公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔十三、會(huì)計(jì)檔案管理制度第一條為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理特制定本管理制度第二條企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿會(huì)計(jì)報(bào)告查賬報(bào)告驗(yàn)資報(bào)告財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度以及與經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其他重要文件如合同章程董事會(huì)計(jì)等各種會(huì)計(jì)資料第三條會(huì)計(jì)檔案的保存財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保存會(huì)計(jì)檔案定期將財(cái)務(wù)部歸檔的會(huì)計(jì)資料按順序立卷登記有效會(huì)計(jì)檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見經(jīng)部門經(jīng)理審查總經(jīng)理批準(zhǔn)報(bào)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行由會(huì)計(jì)檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊銷毀時(shí)應(yīng)由審計(jì)部和財(cái)務(wù)部有關(guān)人員共同參加并在銷毀單上簽名或蓋章第四條會(huì)計(jì)檔案的借用財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)必須按規(guī)定程序借用并及時(shí)歸還若要查閱入庫檔案必須辦理有關(guān)借用手續(xù)集團(tuán)內(nèi)各單位若因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意方能由檔案管理人員接待查閱外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)持有單位介紹信經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意后方能由檔案管理人員接待查閱并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔人的工作單位查閱日期會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱理由會(huì)計(jì)檔案一般不得帶出室外如有特殊情況需帶出室外復(fù)制時(shí)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)并限期歸還第五條由于會(huì)計(jì)人員的變動(dòng)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的改變等會(huì)計(jì)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí)須辦理交接手續(xù)并由監(jiān)交人移交人接收人簽字或蓋章第六條本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業(yè)。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔3.3嚴(yán)格執(zhí)行支票管理制度，使用支票必須經(jīng)分公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理兩人簽同意后方可開出。出納員辦理每一筆收付款業(yè)務(wù)的依據(jù)，必須根據(jù)會(huì)計(jì)（財(cái)務(wù)經(jīng)理）編制的，并經(jīng)審核無誤的憑證。3.4建立、建全現(xiàn)金、銀行存款的各種賬目，出納員每辦理一筆收付款業(yè)務(wù)前，必須堅(jiān)持復(fù)核每一筆收付款憑證所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容和金額，對(duì)不完整、不合法的憑證應(yīng)拒絕付款，并及時(shí)向分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理或股份公司財(cái)務(wù)審計(jì)部反映。3.5月末分公司銀行存款余額與銀行對(duì)賬單核對(duì)，要及時(shí)編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，使賬面余額與銀行對(duì)賬單上的余額相符。對(duì)未達(dá)賬款要及時(shí)查詢，并督促有關(guān)人員及時(shí)處理。3.6為了確保安全，分公司向銀行提取或存入現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)由分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理配備人員同行，采取相應(yīng)的安全措施，同時(shí)保險(xiǎn)柜密碼嚴(yán)格保密，鑰匙要妥善保管不得丟失，不得交給他人。3.7不得將出納工作隨意交代他人代管，如確有原因離崗時(shí)，必須由分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理指派他人代管，而且交接手續(xù)雙方必須清楚。3.8出納員使用的各種印章，如支票印鑒、“現(xiàn)金收訖”、“現(xiàn)金付訖”、“銀行收訖”、“銀行付訖”等都要妥善保管。為了分清責(zé)任，支票印鑒必須堅(jiān)持分管的原則。任何時(shí)侯都不能一個(gè)人保管和使用支票的所有印鑒。3.9加強(qiáng)有價(jià)證券的管理，有價(jià)證券必須存放在保險(xiǎn)柜中并設(shè)立備查賬，保護(hù)有價(jià)證券安全、完整不受損（要轉(zhuǎn)回股份公司的必須及時(shí)辦理手續(xù)轉(zhuǎn)回）。3.10出納人員不能兼任會(huì)計(jì)稽核、會(huì)計(jì)檔案保管、收入費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)的賬簿登記工作。3.11按時(shí)完成分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理交付的其他臨時(shí)性工作。注：銷售分公司未設(shè)會(huì)計(jì)崗位的，由財(cái)務(wù)經(jīng)理兼任會(huì)計(jì)工作崗位。八、會(huì)計(jì)檔案管理制度1、為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，特制定本管理辦法。2、本公司的會(huì)計(jì)檔案包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、稅務(wù)申報(bào)資料、會(huì)計(jì)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、財(cái)務(wù)管理制度以及與經(jīng)營管理有關(guān)的其它重要文件，如合同、章程等各種會(huì)計(jì)資料。