檔案信息化建設(shè)講座

檔案信息化建設(shè)工作

2012年5月

一、檔案信息化建設(shè)概述二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)三、檔案信息資源建設(shè)的途徑四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用方法

提綱1、定義檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程

。2、工作原則：統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)分級(jí)建設(shè)、安全保密

（一）檔案信息化建設(shè)的總體要求一、檔案信息化建設(shè)工作概述（一）檔案信息化建設(shè)的總體要求一、檔案信息化建設(shè)工作概述3、工作內(nèi)容：

（1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

（2）檔案信息資源建設(shè)

（3）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

（4）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

（5）人才隊(duì)伍建設(shè)

（6）安全保障體系建設(shè)

一、檔案信息化建設(shè)工作概述（一）檔案信息化建設(shè)的總體要求4、工作目標(biāo)：

（1）檔案資源數(shù)字化

（2）信息管理標(biāo)準(zhǔn)化

（3）信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化1、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

制定文書類檔案長期保存格式標(biāo)準(zhǔn)，研發(fā)文書類檔案長期保存格式產(chǎn)品和轉(zhuǎn)化工具并組織試點(diǎn)和示范。2、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（1）檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（2）電子文件歸檔管理系統(tǒng)（3）電子檔案移交管理系統(tǒng)（4）數(shù)字檔案信息發(fā)布利用系統(tǒng)

（二）“十二五”檔案信息化建設(shè)任務(wù)一、檔案信息化建設(shè)工作概述3、資源建設(shè)（1）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化（2）電子文件接收（3）重要數(shù)字信息采集4、資源共享提供“一站式”檔案信息服務(wù)（二）“十二五”檔案信息化建設(shè)任務(wù)一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述（二）“十二五”檔案信息化建設(shè)任務(wù)5、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)6、安全體系建設(shè)（1）落實(shí)電子文件的異質(zhì)、異地備份制度（2）建設(shè)電子文件（檔案）備份中心（3）建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保密系統(tǒng)（4）建立檔案信息預(yù)期恢復(fù)備份系統(tǒng)一、檔案信息化建設(shè)工作概述（三）“十二五”成都市檔案信息化建設(shè)主要工作一、檔案信息化建設(shè)工作概述（三）“十二五”成都市檔案信息化建設(shè)主要工作總體目標(biāo)：

