疫情期間實施遠程審核的認證技術要求

疫情期間實施遠程審核的認證技術要求1目的在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間（以下簡稱疫情期間），為確保北京新紀源認證有限公司（以下簡稱XJY）合規(guī)、有效地應用信息和通信技術實施認證審核（以下簡稱遠程審核），闡明相關要求，并有效規(guī)避相關認證風險，特制訂本文件。ICT：信息和通信技術。注：ICT不僅適用于遠程審核，還可適用于傳統(tǒng)現(xiàn)場審核的特殊環(huán)境如虛擬場所。遠程審核：應用ICT,在受審核方物理場所以外的地點對其實施的審核。虛擬場所Virtualsite：虛擬地點指客戶組織完成工作或提供服務所用到的，允許處于不同物理地點的人員執(zhí)行過程的在線環(huán)境。注1：當某過程必須在某一有形環(huán)境實現(xiàn)時不能將其考慮為虛擬場所，如：倉儲、制造、物理檢測實驗、安裝或維修有形產(chǎn)品等。注2：一個虛擬場所（如：一個組織的內部網(wǎng)絡）被當作一個獨立場所來計算審核時間。疫情解除：系指國家或地方政府/權力部門宣布的將疫情防控等級降低到人員可以相對自由流動的狀態(tài)變更。注1：通常系指官方宣布的將中、高級別風險降低到低級別風險或疫情結束的狀態(tài)。注2：個別情況下，如機場、國際航空、機場保潔、國際物流/運輸、旅客運輸、醫(yī)療單位等企業(yè)單位可能有更嚴格的防控要求，此時可以按照企業(yè)的防控等級要求執(zhí)行來理解和應用遠程審核的適用性。注3：人員自由流動系指可方便使用公共交通工具流動，且進出無需居家或集中隔離的情況。2職責風控技術部負責相關認證風險的評估及本文件的擬制并監(jiān)督執(zhí)行；各相關部門、審核組及相關人員負責在其職責范圍內按照本文件要求落實。3運營部對審核員實施評價確認具備遠程審核的能力后方可分派其擔當遠程審核任務。4運營部在調杳確定受審核方申請遠程審核、具備接受遠程審核的意愿和能力、承諾保障ICT技術質量、且完全同意和配合采用ICT審核后，方可受理和組織實施遠程審核。3實施依據(jù)1IAFMD4:2018《強制性文件信息和通信技術（ICT）在審核/評審中應用》；市監(jiān)認證（2020）9號《市場監(jiān)管總局辦公廳關于在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間實施好質量認證相關工作的通知》。CNAS-EC-063:2021《關于遠程審核活動的說明》ISO-APG《ISO9001審核實踐組指南-遠程審核》5T/CCAA36《認證機構遠程審核指南》4具體要求適用性原則適用性一：本文件所稱的應用信息和通信技術（ICT）實施企業(yè)管理體系、產(chǎn)品認證審核或遠程審核（包括相關初審、監(jiān)督審核、再認證審核、變更審核）僅限于：（1）國內疫情期間受審核方所在地區(qū)不能保障審核員自由出入，或認證機構審核員常駐地所在區(qū)域受新冠疫情防控工作影響不能保障自由出入。注：以上所述情況需有充分有效證據(jù)證實，如當?shù)卣桨l(fā)布的文件、或權威公共媒體發(fā)布的信息證據(jù)。初審、再認證、變更審核采用遠程審核的，應當在疫情解除后實施一次補充現(xiàn)場審核確認；監(jiān)督審核采用遠程審核的，視情況是否需要實施現(xiàn)場補充審核；1.3實施遠程審核的，審核人日應予以考慮遠程審核方式；遠程審核原則上只安排一位審核員（同時作為審核組長）實施，以保障審核效果。4.2可受理實施遠程審核的企業(yè)項目具體要求4.2.1符合XJY常規(guī)的申請受理要求；4.2.2企業(yè)與認證領域有關的生產(chǎn)經(jīng)營場所處于正?