商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作

15級(jí)廣告學(xué)專業(yè)選修課程授課老師：盧璐CompanyLogo商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作自我介紹CompanyLogo盧璐本科桂林理工大學(xué)博文管理學(xué)院廣告學(xué)研究生廣西大學(xué)新聞與傳播專業(yè)碩士電話Q：1725310083自我介紹CompanyLogo第一講商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的概念1、前言2、商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的特點(diǎn)3、商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的四要素4、商務(wù)文書(shū)的作用第一節(jié)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作概述第二節(jié)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作步驟第三節(jié)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作技巧第四節(jié)商務(wù)文書(shū)的規(guī)范寫(xiě)作第五節(jié)常用公文示范第六節(jié)合同的22個(gè)書(shū)寫(xiě)原則第一節(jié)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作概述按形式來(lái)劃分按內(nèi)容用途來(lái)劃分一、商務(wù)文書(shū)的分類固定格式非固定格式通用商務(wù)文書(shū)禮儀性商務(wù)文書(shū)通用文書(shū)通知、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、介紹信、申請(qǐng)書(shū)、啟事、備忘錄。禮儀文書(shū)邀請(qǐng)書(shū)、賀信、賀電、請(qǐng)柬、慰問(wèn)信、表?yè)P(yáng)信、歡迎詞、歡送詞、答謝詞一、商務(wù)文書(shū)的分類二、商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的作用

《福布斯》雜志的創(chuàng)始人——馬爾克姆·福布斯一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機(jī)會(huì)，幫助你擺脫困境，或者為你帶來(lái)財(cái)富什么叫做溝通？溝通不是你傳遞的信息，而是被別人理解的信息。避免單向溝通，站在讀者角度思考問(wèn)題。溝通是被別人所理解的信息

明明是個(gè)富二代，我卻還要自己上班掙錢(qián)，明明可以開(kāi)豪車，你卻還要擠公交上班，明明可以靠臉吃飯，我卻要努力工作，明明喜歡我，卻不敢告訴我，這就是我和明明的差別。A:“剛剛失戀了，我想靜靜！”B:“可剛剛是誰(shuí)，靜靜又是誰(shuí)？”三、學(xué)習(xí)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的關(guān)鍵

寫(xiě)作步驟及相應(yīng)的重點(diǎn)寫(xiě)作技巧寫(xiě)作的注意事項(xiàng)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作應(yīng)掌握的范例

公文不一定要好文章，可是必須寫(xiě)得一清二楚，十分明確，字穩(wěn)詞妥，通體通順，讓大家不折不扣地了解你說(shuō)的是什么。——葉圣陶四、商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的特點(diǎn)與要素白居易少有引經(jīng)據(jù)典，并不通過(guò)辭藻的堆砌來(lái)追求華麗的文風(fēng)。四、商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的特點(diǎn)與要素四、商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的特點(diǎn)與要素1.商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的特點(diǎn)簡(jiǎn)明（字中無(wú)余字，篇內(nèi)無(wú)贅語(yǔ)）準(zhǔn)確（一字入公文，九牛拔不出）樸實(shí)（不刻意去堆砌辭藻）莊重（不要過(guò)于詼諧幽默）規(guī)范2.商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的要素（1）主旨；（正確，務(wù)實(shí)，集中，鮮明）（2）材料；（收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧）（3）結(jié)構(gòu)；（篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項(xiàng)式）（4）語(yǔ)言?！L(fēng)格平直樸實(shí)莊重，表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡(jiǎn)練”，檢查、用詞準(zhǔn)確）第二節(jié)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作步驟

1.主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)2.將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)步驟一：制定正確的行動(dòng)目標(biāo)我們?cè)诤醯膬?nèi)容與對(duì)方希望采取的行動(dòng)達(dá)成一致，這樣才能有效地把被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)。我們從成功撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)，正確傳遞信息并獲得對(duì)方實(shí)際行動(dòng)的相應(yīng)中，能夠收獲到什么成果。案列在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書(shū)組織全公司的秘書(shū)開(kāi)會(huì)，要求她在確定時(shí)間和地點(diǎn)之后發(fā)一個(gè)郵件通知所有秘書(shū)。關(guān)鍵：通知所有的秘書(shū)都得去開(kāi)會(huì)。確定：所有秘書(shū)在會(huì)議前一個(gè)星期都對(duì)是否參加會(huì)議進(jìn)行確認(rèn)。形式：通知。1.正式程度的判斷依據(jù)：正式指數(shù)2.正式程度的表現(xiàn)