3、會(huì)計(jì)檔案的保存。財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保存會(huì)計(jì)檔案，定期將財(cái)務(wù)部歸檔的會(huì)計(jì)資料，整理裝訂后按順序立卷登記。會(huì)計(jì)檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見本制度第七條。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng)理審查，股份公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)，并報(bào)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。由會(huì)計(jì)檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，銷毀時(shí)應(yīng)由股份公司財(cái)務(wù)審計(jì)部有關(guān)人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。4、會(huì)計(jì)檔案的借用。財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔人的工作單位、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱理由。會(huì)計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復(fù)印時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并限期歸還。5、由于會(huì)計(jì)人員的變動(dòng)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的改變等，會(huì)計(jì)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí)，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。6、本辦法適用于公司總部、分公司、下屬全資及控股公司。7、會(huì)計(jì)檔案保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。(一)會(huì)計(jì)憑證類:(1)、原始憑證、記帳憑證匯總憑證15年(2)、銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單5年(二)會(huì)計(jì)帳簿類：(1)、日記帳15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年(2)、明細(xì)帳、總帳、輔助帳15年(3)、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管5年(三)會(huì)計(jì)報(bào)表類：(1)、主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表（包括文字分析）3年(2)、月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）5年(3)、年度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）永久(四)其他類：(1)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊及銷毀清冊永久(2)、財(cái)務(wù)成本計(jì)劃3年(3)、主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議永久九、附則1、本制度從二零零三年開始執(zhí)行。2、本制度解釋權(quán)屬股份公司財(cái)務(wù)審計(jì)部。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔會(huì)計(jì)檔案管理辦法1目的為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化管理，根據(jù)國家《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本廠的實(shí)際情況，制定本辦法。2適用范圍2.1.1會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；2.1.2會(huì)計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳2.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明其他財(cái)務(wù)報(bào)告；2.1.4其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)移交清冊，會(huì)計(jì)檔案保管清冊，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，計(jì)算機(jī)備份資料等。3引用文件GB/T1.1-2000

標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則GB/T15498-1995

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系

管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成和要求3.1GB/T800-2001電力行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制規(guī)則DL/T600-2001電力標(biāo)準(zhǔn)編寫的基本規(guī)定《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》財(cái)政部會(huì)計(jì)司《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》（及其它上級(jí)部門頒布的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定或文件）4術(shù)語與定義會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。5職責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)部檔案會(huì)計(jì)具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算的立卷、整理、歸檔、保管等工作，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。檔案室會(huì)計(jì)檔案管理員具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理工作。