；蚧菊５倪\行狀態(tài)，具備實施遠程審核的條件（主要指相關ICT設備、軟件、網(wǎng)絡及相關安全性和保密性，安全生產(chǎn)/職業(yè)衛(wèi)生等方面）；注：一些企業(yè)因為涉及國家安全、技術和經(jīng)營保密、現(xiàn)場安全生產(chǎn)和防火防爆控制的要求，和/或現(xiàn)場禁止使用智能手機、電腦筆記本、視頻設備等電子/視頻工具等，此時，遠程審核不適用。此問題應在申請遠程審核時明確告知客戶，否則即使實施了遠程審核，因為關鍵場所和事項的審核缺少視頻巡查，也不可能授予認證合格結論。4.2.3企業(yè)接受遠程審核，且愿意承擔實施遠程審核所需要額外增加的審核時間及相應費用;4.2.4基于認證監(jiān)管要求及XJY認證風險控制的要求，實施遠程審核的全部初審、再認證、變更認證企業(yè)及部分監(jiān)審企業(yè)將會在疫情解除后（不超過疫情解除后三個月）被要求實施補充現(xiàn)場審核確認，企業(yè)須接受相關補充審核并承擔相應費用；企業(yè)如不接受，XJY將按照相關認證規(guī)范要求暫?；虺蜂N其認證證書。4.3申請評審及合同4.3.1遠程審核，需要由企業(yè)提出遠程審核的請求，XJY受理申請人員應告知并與受審核方探討遠程審核可能存在的風險及控制措施。4.3.2企業(yè)在提交常規(guī)申請材料時，須額外提交《信息和通信技術（ICT）審核檢查申請》（詳見附件3）。4.3.3評審人員還應對相關企業(yè)是否具備遠程審核的條件，在合同評審及方案策劃表中進行評審,指派初步準備派遣參加該項目遠程審核的審核員/技術專家參與遠程審核適用性評價，是合適和推薦的實踐。4.3.4應就此與相關企業(yè)在《使用信息和通信技術（ICT）進行遠程審核協(xié)議》中予以明確約定（詳見附件2）并達成一致。4.4審核方案策劃4.4.1遠程審核方案不得減少常規(guī)審核所要求的對審核程序、審核對象、審核事項、審核抽樣、審核時間、審核發(fā)現(xiàn)、審核交流、審核結論等全部要求。所不同的僅僅是將審核員的現(xiàn)場巡視、訪談、文件評審轉換為了遠程信息技術方式。4.4.2在策劃審核方案管理時，項目管理人員應在審核方案中明示有關審核為應用信息和通信技術（ICT）實施的審核或遠程審核，以及計算為此額外增加的審核人日安排并記錄其合理性，如：受新型冠狀病毒感染肺炎疫情影響，按照《市監(jiān)認證［2020）9號》文件的相關精神，本次審核應用信息和通信技術（ICT）實施（遠程審核）；基于遠程審核風險及相關工作和附加措施要求的審核效率影響評估，本次遠程審核增加*人日...。注1：XJY現(xiàn)階段對于需要進行分二個階段審核的情況，遠程審核不能成為豁免第一階段審核的理由。注2：對于需要進行第一階段現(xiàn)場審核的，也必須通過本文規(guī)定的要求進行第一階段現(xiàn)場遠程審核。5審核安排1運營部應提前培訓、考評和確認擬安排實施遠程審核的審核員具備遠程審核能力，確認具備實施遠程審核所需的軟硬件條件。4.5.2在審核通知中應明示相關審核為應用信息和通信技術（ICT）實施的審核或遠程審核，并闡明原因，如：受新型冠狀病毒感染肺炎疫情影響，按照《市監(jiān)認證［2020）9號》文件的相關精神，經(jīng)與貴公司溝通一致，本次審核應用信息和通信技術（ICT）實施（遠程審核）...o審核計劃6.1除應滿足常規(guī)的審核計劃要求外，審核組長還應在審核計劃中明確識別在審核中哪些受審核對象/部門/事項/過程/場所/人員等，需要使用什么信息和通信技術（ICT）,需要時包括如何應用信息和通信技術（ICT）,這些均需在各項審核計劃中標注。