步驟二：決定文章的正式程度

商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)者本身是否很了解目標(biāo)讀者；目標(biāo)讀者的地位比商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)者低嗎；商務(wù)文書(shū)的內(nèi)容是好消息嗎。形式稱謂語(yǔ)氣特別了解讀者——不了解（10-1）下級(jí)：平級(jí)：上級(jí)（10-1）好消息：壞消息（10-1）步驟二：決定文章的正式程度用三個(gè)問(wèn)題來(lái)判斷正式指數(shù)：1、商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)者本身是否很了解目標(biāo)讀者？2、目標(biāo)讀者的地位比商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)者低嗎？3、商務(wù)文書(shū)的內(nèi)容是好消息嗎？特別了解目標(biāo)讀者：10分；不了解甚至很不了解就是1－3分；給自己的下屬寫(xiě)則為10分，平級(jí)則為5分，給自己的上級(jí)寫(xiě)則為1分；如果內(nèi)容為好消息則為10分，壞消息則為1分。這三個(gè)問(wèn)題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書(shū)應(yīng)該越正式。步驟二：決定文章的正式程度正式程度的表現(xiàn)：1、形式這里所謂的“形式”，是指商務(wù)文書(shū)所采用的媒介的形式，例如發(fā)電子郵件、寄書(shū)信或者留便簽等。不同的媒介形式，決定了商務(wù)文書(shū)的體裁、格式以及稱謂等具體內(nèi)容。指出下面哪些媒介是正式媒介宣傳冊(cè)電子郵件政府公文行文正式的電子郵件附件可粘貼便條手寫(xiě)便簽帶抬頭信紙廣告?zhèn)鲉巫悦襟w時(shí)代是指以個(gè)人傳播為主，以現(xiàn)代化、電子化手段，向不特定的大多數(shù)或者特定的單個(gè)人傳遞規(guī)范性及非規(guī)范性信息的媒介時(shí)代，人人都有麥克風(fēng)，人人都是記者，人人都是新聞傳播者。其實(shí)一個(gè)信息的傳遞，跟這個(gè)信息所采用的媒介效率的與其成本是成正比的，如果說(shuō)這個(gè)媒介是免費(fèi)的，那他的傳遞的效率就不會(huì)很高。正式程度的表現(xiàn)：

2、稱謂“稱謂”就是對(duì)目標(biāo)讀者的稱呼。

3、語(yǔ)氣而“語(yǔ)氣”，就指是在撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)的過(guò)程中采取相對(duì)輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴(yán)肅的口氣的選擇。分析以下圍繞主題撰寫(xiě)的商務(wù)文書(shū)的正式指數(shù)1、某公司總經(jīng)理要組織各部門(mén)秘書(shū)共進(jìn)午餐，要求其秘書(shū)代表自己給他們發(fā)送通知郵件。2、某公司的一個(gè)普通員工發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有員工違反禁止在會(huì)議室吃中餐的決定，于是決定給行政部經(jīng)理寫(xiě)一封投訴信。1.把握總體風(fēng)格的依據(jù)：游說(shuō)矩陣2.總體風(fēng)格的設(shè)定

步驟三：設(shè)定文章的總體風(fēng)格

簡(jiǎn)單型說(shuō)服型解決問(wèn)題型艱難型游說(shuō)矩陣多次溝通強(qiáng)調(diào)利益所在較長(zhǎng)篇幅羅列事實(shí)短文即可通知性質(zhì)有問(wèn)有答較長(zhǎng)篇幅不值得花費(fèi)精力案例請(qǐng)分析圍繞以下主題而撰寫(xiě)的商務(wù)文書(shū)的行動(dòng)目標(biāo)、正式指數(shù)以及總體風(fēng)格：某公司總經(jīng)理吩咐其秘書(shū)制定一份購(gòu)買計(jì)算機(jī)的預(yù)算，而這個(gè)秘書(shū)通過(guò)了解得知，由于計(jì)算機(jī)的更新速度非?？?，所以租賃計(jì)算機(jī)比購(gòu)買新機(jī)所付出的費(fèi)用更低。該秘書(shū)打算起草一份商務(wù)文書(shū)就這個(gè)將購(gòu)買計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)為租用計(jì)算機(jī)的想法向總經(jīng)理進(jìn)行匯報(bào)。

1.連貫式2.并列式3.分析問(wèn)題式4.問(wèn)答式5.行動(dòng)結(jié)果式步驟四：選擇文章的層次結(jié)構(gòu)

