)一會議議題和議程確定六、日程與議程的區(qū)別

(1)會議議程編制在前，議程一旦確定，就不應(yīng)再變了，會議日程在時間、地點(diǎn)、人員等問題上，如遇到一些變化，可相應(yīng)調(diào)整。

(2)會議議程與日程的安排必須吻合。

(3)會議議程與日程表制定后必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)施。

圖說任務(wù)一會議議題和議程確定六、日程與議程的區(qū)別

(1)會議任務(wù)一會議議題和議程確定任務(wù)實(shí)施

小范根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖與實(shí)際會議情況，制定了如下會議議程：圖說任務(wù)一會議議題和議程確定任務(wù)二會議籌備方案寫作任務(wù)情境

小諾是××市市領(lǐng)導(dǎo)辦公室秘書，周一上午辦公室主任告訴她擬定于×月×日至×日（4天），在該市召開經(jīng)濟(jì)工作會議。會議主要討論研究全市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一些突出問題，分析原因、理清思路、確定重點(diǎn)、提出對策，做好明年的工作。辦公室主任要求小諾寫一份會議籌備方案，并要求在兩天后遞交。

思考：你認(rèn)為秘書小諾應(yīng)該如何做好這項工作？

任務(wù)二會議籌備方案寫作任務(wù)二會議籌備方案寫作任務(wù)分析

一份完整的會議方案包括標(biāo)題、正文、落款三個部分。

一、標(biāo)題

二、正文

1.會議召開的時間和會期2.會議召開的地點(diǎn)

3.出席范圍和規(guī)模

4.會議籌備班子的組成名單及分工

任務(wù)二會議籌備方案寫作任務(wù)二會議籌備方案寫作5.會議日程表格任務(wù)二會議籌備方案寫作5.會議日程表格任務(wù)二會議籌備方案寫作6.會場布置方案7.會議住宿和餐飲安排

(1)制定伙食費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。

(2)制定衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)備衛(wèi)生用品。

(3)做好就餐人員的統(tǒng)計，包括少數(shù)民族及不同飲食習(xí)慣的統(tǒng)計情況。

(4)預(yù)訂餐廳或食堂。

(5)統(tǒng)計好住宿人數(shù)、性別、年齡。

(6)預(yù)訂客房(包括檔次和房間數(shù)量)。

(7)擬定房間分配的標(biāo)準(zhǔn)或方法。

任務(wù)二會議籌備方案寫作6.會場布置方案任務(wù)二會議籌備方案寫作8.會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

(1)文件資料費(fèi)：文件資料的制作、印刷費(fèi)、文件袋、證件票卡的制作、印刷費(fèi)。(2)郵電通信費(fèi)：發(fā)會議通知，如有會議事項發(fā)電報、傳真或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等的費(fèi)用，若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會議，則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也一應(yīng)計算在內(nèi)。

(3)會議設(shè)備和用品費(fèi)：如各種會議設(shè)備的購置和租用費(fèi)。

(4)會議辦公費(fèi)：會議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會場布置等所需費(fèi)用。

(5)會議宣傳交際費(fèi)：現(xiàn)場錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。

(6)會議住宿補(bǔ)貼費(fèi)：一般情況下住宿費(fèi)是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補(bǔ)貼一部分，也有主辦單位全部承擔(dān)的情況，如無住宿要求，應(yīng)明確與會人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項。任務(wù)二會議籌備方案寫作8.會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

(1)文件資料費(fèi)任務(wù)二會議籌備方案寫作(7)會議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對會議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會者承擔(dān)一部分。

(8)會議交通費(fèi)：即參會人員交通往返的費(fèi)用，若會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，由會議主辦單位承擔(dān)，應(yīng)列入預(yù)算。

(9)會議場所租用費(fèi)：如會議室、大會會場的租金及其他會議活動場所的租金。

(10)其他支出包括各種不可預(yù)見的臨時性開支。

9.其他活動的組織安排

任務(wù)二會議籌備方案寫作(7)會議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位任務(wù)二會議籌備方案寫作圖說三、落款