如召開視頻會議、提供電子檔文件/記錄、提供現(xiàn)場圖像或視頻證據(jù)或訪問通道、采用何種遠程審核硬件軟件等。注：制定或確認審核計劃時，審核員與企業(yè)人員進行充分的溝通和協(xié)商，有利于后續(xù)執(zhí)行審核計劃的有效性。6.2策劃審核和制定審核計劃時，應策劃實施雙方共同進行遠程審核設施設備的調試所需時間，包括網(wǎng)絡質量、視頻清晰度、傳輸速度、流量控制等重要參數(shù)和質量。這些調試過程不宜包括在常規(guī)的審核時間之內。為此，可策劃在常規(guī)審核時間開始前安排時間進行設備調試。審核實施4.7.1除應符合常規(guī)審核要求外，審核員還應在審核中基于風險的思維，充分意識到應用信息與通信技術的風險和機遇，以及應用這些技術對信息收集有效性和客觀性的影響，合規(guī)、有效收集審核證據(jù)，確定審核發(fā)現(xiàn)，形成審核結論。4.7.2審核員應事先策劃除應留存正常審核證據(jù)外，還應留存適宜的遠程審核證據(jù)，如視頻會議/訪談截圖、電子檔文件/記錄、現(xiàn)場圖像或視頻或遠程訪問結果截圖等。對于現(xiàn)場特性顯著的受審核事項/對象，須通過視頻進行觀察和審核。案例如現(xiàn)場管理狀況（如現(xiàn)場照明狀況、物品碼放、設備安全標簽、人員操作是否正常、安全間距、現(xiàn)場干凈整潔狀況等）、污染物排放的感官狀況（如污染物的顏色信息、危險廢物分類信息）、設備運行感官狀況（如污染物治理設施運行與正常否、安全防護裝置配置及正常否）。審核組應記錄視頻所見信息，評判其符合性。其中對于較高風險場所和事項及重要人員（如總經(jīng)理、主管副總、主管部門領導、重要過程人員）的審核，審核組應通過適度的拍照、截頻甚至錄制包含音頻的視頻的形式留存審核信息。使用視頻巡視期間，當審核組發(fā)現(xiàn)需要特別關注的問題時，應及時通知受審核方接受審核人員放大有關信息畫面。注1：審核組原則上不接受受審核方事先錄制好的現(xiàn)場視頻/音頻信息替代遠程審核要求的同步視頻巡視/交互式音頻訪問。注2：在確保可靠可信前提下，遠程審核時，包含音頻的視頻和音頻的切換使用是可以接受的。注3：應確保遠程審核時的噪聲/照度處于可接受的水平，即不因為噪聲/照度影響遠程訪談/巡視的清晰度和效率（有意的觀察感受設備或環(huán)境噪聲/照度水平等例外）。4.7.4一些電子信息記錄/文檔可以通過網(wǎng)絡遠程傳遞，但一些書面信息則可能需要受審核方事先或事后通過電子掃描/拍照等形式形成電子文檔供審核組評審。在保障清晰前提下，審核組也可通過視頻方式審閱。審核組應記錄書面審核所見信息，并評判符合性。4.7.5審核會議或現(xiàn)場人員訪談，審核員需先通過視頻和互動形式確定參會人員的身份和姓名信息，可適當進行截頻留檔。審核組應保存會議和面談審核所獲信息。受審核方應形成和保留首末次會議簽到信息，并傳輸給審核員存檔。4.7.6任何情況下，如同非遠程審核一樣，遠程審核過程應由審核員主導和控制，巡視要求巡視的地方、查詢要求查詢的文檔記錄、訪問要求訪問的人員、抽查需抽查的樣本，而不是由受審核方主導和控制審核進程。4.7.7審核期間因為信號中斷或設備故障或傳輸延時導致審核中斷，每8小時合計小于半小時可以接受，否則需適當延長遠程審核時間，以確保滿足審核時間要求。注：為審閱文檔、現(xiàn)場轉換審核場所、雙方短暫休息，適當中斷視頻訪問等屬于正常情況，不算作影響審核時間。4.7.8與常規(guī)審核相同，遠程審核應包括所需的對現(xiàn)場分包和承包方有關人員、事務和現(xiàn)場的審核。