連貫式突出的重點(diǎn)突出事情的前因后果以及發(fā)展脈絡(luò)。不能顛倒前后順序或者從中間節(jié)選來(lái)閱讀的，否則其表達(dá)的意思就將不再完整。適應(yīng)的情形工作報(bào)告、事故調(diào)查報(bào)告、工程報(bào)告以及程序安裝的說(shuō)明。并列式（“天鵝下蛋式”）突出的重點(diǎn)在文書(shū)中的每一段前面都要有前提摘要，作為后續(xù)并列內(nèi)容的引子。正因?yàn)楦鱾€(gè)層次是并列的關(guān)系。便于讀者按照其興趣或關(guān)注的重點(diǎn)來(lái)分段閱讀。適應(yīng)的情形報(bào)告、總結(jié)以及建議書(shū)。分析問(wèn)題式“只有結(jié)果”：這樣的商務(wù)文書(shū)包括批復(fù)、指示以及命令等，它們通常都沒(méi)有問(wèn)題的原因也沒(méi)有相關(guān)的分析，因?yàn)椴](méi)有這個(gè)必要。“提出問(wèn)題并分析問(wèn)題”：情況簡(jiǎn)報(bào)就屬于這樣的類型。“提出問(wèn)題并解決問(wèn)題”：例如公告和通知就屬于這樣的類型。“提出問(wèn)題、分析問(wèn)題，最后解決問(wèn)題”：這種類型實(shí)際上就包括了處理問(wèn)題從始至終的整個(gè)邏輯關(guān)系，在實(shí)際工作終指導(dǎo)性的通報(bào)和決議就是最好的例子。問(wèn)答式突出的重點(diǎn)設(shè)計(jì)問(wèn)題時(shí)要突出利益以及避免不良后果的方法。適應(yīng)的情形有企業(yè)的內(nèi)刊、內(nèi)部通訊以及操作程序指南等。行動(dòng)結(jié)果式所謂“行動(dòng)結(jié)果式”，就是在商務(wù)文書(shū)中先擺問(wèn)題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實(shí)現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構(gòu)。夏天草坪長(zhǎng)得非常快，一個(gè)星期不剪就會(huì)很難看，夏日剪草是非常痛苦的一件事，我們公司生產(chǎn)的XYZ型號(hào)家庭剪草機(jī)，可以使剪草這項(xiàng)繁重的體力勞動(dòng)變的輕松。經(jīng)過(guò)計(jì)算，我們公司的剪草機(jī)比較同類型機(jī)器，可以節(jié)省30%的時(shí)間以及20%的能源。選擇我們的產(chǎn)品將是你明智的選擇。提綱法輻射法步驟五：列出文章的大綱

1.列出大綱的好處和目的在撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)之前做列出大綱的工作實(shí)際上是磨刀不誤砍柴功的環(huán)節(jié)。撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)是一個(gè)“七分想，三分寫(xiě)”的過(guò)程，列提綱的過(guò)程實(shí)際上就是一個(gè)建立自己思維次序的過(guò)程；在合理的撰寫(xiě)次序確立了之后，具體內(nèi)容的行文就是水到渠成的事情了。2.具體的做法1、提綱法是很常見(jiàn)的一種列提綱的方法，實(shí)際上就是圍繞商務(wù)文書(shū)的核心主旨，按照時(shí)間的順序以及邏輯關(guān)系將主要內(nèi)容全都羅列出來(lái)，然后往里邊填充具體的內(nèi)容。2、輻射法撰寫(xiě)者從一個(gè)中心點(diǎn)出發(fā)，隨性地把聯(lián)想到的東西或者想法都集中在紙上。在西方也被稱之為“腦力激蕩法”或者“頭腦風(fēng)暴法”。有關(guān)申請(qǐng)參加培訓(xùn)的郵件

某公司的一位財(cái)務(wù)人員想報(bào)名參加新會(huì)計(jì)制度的講解培訓(xùn)班，但是由于最近公司在控制成本，原則上是不批準(zhǔn)任何的培訓(xùn)申請(qǐng)的，所以她打算寫(xiě)一份郵件給其經(jīng)理，讓他批準(zhǔn)并支持自己的請(qǐng)求。

步驟六：撰寫(xiě)初稿

在一個(gè)相對(duì)安靜的空間中排除干擾，一氣呵成、一鼓作氣地完成。第三節(jié)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作技巧

（一）運(yùn)用情感指數(shù)增加商務(wù)文書(shū)的親和力情感指數(shù)用在商務(wù)文書(shū)中提到目標(biāo)讀者的次數(shù)減去提到撰寫(xiě)者自己或者公司的次數(shù)，如果結(jié)果為正值（即情感指數(shù)為正），說(shuō)明文書(shū)是以讀者為中心的；如果結(jié)果是負(fù)值（即情感指數(shù)為負(fù)），則難以獲得目標(biāo)讀者的良好感受。馬斯諾的五個(gè)層次需求案例：情感指數(shù)的計(jì)算與調(diào)整“我們很高興的宣布，我們的新圖書(shū)館會(huì)在6月份對(duì)外開(kāi)放，歡迎光臨”。“從6月份開(kāi)始，您可以用新圖書(shū)館來(lái)完善您的研究，我們圖書(shū)館歡迎您的光臨”。3.增加情感指數(shù)的方法