以電子政務(wù)建設(shè)為依托，檔案信息資源建設(shè)為核心，電子文件管理為重點(diǎn)，檔案信息化安全保障體系為基礎(chǔ)，充分運(yùn)用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)全市檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，建立“分布式管理、集中式利用”的檔案信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“全域成都一體化”的檔案信息資源共享。一、檔案信信息化建設(shè)設(shè)工作概述述（三）“十十二五”成成都市檔案案信息化建建設(shè)主要工工作主要任務(wù)：：完成全市國國家綜合檔檔案館和專專業(yè)檔案館館間的高速速安全鏈接接、數(shù)據(jù)可可控共享、、館際交互互利用，提提高全市檔檔案系統(tǒng)公公共服務(wù)能能力，建立立全域成都都的檔案信信息專網(wǎng)。。市屬各區(qū)區(qū)（市）縣縣全部建成成檔案信息息網(wǎng)站，以以“成都檔檔案網(wǎng)”為為平臺(tái)，建建立面向社社會(huì)、服務(wù)務(wù)公眾的檔檔案網(wǎng)站群群，推進(jìn)檔檔案信息資資源共享服服務(wù)。一、檔案信信息化建設(shè)設(shè)工作概述述（三）“十十二五”成成都市檔案案信息化建建設(shè)主要工工作主要任務(wù)：：積極推進(jìn)電電子文件中中心、電子子文件（檔檔案）備份份中心建設(shè)設(shè)，將各級(jí)級(jí)國家綜合合檔案館建建成安全保保存國家檔檔案信息資資源數(shù)據(jù)基基地、電子子文件（檔檔案）備份份中心、檔檔案信息服服務(wù)查詢中中心。一、檔案信信息化建設(shè)設(shè)工作概述述（三）“十十二五”成成都市檔案案信息化建建設(shè)主要工工作主要任務(wù)：：加快檔案信信息資源建建設(shè)，貫徹徹落實(shí)國家家有關(guān)電子子文件管理理、數(shù)字檔檔案館建設(shè)設(shè)的文件精精神，加強(qiáng)強(qiáng)電子文件件接收、管管理和數(shù)字字檔案館（（室）建設(shè)設(shè)。一、檔案信信息化建設(shè)設(shè)工作概述述（三）“十十二五”成成都市檔案案信息化建建設(shè)主要工工作主要任務(wù)：：推進(jìn)檔案信信息安全保保障體系建建設(shè)，建立立和完善檔檔案數(shù)據(jù)安安全、信息息系統(tǒng)安全全、網(wǎng)絡(luò)平平臺(tái)安全管管理體系。。由國家檔案案局主持起起草，經(jīng)中中國文獻(xiàn)工工作標(biāo)準(zhǔn)化化技術(shù)委員員會(huì)討論通通過，國家家標(biāo)準(zhǔn)局1985年批準(zhǔn)頒行行。1999年重新修訂訂。該標(biāo)準(zhǔn)對檔檔案著錄項(xiàng)項(xiàng)目、著錄錄內(nèi)容和著著錄格式都都有明確要要求，對建建立健全全全國統(tǒng)一的的檔案檢索索體系，建建立地方和和全國的目目錄中心，，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢檢索具有十十分重要的的意義。（一）檔案案著錄規(guī)則則（DAT18-1999)二、檔案信信息化建設(shè)設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)（GBT/T18894-2002）2002-12發(fā)布2003-5-1實(shí)施該標(biāo)準(zhǔn)是中中華人民共共和國國家家標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了在公公務(wù)活動(dòng)中中產(chǎn)生的，，具有保存價(jià)值的電子子文件的形形成、積累累、歸檔、、保管、利利用、統(tǒng)計(jì)計(jì)的一般方方法。該標(biāo)準(zhǔn)對電電子文件的的收集與積積累、電子子文件的歸歸檔、歸檔檔電子文件件的整理、、歸檔電子子文件的移移交、接收收與保管等等方面都作作了詳細(xì)的的規(guī)定。（二）電子文件歸歸檔與管理理規(guī)范一、檔案信信息化建設(shè)設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)（國家檔案案局令第6號(hào)）2003-07-28發(fā)布，2003-09-01實(shí)施根據(jù)國務(wù)院院辦公廳《電子公文傳傳輸管理暫暫行辦法》制定。該辦法所指指的電子公公文，是指指由國務(wù)院院辦公廳統(tǒng)統(tǒng)一配置的的電子公文文傳輸系統(tǒng)統(tǒng)處理后形形成的具有有規(guī)范格式式的公文的的電子數(shù)據(jù)據(jù)。（三）電子公文歸歸檔管理暫暫行辦法二、檔案信信息化建設(shè)設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)2005-4-30發(fā)布（四）紙質(zhì)檔案數(shù)數(shù)字化技術(shù)術(shù)規(guī)范（DA/T31—2005）二、檔案信信息化建建設(shè)技術(shù)術(shù)標(biāo)準(zhǔn)該規(guī)范規(guī)定定了紙質(zhì)質(zhì)檔案數(shù)數(shù)字化的的主要技技術(shù)要求求。對紙質(zhì)檔檔案數(shù)字字化基本本流程中中的案卷卷整理、、目錄建建庫、批批量掃描描、數(shù)據(jù)據(jù)處理、、信息存存儲(chǔ)、檢檢索利用用等工序序提出了了定義和和工作技技術(shù)規(guī)范范。適用于用用掃描儀儀對各種種紙質(zhì)檔檔案的數(shù)數(shù)字化加加工處理理。2003-09-01發(fā)布2003-10-01實(shí)施。（五）文文書檔案案著錄細(xì)細(xì)則與機(jī)機(jī)讀目錄錄數(shù)據(jù)交交換格式式二、檔案信信息化建建設(shè)技術(shù)術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由四川省省檔案局局起草，，四川省省質(zhì)量技技術(shù)監(jiān)督督局發(fā)布布。