4.7.9遠程審核需簽字/蓋章的信息資料，可遠程審核時通過真實簽字簽章掃描/拍照方式傳遞,后續(xù)進行原件郵寄（因為郵費限制，可能要等到發(fā)證后）。4.7.10審核員應要求受審核方遠程審核向導或受審核人員完整地保存按審核員指令要求攝錄和拍攝的視頻、音頻和圖像資料，保存期限不少于18個月，以備政府稽查。亦可用于審核員的復查所需。審核員應告知保存這些信息的重要性，它可能影響認證的有效性。審核員在遠程審核后的現(xiàn)場補充審核應抽查這些資料的保存情況。4.7.11審核員應通知受審核方，根據(jù)跟蹤審核的要求，遠程審核期間一些已經(jīng)完成審核的受審核對象/場所可能需要及時地補充遠程審核，否則將可能影響審核的完整性和有效性，最終影響認證結論。受審核方如果不配合這個進程，應給予警告和記錄。4.8審核記錄及報告4.8.1除應符合常規(guī)審核要求外，審核組提交的審核報告及相關記錄還應指出審核實施過程中所應用信息和通信技術（ICT）的范圍（如參考上述審核計劃備注內容在審核記錄及報告中進行相應描述），并評價應用這些信息和通信技術（ICT）的有效性，宜指出未能審核到但應該被審核的那些過程/對象/場所。這一信息對決定過程以及后續(xù)審核非常重要。4.8.2審核員在提交審核案卷時，除應符合常規(guī)審核要求外，還應提交上述4.8所要求留存遠程審核特定要求的適宜證據(jù)，如關鍵審核進程/重要受審核對象的截頻、圖片、關鍵審核過程的短視頻。注1:與常規(guī)審核相似，可簡要記錄/保存符合性的審核發(fā)現(xiàn)，盡可能簡明但保障可追溯性地記錄/保存不符合的審核發(fā)現(xiàn)。注2：除了常規(guī)審核相似的一些重要設施設備/場所/人員/文檔除了需保存文字信息記錄外，有效遠程審核還需保存一些重要審核對象的圖片?/截圖信息證據(jù)供認證評定和后續(xù)認可委評審，包括但不僅限于：共享位置截圖、首末次會議會場、高層訪談、Q-關鍵過程設備、Q/E/S重要監(jiān)視測量設備、S-特種設備、S/E中高危險場所（不含禁用非防爆電器的易燃易爆的危化品倉儲/使用）等、S-登高/臨時動火動電等中高危險作業(yè)、S-OHS員工代表訪談、Q/E/S-倉庫和生產(chǎn)現(xiàn)場（不含禁用非防爆電器的易燃易爆的?；穫}儲/使用）的整潔性/安全性、E/S消防/應急設施、現(xiàn)場外包方場所/作業(yè)/設備、E-污染治理設施/排污口、E-危險廢物存儲場所（不含禁用非防爆電器的易燃易爆的危廢倉儲）/轉移五聯(lián)單/運輸及處置單位資質證書、E/S-特種作業(yè)人員證書、S-三級安全教育培訓合格卡等（范例中E/S/Q/屬于舉例）注3：完全遠程審核無需提交審核員現(xiàn)場打卡信息。9認證決定9.1監(jiān)督審核，經(jīng)認證評審確定遠程審核符合認證要求，則作出保持認證決定，并判斷是否需要遠程審核結束（或疫情或緊急事態(tài)結束）后3個月內補充實施現(xiàn)場審核。如確定需要補充現(xiàn)場而受審核方不答應者、或遠程審核結論為暫不推薦保持認證，認證機構可作出暫停決定,直至所需的現(xiàn)場補充審核完成且結論符合要求，方可恢復保持認證。其他情況與常規(guī)審核相同處理。9.2初次認證、再認證項目、變更審核，經(jīng)認證評審確定（其中再認證項目在證書到期前）遠程審核項目符合認證要求，可簽發(fā)新的認證證書，但疫情解除后，應補充實施現(xiàn)場審核。拒絕接受現(xiàn)場審核者，認證機構將撤銷認證。9.3初次認證、再認證、變更審核項目，經(jīng)認證評審確定遠程審核項目不符合認證要求，不得簽發(fā)或換發(fā)認證證書，但遠程審核結束（或疫情解除）3個月內，經(jīng)補充實施現(xiàn)場審核確定