增加第二人稱代詞（您、你、你們）

增加第三人稱的專有名詞（消費(fèi)者、納稅人、員工）

增加讀者的姓名

增加對(duì)讀者的暗指練習(xí)1請(qǐng)計(jì)算以下范例中所表現(xiàn)出來(lái)的情感指數(shù)：各位支持我的讀者：你們好!感謝你們一直以來(lái)支持著小可的書(shū)，我的書(shū)寫(xiě)的也還不夠成熟,，但是還是要謝謝你們的支持，是你們的支持給了我繼續(xù)寫(xiě)下去的動(dòng)力，在這里想告訴大家一件事情，就是我馬上要高考了，所以這段時(shí)間實(shí)在沒(méi)有時(shí)間更新，還請(qǐng)讀者們?cè)?。?qǐng)放心，這本書(shū)不會(huì)成半途而廢的，我會(huì)一直寫(xiě)下去，希望你們繼續(xù)支持我這個(gè)還不成熟的小子。你們是最棒的讀者。耐心等待吧，一切都會(huì)繼續(xù)下去的！

練習(xí)2以下是某公司客戶經(jīng)理在帶其下屬小王參加完一次客戶的會(huì)議后給小王發(fā)的一個(gè)郵件的部分內(nèi)容，由于在這次會(huì)議中該經(jīng)理面對(duì)客戶A公司所提出的諸多問(wèn)題無(wú)法解答而處境尷尬，他認(rèn)為這是因?yàn)樾⊥鯖](méi)有與其進(jìn)行事先溝通所造成的，所以這個(gè)郵件中的語(yǔ)氣顯得相當(dāng)?shù)膰?yán)厲。出于對(duì)小王進(jìn)行適當(dāng)指導(dǎo)的目的，請(qǐng)對(duì)這封郵件進(jìn)行必要的調(diào)整和修改?！啊覀儽仨汃R上處理這件事情，在這次的會(huì)議上我因?yàn)闆](méi)有了解到A公司的最新信息而感到尷尬不堪。對(duì)我來(lái)說(shuō)，這是個(gè)不小的奚落，你我的確應(yīng)該密切關(guān)注他們的情況，我希望從你那里而不是從客戶那里知道最新一切的消息，……”。

小王：非常感謝你讓我參加了昨天的電話會(huì)議。會(huì)議之后，有一點(diǎn)很明顯，那就是你和我需要想出一套方法來(lái)。，確保我能及時(shí)了解A公司的信息。我們需要更為有效地合作，你認(rèn)為你應(yīng)該怎么處理這件事呢？你能夠在工作的每一各階段中，都及時(shí)告訴我最新的消息嗎？咱們明天碰個(gè)面，商量一下行動(dòng)計(jì)劃，怎么樣？（二）努力做到“讀者為尊”站在讀者的角度分析問(wèn)題。他是運(yùn)用情感指數(shù)、提升對(duì)讀者的關(guān)注程度的觀念的一種延伸。（二）努力做到“讀者為尊”

張良的推薦信以下是一封以推薦張良為主要內(nèi)容的推薦信的部分內(nèi)容：“……我非常高興推薦張良加入對(duì)方的戰(zhàn)略團(tuán)隊(duì)，其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，同時(shí)其樂(lè)觀向上的個(gè)性也會(huì)使團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都笑口常開(kāi)?！比绻凑铡白钕忍峒白x者而非自己”的原則，這個(gè)內(nèi)容應(yīng)該如何修改？

“……貴方從張良的加入可以獲得有形和無(wú)形的好處，有形的好處是其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，而其樂(lè)觀向上的個(gè)性也會(huì)給團(tuán)隊(duì)帶來(lái)無(wú)形的好處。……”（三）進(jìn)行有效的反饋1.正面反饋2.修正性反饋3.負(fù)面反饋和沒(méi)有反饋正面反饋人類本質(zhì)中最深遠(yuǎn)的驅(qū)動(dòng)力就是希望具有重要性，換而言之，也就是說(shuō)人類最殷切的需求是渴望得到他人的肯定。——美國(guó)心理學(xué)家威廉·詹姆斯所謂“正面反饋”，就是指對(duì)別人的一種認(rèn)可。修正性反饋當(dāng)需要贊揚(yáng)一個(gè)人的工作時(shí)，一定要及時(shí)且明確。當(dāng)需要批評(píng)一個(gè)人時(shí)，就可以用修正性的反饋，也稱之為“漢堡包”原則。第一塊面包指出某人的優(yōu)點(diǎn)，中間的牛肉是指還存在哪些需要改進(jìn)的項(xiàng)目，最下面一塊面包是一種鼓勵(lì)和期望。優(yōu)點(diǎn)不足鼓勵(lì)和期待（四）增加商務(wù)文書(shū)的緊迫性

時(shí)間的規(guī)范性

時(shí)間的精確性

時(shí)間的通用性時(shí)間的規(guī)范性

避免使用昨天、今天、明天、今年等時(shí)間約束不明確的時(shí)間代詞，這樣的表述并沒(méi)有太大的實(shí)際意義。時(shí)間的精確性

在會(huì)議記錄或者電報(bào)等商務(wù)文書(shū)中則更加要把握時(shí)間的精確性，應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時(shí)、幾分甚至還有幾秒等精確的時(shí)間，并且越精確越好。時(shí)間的通用性