任務(wù)實(shí)施

秘書小諾根據(jù)所學(xué)知識與會議要求，制定了本次會議方案：任務(wù)二會議籌備方案寫作圖說三、落款

任務(wù)實(shí)施

秘書小諾根任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備任務(wù)情境

康寶集團(tuán)公司董事會召開會議討論從國外引進(jìn)生產(chǎn)設(shè)備的問題。秘書小萌負(fù)責(zé)為與會董事準(zhǔn)備會議所需文件資料。有多家國外公司競標(biāo)，所以材料很多。小萌由于時間倉促就為每位董事準(zhǔn)備了一個文件夾，將所有材料放入文件夾。有三位董事在會前回復(fù)說將有事不能參加會議，于是小萌就未準(zhǔn)備他們的資料。不想，正式開會時其中的二位又趕了過來，結(jié)果會上有的董事因沒有資料可看而無法發(fā)表意見，有的董事面對一大摞資料不知如何找到想看的資料，從而影響了會議的進(jìn)度。

思考：本情境中會議文件準(zhǔn)備方面存在哪些問題？應(yīng)注意些什么情況？

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備任務(wù)分析一、需準(zhǔn)備的會議文件類型

(1)會議的指導(dǎo)文件。如上級指示文件、開會起因文書等。

(2)會議的主題文件。如開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、大會發(fā)言材料、會議總結(jié)報告等。

(3)會議的參考文件。如調(diào)查報告、可行性分析報告、統(tǒng)計報表、技術(shù)圖紙或圖表等。

(4)會議的管理文件。如會議通知、議程與日程安排、會議須知、保密規(guī)定以及與會人員名單、票證、簽到簿等。

(5)會議的宣傳文件。如會議宣傳提綱、新聞發(fā)布稿件、有關(guān)的照片、錄音、錄像資料等。

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備二、發(fā)送會議通知

1.會議通知的一般形式(1)按形式分為口頭通知和書面通知(會議邀請函、請柬、會議通知、海報、公告等形式)。

(2)按行為方式分為當(dāng)面通知；電話通知；電報(明碼電報)通知；墻報通知；報紙通知；廣播通知；電視通知。

(3)按作用分為預(yù)告性通知和正式通知。

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備二、發(fā)送會議通知

1.會議通知的一般形任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

2.會議通知的寫作

(1)召開會議的目的和意義。是急需解決現(xiàn)實(shí)工作中的某些問題，還是傳達(dá)上級文件精神、布置新的工作任務(wù)等。

(2)會議的時間、地點(diǎn)。會議時間有時又分報到時間和開會時間即會期，地點(diǎn)有時也有報到地點(diǎn)和舉行會議地點(diǎn)之分，均應(yīng)交代清楚。

(3)會議的主要內(nèi)容和議程。這樣便于與會人員做好充分準(zhǔn)備，從而提高會議的效率。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

2.會議通知的寫作

(1)召開會議的任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(4)參加會議的單位和人員。有時是直接點(diǎn)出具體與會人員的姓名或職務(wù)；有時是劃定與會人員的范圍和界限，如“副處級以上干部”等。

(5)與會人員應(yīng)做好的準(zhǔn)備工作。如發(fā)言材料、需攜帶的有關(guān)資料和樣品等。

(6)其他有關(guān)事項。如會議住宿、膳食、交通安排、會外活動、聯(lián)系方式等。

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(4)參加會議的單位和人員。有時是直接任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備三、擬寫會議開幕詞

1.首部(1)標(biāo)題一般由事由和文種構(gòu)成，如《中國共產(chǎn)黨第十二次全國人民代表大會會議開幕詞》；有的標(biāo)題由致詞人、事由和文種構(gòu)成，其形式是《×××同志在××××?xí)系臅h開幕詞》；有的采用復(fù)式標(biāo)題，主標(biāo)題揭示會議的宗旨、中心內(nèi)容，副標(biāo)題與前兩種標(biāo)題的構(gòu)成形式相同，如《我們的文學(xué)應(yīng)該站在世界的前列——中國作家協(xié)會第四次會員代表大會會議開幕詞》；也有的只寫文種，如《會議開幕詞》。

(2)時間在標(biāo)題之下，用括號注明會議開幕的年、月、日。

(3)稱謂，一般根據(jù)會議的性質(zhì)及與會者的身份確定稱謂，如“同志們”、“各位代表、各位來賓”、“運(yùn)動員同志們”等。

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備三、擬寫會議開幕詞

1.首部任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備2.正文(1)開頭部分一般開門見山地宣布會議開幕。也可以對會議的規(guī)模及與會者的身份等作簡要介紹，如“參加這次大會的代表有×××人，其中有來自……”，并對會議的召開及對與會人員表示祝賀。需要說明的是，開頭部分即使只有一句話，也要單獨(dú)列為一個自然段，將其與主體部分分開。