該標(biāo)準(zhǔn)是是建設(shè)四四川省檔檔案信息息資源庫庫的基礎(chǔ)礎(chǔ)之一，，是為建建立全省省統(tǒng)一的的檔案信信息計(jì)算算機(jī)檢索索和管理理體系，，更好地地開發(fā)檔檔案信息息資源，，實(shí)現(xiàn)檔檔案信息息資源共共享而對對全省檔檔案系統(tǒng)統(tǒng)數(shù)據(jù)庫庫建設(shè)提提出的一一個(gè)統(tǒng)一一的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)。二、檔案信信息化建建設(shè)技術(shù)術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（六）《《DA/T46-2009文書類電電子文件件元數(shù)據(jù)據(jù)方案》》（2009-12-16發(fā)布2010-06-01實(shí)施）規(guī)定了以以文件和和案卷形形式的檔檔案為對對象的文文書類電電子文件件形成、、交換、、歸檔、、移交、、保管、、利用等等全過程程元數(shù)據(jù)據(jù)設(shè)計(jì)、、捕獲、、著錄的的一般要要求。適適用于各各級(jí)各類類檔案館館、機(jī)關(guān)關(guān)、團(tuán)體體、企業(yè)業(yè)事業(yè)單單位和其其他社會(huì)會(huì)組織對對計(jì)算機(jī)機(jī)系統(tǒng)中中直接生生成的文文書類電電子文件件（含紙紙質(zhì)文件件、檔案案數(shù)字化化圖像、、文本））的管理理。二、檔案案信息化化建設(shè)技技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)（七）《《版式電電子文件件長期保保存格式式需求》》（DA/T47-2009）（2009-12-16發(fā)布2010-06-01實(shí)施）明確了版版式電子子文件長長期保存存格式的的特征。。適用于于各級(jí)各各類檔案案館、機(jī)機(jī)關(guān)、團(tuán)團(tuán)體、企企業(yè)事業(yè)業(yè)單位和和其他社社會(huì)組織織遴選歸歸檔保存存版式電電子文件件格式，，也適用用于版式式電子文文件格式式標(biāo)準(zhǔn)的的制訂與與相關(guān)軟軟件開發(fā)發(fā)。二、檔案案信息化化建設(shè)技技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)（八）基基于XML的電子文文件封裝裝規(guī)范（DA/T48-2009）2009-12-16發(fā)布2010-06-01實(shí)施規(guī)定了基基于XML的電子文文件封裝裝格式和和要求。。適用于于各級(jí)各各類檔案案館、機(jī)機(jī)關(guān)、團(tuán)團(tuán)體、企企業(yè)事業(yè)業(yè)單位和和其他社社會(huì)組織織對文本本文件和和靜態(tài)圖圖像文件件的文件件級(jí)封裝裝。2010-06發(fā)布（九）數(shù)數(shù)字檔案案館建設(shè)設(shè)指南二、檔案信信息化建建設(shè)技術(shù)術(shù)標(biāo)準(zhǔn)這是全國國數(shù)字檔檔案館建建設(shè)的規(guī)規(guī)范性依依據(jù)。它它確定了了數(shù)字檔檔案館的的基本目目標(biāo)、基基本要求求和基本本架構(gòu)，，提供了了數(shù)字檔檔案館建建設(shè)項(xiàng)目目立項(xiàng)指指導(dǎo)方案案，統(tǒng)一一了全國國數(shù)字檔檔案館建建設(shè)的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)規(guī)范，對對推動(dòng)檔檔案信息息資源社社會(huì)共享享，全面面提高全全國數(shù)字字檔案館館建設(shè)和和應(yīng)用水水平，構(gòu)構(gòu)建具有有中國特特色的數(shù)數(shù)字檔案案館體系系具有重重要意義義。存量檔案案的數(shù)字字化就是是將以紙紙張、膠膠片、音音像等傳傳統(tǒng)載體體保存的的模擬信號(hào)號(hào)檔案通過過掃描、拍拍攝等方式轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)號(hào)檔案。工作內(nèi)容容：建立立目錄數(shù)數(shù)據(jù)庫建立全文文數(shù)據(jù)庫庫。（一）存存量檔案案數(shù)字化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法1、建立目目錄數(shù)據(jù)據(jù)庫（1）標(biāo)準(zhǔn)依依據(jù)：檔檔案著錄錄規(guī)則（2）工作步步驟：①確定著錄錄級(jí)別：：案卷級(jí)級(jí)文件級(jí)②確定著錄錄項(xiàng)目：：題名責(zé)任者文件編號(hào)號(hào)保管期限限時(shí)間檔號(hào)（一）存存量檔案案數(shù)字化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法2、建立全全文數(shù)據(jù)據(jù)庫（1）標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)依據(jù)：：紙質(zhì)檔檔案數(shù)字字化技術(shù)術(shù)規(guī)范（2）基本環(huán)節(jié)節(jié)：檔案整理理、檔案案掃描、、圖像處處理、圖圖像存儲(chǔ)儲(chǔ)、目錄錄建庫、、數(shù)據(jù)掛掛接、數(shù)數(shù)據(jù)驗(yàn)收收、數(shù)據(jù)據(jù)備份、、成果管管理等。。（一）存量檔檔案數(shù)字化三、檔案資源源建設(shè)的途徑徑和方法①檔案整理●目錄數(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備●拆除裝裝訂●區(qū)分掃掃描件和非掃掃描件區(qū)分的原則是是：無關(guān)和重重份的文件要要剔除，有正正式件的文件件可以不掃描描原稿?！耥撁嫘扌拚駲n案整整理登記●裝訂（一）存量檔檔案數(shù)字化三、檔案資源源建設(shè)的途徑徑和方法②檔案掃描●掃描方方式●掃描色色彩模式一一般有黑黑白二值、灰灰度、彩色等等。通常采用用黑白二值。。