最后，就是要特別注意時(shí)間使用的通用性，具體的要求范例包括：①商務(wù)文書(shū)中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫(xiě)為03年，也不要稱之為民國(guó)92年；②在商務(wù)文書(shū)落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③盡量不要用農(nóng)歷；④注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯(cuò)誤情況。（五）增加可信度

“可信度”：就是讓自己的文書(shū)在目標(biāo)讀者那里看起來(lái)非常的值得相信；而要做到這一點(diǎn)，就必須在商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)過(guò)程中做到言之有物，將撰寫(xiě)者自己實(shí)際經(jīng)歷的東西表達(dá)出來(lái)?！拔覀?cè)谂Φ膼?ài)護(hù)環(huán)境”我們通過(guò)回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛(ài)護(hù)環(huán)境”。（五）增加可信度

第一講商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的概念（一）商務(wù)文書(shū)的分類（二）商務(wù)文書(shū)的作用（三）商務(wù)文書(shū)的特點(diǎn)（四）商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作要素第二講如何寫(xiě)出好文章步驟一：制定正確的行動(dòng)目標(biāo)步驟二：決定文章的正式程度步驟三：設(shè)定文章的總體風(fēng)格步驟四：選擇文章的結(jié)構(gòu)層次步驟五：列出大綱步驟六：撰寫(xiě)初稿課前回顧第三講如何使文章生動(dòng)有效（一）增加情感指數(shù)（二）讀者為尊（三）進(jìn)行有效的反饋（四）增加文章的緊迫性（五）增加可信度（六）行文簡(jiǎn)潔課前回顧（六）做到行文簡(jiǎn)潔1.采用電報(bào)文體2.另加附件3.詞句力求簡(jiǎn)單精煉4.多用主動(dòng)語(yǔ)式5.適當(dāng)運(yùn)用縮略語(yǔ)1.采用電報(bào)文體

要使商務(wù)文書(shū)短小精干，可以采用電報(bào)文體。所謂的“電報(bào)文體”，就是在這種文體中一個(gè)字就有很多的意義，這就需要撰寫(xiě)者對(duì)文章中的每一個(gè)字都要進(jìn)行斟酌，做到惜字如金。寧用短詞，不用長(zhǎng)詞?！惶m克林品牌定位：1、商務(wù)bussiness滿足目標(biāo)群體場(chǎng)合需求展現(xiàn)自信和品味2、簡(jiǎn)約simple不張揚(yáng)不失韻味不外露不失個(gè)性3、時(shí)尚fashion體現(xiàn)設(shè)計(jì)感注重搭配表現(xiàn)自我利郎簡(jiǎn)約主義1、多則惑，少則明2、繁華閱盡出，簡(jiǎn)約不簡(jiǎn)單作為絲織花卉的領(lǐng)導(dǎo)廠商，不管是婚嫁、團(tuán)聚，還是商務(wù)會(huì)議，或是其他場(chǎng)合，我們能夠根據(jù)您的要求定制出美妙場(chǎng)景，根據(jù)色彩搭配點(diǎn)綴季節(jié)花卉，力求做為您心目中的理想景觀。我們保證每一處場(chǎng)景布置都按照您的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)并且承諾準(zhǔn)時(shí)交活，確保達(dá)到或者低于您的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。作為絲織花卉的領(lǐng)導(dǎo)廠商，我們能夠根據(jù)制作出美妙圓滿的場(chǎng)景布置。所有布置在顏色的安排上都會(huì)以季節(jié)花期為特色，以此創(chuàng)造出您所期望的環(huán)境背景。管是婚嫁、團(tuán)聚，還是商務(wù)會(huì)議，或是其他場(chǎng)合，我們的花卉都是最好的。我們也承諾，我們的定制、設(shè)計(jì)、準(zhǔn)時(shí)交付，并符合或低于您的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。第四節(jié)商務(wù)文書(shū)的規(guī)范寫(xiě)作

（一）數(shù)字的使用規(guī)范在以下列示的內(nèi)容中，數(shù)字的使用都存在不規(guī)范的問(wèn)題：1、“對(duì)于項(xiàng)目管理人才的需求每年都在增加”2、“您的賬款已經(jīng)過(guò)期了”

3、“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，增加了8%”。（缺乏產(chǎn)量增加的比較基準(zhǔn)期）“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，相比去年同期增加了8%”。4、“本公司大專文化程度的員工由過(guò)去的54%上升到78%，本科文化程度的員工由過(guò)去的29%上升到53%”（由過(guò)去占總?cè)藬?shù)的···）（一）數(shù)字的使用規(guī)范1.真實(shí)準(zhǔn)確2.各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等3.統(tǒng)計(jì)口徑一致4.列舉數(shù)字有可比性5.注意倍數(shù)關(guān)系6.分清楚漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場(chǎng)合4.列舉數(shù)字有可比性前文案例中有關(guān)氯化鉀產(chǎn)量的例子就是列舉數(shù)字缺乏可比性的典型。

