《檔案管理學(xué)（第四版）》課件第十章 檔案提供利用

第十章檔案提供利用第十章檔案提供利用本章重點講四個方面的內(nèi)容:一、檔案提供利用在檔案工作中的地位和怎樣做好檔案的提供利用工作。二、檔案利用服務(wù)的方式。三、檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)。四、開放檔案。第一節(jié)

檔案提供利用在檔案工作中的

地位和怎樣做好檔案的提供利用工作一、檔案提供利用工作在檔案工作中的地位二、檔案提供利用工作的指導(dǎo)思想三、怎樣做好檔案的提供利用工作一、檔案提供利用工作在檔案

工作中的地位(一)檔案提供利用工作是檔案工作的中心任務(wù)(二)檔案提供利用工作是檔案工作為社會主義事業(yè)服務(wù)的直接體現(xiàn)(三)檔案提供利用工作對整個檔案工作有檢驗和促進作用(四)檔案提供利用工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中最富有活力的一個環(huán)節(jié)一、檔案提供利用工作在檔案

工作中的地位(一)檔案提供利用工作是檔案工作的中心任務(wù)我們不是為檔案工作而做檔案工作,我們做檔案工作總的目的,是提供檔案為社會各項事業(yè)服務(wù),為公眾服務(wù),充分發(fā)揮檔案的作用。從這個意義來說,檔案提供利用工作是實現(xiàn)檔案工作目的的主要手段,從而也就決定了檔案提供利用工作是檔案工作的中心任務(wù),是最重要的一項工作。一、檔案提供利用工作在檔案

工作中的地位(二)檔案提供利用工作是檔案工作為社會主義事業(yè)服務(wù)的直接體現(xiàn)檔案提供利用工作是運用各種方式把檔案信息提供給社會上各行各業(yè)使用,代表整個檔案工作的成果為社會各項事業(yè)服務(wù),直接與利用者發(fā)生關(guān)系,體現(xiàn)檔案工作的服務(wù)性和政治性。只有通過檔案提供利用工作,才能使檔案工作發(fā)揮應(yīng)有的作用,否則檔案工作就失去了方向,乃至失去了存在的意義。所以,在實際工作中,人們總是把檔案提供利用工作做得如何,作為衡量檔案館(室)業(yè)務(wù)開展的尺度,工作好壞的標志。一、檔案提供利用工作在檔案

工作中的地位(三)檔案提供利用工作對整個檔案工作有檢驗和促進作用在檔案提供利用工作中,能夠比較客觀地發(fā)現(xiàn)和了解檔案工作的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的優(yōu)缺點,如收集的檔案是否齊全,整理是否科學(xué),鑒定是否準確,保管是否安全等,從而促使我們采取有效措施改進檔案管理工作。由于利用工作的開展,必然向檔案工作其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提出相應(yīng)的要求,如需要豐富館藏,加強收集工作,提高檢索速度,編制各種檢索工具,采用先進的技術(shù)手段等。這些要求必然促進了這些工作環(huán)節(jié)的開展,使檔案業(yè)務(wù)水平得到不斷提高,科學(xué)管理工作不斷加強。一、檔案提供利用工作在檔案