頁面面有紅頭、印印章或插有黑黑白、彩色照照片、插圖的的檔案，可用用彩色模式進(jìn)進(jìn)行掃描?！瘛駫呙杳璺直媛蕭邟呙璺直姹媛蕝?shù)的選選擇，原則上上以掃描后的的圖像清晰、、完整、不影影響圖像的利利用效果為準(zhǔn)準(zhǔn)。（一）存量檔檔案數(shù)字化三、檔案資源源建設(shè)的途徑徑和方法③圖像處理●圖像數(shù)數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查查●糾偏●●去去污●圖像拼拼接●裁邊處處理（一）存量檔檔案數(shù)字化三、檔案資源源建設(shè)的途徑徑和方法④圖像存儲(chǔ)●存儲(chǔ)格格式黑黑白二值值模式用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)?；叶饶Ｊ胶筒什噬Ｊ綊呙杳璧奈募?，采采用JPEG格式存儲(chǔ)?！駡D像文文件的命名以以紙質(zhì)質(zhì)檔案目錄數(shù)數(shù)據(jù)庫中每份份文件的檔號(hào)號(hào)為這份文件件掃描后的圖圖像文件命名名。多多頁文件可采采用該檔號(hào)建建立相應(yīng)文件件夾，按頁碼碼順序?qū)D像像文件命名。（一）存量檔檔案數(shù)字化二、檔案資源源建設(shè)的途徑徑和方法⑤目錄建庫●按照《檔案著錄規(guī)則則》(DA/T18)的要求進(jìn)行著著錄，建立檔檔案目錄數(shù)據(jù)據(jù)庫。⑥數(shù)據(jù)掛接●●圖像文文件與目錄數(shù)數(shù)據(jù)庫一一對對應(yīng)，正確率率應(yīng)為100%（一）存量檔檔案數(shù)字化三、檔案資源源建設(shè)的途徑徑和方法⑦數(shù)據(jù)驗(yàn)收●數(shù)據(jù)抽抽檢。比率不不得低于5%?！耱?yàn)收指指標(biāo)。合格率率指標(biāo)95%●驗(yàn)收審核驗(yàn)收"通過"的結(jié)論，必須須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審核、簽字字后方有效。。（一）存量檔檔案數(shù)字化三、檔案資源源建設(shè)的途徑徑和方法⑧數(shù)據(jù)備份●備份范范圍經(jīng)經(jīng)驗(yàn)收合格的的完整數(shù)據(jù)應(yīng)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備備份。

