VISIO畫職能流程圖規(guī)范性培訓文檔

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為什么做流程梳理第一部分第二部分

如何進行流程梳理第三部分

流程梳理注意事項第1頁/共25頁1.流程梳理及描述的意義流程描述為什么？將我們的經(jīng)驗總結(jié)出來、傳遞下去、共享開來。流程描述做什么？流程不能停留在人的頭腦中，必須外化，書面化來規(guī)范流程描述可積累（改進）規(guī)范化可執(zhí)行書面流程部門部門部門部門部門部門部門部門第2頁/共25頁1.對于做之間事情的人：知道為什么要做這件事情？了解做這件事情的價值和目的是什么？2.對于做這件事情的人：知道這件事情從什么活動開始，什么活動結(jié)束？以及我們可以提供哪些方面的服務(wù)?3.對于參與這個流程的部門：知道各自的責、權(quán)、利4.對于流程管理者：可以知道企業(yè)各項業(yè)務(wù)之間的相互關(guān)系（這個流程和其他流程的關(guān)系）5.對于管理者和操作者：知道流程中的關(guān)鍵點和這些關(guān)鍵點應(yīng)該怎么做，做到什么程度？6.對于參與者：知道流程業(yè)務(wù)存在的問題。比如哪些事情可以同時做，哪些事情必須先做，哪些事情必須審批？2.通過流程我們能夠知道什么？第3頁/共25頁看看這些流程描述是否能夠給我們這些信息第4頁/共25頁目錄

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流程梳理注意事項第5頁/共25頁1.流程描述內(nèi)容規(guī)范——變更記錄意義：？可追溯，可積累版本變更說明詳細描述版本變更的原因，或者是變更的內(nèi)容變更記錄：記錄每次版本變更單位：填入責任部門流程清單中的流程編號填入編制人員姓名填入審核人員姓名填入批準人員姓名第6頁/共25頁2.流程描述內(nèi)容規(guī)范——流程圖責任部門：即流程的主要職責有誰負責推動和完成，一般在流程圖甬道圖的最左邊目的：我們?yōu)槭裁匆鲞@件事情，這件事情能夠帶來什么價值？范圍：這個流程的起點和終點是什么，適用于哪些業(yè)務(wù)類型？角色：流程中涉及到哪些部門？這些部門的工作內(nèi)容是什么？邏輯關(guān)系：每個流程活動之間的邏輯關(guān)系；流程和流程之間的關(guān)系輸入輸出物：流程中涉及到哪些信息的傳遞流程的客戶：即流程最終產(chǎn)出是給誰的，通常情況下客戶都放在甬道圖的最右邊第7頁/共25頁2.1如何描述流程目的流程目的思考方式充分考慮流程的客戶需要我們提供什么？為此需要思考我們的客戶是誰？充分考慮流程的下一個環(huán)節(jié)需要提供的需求？對于難以辨別客戶的，需要思考流程最終的產(chǎn)出是向哪個環(huán)節(jié)提供的，而哪個環(huán)節(jié)對我們有什么要求？通過實施一系列管理措施以后，能夠為企業(yè)帶來什么？主要針對管理類流程流程目的描述舉例及時準確的提供信息，為……業(yè)務(wù)提供參考依據(jù)管理……業(yè)務(wù)/事情，從而提升……整體水平加強……業(yè)務(wù)的管理，以降低……風險及時提供……產(chǎn)品/服務(wù)/數(shù)據(jù)辨別是否正確的描述目的的關(guān)鍵是要打破砂鍋問到底——為什么要做這項工作？管理這些業(yè)務(wù)有什么價值和意義？這項工作是為誰服務(wù)，為哪些環(huán)節(jié)提供產(chǎn)品？第8頁/共25頁2.2確定流程適用范圍明確流程的起點和終點明確流程適合哪些類型的業(yè)務(wù)采購材料采購設(shè)備采購勞保用品生產(chǎn)原材料辦公用品生產(chǎn)設(shè)備試驗設(shè)備辦公設(shè)備部門1部門2部門3部門4輸入輸出流程的起點和終點流程適用的業(yè)務(wù)類型，首先需要對業(yè)務(wù)進行分類業(yè)務(wù)分類后再判斷這個流程適合于哪些業(yè)務(wù)類型。如招標采購可能適用于生產(chǎn)原材料、生產(chǎn)設(shè)備、試驗設(shè)備的采購如某個績效管理流程可能適用于公司領(lǐng)導(dǎo)、中層員工的績效管理第9頁/共25頁分類（Classification）流程分類：按照流程運轉(zhuǎn)的異同對流程進行分類，劃分為不同的類別，如設(shè)備采購、材料采購流程分級：按照流程運行的先后順序或者階段進行分級，如采購：采購申請、定點定價、采購合同管理人男人老人人男人已婚人士人男人未婚女士北大學生男生女生女博士人男人已婚女人未婚女人分類標準不統(tǒng)一越級分類子類相容不完全分類多子類分類人男人女人已婚男人未婚男人已婚女人未婚女人分類分級的四項原則標準統(tǒng)一：每個層次的分類必須按照同一標準或準則進行層次一致：必須按照事物的屬種包含關(guān)系分層次進行 子項互不相容：分類得出的兩個流程之間必須是不相容（相互獨立）的子項窮盡母項：分類所產(chǎn)生的各項流程之和必須等于上級流程所包含的內(nèi)容 2.2如何確定流程適合的類別性別年齡性別性別+狀態(tài)第10頁/共25頁2.3邏輯關(guān)系先后關(guān)系，即先做什么，后做什么擬定合同合同審查簽訂合同并列關(guān)系，即必須同時完成或者同時開展的工作提出配送需求揀貨物資配送組織配送車輛并并選擇關(guān)系，即從多個內(nèi)容中選擇一個提出質(zhì)量問題處理技術(shù)問題技術(shù)改進生產(chǎn)問題或組織生產(chǎn)第11頁/共25頁2.4流程和流程之間的關(guān)系由于流程范圍的界定，當下一個流程需要鏈接上一個流程時，需要明確出流程和流程之間的關(guān)系需要鏈接上一流程采購需求管理開始活動活動結(jié)束需要鏈接下一個流程開始活動活動結(jié)束付款流程第12頁/共25頁3流程描述內(nèi)容規(guī)范——關(guān)鍵控制點工作標準部門代碼+節(jié)點：活動名稱這個活動能夠?qū)崿F(xiàn)什么目的工作要求：時間要求、質(zhì)量要求、成本要求工作方式：如何做以達到工作要求第13頁/共25頁流程描述基本內(nèi)容流程變更記錄流程圖流程關(guān)鍵點說明第14頁/共25頁目錄