6管理內(nèi)容與要求6.1會(huì)計(jì)檔案歸檔要求：6.1.1對(duì)于每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊。各會(huì)計(jì)人員對(duì)本崗位產(chǎn)生的會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)定期收集、審查核對(duì)，按照檔案管理要求整理立卷、編制目錄、裝訂成冊并由立卷人簽章，然后交互濟(jì)妥善保管。6.1.2本年度的會(huì)計(jì)檔案在年度終了后，暫由財(cái)務(wù)部保管一年，第二年由財(cái)務(wù)部檔案會(huì)計(jì)編制移交清冊向檔案室辦理移交。財(cái)務(wù)部必須按期將應(yīng)歸檔的互濟(jì)檔案，全部移交檔案室，不得自行封包保存。6.1.3檔案室接受保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要重新整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部共同拆封整理，以分清責(zé)任。檔案室對(duì)于違反會(huì)計(jì)檔案管理制度的，有權(quán)進(jìn)行檢查糾正。6.1.4會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)保證整齊、完整，符合歸檔范圍要求，歸檔的各種檔案，要有統(tǒng)一規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案案卷、卷皮。6.2會(huì)計(jì)核算材料歸檔方法：6.2.1會(huì)計(jì)憑證類：6.2.1.1每月10日前，將記帳憑證按順序整理，連同所附原始憑證，裝訂成冊，每冊不超過2厘米，注冊憑證類別、年度、月份、起止號(hào)、連續(xù)號(hào)，由經(jīng)辦人員及財(cái)務(wù)主管簽字后，交檔案會(huì)計(jì)保管。對(duì)于數(shù)量較多，不易同記帳憑證一起裝訂保管的原始憑證，如領(lǐng)料單、工資單、獎(jiǎng)金單等，可以單獨(dú)裝訂保管，但應(yīng)在原記帳憑證上加以說明，以備查閱。6.2.1.2每月10日前，將增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)裝訂成冊，每冊不超過25份。次年3月1日前，移交檔案會(huì)計(jì)保管。6.2.1.3次年3月1日前，將上一年度銀行存款余額調(diào)節(jié)表及銀行對(duì)帳單裝訂成冊，移交檔案會(huì)計(jì)保管。6.2.2會(huì)計(jì)帳簿類：應(yīng)填寫帳簿啟用及交接表。將上年度帳簿裝訂成冊，編寫頁號(hào)，加裝封面，附上目錄。次年4月1日前，移交檔案會(huì)計(jì)保管。6.2.3會(huì)計(jì)報(bào)表在年度決算后裝訂，年報(bào)單獨(dú)立卷，月、季報(bào)合并裝訂成冊，次年4月1日前，移交檔案會(huì)計(jì)保管。6.2.4對(duì)所有會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部按本辦法第四條要求，編制移交清冊。在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將會(huì)計(jì)檔案移交檔案室。6.2.5各崗位歸檔內(nèi)容：出納：銀行存款調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單；審核：現(xiàn)金、銀行收付款憑證；成本：領(lǐng)料單；燃料記帳憑證；固定資產(chǎn)：固定資產(chǎn)卡片；總帳：帳簿、報(bào)表；工資：工資冊；稅務(wù)：增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)；檔案：會(huì)計(jì)檔案移交清冊。6.3會(huì)計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定歸檔，保管期限從角年度終了后的第一天算起。6.3.1月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管3年，年度財(cái)務(wù)決算永久保管。（均包括文字分析）6.3.2現(xiàn)金和銀行日記帳保管25年，明細(xì)帳、總帳、輔助帳簿保管15年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。6.3.3工資冊永久保管。6.3.4記帳憑證、領(lǐng)料單保管15年，增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)保管10年，發(fā)票存根聯(lián)及登記簿保管5年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管5年。6.3.5會(huì)計(jì)檔案移交清冊保管15年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊永久保管，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。6.4檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。檔案室要保持通風(fēng)干燥，放置溫濕度計(jì)，定時(shí)記錄濕度，平時(shí)要保持衛(wèi)生、清潔。6.4.1各種會(huì)計(jì)檔案歸檔后，要及時(shí)登記保管帳簿。6.5會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱：調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格辦理調(diào)閱，一律填寫“調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案登記單”，并在指定地點(diǎn)調(diào)閱。會(huì)計(jì)檔案一般不準(zhǔn)外借，特殊情況需借出或復(fù)制，需經(jīng)財(cái)務(wù)部主管同意批準(zhǔn)后，檔案室會(huì)計(jì)檔案管理員才能交付利用者。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。6.5.1財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)借閱時(shí)，憑登記單聯(lián)系，用后及時(shí)歸還。6.5.2廠內(nèi)其他部門查閱時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部、檔案室主管批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可查閱。外單位查閱，需由財(cái)務(wù)部主管或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)陪同，辦理登記手續(xù)，方可查閱。6.6會(huì)計(jì)檔案銷毀；會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，由鑒定小組（