(2)主體部分是會議開幕詞的核心部分。通常包括三項內(nèi)容：

①闡明會議的意義，通過對以往工作情況的概括總結(jié)和對當(dāng)前形勢的分析，說明會議是在什么形勢下為了解決什么問題和達(dá)到什么目的召開的。

②闡明會議的指導(dǎo)思想，提出大會任務(wù)，說明會議主要議程和安排。

③為保證會議順利舉行，向與會者提出會議的要求。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備2.正文任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(3)結(jié)尾部分提出會議任務(wù)、要求和希望。

3.結(jié)束語

四、擬寫會議閉幕詞

五、制發(fā)會議證件

1.會議證件的種類

2.正確制作姓名卡片、會議證件的方法

(1)內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。

(2)為了便于辨認(rèn)會場內(nèi)各種人員的身份，同一會議的不同證件應(yīng)當(dāng)用不同的顏色和字體相區(qū)別。在設(shè)計上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會者的不同身份。

(3)重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(3)結(jié)尾部分提出會議任務(wù)、要求和希望任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(4)應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計會議證件或姓名卡片。

(5)會議證件的設(shè)計格調(diào)要與會議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。

(6)涉外會議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。

(7)在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放會議證件，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(4)應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

任務(wù)實(shí)施

“任務(wù)情境”中的秘書小萌在準(zhǔn)備會議文件過程中要注意文件的有序整理以及一定的剩余量，除此之外還要注意以下事項：

(1)認(rèn)真校對會議文件，文件校對工作實(shí)際上是文件印制工作的一個重要環(huán)節(jié)，文件的校對是一件非常細(xì)致的工作，要求杜絕差錯，切實(shí)保證文件正文文字準(zhǔn)確。(2)按照與會人員名單，準(zhǔn)備好每人一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明“會議文件”等字樣。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

(3)分發(fā)重要文件一般要編號、登記。文件編號通常印在文件首頁的左上角。字體字號應(yīng)有別于文件正文。具有保密內(nèi)容的文件，還要注明密級。

(4)一些征求意見稿或保密性文件，需要在會后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。

(5)分裝文件要認(rèn)真、細(xì)致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。對于需要提前發(fā)出的文件，要在封皮上仔細(xì)填寫好收件人的姓名、地址與郵政編碼，按照會議的時限要求與保密程度選擇適當(dāng)?shù)奈募鬟f方式。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備

(3)分發(fā)重要文件一般要編號、登記。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(6)有些會議文件需要在會議召開之前發(fā)給與會者，有些則在會議召開時分發(fā)。但無論何時分發(fā)，都應(yīng)盡量提前做好文件分發(fā)的準(zhǔn)備工作。

(7)分發(fā)會議資料時要適時適量。準(zhǔn)備會議資料不能有多少代表就打印多少份，有可能出現(xiàn)臨時增加與會者，或者出現(xiàn)代表丟失材料的情況，一定要留有充分的余地。會議文件宜在代表報到時發(fā)給，不要在開會時在會場上散發(fā)，以免影響會議秩序。針對“任務(wù)情境”中的問題，秘書工作人員事先要有所準(zhǔn)備。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。任務(wù)三會議文件準(zhǔn)備(6)有些會議文件需要在會議召開之前發(fā)任務(wù)四會議現(xiàn)場布置任務(wù)情境

某公司要舉行一次大約有100人左右參加的業(yè)務(wù)拓展會議，在總經(jīng)理辦公室，小李向李總匯報了會務(wù)籌備工作情況后，李總向小李布置了下一步的工作：“小李，三天后與會代表就要陸續(xù)來了，你抓緊時間負(fù)責(zé)一下會議現(xiàn)場的布置。爭取早一點(diǎn)把方案定出來，并說說你的落實(shí)步驟，有什么做不了主的直接向我匯報?！毙±睿骸昂玫?，我會盡快落實(shí)的?！?/p>

思考：小李該怎么布置會議現(xiàn)場呢？

任務(wù)四會議現(xiàn)場布置任務(wù)四會議現(xiàn)場布置任務(wù)分析

一、會場內(nèi)座位的布局

1.一般性會議會場的布局形式(1)會場座位布局?jǐn)[放可以有多種形式或形狀，較大型的會議一般在禮堂、會堂、體育場館舉行，其形式或形狀基本固定即所謂長方形擴(kuò)大排列形式。