除了明確數(shù)字比較的基準(zhǔn)之外，根據(jù)我國(guó)公文寫(xiě)作的法規(guī)規(guī)定，按慣例“××以上”以及“××以下”都應(yīng)該示包含該數(shù)字在內(nèi)的。10人以上需要得到總經(jīng)理的批復(fù)。10人以上需要得到總經(jīng)理的批復(fù)（含10人）。5.注意倍數(shù)關(guān)系在商務(wù)文書(shū)中，數(shù)字之間的倍數(shù)關(guān)系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示數(shù)字變化的用語(yǔ)上。“降低70%”與“降低了70%”表達(dá)的是同樣的倍數(shù)關(guān)系，即原來(lái)為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%；（1-70%）而“降低到70%”則不同，它表示原來(lái)為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%。（到、至、為）6.分清楚漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場(chǎng)合“商務(wù)文書(shū)中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)和具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字”。詞組慣用語(yǔ)：三心二意不能寫(xiě)成3心2意縮略語(yǔ)：“三個(gè)代表”成文日期：二〇一五年十一月十日（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對(duì)商務(wù)文書(shū)中的幾級(jí)嵌套的分層次編號(hào)。在這個(gè)方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體要求為：結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號(hào)用“一”、“二”、“三”……來(lái)表示；結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號(hào)用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來(lái)表示；結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號(hào)可以用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3來(lái)表示；結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號(hào)可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來(lái)表示。1．第一級(jí)標(biāo)題序碼用：一、二、三、……不能寫(xiě)成：一.二.三.……2．第二級(jí)標(biāo)題序碼用：（一）（二）（三）不能寫(xiě)成：（一）、（二）、（三）、3．第三級(jí)標(biāo)題序碼用：1．2．3．……（“．”時(shí)要注意切換成全角，不能用鍵盤(pán)上的小數(shù)點(diǎn)，更不能圖省事而用頓號(hào)“、”）不能寫(xiě)成1、2、3、……鍵入標(biāo)點(diǎn)“．”時(shí)要注意切換成全角。數(shù)字與序號(hào)的用法4．第四級(jí)標(biāo)題序碼用：⑴⑵⑶……不能寫(xiě)成⑴、⑵、⑶、……也不能寫(xiě)成（1）（2）（3）……序碼“⑴⑵⑶”從插入菜單的特殊符號(hào)項(xiàng)的數(shù)字序號(hào)處選出鍵入。5．第五級(jí)標(biāo)題序碼用：①②③……不能寫(xiě)成①、②、③、……序碼“①②③”從插入菜單的特殊符號(hào)項(xiàng)的數(shù)字序號(hào)處選出鍵入。數(shù)字與序號(hào)的用法一、阿拉伯?dāng)?shù)字后面用黑圓點(diǎn)；二、漢字?jǐn)?shù)字后面用頓號(hào)；三、“第一”“第二”“第三”后面用逗號(hào)；四、帶括號(hào)的序號(hào)和帶圓圈的序號(hào)，后面不再加頓號(hào)、逗號(hào)之類；五、第一編”“第一章”“第一節(jié)”或“壹”的后面不用標(biāo)點(diǎn)，與后面的文字之間空一個(gè)漢字位置即可。數(shù)字與序號(hào)的用法（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性（三）計(jì)量單位的使用規(guī)范正確使用錯(cuò)誤使用長(zhǎng)度單位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率單位千瓦、瓦馬力、度質(zhì)量重量單位千克、公斤、噸、克、毫克斤、兩熱能單位焦耳千卡體積單位升、毫升公升、立升土地面積單位公頃、平方米畝、平方丈（四）綜合校對(duì)的注意事項(xiàng)1.做旁觀者2.做朗讀者3.做求教者

人們對(duì)于自己的撰寫(xiě)的文章通常都會(huì)覺(jué)得很順眼，其實(shí)不然。在綜合校對(duì)的過(guò)程中，撰寫(xiě)者首先要將自己定位于一個(gè)旁觀者，對(duì)自己的文章進(jìn)行冷處理并反復(fù)審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯(cuò)誤。語(yǔ)言的連貫性，放在口頭上最容易辨別出來(lái)?！~圣陶以小學(xué)生的心態(tài)來(lái)就自己的作品反復(fù)地向周圍的人們請(qǐng)教（五）詞語(yǔ)的使用規(guī)范

“等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法分辨清楚。

1．表示列舉未盡且后面再無(wú)其他詞語(yǔ)的時(shí)候，“等”和“等等”都可以使用，而當(dāng)后面有其他詞語(yǔ)的時(shí)候則只能用“等”；例如：（１）林區(qū)的職工、機(jī)關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等，都要節(jié)約能源；（２）林區(qū)的職工、機(jī)關(guān)、學(xué)校企業(yè)等單位，都要節(jié)約能源；