工作中的地位(四)檔案提供利用工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中最富有活力的一個環(huán)節(jié)檔案提供利用工作與廣大利用者發(fā)生密切的聯(lián)系,是檔案工作聯(lián)系群眾、服務(wù)群眾的紐帶。一方面,通過提供利用工作把收藏的大量檔案信息提供給利用者,滿足多方面的需要,充分發(fā)揮檔案的作用;另一方面,是對檔案工作最實際、最有效的宣傳,能擴大檔案工作在社會上的影響,爭取各方面的重視與支持。當前我國處于歷史發(fā)展的新時期,檔案事業(yè)要發(fā)展,檔案工作要開創(chuàng)新局面,最重要的一環(huán)就是要搞好檔案提供利用工作,使檔案工作在建設(shè)高度的物質(zhì)文明和精神文明中作出應(yīng)有的貢獻。檔案提供利用工作雖然在檔案工作中具有突出的地位,對其他各項業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生深刻的影響,但也不能忽視其他各項業(yè)務(wù)工作對檔案提供利用工作的作用。它們是檔案提供利用工作的基礎(chǔ)和前提條件,檔案提供利用工作不能離開這些工作而存在和發(fā)展,只有搞好了檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作,檔案提供利用工作才能落在堅實可靠的基礎(chǔ)上,否則就會成為無源之水,無本之木,談不上開展檔案的提供利用工作。二、檔案提供利用工作的指導(dǎo)思想檔案提供利用工作的指導(dǎo)思想:全心全意為廣大利用者提供檔案信息服務(wù),最大限度地滿足利用者的檔案信息需求。二、檔案提供利用工作的指導(dǎo)思想檔案提供利用的指導(dǎo)思想,包括以下幾層含義:一是要求檔案館(室)和檔案工作人員要全心全意地為利用者服務(wù),樹立“利用者第一,利用者至上”的觀念,強化服務(wù)意識;二是要求檔案館(室)及其工作人員在檔案提供利用工作中,既要為國家各項工作服務(wù),又要為廣大人民群眾服務(wù);三是最大限度地滿足廣大利用者的檔案信息需求,想方設(shè)法挖掘出館(室)藏中有價值的檔案信息,激發(fā)利用者的現(xiàn)實和潛在的檔案利用需求,全面、及時、準確、有效地為檔案利用者服務(wù),盡最大努力滿足廣大利用者的檔案信息需求。三、怎樣做好檔案的提供利用工作(一)明確服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度(二)熟悉檔案,了解和研究利用者的需要(三)正確處理檔案提供利用和保密的關(guān)系第二節(jié)

檔案利用服務(wù)的方式一、閱覽服務(wù)將檔案提供給利用者閱覽是檔案館(室)利用服務(wù)工作的重要方式。因此,檔案館(室)大都建立閱覽室,它是檔案館(室)為利用者開設(shè)的查閱和研究檔案的場所。二、檔案的外借檔案一般是不借出館外使用的,但是根據(jù)黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作的需要,或某些機關(guān)必須使用檔案原件做證據(jù),不能在閱覽室利用檔案,可以暫時借出去使用。三、制發(fā)檔案復(fù)制本檔案館(室)提供檔案為黨和國家各項工作利用,既可以提供原件,也可以根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本。第二節(jié)

檔案利用服務(wù)的方式四、檔案證明檔案證明是檔案館(室)根據(jù)機關(guān)、團體或個人的詢問和申請,為了證實某種事實在本館(室)保存檔案內(nèi)有無記載和如何記載而摘抄的書面證明材料。五、檔案目錄檔案目錄是聯(lián)系檔案用戶與檔案館(室)的一種重要橋梁。六、檔案展覽

具體內(nèi)容見本章第三節(jié)。七、檔案咨詢

具體內(nèi)容見本章第三節(jié)。八、網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化環(huán)境下檔案利用服務(wù)方式的變化網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化環(huán)境下檔案館(室)利用工作的改變,包括思維方式、工作模式、管理方法等多方面,而且檔案利用服務(wù)的方式也發(fā)生了革命性的變化,主要表現(xiàn)以下幾個方面:第二節(jié)

檔案利用服務(wù)的方式(一)計算機占據(jù)主要利用空間(二)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)成了查閱檔案信息的主要方式網(wǎng)絡(luò)查閱檔案信息可采取以下方式:1.文件下載2.網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫查詢3.網(wǎng)頁瀏覽4.定向網(wǎng)絡(luò)傳遞(三)下載、打印逐步取代復(fù)印檔案(四)利用服務(wù)實現(xiàn)自動化第三節(jié)

檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)一、檔案提供利用的宣傳工作二、檔案咨詢服務(wù)一、檔案提供利用的宣傳工作(一)宣傳內(nèi)容1.宣傳館藏檔案內(nèi)容2.宣傳檔案對社會建設(shè)的作用和實際效果3.宣傳有關(guān)檔案館(室)工作的規(guī)章制度和基本知識(二)宣傳方式1.檔案展覽2.利用電臺、電視、報紙、刊物進行宣傳3.編輯出版檔案史料和編寫各種專題參考資料二、檔案咨詢服務(wù)(一)檔案咨詢的種類1.按內(nèi)容性質(zhì),可分為事實性咨詢、指導(dǎo)性咨詢與檢索性咨詢2.按檔案咨詢的難易程度,可劃分為一般性咨詢和專題性咨詢3.按利用者向檔案部門提出咨詢問題的方式,可劃分為口頭咨詢、書面咨詢和電話咨詢(二)檔案咨詢的步驟1.接受咨詢問題,建立咨詢記錄2.研究分析問題3.查找檔案材料4.答復(fù)咨詢問題5.建立咨詢檔案第四節(jié)