●備備份方式式采采用在線、離離線相結(jié)合的的方式實(shí)現(xiàn)多多套備份，，并注意異地地保存。●●數(shù)據(jù)檢檢驗(yàn)備備份數(shù)據(jù)也應(yīng)應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。。主要包括備備份數(shù)據(jù)能否否打開、數(shù)據(jù)據(jù)信息是否完完整、文件數(shù)數(shù)量是否準(zhǔn)確確等。（一）存量檔檔案數(shù)字化三、檔案資源源建設(shè)的途徑徑和方法⑨數(shù)字化成果管管理●應(yīng)加強(qiáng)強(qiáng)對紙質(zhì)檔案案數(shù)字化成果果的管理，確確保其安全、、完整和長期期可用?！瘛窦堎|(zhì)檔檔案數(shù)字化成成果提供網(wǎng)上上檢索利用時(shí)時(shí)，應(yīng)有制作作單位的電子子標(biāo)識(shí)，并根根據(jù)具體情況況分別采用可可下載或不可可下載的數(shù)據(jù)據(jù)格式（一）存量檔檔案數(shù)字化三、檔案資源源建設(shè)的途徑徑和方法1、標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)：：《電子文件歸檔檔與管理規(guī)范范》《電子公文歸檔檔管理暫行辦辦法》2、電子文件和和歸檔電子文文件：電子文件是指在數(shù)字設(shè)設(shè)備及環(huán)境中中生成，以數(shù)數(shù)碼形式存儲(chǔ)儲(chǔ)于磁帶、磁磁盤、光盤等等載體，依賴賴計(jì)算機(jī)等數(shù)數(shù)字設(shè)備閱讀讀、處理，并并可在通信網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)上傳送的的文件。歸檔電子文件件是指具有參考考和利用價(jià)值值并作為檔案案保存的電子子文件。包括括：內(nèi)容、結(jié)結(jié)構(gòu)與背景信信息（二）增量檔檔案電子化三、檔案資源源建設(shè)的途徑徑和方法3、總體要求（1）保證電子文文件的真實(shí)性性、完整性和和有效性。（2）加強(qiáng)過程管管理與監(jiān)控，，保證管理工工作的連續(xù)性。（3）明確電子文文件歸檔要求求，保證文件件質(zhì)量。（4）一致性。。歸檔電子子文件與相相應(yīng)的紙質(zhì)質(zhì)或其他載體形式的的文件應(yīng)在在內(nèi)容、相相關(guān)說明及及描述上保持一致致。（5）多套制。。歸檔時(shí)，，應(yīng)同時(shí)保保存文件的的電子版本、紙質(zhì)版版本或縮微微品。（6）憑證作用用，對只有有電子簽章章的電子文文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加加有法律效效力的非電電子簽章。。（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法4、電子文件件的真實(shí)性性、完整性性和有效性性保證（1）電子文件件的產(chǎn)生、、處理過程程規(guī)范保證證。（2）電子文件件真實(shí)性保保證。（3）電子文件件完整性保保證：采集集背景信息息和元數(shù)據(jù)。（4）電子文件件有效性保保證（5）電子文件件的處理和和保存應(yīng)符符合國家的的安全保密規(guī)定定。（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法5、電子文件件的收集與與積累（1）收集積累累要求●記錄錄了重要文文件的主要要修改過程程和辦理情情況，有查考價(jià)值值的電子文文件及其電電子版本的的定稿均應(yīng)被保留。?！癖ＷC證電子文件件不被非正正常改動(dòng)。。●集中中存儲(chǔ)以防防散失?！癖４娲媾c電子文文件處理有有關(guān)的參數(shù)數(shù)、數(shù)據(jù)等等?！駥μ滋子媒y(tǒng)一模模板的電子子文件，在在保證能恢恢復(fù)原形態(tài)的情況況下，其內(nèi)內(nèi)容信息可可單獨(dú)進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板板作為電子子文件的元元數(shù)據(jù)保存存?！穸ㄆ谄谥谱麟娮幼游募膫鋫浞荨＃ǘ┰隽苛繖n案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法（2）電子文件件的登記●每份份電子文件件均應(yīng)在《電子文件登登記表》中登記。●電子子文件登記記表應(yīng)與電電子文件同同時(shí)保存。。●電子子文件登記記表如果制制成電子表表格，應(yīng)與與電子文件一一同保存，，永久保存存的電子表表格應(yīng)附有紙質(zhì)質(zhì)等拷貝件件并與相應(yīng)應(yīng)的電子文文件拷貝一起保保存。（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法6、電子文件件的歸檔（1）歸檔要求求文件形成部部門或信息息管理部門門應(yīng)定期把把經(jīng)過鑒定定符合歸檔檔條件的電電子文件向向檔案部門門移交，并并按檔案管管理要求的的格式將其其存儲(chǔ)到符符合保管期期限要求的的脫機(jī)載體體上。（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法（2）鑒定電子文件的的真實(shí)性、、完整性、、有效性確定密級(jí)確定歸檔范范圍劃定保管期期限填寫《歸檔電子文文件移交、、接收檢驗(yàn)驗(yàn)登記表表》（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法（3）歸檔時(shí)間間邏輯歸檔實(shí)實(shí)時(shí)進(jìn)行物理歸檔按按照紙質(zhì)文文件的規(guī)定定定期完成成。（4）檢測檢測內(nèi)容：：硬件環(huán)境境的有效性性;軟件環(huán)境的的有效性;信息記錄格格式;有無病毒感感染等。（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法（5）歸檔●電子文件件歸檔要求求一式3套。歸檔的的載體，按優(yōu)先順序序依次為：：只讀光盤盤、一次寫寫光盤、磁帶、、可擦寫光光盤、硬磁磁盤等。不不允許用軟磁盤盤作為歸檔檔文件長期期保存的載載體。●歸檔后的的電子文件件的載體應(yīng)應(yīng)設(shè)置成禁禁止寫操作的狀態(tài)態(tài)?！裉厥飧袷绞降碾娮游奈募?，應(yīng)在在存儲(chǔ)載體體中同時(shí)存有相應(yīng)應(yīng)的查看軟軟件?！駳w檔完完畢，電子子文件形成成部門應(yīng)將將存有歸檔電子文件件的載體保保存至少1年。（二）增量量檔案電子子化三、檔案資資源建設(shè)的的途徑和方方法7、歸檔電子子文件的整整理（1）歸檔電子子文件的整整理按《歸檔文件整整理規(guī)則》規(guī)定的要求求進(jìn)行。（2）歸檔電子子文件以件件為單位整整理。（3）同一全宗宗內(nèi)的電子子文件按照照年度－保保管期限－機(jī)構(gòu)（問問題）或保保管期限－－年度－機(jī)機(jī)構(gòu)（問題）等等分類方案案進(jìn)行分類類。（4）按電子文文件類別代代碼集中組組織存儲(chǔ)載載體。（5）電子文件件的著錄應(yīng)應(yīng)參照DA/T18進(jìn)行著錄，，同時(shí)補(bǔ)充電電子文件特特有的著錄錄項(xiàng)目和其其他標(biāo)識(shí)，，以以保保證證其其真真實(shí)實(shí)性性、、完完整整性性和和有有效效性性。。（6）將將著著錄錄結(jié)結(jié)果果制制成成機(jī)機(jī)讀讀目目錄錄和和紙紙質(zhì)質(zhì)目目錄錄。。（二二））增增量量檔檔案案電電子子化化三、、檔檔案案資資源源建建設(shè)設(shè)的的途途徑徑和和方方法法8、歸歸檔檔電電子子文文件件的的移移交交、、接接收收與與保保管管（1）移移交交和和驗(yàn)驗(yàn)收收●文文件件形形成成單單位位移移交交驗(yàn)驗(yàn)收收●檔案案保保管管部部門門接接收收驗(yàn)驗(yàn)收收●合格格率率要要求求：：百百分分之之百百●檢檢驗(yàn)驗(yàn)項(xiàng)項(xiàng)目目如如下下：：－載載體體有有無無劃劃痕痕，，有有無無病病毒毒；；－歸歸檔檔電電子子文文件件的的真真實(shí)實(shí)性性、、完完整整性性、、有有效效性性及審審核核手手續(xù)續(xù)；；－登登記記表表、、軟軟件件、、說說明明資資料料等等是是否否齊齊全全；；－對對特特殊殊格格式式的的電電子子文文件件，，應(yīng)應(yīng)核核實(shí)實(shí)其其相相關(guān)關(guān)的的軟件件、、版版本本、、操操作作手手冊冊等等是是否否完完整整。。（二二））增增量量檔檔案案電電子子化化三、、檔檔案案資資源源建建設(shè)設(shè)的的途途徑徑和和方方法法歸檔檔電電子子文文件件移移交交、、接接收收檢檢驗(yàn)驗(yàn)登登記記表表三、、檔檔案案資資源源建建設(shè)設(shè)的的途途徑徑和和方方法法

