物料采購管理規(guī)定辦法

本文格式為Word版，下載可任意編輯——物料采購管理規(guī)定辦法物料購買管理規(guī)定手段之相關制度和職責，公司物資購買管理制度第一章總那么第一條為進一步模范公司物資購買程序,加強內部操縱,明確經濟責任,確保生產經營的持續(xù)穩(wěn)定,依據相關法律法規(guī)特制定本制度。其次條公司日常生產經...

公司物資購買管理（制度）

第一章總那么

第一條為進一步模范公司物資購買程序,加強內部操縱,明確經濟責任,確保生產經營的持續(xù)穩(wěn)定,依據相關法律法規(guī)特制定本制度。

其次條公司日常生產經營所需的原料及主要材料、輔佐材料、包裝物、低值易耗品等均屬于本制度模范范圍。

第三條費用報銷及在外購物直接付款的零星物資購買不適用本制度。

第四條公司固定資產的購置適用本制度。

其次章物資購買規(guī)定

第五條物資購買實行歸口管理制。

原糧由購買供給部負責購買,輔佐材料、包裝物由倉儲部負責購買、修理用備件及后勤用物資及辦公用品由后勤部負責購買。

特殊處境下,經董事長或總經理批準,可以指定專人舉行專項物資的購買。

第六條全體負責物資購買的人員務必充分掌管市場信息,實時預料市場供給變化,確保質量過關,價格低廉,供貨實時。

第七條推行合同管理制度,物資購買原那么上要與供貨方簽訂合同,細致注明供貨品種、規(guī)格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經濟責任等;否那么,造成的損失由購買人員負責。

第八條實行比價購買制度,物資購買要貨比三家,確保所購買物資價格低廉,質量上乘。

大宗物資購買建議實行招投標制度。

第九條實行購買質量責任制。

購買人員對所購買物品的質量負有全面責任。

如因失職而購買偽劣產品,購買人員應負經濟責任。

遏止購買人員收受回扣。

如有收受回扣,一經查證,除全額追繳回扣款項外,將視情節(jié)輕重舉行肅穆處理。

第三章發(fā)票入賬及付款程序

第十條購買物資進廠后,購買人員務必嚴格按照要求辦理物資入庫手續(xù),概括要求如下:

1.原糧入廠,由磅房辦理入庫手續(xù),打印電子入庫單,入庫信息錄入電腦。

2.輔佐材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續(xù),填制一式三聯(lián)入庫單,一聯(lián)交客戶辦理發(fā)票入賬手續(xù)。

3.五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續(xù)。

4.購買經辦人要專心填寫購買物資發(fā)票入賬單,細致填寫所購物資名稱、數(shù)量、金額、供貨單位等要素。

程序如下:

經辦人填制發(fā)票入賬單保管員根據收貨處境簽字確認部門經理審核會計審核發(fā)票合法性總經理簽字準予入賬財務掛賬作為日后付款的依據。

第十一條物資購買付款原那么上采取先入賬后付款的制度,特殊處境下需預付款的單位,經董事長或總經理批準,可以辦理購買預付款手續(xù)。

第十二條購買付款實行審批制度,執(zhí)行兩條線管理形式,即發(fā)票入賬和簽批付款兩條線分步舉行的形式。

概括程序如下:

1.物資購買一律由購買人員辦理發(fā)票入賬手續(xù)后,方可舉行申請付款審批。

否那么財務有權不予批準付款。

2.申請付款,由經辦人填寫轉賬匯款申請單,經財務審核、總經理批準后,方可到出納處辦理匯款。

經辦人填寫轉賬付款申請單部門經理簽字財務會計根據發(fā)票入賬處境審核總經理根據資金處境簽字出納辦理匯款

3.需要預付款的部門,直接填制轉賬匯款申請單,經財務審核、董事長或總經理簽字批準后可先辦理匯款手續(xù),財務部據此掛賬,待發(fā)票來到后再由經辦部門辦理發(fā)票入賬手續(xù)沖賬。

第四章附那么

第十三條本制度從批準下發(fā)之日起執(zhí)行,由財務部負責解釋。

第十四條本制度從年月日起下發(fā)執(zhí)行。

材料物資購買管理手段

第一條為了加強內部管理和操縱,模范購買行為,保障生產經營活動的正常舉行,以最大限度地降低購買本金,特制定本手段。

其次條本手段對本公司全體材料物資的購買均適用,公司控股子公司參照執(zhí)行。

第三條購買流程及職責分工

一、購買流程:

1、生產部根據設備狀況滾動編制月度、季度、年度生產籌劃包括主要材料(玻璃、鋁框、接線盒、背板等)月度、季度消耗總量、單位產品材料消耗量及原輔材料安好庫存量,經分管副總經理、總經理批準后實施。

2、購買部門根據生產籌劃、單位消耗量、安好庫存量、實時庫存量、購買周期及供求狀況定期編制原輔材料購買籌劃,經分管生產的副總經理審核、總經理審批、董事長核準后舉行詢價;辦公用品由需求部門申請,綜合管理部門負責統(tǒng)一購買,其余物資購買包括修理用備件、機器設備及工具、辦公設備、家具、低值易耗品等由需求部門申請,購買部門負責購買。