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如何進行流程梳理第三部分

流程描述注意事項第15頁/共25頁在VISIO途中描述流程的方式兩個維度活動流轉(zhuǎn)流程要素部門/崗位維階段維每一個流程都是由不同的階段組成的，要識別每一個流程大的階段，這是認識流程的第一步，不要一開始就深入細節(jié)某活動是由哪個部門或崗位來完成的活動的流轉(zhuǎn)流程的目標流程的客戶流程的觸發(fā)事件流程的輸入、輸出流程的關(guān)鍵控制點流程的要素每個網(wǎng)格內(nèi)的活動是由該部門該崗位在該階段作的活動第16頁/共25頁流程描述格式規(guī)范——流程使用符號說明多選一的時候用或必須同時具備并須同時做當活動為關(guān)鍵控制點時使用接入下一個流程用于鏈接數(shù)據(jù)和活動的關(guān)系箭頭指向活動，表示輸入箭頭背向活動，表示輸出用于鏈接流程各項活動用于表示輸入輸出物等信息包括電子版、紙質(zhì)的表單、數(shù)據(jù)等整個流程圖的內(nèi)容框架第17頁/共25頁3流程描述規(guī)范——流程符號使用示例動作數(shù)據(jù)線，箭頭的方向代表？業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)線表單，包括紙質(zhì)傳遞及系統(tǒng)中的判斷，一定產(chǎn)生？個結(jié)果流程之間的？關(guān)系和版本變更記錄中必須一致縱向部門展示了每個部門的責、權(quán)、利第18頁/共25頁流程描述規(guī)范——流程圖和版本變更記錄以及關(guān)鍵點說明的關(guān)系動作數(shù)據(jù)線，箭頭的方向代表？業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)線表單，包括紙質(zhì)傳遞及系統(tǒng)中的判斷，一定產(chǎn)生？個結(jié)果流程之間的？關(guān)系和版本變更記錄中必須一致第19頁/共25頁流程描述規(guī)范——關(guān)鍵點說明部門代碼+節(jié)點：活動名稱這個活動能夠?qū)崿F(xiàn)什么目的工作要求：時間要求、質(zhì)量要求、成本要求工作方式：如何做以達到工作要求第20頁/共25頁不能

按照你自己的想當然繪制流程

不能

把流程圖局限在你自己的部門

不能

在真空中工作

不能

在確認起點和結(jié)束點前試圖繪制不能

陷入太多的細節(jié)

不能

單兵作戰(zhàn)需要

按實際情況繪制流程

需要

在整個組織內(nèi)思考流程需要

與流程牽涉的人員溝通需要

在開始前確認流程的起點和結(jié)束

需要

高層級的流程圖需要部門之間協(xié)作繪制

流程描述注意事項（一）第21頁/共25頁流程描述注意事項（一）業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀描述時，首先打開“寶成儀表_流程管理_流程描述模板V1.0.vsd”文件，該文件將自動帶有描述符號體系（如果沒有，可以“打開”文件，在文件類型處選擇模具，將已存的符號體系打開）。從“符號體系”中，將“部門分隔線”等符號拖至流程圖相應(yīng)位置。整個圖表的外框尺寸、各部分的相對位置不應(yīng)改變。各部分的字體格式用“楷體_GB2312”，大小為10pt流程編號、流程名稱、版本號，根據(jù)具體情況填寫?！安块T”寫部門名稱，如果是多個部門的，則對這些部門的性質(zhì)進行歸類，然后填入XX部門，如需求部門如果流程內(nèi)容太多，建議調(diào)整流程圖頁面的大小。文件——頁面設(shè)置——頁面尺寸——預(yù)定義的大?。ǜ鶕?jù)需要選擇A4-A0），默認狀態(tài)是A4框架使用第22頁/共25頁流程描述注意事項（一）流程開始的時候，要用流程開始點，標注流程“開始”所有流程符號均用鼠標將標準符號拖到流程圖中活動之間的聯(lián)接使用“連接線”。在流程的結(jié)束點，標注“結(jié)束”