檢驗(yàn)項(xiàng)目

單位名稱

移交單位

接收單位載體外觀檢驗(yàn)病毒檢驗(yàn)真實(shí)性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)有效性檢驗(yàn)技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗(yàn)填表人（簽名）

年月日

年月日審核人（簽名）

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年月日單位（印章）

年月日

年月日（2）保保管管要要求求●歸歸檔檔電電子子文文件件的的保保管管除除應(yīng)應(yīng)符符合合紙紙質(zhì)質(zhì)檔檔案案的的要要求求外，，還還符符合合下下列列條條件件：：----歸檔檔載載體體應(yīng)應(yīng)作作防防寫寫處處理理。。避避免免擦擦、、劃劃、、觸觸摸記記錄錄涂涂層層。。----單片片載載體體應(yīng)應(yīng)裝裝盒盒，，豎豎立立存存放放，，且且避避免免擠擠壓壓。。----存放放時(shí)時(shí)應(yīng)應(yīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)離離強(qiáng)強(qiáng)磁磁場場、、強(qiáng)強(qiáng)熱熱源源，，并并與與有有害害氣氣體隔隔離離。。----環(huán)境境溫溫度度選選定定范范圍圍：：17度至至20度；；相相對對濕濕度度選定定范范圍圍：：百百分分之之三三十十五五至至百百分分之之四四十十五五。?！駳w歸檔檔電電子子文文件件在在形形成成單單位位的的保保管管，，也也應(yīng)應(yīng)參參照照上上述條條件件。。（二二））增增量量檔檔案案電電子子化化三、、檔檔案案資資源源建建設(shè)設(shè)的的途途徑徑和和方方法法（3）有有效效性性保保證證●歸歸檔電子子文件在在形成單單位和檔檔案保管管部門每每年均應(yīng)對電電子文件件的讀取取、處理理設(shè)備的的更新情情況進(jìn)行一次次檢查登登記。設(shè)設(shè)備環(huán)境境更新時(shí)時(shí)應(yīng)確認(rèn)認(rèn)庫存載體與與新設(shè)備備的兼容容性；如如不兼容容，應(yīng)進(jìn)進(jìn)行歸檔電子子文件的的載體轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換工作作，原載載體保留留時(shí)間不少于于3年?！駥Υ判暂d載體每滿滿2年、光盤盤每滿4年進(jìn)行一一次抽樣機(jī)讀檢檢驗(yàn)，抽抽樣率不不低于百百分之十十，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)時(shí)采取措措施。●對對磁性載載體上的的歸檔電電子文件件，應(yīng)每每4年轉(zhuǎn)存一次。原原載體同同時(shí)保留留時(shí)間不不少于4年。（二）增增量檔案案電子化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法（4）遷移隨著系統(tǒng)統(tǒng)設(shè)備更更新或系系統(tǒng)擴(kuò)充充，應(yīng)及及時(shí)對歸歸檔電子子文件進(jìn)進(jìn)行遷移移操作，，并填寫寫《歸檔電子子文件遷遷移登記記表》。（5）利用用●歸歸檔電子子文件的的封存載載體不應(yīng)應(yīng)外借。。未經(jīng)批批準(zhǔn)任何單位位或人員員不允許許擅自復(fù)復(fù)制電子子文件。?！窭脮r(shí)應(yīng)應(yīng)使用拷拷貝件。?！窭脮r(shí)應(yīng)應(yīng)遵守保保密規(guī)定定?！窭谜邔w檔電電子文件件的使用用應(yīng)在權(quán)權(quán)限規(guī)定定范圍之內(nèi)。。（二）增增量檔案案電子化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法（6）歸檔檔電子文文件的鑒鑒定銷毀毀●參參照國家家關(guān)于檔檔案鑒定定銷毀的的有關(guān)規(guī)規(guī)定執(zhí)行行，且應(yīng)在辦辦理審批批手續(xù)后后實(shí)施。?！駥賹儆诒Ｃ苊芊秶牡臍w檔電電子文件件，如存存儲(chǔ)在不不可擦除載載體上，，應(yīng)連同同存儲(chǔ)體體一起銷銷毀，并并在網(wǎng)絡(luò)中中徹底清清除。不不屬于保保密范圍圍的歸檔檔電子文件件可進(jìn)行行邏輯刪刪除。