２．無(wú)論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項(xiàng)，但其中有一個(gè)特例，即當(dāng)前面這個(gè)詞是一個(gè)專有名詞或者人名時(shí)，可以只列舉一個(gè)后面用“等”概括。例如：（１）有蘿卜、茄子、大豆等蔬菜。（２）習(xí)近平等國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人出席會(huì)議。

３．表示列舉未盡且細(xì)指人的名詞和專有名詞的時(shí)候，一般只能用“等”；例如：（１）美國(guó)、俄羅斯、英國(guó)等國(guó)家參與到本次博覽會(huì)當(dāng)中。４．“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語(yǔ)之間則可以用逗號(hào)隔開(kāi)。

錯(cuò)誤示范：葡萄、橘子、榴蓮，等。（五）詞語(yǔ)的使用規(guī)范

等OR等等？請(qǐng)判斷以下的用法是否正確：（１）林區(qū)的職工、機(jī)關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（2）陳某某等竟然至黨紀(jì)國(guó)法于不顧，公然收取賄賂；（3）長(zhǎng)江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；（4）中小學(xué)校要充分利用多種形勢(shì)經(jīng)常向中小學(xué)生進(jìn)行交通安全常識(shí)的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。

標(biāo)點(diǎn)符號(hào)實(shí)際上分為點(diǎn)號(hào)和標(biāo)號(hào)兩大類：

點(diǎn)號(hào)句末點(diǎn)號(hào)：句號(hào)、問(wèn)號(hào)和嘆號(hào)；句內(nèi)點(diǎn)號(hào)：逗號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)和冒號(hào)。標(biāo)號(hào)標(biāo)號(hào)包括了以下9種：①引號(hào)，又可分為單引和雙引；②括號(hào)，在商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作范圍內(nèi)我國(guó)承認(rèn)的括號(hào)主要有3種；③破折號(hào)；④省略號(hào)；⑤著重號(hào)，用于在需要突出的內(nèi)容下用點(diǎn)做出標(biāo)記；⑥連接號(hào)，即兩個(gè)同類詞語(yǔ)中間的那一小橫，“秦嶺—淮河”⑦間隔號(hào)，通常用于西方人名之間，例如邁克·喬丹；⑧書(shū)名號(hào)；又可分為單書(shū)名號(hào)和雙書(shū)名號(hào)；⑨專名號(hào)，即畫(huà)于特點(diǎn)文學(xué)作品下邊的橫線。末點(diǎn)號(hào)。（六）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范（六）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范1.常見(jiàn)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤以下的范例中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用是否存在錯(cuò)誤：“嚴(yán)禁中外記者利用采訪進(jìn)行挑唆，煽動(dòng)性宣傳報(bào)道”；“一、二十字，二、三十年代，七、八十歲”；“經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目有餛鈍、餃子、面條……等等”；“通過(guò)這件事我們深刻體會(huì)到：依靠群眾、堅(jiān)持調(diào)查研究的重要性”。2.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的種類

點(diǎn)號(hào)；標(biāo)號(hào)3.具體的用法反問(wèn)句的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)引號(hào)的用法括號(hào)的用法省略號(hào)的用法反問(wèn)句的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

在同樣一個(gè)反問(wèn)句中，需要表現(xiàn)特別強(qiáng)調(diào)的語(yǔ)氣的時(shí)候就用感嘆號(hào)，而當(dāng)所表現(xiàn)的語(yǔ)氣一般強(qiáng)烈的時(shí)候則選擇使用問(wèn)號(hào)。在使用引號(hào)的時(shí)候，需要注意以下的情況：①非法規(guī)性的文件，用引號(hào)加以強(qiáng)調(diào)而不用書(shū)名號(hào)。例如，準(zhǔn)發(fā)××省××廳“關(guān)于人文韓大招生問(wèn)題的通知”；②特定稱謂用引號(hào)，例如“渤海二號(hào)”鉆井平臺(tái)，“神舟六號(hào)”等；③縮略語(yǔ)可以用引號(hào)，例如“農(nóng)轉(zhuǎn)非”④需要著重的論述對(duì)象用引號(hào)予以標(biāo)識(shí)，例如有物就是要有內(nèi)容，有序就是要有條理，那么加上引號(hào)變?yōu)椤坝形铩焙汀坝行颉敝螅褪潜砻髯髡咴诜謩e的句子當(dāng)中分別強(qiáng)調(diào)說(shuō)明有物和有序。引號(hào)的用法括號(hào)的用法