3、購買審批權限:公司原輔材料購買籌劃,由分管生產的副總經理審核、總經理審批、董事長核準;其余物品購買籌劃或購買申請由需求部門申請,經財務總監(jiān)審核、總經理審批、董事長核準后執(zhí)行;大宗機器設備等巨額購買還需呈報公司董事會決議通過后執(zhí)行。

4、購買人員舉行詢價、議價、對比分析報審,原輔材料、修理用備件、機器設備及工具、辦公設備、家具、低值易耗品等定價須經公司物資價格監(jiān)查組審議通過后執(zhí)行購買。

5、成立物資購買監(jiān)查組。

物資監(jiān)查組的工作職責:參與公司供給商的選擇;負責公司購買物資價格的審定等,監(jiān)查組由董事長任組長,總經理、副總經理、財務總監(jiān)為成員的四人監(jiān)查組。

供給商評價采用現(xiàn)場考察和資質審查相結合,但參與現(xiàn)場考察人員和參與其資質審查人員不得重復;供給商評審采用對比記名投票方式,董事長一人兩票制,其余人員一人一票制,全數(shù)為五票,少數(shù)按照多數(shù)。

經監(jiān)查組審查通過的購買價格才能執(zhí)行。

6、定期或即時簽訂購銷合同,日常由購買人員聯(lián)系發(fā)貨時間、發(fā)貨數(shù)量及交貨地點等事項。

7、倉庫收貨、品管人員現(xiàn)場驗貨。

二、職責分工:

1、銷售部門負責公司月度、季度、年度銷售籌劃的制定和修正;

2、生產部門負責公司月度、季度、年度生產籌劃的制定和修正;

3、購買部門負責公司全體材料物資的購買,同時根據生產籌劃、交貨期限、實際庫存數(shù)量及安好庫存量定期或適時舉行購買申請;

4、品管部門負責購買貨物的質量參數(shù)以及進倉貨物的品質檢驗;

5、財務部負責購買流程及購銷合同、單據的審核,同時負責相關資金的落實安置;

6、倉庫負責貨物的數(shù)量驗收、發(fā)放及實時庫存數(shù)量反應等;

7、總經理或分管副總經理負責購買申請及其購銷合同的簽批,包括主要材料、修理備用件、辦公設備、低值易耗品等貨物購買供給商的選擇及其接洽;

8、董事長負責機器設備、不動產購置、無形資產受讓等非經常性物資購買的接洽、合同簽批等。

第四條一般材料物資、備品的存量最高不得超過3個月的用量。

第五條供給商評定操縱程序

1、主要材料的含義

主要材料是指構成產品的主體、產品之間可以分隔但不影響產品性能材料,主要包括玻璃、鋁框、接線盒、eva等,輔佐材料就是主要材料以外的材料;

2、對供給商的評價

2、1、購買部根據同類材料的無差異操縱要求,結合物資的質量、價格、供貨期等對比,選擇合格的供給商,填寫。

在無差異或差異可控的根基上,對同類材料供給,應盡量選擇幾家合格的供給商。

經購買部、監(jiān)查組等相關機構審查通過后,錄入中。

2、2、評價供給商時一般可考慮以下因素:

a、供給商的供貨質量、價格及付款條件、售后服務、歷史業(yè)績等;

b、質量保證才能,即質量操縱體系;

c、業(yè)內評價、第三方認證等;

d、得志法規(guī)的要求,購買產品涉及強制性認證的,應具有相關認證的證書和質量（證明）等

2、3、對第一次供給材料的供給商,除供給充分的背景證明材料外,還需經樣品測試及小批量試用,經測試合格后才能供貨:

a、新供給商根據相關要求供給少量材料;

b、交生產車間試用,并填寫中相關欄目,結果反應給購買部;

c、小批量進貨驗證或試用不合格那么取消其供貨資格。

小批量試用合格的,必要時再經試用,均合格的,經總經理批準后,列入。

3、供給商的日常管理

3、1、購買部應對供給商的供貨業(yè)績舉行跟蹤,實時與品管部舉行溝通。

供給商產品如展現(xiàn)嚴重質量問題,購買部應實時向供給商發(fā)出限期整改,如兩次發(fā)出“通知單”但質量仍沒有明顯提升的,應取消其供貨資格。

3、2、購買部每年對合格供給商至少舉行兩次跟蹤復評,填寫,評價時按百分制,質量評分占50%,交貨期評分占10%,價格及售后服務占40%。

評定標準為:一年中平均質量合格率達成98%以上的賦予總分值,每降一個百分點扣5分,但質量評分不能低于35分;交貨期都準時交貨的給總分值,經常送貨不實時的,給5分以下;在同等質量的根基上價格在業(yè)內最低的,給35分以上。