（7）統(tǒng)計(jì)檔案保管管部門應(yīng)應(yīng)及時(shí)按按年度對對電子文文件的接接收、保保管、利利用和鑒鑒定銷毀毀情況進(jìn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)。（二）增增量檔案案電子化化三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法1、工作依依據(jù)（三）雙雙重采集集三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法（三）雙雙重采集集三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法2、工作原原則：（1）統(tǒng)籌協(xié)協(xié)調(diào)、分分工協(xié)作作、整合合資源、、節(jié)約成本本（2）誰牽頭頭、誰負(fù)負(fù)責(zé)（三）雙雙重采集集三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法3、采集范范圍（1）重要政政務(wù)活動(dòng)動(dòng)：省級(jí)級(jí)以上對對內(nèi)政務(wù)務(wù)接待活活動(dòng)重要會(huì)議議外事活動(dòng)動(dòng)（2）重大活活動(dòng)：重重大節(jié)慶慶、紀(jì)念念活動(dòng)重大商貿(mào)貿(mào)、博覽覽活動(dòng)重大創(chuàng)建建、申辦辦活動(dòng)重要學(xué)術(shù)術(shù)、論壇壇活動(dòng)（3）突發(fā)事事件處置置活動(dòng)：：重大自自然災(zāi)害害重大事故故災(zāi)難突發(fā)公共共衛(wèi)生事事件突發(fā)社會(huì)會(huì)安全事事件（三）雙雙重采集集三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法4、歸檔范范圍（1）文字資資料（2）照片（3）錄音錄錄像（4）標(biāo)志性性實(shí)物（三）雙雙重采集集三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法5、歸檔質(zhì)質(zhì)量要求求（1）歸檔文文件整理理規(guī)則（2）CAD電子文件件光盤存存儲(chǔ)、歸歸檔與檔檔案管理要要求（3）電子文文件歸檔檔與管理理規(guī)范（4）照片檔檔案管理理規(guī)范（三）雙雙重采集集三、檔案案資源建建設(shè)的途途徑和方方法6、歸檔檔時(shí)間間各牽頭頭、承承辦責(zé)責(zé)任部部門在在活動(dòng)動(dòng)結(jié)束束后2個(gè)月內(nèi)內(nèi)向市市檔案案館移移交檔檔案資資料。。成都日日報(bào)、、成都都電視視臺(tái)在在活動(dòng)動(dòng)報(bào)道道結(jié)束束后2個(gè)月內(nèi)內(nèi)向市市檔案案館移移交檔檔案資資料。。1、點(diǎn)擊擊“收文管管理”，錄入入接收收文件件。2、點(diǎn)擊擊“發(fā)文管管理”，錄入入發(fā)文文文件件。3、點(diǎn)擊擊“人工歸歸檔”，錄入入已歸歸檔文文件。。（一））文件條條目錄錄入四、文文檔一一體化化管理理系統(tǒng)統(tǒng)的使使用1、自動(dòng)動(dòng)歸檔檔⑴進(jìn)入入紫晶晶系統(tǒng)統(tǒng)⑵點(diǎn)擊擊自動(dòng)動(dòng)歸檔檔按鈕鈕⑶在分類下的形成年年度前方框框打““√””并輸輸入對對應(yīng)的的四位位數(shù)值值年度度⑷在分類下的保管期期限前的方方框打打“√√”并并選擇擇對應(yīng)應(yīng)的期期限⑸在排列下的文件形形成日日期前方框框打““√””（二））歸檔四、文文檔一一體化化管理理系統(tǒng)統(tǒng)的使使用⑹在排列下的保管期期限前方框框打““√””⑺在編號(hào)下的全宗號(hào)號(hào)、年年度、、保管管期限限、卷卷(盒)號(hào)輸入對對應(yīng)的的內(nèi)容容⑻點(diǎn)擊擊確定定按鈕鈕，⑼在頁數(shù)/盒前的方框框打““√””并輸輸入頁頁數(shù)⑽點(diǎn)擊擊歸檔檔按鈕鈕⑾點(diǎn)擊擊繼續(xù)續(xù)按鈕鈕（二））歸檔四、文文檔一一體化化管理理系統(tǒng)統(tǒng)的使使用2、人工工歸檔檔⑴進(jìn)入入紫晶晶系統(tǒng)統(tǒng)⑵點(diǎn)擊擊人工工歸檔檔按鈕鈕⑶在檔號(hào)