文件管控培訓教材

文件管理培訓XXXXX有限公司2014年8月15日

培訓大綱：1、文件的定義2、文件的作用3、文件的類型4、文件的編碼5、文件的控制6、文件使用中通常存在的幾個現(xiàn)象一、文件的定義:文件(document)：承載信息的媒介。例如：程序文件、圖紙、標準、規(guī)范、

報告、記錄等；◆媒介可以是紙張、光盤或其他電子媒體、照片或標準樣品，或它們的組合。◆信息（3.7.1）是“有意義的數(shù)據(jù)”，定義中的數(shù)據(jù)是一個廣義的概念，是指有意義、有價值的音訊或消息，有意義的數(shù)據(jù)以上述媒介方式存在時，就是文件。二、文件作用1.有利于溝通意圖，統(tǒng)一行動,是體系建立和運

行必需的:

a)滿足顧客要求和質(zhì)量改進；b)提出適宜的培訓；c)重復(fù)性和可追溯性；d)提供客觀的證據(jù)；e)評價質(zhì)量管理體系的持續(xù)適宜性和有效性。2.實現(xiàn)增值:

a)文件的形成本身并不是目的，它應(yīng)當是一項

增值的活動

；b)文件能使一個過程增值，文件才有價值。一個組織為識別、管理好文件，通常對文件進行分層管理,通常對體系文件分層:二階文件三階文件四階文件——質(zhì)量手冊、質(zhì)量計劃——程序文件——作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范、操作規(guī)程…——表單、記錄等三、文件的類型:一階文件討論：外來文件應(yīng)劃分為幾階文件？（1）向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系符合性信息的文件，這類文件稱為質(zhì)量手冊。（2）表述質(zhì)量管理體系如何應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件，這類文件稱為質(zhì)量計劃。（3）是指闡明要求的文件，這類文件稱為規(guī)范。（4）闡明推薦的方法或建議的文件，這類文件稱為指南。（5）提供使過程能夠始終如一完成的信息文件，這類文件包括形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書、圖樣。

（6）為完成的活動或達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件，這類文件稱為記錄質(zhì)量手冊、質(zhì)量計劃、規(guī)范、指南形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書、圖樣、表格、記錄、三、文件的類型:

一個組織的文件的數(shù)量、詳略及采用的媒

介，取決于：◆組織類型、規(guī)模；◆過程的復(fù)雜性和相互作用；◆產(chǎn)品的復(fù)雜性；◆顧客要求；◆人員的能力；◆適用法規(guī)的要求；◆以及滿足質(zhì)量管理體系要求所需證實的程度三、文件的類型:四、文件編碼：4.1文件類型代碼：文件類別文件分類代碼一階文件品質(zhì)手冊QM二階文件程序文件QP三階文件見定義W四階表單4.2制定部門代碼：部門代碼部門代碼部門代碼總經(jīng)辦QMD品管部QD倉儲課CK五金課PD采購部MD組裝課ZJ市場部SD財務(wù)部FD計劃部JH行政部HRD（人事：HRD；總務(wù)：HRD1）工程部RD財務(wù)部CW廠長辦CZB總經(jīng)理GM副總經(jīng)理VGM四、文件編碼：4.3文件編碼原則:（一、二、三階文件編碼）

CT—QM/QP/W—＊＊—000流水號制定部門代碼一、二、三階文件代碼公司代碼四、文件編碼：4.3文件編碼原則:（四階文件編碼）

QR—＊＊—001—＊＊4.4文件編碼原則:（外來文件編碼）

2014—＊＊—＊＊—＊＊

比如說:2007010312代表:2007年1月3日外來文件的第12份文件。版本號（A1、A2…B3）流水號制定部門代碼四階文件代碼當月接收份數(shù)日月年五、文件控制a)為使用文件是充分與適宜的,文件發(fā)布前得到批準;b)必要時對文件進行評審與更新,并再次批準;c)文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別;d)確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本;e)確保文件保持清晰、易于識別;f)…外來文件得到識別,并控制其分發(fā);g)…保留的作廢文件,進行適當?shù)臉俗R文件控制是指對文件的編制、評審、批準、發(fā)放、使用、更改、再次批準、標識、回收和作廢等全過程活動的管理，目的是確保文件的使用現(xiàn)場獲得有關(guān)文件的適用版本，防止作廢文件被使用。

ISO9001：2008標準4.2.3中有明確要求:五、文件控制5.1、文件流通過程文件制訂審核、批準文件發(fā)行文件修訂再審核、批準回收、分發(fā)作廢銷毀↓↓

注意文件編碼、版本編文件清單受控簽收修改版本號

編文件清單回收舊文件受控簽收新文件銷毀舊文件↓↓↓↓

a)文件的編制應(yīng)按照本公司的實際作業(yè)要求和改進措施的落實情況進行編寫，并使之在文件中得到充分體現(xiàn)，使文件具有可操作性。b)文件編寫應(yīng)注意到上下過程之間的銜接，同時須避免重復(fù)或不一致的描述。五、文件控制5.2、文件制訂l

批準時機:文件發(fā)布前→目的:確保文件的適宜性、充分性（文件的適宜性:是指文件內(nèi)容適合于組織及產(chǎn)品情況等;

文件的充分性:是指文件所闡述的要求完整、無漏項等）

。l

批準人:

→不同類型的文件，編制人可能不可，批準人也

可能不同。→批準人:可以一人,也可以多人.

批準人應(yīng)了解文件要求；注：文件編寫ISO沒有明確要求。一般來說不同類型的文件可由不同人員來編寫,編寫人需要熟悉工作要求,文件表達能力較強。五、文件控制5.3、文件審批1.一階文件、二階文件、三階檔、外來文件由電子文件或文本形式發(fā)行；作業(yè)類文件依文本形式發(fā)放。2.加蓋紅色“受控文件”章的文件分發(fā)至各部門；原稿文件作為存檔，不蓋“受控”章。（電子文件發(fā)行不設(shè)此項）3.填寫“受控文件發(fā)放/回收一覽表”并由接收單位簽收；五、文件控制5.4、受控分發(fā)l

文件評審:→必要時,非必須.→組織的結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、顧客要求等的變化，對原發(fā)布的文件進行評審，看有哪些要求不適合目前組織的現(xiàn)狀

。

→評審形式:定期/不定期評審;會簽…五、文件控制5.5、文件評審l

修訂時，須再次得到批準。l

修訂狀態(tài)得到識別?！纾盒抻喦鍐?、修訂一覽表、

……

根據(jù)具體需要進行五、文件控制5.6、文件修訂l

文件的字跡清晰可辨，尤其是重要崗位的得到的文件。l

文件編號：便于不同內(nèi)容的文件應(yīng)易于識別；l

目錄、清單：便于對文件的查找。

五、文件控制5.7、文件清晰、易識別l

防止作廢文件的非預(yù)期使用，及時從所有發(fā)放和使用場所回將收作廢文件。l

作廢文件的處理；l

因某種需要而保留作廢文件，應(yīng)對這些文件進行適當標識，如加蓋“作廢”標識；五、文件控制5.8、作廢文件l包括與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)、顧客提供的圖樣、產(chǎn)品標準等

。l

得到識別；l

控制分發(fā)，以確保使用的外來文件是適用版本。（尤其是顧客的圖樣等）五、文件控制5.9、外來文件1.編碼2.版本3.書寫4.保存期限《表單管制一覽表》5.標識6.作廢五、文件控制5.10、表單、記錄控制1聯(lián)絡(luò)單；1變更通知單；1公