總評分不能低于80分,若低于80分或質量評分低于35分,應取消其合格供給商資格;如因特殊處境留用,應報總經理批準,但應加強對其的檢驗或驗證工作。

3、3、購買人員保持與供給商實時溝通,當供給商的供貨變化會影響獲證產品一致性時,購買部應采取相關措施,以確保該變化符合認證規(guī)定的要求。

第六條供給商的選擇全體物品購買供給商購買部門務必建立其背景資料檔案庫,同類

物品購買至少打定兩家或以上數(shù)量供給商,以確保供給渠道的順暢,供給商的選擇從中擇優(yōu)錄用;

第七條價格確認

1、已經核定的物料,購買人員應提防分析,收集信息資料以盡可能降低購買本金,其他部門人員若有相關信息應盡可能供給購買人員,以供參考;

2、最新購買物品或最新供貨的供給商其供貨價格須報請物資購買監(jiān)查組舉行審議,經審議通過后面可執(zhí)行,已經核定物料購買價格通知上調時,須附價格上調理由,購買部報請物資購買監(jiān)查組舉行審議,審議通過后面可執(zhí)行;

第八條詢價、比價、競價

1、根據物料購買的需求,購買人員應至少選擇三家適合條件的供給商舉行詢價,詢價的內容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質量、價格、報價的有效期限、交貨日期、結算方式、合同形式(長期合同或即時合同)等;

2、購買部在收到供給商反應信息后,購買人員據此分別品種、規(guī)格、數(shù)量、質量、價格、交期、售后服務等舉行對比分析,選擇符合條件的供給商舉行招投標,公開競價;

3、物資購買監(jiān)查組審議價格的過程肅穆專心,審議的方法是評定計分制,審議的地點務必是公司注冊地,審議的依據是供給商提交的投標書或報價單等。

第九條執(zhí)行購買

1、購買人員接到經核準的“請購單”后,應與供給廠商進一步接觸,舉行正式的質量、價格和后續(xù)服務談判。

對金額較大的或批量購買,應到供方生產工廠舉行實際考察,以充分了解供方的資信程度、供貨才能和現(xiàn)貨品質等,向對方明確訂貨意向。

2、在購買作業(yè)所需的全部條款與供給商達成一致后,購買人員應打定相應買賣合同四份,經授權簽字蓋章后生效,供方留存兩份,需方留存兩份,其中一份購買部、一份財務部,合同需要列明至少以下條款:

2、1、供給商資料:包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;

2、2、購買物料的細致描述:包括品名、型號、規(guī)格等,如有超出標準的特殊要求需更加注明;

2、3、訂單所購買的數(shù)量/重量:單位包裝數(shù)量/重量;包裝件數(shù);

2、4、價格:單價,合計價、合同總額,定金或預付款

2、5、交貨日期:分批交付時應明確每批的交付時間和交付數(shù)量。

2、6、付款方式

2、7、所需的質量證明資料(檢驗單、質保單、出廠證明單、化驗報告等)。

2、8、質量保證條款:發(fā)生質量問題時舉行退換或其他處理方法。

2、9、運輸方式和銷售發(fā)票的要求。

3、屬于分批交貨的貨物,購買人員根據實際需求,出具交貨通知單經購買部門經理審核,加蓋公章后由購買人員通知供方發(fā)貨,

購買人員應跟蹤操縱材料物料交貨,實時向供給商跟催交貨進度。

4、發(fā)貨前要求供給商在其“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”,以便驗收確認。

5、購買部門接到生產部門緊急購買案件,應立刻舉行詢價、議價,按購買程序指明專人急速辦理。

6、階段操縱及溝通?

6、1、購買過程分為請購、詢價、訂購、交貨四個階段,購買部應協(xié)調操縱購買作業(yè)每個階段的進度。

6、2、購買人員未能按既定進度完成作業(yè)時,應將奇怪處境反應給主管上級,說明奇怪理由及預定完成日期,以便擬訂對策處理。

7、購買作業(yè)方式除一般購買作業(yè)方式外,購買部門可依據材料物資使用處境和購買特性,選擇以下一種最有利的方式舉行購買:?

7、1、集中籌劃購買:凡具有共同性的材料物資,可以集中購買籌劃交貨的,可核定材料工程,通知生產等部門依籌劃提出請購,購買部門定期集中辦理購買。

7、2、長期報價購買:凡經常性使用,且使用量較大的大宗材料物資,應事先選定廠商,議定長期供貨價格,報批準后通知各部門依需要提出請購籌劃。

8、退貨

經檢驗不合格的材料物資需要退貨時,倉庫應出具紅字“材料入庫單”或拒絕入庫,同時書面通知購買人員并附有關“材料檢驗報告”,購買應實時同供給商溝通舉行后續(xù)處理。

第十條貨物驗收及付款

1、供給商交貨時購買部應通知倉庫,對實物清點件數(shù)或稱重,隨貨同行的有關證件舉行核對,實物與請購單或購買合同內容核對相符后簽收,倉庫出具入庫單,庫管員簽字確認,如察覺不符時,即通知購買部會同處理。

2、對有質量參數(shù)要求的材料物資,品管部派員驗收,閱歷收合格后倉庫出具入庫單,同時品管人員和庫管員務必簽字確認。

第十一條付款結算

1、購買款項務必