一欄輸輸入檔檔號(hào)⑷在空空白處處點(diǎn)擊擊左鍵鍵⑸點(diǎn)擊擊OK按鈕⑹點(diǎn)擊擊歸檔檔文件件目錄錄按鈕鈕⑺分別別輸入入：文件編編號(hào)、責(zé)任者者、題名、日期、頁數(shù)（（號(hào)））等項(xiàng)目目內(nèi)容容⑻點(diǎn)擊擊保存存按鈕鈕⑼點(diǎn)擊擊添加加按鈕鈕進(jìn)行行下一一份文文件的的錄入入（二））歸檔四、文文檔一一體化化管理理系統(tǒng)統(tǒng)的使使用1、快速速檢索索⑴進(jìn)入入紫晶晶系統(tǒng)統(tǒng)⑵點(diǎn)擊擊編目目檢索索⑶點(diǎn)擊擊文件件檢索索⑷在請輸入入檢索索內(nèi)容容輸入相相關(guān)關(guān)關(guān)鍵詞詞⑸點(diǎn)擊擊檢索索（三））檔案檢檢索四、文文檔一一體化化管理理系統(tǒng)統(tǒng)的使使用2、高級(jí)級(jí)檢索索（1）進(jìn)入入紫晶晶系統(tǒng)統(tǒng)（2）點(diǎn)擊擊編目目檢索索（3）點(diǎn)擊擊文件件檢索索（4）點(diǎn)擊擊高級(jí)級(jí)檢索索（5）分別別在““關(guān)鍵鍵字””、““運(yùn)算算符””、““條件件值””中輸輸入相相關(guān)內(nèi)內(nèi)容，，匯總總形成成檢索索條件件（6）點(diǎn)擊擊檢索索（三））檔案檢檢索四、文文檔一一體化化管理理系統(tǒng)統(tǒng)的使使用（三）檔案檢索四、文檔一一體化管理理系統(tǒng)的使使用備注：1、在第⑷步步請輸入檢索索內(nèi)容輸入相關(guān)關(guān)關(guān)鍵詞中，用戶戶輸入兩個(gè)個(gè)或以上關(guān)關(guān)鍵詞時(shí)必必須用空格隔隔開。2、輸入相關(guān)關(guān)關(guān)鍵詞可可為：文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期等已錄入計(jì)計(jì)算機(jī)的任任意內(nèi)容，如進(jìn)進(jìn)行復(fù)雜查查詢，需用用高級(jí)檢索索。3、用戶可根根據(jù)該文件件的檔號(hào)快快速找到該該文件。如文件件掛有全文文，可點(diǎn)擊擊全文瀏覽覽直接瀏覽文文件，還可可點(diǎn)擊動(dòng)態(tài)態(tài)鏈接對文文件進(jìn)行修改改利用。（三）檔案檢索四、文檔一一體化管理理系統(tǒng)的使使用1、全文目錄錄管理⑴進(jìn)入紫晶晶系統(tǒng)⑵點(diǎn)擊全文文管理⑶點(diǎn)擊全文文目錄管理理，單擊需需要建立新新的子目錄的的父目錄，，打開該父父目錄⑷點(diǎn)擊新增增目錄按鈕鈕⑸在用戶輸入欄輸入文件件目錄名稱稱⑹點(diǎn)擊確定定按鈕⑺點(diǎn)擊關(guān)閉閉按鈕（四）全文管理四、文檔一一體化管理理系統(tǒng)的使使用2、全文文件件管理（1）點(diǎn)擊全文文文件管理理（2）分別對源文件位置置和目標(biāo)目錄兩個(gè)目錄選擇框進(jìn)進(jìn)行目錄選選擇，選擇擇源文件所在目錄位位置和文件件入庫后的的存放位置（即目標(biāo)標(biāo)目錄）（3）選擇用戶戶所需文件件（4）點(diǎn)擊傳輸輸文件按鈕鈕（5）點(diǎn)擊關(guān)閉閉按鈕（四）全文管理四、文檔一一體化管理理系統(tǒng)的使使用（6）點(diǎn)擊檔案案整理（7）點(diǎn)擊歸檔檔/卷內(nèi)文件按按鈕（8）在檔號(hào)一欄輸入檔檔號(hào)（9）到位需要要進(jìn)行全文文掛接的機(jī)機(jī)讀目錄（10）點(diǎn)擊全文文掛接按鈕鈕（11）選中對對應(yīng)的文件件（12）點(diǎn)擊選中中退出按鈕鈕（13）設(shè)置全文級(jí)別（14）點(diǎn)擊保存存按鈕（四）全文管理四、文檔一一體化管理理系統(tǒng)的使使用1、進(jìn)入紫晶晶系統(tǒng)2、點(diǎn)擊人工工歸檔按鈕鈕3、在檔號(hào)一欄輸入檔檔號(hào)4、在空白處處點(diǎn)擊左鍵鍵5、點(diǎn)擊OK按鈕6、點(diǎn)擊歸檔檔文件目錄錄按鈕7、點(diǎn)擊目錄錄打印按鈕鈕8、進(jìn)行相關(guān)關(guān)設(shè)置9、點(diǎn)擊打印印按鈕（五）目錄打印四、文檔一一體化管理理系統(tǒng)的使使用1、進(jìn)入紫晶晶系統(tǒng)2、點(diǎn)擊人工工歸檔按鈕鈕3、在檔號(hào)一欄輸入需需要更改的的檔案的檔檔號(hào)4、在空白處處點(diǎn)擊左鍵鍵5、點(diǎn)點(diǎn)擊擊