開放檔案一、什么是開放檔案開放檔案,就是將已滿一定保密期限的和可以公開的檔案,解除封鎖、禁令和不必要限制,向社會開放,允許經(jīng)過一定的手續(xù)就可以通過各種方式利用。第四節(jié)

開放檔案二、開放檔案的意義第一,開放檔案是有利于貫徹“開發(fā)信息資源,服務(wù)四化建設(shè)”的新方針,是繁榮科學(xué)文化事業(yè)的一項新政策,對有效地開發(fā)利用檔案信息資源,發(fā)展我國科學(xué)文化事業(yè),對推動社會主義現(xiàn)代化建設(shè),都將產(chǎn)生巨大而深遠的影響。第二,開放檔案是實現(xiàn)檔案館由封閉型、半封閉型向開放型戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化的重大措施第三,開放檔案將對檔案館工作的發(fā)展產(chǎn)生深遠的影響。第四,開放檔案,系統(tǒng)公布和出版檔案史料,撰寫史志,促進歷史科學(xué)的研究,為祖國保存、整理世代流傳珍貴的文化遺產(chǎn),為后代留下檔案,為維護中華民族歷史的真實面貌等方面都將作出積極的貢獻。第四節(jié)開放檔案三、開放檔案的理論依據(jù)(1)檔案價值在一定意義上是一種客體滿足主體需要的關(guān)系及其程度,檔案價值的實現(xiàn),決定了檔案必須向社會開放。(2)隨著時間的推移和條件的變化,檔案機密性的弱化趨勢,決定了檔案最終可以開放。(3)檔案是重要的信息資源,只有使其走向社會供人民群眾利用,才能把深藏于檔案館中的檔案信息變成精神的和物質(zhì)的財富,造福于人類,決定了開放檔案的必要性。(4)檔案是“知識之源、文化之母”,內(nèi)容豐富,可以滿足各行各業(yè)的利用,決定了檔案開放的廣泛性。(5)社會民主化進程促進了檔案的開放。第四節(jié)開放檔案四、檔案開放的標志和條件檔案向社會開放的標志是:開放檔案與受控檔案已經(jīng)分開,并編制有開放目錄;檔案開放的范圍與數(shù)量已經(jīng)同級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)正式批準,并向社會發(fā)布了開放檔案的信息;在接待對象和接待手續(xù)方面已符合法規(guī)要求;已采取不同的形式向社會開放檔案;已有數(shù)量不等的公民持合法證件到檔案館查閱所需要的檔案。檔案開放的條件有:有一定數(shù)量的檔案;檔案已經(jīng)過整理編目;有開放檔案的規(guī)章制度;具備必要的閱覽條件和復(fù)制設(shè)備第四節(jié)開放檔案五、檔案開放的起始時間(1)中華人民共和國成立以前的檔案(包括清代和清代以前的檔案;民國時期的檔案和革命歷史檔案),自本辦法實施之日起向社會開放。(2)中華人民共和國成立以來形成的檔案,自形成之日起滿30年向社會開放。(3)經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案,可以隨時向社會開放。六、如何做好開放檔案的工作應(yīng)把開放檔案作為檔案館工作的著眼點和出發(fā)點,結(jié)合本館實際,采取多種措施,把開放檔案工作做好。第四節(jié)開放檔案六、如何做好開放檔案的工作·開放檔案,既是社會客觀的需要,又是檔案館工作發(fā)展的需要。·因此,應(yīng)把開放檔案作為檔案館工作的著眼點和出發(fā)點,結(jié)合本館實際,采取多種措施,把開放檔案工作做好?！ぞ唧w說就是應(yīng)當繼續(xù)解放思想,增強開放意識,克服一切有礙于開放檔案的思想阻力和障礙;正確處理好開放與保密的關(guān)系,搞好新中國成立后檔案的降密、解密工作,加快新中國成立后檔案的開放速度;切實處理好開放檔案與被控制檔案的