括號(hào)可以表示一個(gè)文件的成熟程度，比如說(shuō)某一個(gè)政府文件是試行辦法還是最終的版本，只能用于需要進(jìn)行說(shuō)明的詞語(yǔ)的結(jié)尾，例如《××市人民政府住房公積金管理辦法（試行）》。發(fā)文字號(hào)中年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)〔〕括入，如〔2014〕，不能用方括號(hào)[]括入，如[2014]。六角括號(hào)〔〕從插入菜單的特殊符號(hào)項(xiàng)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)處選出鍵入。省略號(hào)的用法

省略號(hào)表示的是引文的省略、列舉的省略或者說(shuō)話斷斷續(xù)續(xù)的狀態(tài)，需要特別注意的是，省略號(hào)不能與“等”以及“等等”這些詞語(yǔ)一起使用。（1）點(diǎn)號(hào)可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開(kāi)頭；換而言之，點(diǎn)號(hào)應(yīng)該要緊跟前面意思的文字，而不要把它單獨(dú)放到下一個(gè)行。（2）標(biāo)號(hào)中的引號(hào)、括號(hào)和書(shū)名號(hào)，前半個(gè)不能放在一行文字的末尾，而后半個(gè)則不能放在一行的開(kāi)頭；

（3）標(biāo)號(hào)中的省略號(hào)和破折號(hào)，不可以一半在前一行文字中同時(shí)另一半在后一行文字中；（4）引文結(jié)尾處的句號(hào)和引號(hào)，如果引用語(yǔ)是作為一個(gè)獨(dú)立整體存在，則句號(hào)在先；反之，則句號(hào)在后。4.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置找錯(cuò)題《中共中央關(guān)于委托中央黨校創(chuàng)辦“求是”雜志的決定》《某某市人民政府關(guān)于進(jìn)一步保持“清正廉潔”問(wèn)題的決定》《高等學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》（試行）《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理（暫行）辦法》第五節(jié)常用公文示范

（一）通知1.通知的適用范圍2.通知的適應(yīng)性3.通知的種類

會(huì)議通知

指示性通知

批準(zhǔn)性通知

發(fā)布性通知

知照性通知

周知性通知4.通知的寫(xiě)作格式

標(biāo)題

送與對(duì)象

正文

署名

附件請(qǐng)找出以下通知范例中存在的問(wèn)題：酒店辦公室通知各部門(mén)經(jīng)理：經(jīng)董事會(huì)研究決定，定于12月20日，在虎域風(fēng)景區(qū)召開(kāi)各部門(mén)主任會(huì)議。會(huì)議為期三天，主要匯報(bào)各部門(mén)全年工作的完成情況并研究明年工作計(jì)劃。要求各部門(mén)主任或副主任至少一人參加。參加會(huì)議的人員，酒店負(fù)責(zé)提供車輛接送；每人隨身所攜帶的物品體積不得大于三平方米，不得重于兩斤；會(huì)后酒店會(huì)將會(huì)議人員送往大約200里外的餐廳。會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)，希望大家準(zhǔn)備好必備的生活用品。2003年12月16日（二）報(bào)告1.報(bào)告的種類工作報(bào)告情況報(bào)告答復(fù)報(bào)告建議報(bào)告2.報(bào)告的寫(xiě)作格式標(biāo)題：“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”但其中的發(fā)文機(jī)關(guān)可以省略；開(kāi)頭應(yīng)先寫(xiě)“關(guān)于××事情現(xiàn)做如下報(bào)告”；內(nèi)容一些必須的套話，例如“以上報(bào)告請(qǐng)審閱”或“報(bào)告如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等。（三）請(qǐng)示1.請(qǐng)示的特點(diǎn)事前行文一事一請(qǐng)需要批復(fù)2.請(qǐng)示的寫(xiě)作格式基本與前兩種商務(wù)文書(shū)一樣，但在最后結(jié)尾的時(shí)候需要注意：

加上“妥否，請(qǐng)批示”；

加上“以上如認(rèn)為可行，請(qǐng)批準(zhǔn)有關(guān)單位執(zhí)行”；

在署名和時(shí)間部分必須要加蓋印章。請(qǐng)找出以下請(qǐng)示范例中存在的問(wèn)題：×河縣稅務(wù)局文件（2003）×稅字第1號(hào)×河縣稅務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×河面粉廠要求免稅的請(qǐng)示××市稅務(wù)局：據(jù)我們了解，該廠2003年計(jì)劃利潤(rùn)40～50萬(wàn)元，如征稅企業(yè)尚有一定盈利，是否還給予免稅照顧，請(qǐng)市局權(quán)衡審定。現(xiàn)將該面粉廠關(guān)于免征2003年國(guó)家稅金的請(qǐng)示轉(zhuǎn)發(fā)給市局。該面粉廠2000年投入面粉生產(chǎn)以來(lái)到2002年底均享受免征工商稅照顧，免征稅款7.7萬(wàn)元。這個(gè)廠的廣大干部和職工在2002年計(jì)劃產(chǎn)量增長(zhǎng)了