(2)一些中小型會議或較特殊類型的會議則可以根據(jù)要求選擇不同的布局形式。例如，在會議廳召開的中小型會議，可以選擇“而”字型、倒“山”字型或半圓型的布局形式，這些形式比較正規(guī)，有一個絕對的中心，即主席臺和會議的主持者或發(fā)言人。因此容易形成嚴(yán)肅的會議氣氛。

任務(wù)四會議現(xiàn)場布置任務(wù)分析

一、會場內(nèi)座位的布局

1.一任務(wù)四會議現(xiàn)場布置(3)一些小型日常辦公會議以及小型座談會議一般在會議室、會議廳或臨時設(shè)置的會客室進(jìn)行，可以根據(jù)需要擺放成橢圓型、圓型、回字型、T字型、馬蹄型和長方型，這些形式可以使參加會議的人坐得比較緊湊，彼此面對面，容易消除拘束感。(4)座談會或小型茶話會、聯(lián)歡會的會場多選擇六角型、八角型或半圓型等布局形式。

(5)大型茶話會、團(tuán)拜會、宴會的會場一般可擺放成星點(diǎn)型、眾星拱月型，因為這些形式比較穩(wěn)定，容易形成輕松和緩的氣氛。

2.會見與會談的布局形式

3.左右排列法

三、會場氣氛布置任務(wù)四會議現(xiàn)場布置(3)一些小型日常辦公會議以及小型座談任務(wù)四會議現(xiàn)場布置二、會場座次排列

(一)主席臺人員座次的排列

(二)會場內(nèi)其他人員座次的排列

1.橫排法

2.豎排法

(1)會標(biāo)。將會議的全稱以醒目的標(biāo)語形式懸掛于主席臺前上方，即為會標(biāo)。會標(biāo)能體現(xiàn)會議的莊嚴(yán)性，激發(fā)與會者的積極參與感。

(2)會徽。即能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案標(biāo)志，一般懸掛于會場前上方中央位置。會徽可以是組織已定徽標(biāo)，如黨徽、國徽、團(tuán)徽、警徽等，也可以向社會公開征集。

任務(wù)四會議現(xiàn)場布置二、會場座次排列

(一)主席臺人員座次任務(wù)四會議現(xiàn)場布置(3)其他燈光，要注意燈光的亮度，一般主席臺上的燈光要比臺下代表席燈光亮；色調(diào)，要注意不同色調(diào)會給與會者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，給人感覺熱烈輝煌，適合慶典類會議，藍(lán)、綠、紫莊重典雅，給人感覺嚴(yán)肅端正，適合一般工作會議。(4)旗幟，重要的會議宜在會場內(nèi)外插一些旗幟以烘托氣氛；標(biāo)語，簡潔明快的標(biāo)語口號能振奮與會者精神，強(qiáng)化會議主題；花卉，適當(dāng)?shù)幕ɑ苣芙o人清新活潑之感，既能點(diǎn)綴會議氛圍，又能減輕與會者長時間的疲勞。

四、會場的裝飾

任務(wù)四會議現(xiàn)場布置(3)其他燈光，要注意燈光的亮度，一般任務(wù)四會議現(xiàn)場布置任務(wù)實(shí)施秘書小李在這次會議中可以選用相對式的會場布置方式。相對式布置方式是主席臺與代表席采取上下面對面方式，突出主席臺的位置。與會人數(shù)在100人左右，這是一個中等型會議。具體方式以弦月式為最佳，突出氣氛，便于交流。視具體條件，禮堂、教室式也可。若選用相對式，要有主席臺，臺下座位可自由落座，主要是主席臺座位安排，要注意貴賓的職務(wù)和身份，要專設(shè)發(fā)言席，方便與會者發(fā)言，并要有相應(yīng)的投影設(shè)備，以便演示。這是一次為公司業(yè)務(wù)發(fā)展而召開的會議，應(yīng)突出誠懇而又熱情的態(tài)度，故要有標(biāo)語、鮮花、旗幟等烘托氣氛的物品，會場內(nèi)布置要典雅而不失歡慶。任務(wù)四會議現(xiàn)場布置任務(wù)五接站、報到、簽到與入場安排任務(wù)情境

李總：“小李，與會代表從今天起就會陸續(xù)到達(dá)，接站、報到、簽到與入場安排等相關(guān)事項，你去負(fù)責(zé)一下。有什么困難直接向我匯報?！毙±睿骸昂玫?，我會盡快落實(shí)的?！?/p>

思考：小李該怎么去落實(shí)各項工作呢？

任務(wù)五接站、報到、簽到與