中外秘書比較課件

中外秘書比較－－王琦緒

論中外秘書比較研究的目的

中外秘書比較的內(nèi)容及方法第一節(jié)中外秘書比較研究的目的1、為了適應(yīng)國(guó)際交往的需要

在目前開放的國(guó)際交往中，領(lǐng)導(dǎo)者的國(guó)際交往是關(guān)鍵，其國(guó)際交往的指導(dǎo)思想、方式、過程及有效程度，對(duì)經(jīng)濟(jì)、政治、科技、文化等各個(gè)領(lǐng)域的國(guó)際交流成效有著決定性的影響，作為各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)者身邊的輔助人員，秘書的國(guó)際交往事務(wù)以及對(duì)外事務(wù)中的服務(wù)水平，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的國(guó)際交往活動(dòng)有著重要的影響。

2、為了適應(yīng)現(xiàn)代管理和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的需要

現(xiàn)代管理不再是簡(jiǎn)單的組織內(nèi)各要素的管理，它是對(duì)人、財(cái)、物、事、時(shí)、空，以及機(jī)遇的把握和環(huán)境變化的適應(yīng)和反應(yīng)的綜合管理。現(xiàn)代秘書應(yīng)當(dāng)是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的綜合性參謀助手，在領(lǐng)導(dǎo)處理對(duì)內(nèi)對(duì)外事務(wù)中，全方位地發(fā)揮輔助和服務(wù)作用。3、為了適應(yīng)我國(guó)秘書理論與實(shí)踐發(fā)展的需要

我國(guó)傳統(tǒng)的秘書工作理論是對(duì)傳統(tǒng)秘書工作經(jīng)驗(yàn)的概括和總結(jié)。

加強(qiáng)中外秘書工作的研究，有利于我國(guó)秘書工作理論借鑒西方發(fā)達(dá)國(guó)家秘書理論的有益部分，更好地指導(dǎo)秘書工作實(shí)踐。第二節(jié)中外秘書比較的內(nèi)容及方法

一、中外秘書比較的基本內(nèi)容

1、發(fā)展歷史比較原始社會(huì)、奴隸制社會(huì)、封建社會(huì)、近現(xiàn)代社會(huì)（晚清、民國(guó)、戰(zhàn)爭(zhēng)年代）2、現(xiàn)實(shí)狀況比較秘書工作職能、環(huán)境、程序、方法，秘書的知識(shí)能力要求，秘書組織機(jī)構(gòu)的管理模式等3、發(fā)展趨勢(shì)比較研究

中外秘書工作在許多業(yè)務(wù)活動(dòng)的方法上操作上程序上有著相近或者可以相互借鑒之處，通過發(fā)展趨勢(shì)的比較，有利于取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)共同發(fā)展。第一章中外秘書參謀比較秘書參謀職能基礎(chǔ)的異同秘書參謀職能體現(xiàn)的異同秘書參謀方式的異問第一節(jié)秘書參謀職能基礎(chǔ)的異同一、相同相近之處

1、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書參謀的需要

領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書參謀的需要，一是適應(yīng)不斷發(fā)展變化環(huán)境的需要。秘書處于職能綜合與信息綜合的地位，因此，其參謀輔助活動(dòng)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者主事者具有不可替代的重要作用。二是承擔(dān)責(zé)權(quán)壓力的需要。三是科學(xué)決策的需要。

2、秘書具有參謀輔助的便利條件

中外秘書都具有對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮參謀輔助的便利條件。

具體體現(xiàn)：一是秘書處于組織管理的中介位置。二是秘書處于信息樞紐位置，便于在信息輸入、轉(zhuǎn)換、輸出的運(yùn)作中，發(fā)揮參謀輔助作用。三是秘書工作具有綜合職能的優(yōu)勢(shì)，便于站在領(lǐng)導(dǎo)工作需要及全局的高度，發(fā)揮參謀輔助作用。四是秘書具有近身溝通的便利，更有利于發(fā)揮參謀輔助作用。由于秘書具有這種基本特征，其參謀輔助作用才具有其他人員所不可替代的特點(diǎn)。二、不同之處

1、參謀輔助環(huán)境的差異中國(guó)與西方國(guó)家的政治經(jīng)濟(jì)管理體制不同。（1）中國(guó)的領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的政治地位是平等的，政治方向是一致的，領(lǐng)導(dǎo)與秘書只是工作上的分工不同。（2）西方國(guó)家，領(lǐng)導(dǎo)與秘書有等級(jí)差別，在政治方向上往往存在著階級(jí)對(duì)立，秘書大多依附于領(lǐng)導(dǎo)，秘書參謀輔助活動(dòng)一般只能在領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人允許范圍內(nèi)進(jìn)行。2、參謀輔助功利目標(biāo)的差異

功利目標(biāo)決定著參謀輔助活動(dòng)的總體方向。（1）在中國(guó)，強(qiáng)調(diào)指出的是國(guó)家利益、人民利益、集體利益與個(gè)人利益的一致性，崇尚以國(guó)家人民利益為重。領(lǐng)導(dǎo)者以此衡量秘書參謀建議的價(jià)值。秘書人員一般也以有利于國(guó)家人民利益為提出參謀建議的出發(fā)點(diǎn)。（2）西方社會(huì)秘書參謀輔助在領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向和秘書的價(jià)值取向上都是以個(gè)人私利為依歸。秘書往往以有利于領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人私利為目標(biāo)進(jìn)行了參謀輔助，以取悅于上司，以獲取晉升加薪的機(jī)會(huì)。

3、參謀輔助能量的差異

領(lǐng)導(dǎo)者的信任程度、秘書的參謀智能及信息擁有量和秘書參謀輔助的主動(dòng)程度都會(huì)影響秘書參謀輔助作用的能量。（1）就領(lǐng)導(dǎo)者的信任程度而言，中國(guó)與西方領(lǐng)導(dǎo)者一般是選擇忠誠(chéng)可靠的人充當(dāng)自己的秘書，但這種信任是有區(qū)別的。（2）就秘書的參謀智能而言，中國(guó)與西方的現(xiàn)代秘書人員大多受過良好的教育的職業(yè)訓(xùn)練。但是在中國(guó)，參謀輔助作為重要的職能更為強(qiáng)調(diào)。（3）在秘書參謀輔助的主動(dòng)性上，西方秘書人員提出參謀建議，大多要考慮上司的態(tài)度，積極性會(huì)受到影響，而中國(guó)秘書與領(lǐng)導(dǎo)的根本利益是一致的，所以其積極主動(dòng)性較高。第二節(jié)秘書參謀職能體現(xiàn)的異同一、相同相近之處1、參謀輔助的體現(xiàn)形式相近

因?yàn)橹型饷貢ぷ鞯臉I(yè)務(wù)性質(zhì)大體相同，所以秘書參謀輔助的形式也大體相近。這一點(diǎn)體現(xiàn)在多種多樣的工作實(shí)務(wù)中。例如：信息處理中，為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)選方案會(huì)務(wù)工作中，負(fù)責(zé)擬訂會(huì)議的具體方案領(lǐng)導(dǎo)重大決策前，協(xié)助進(jìn)行調(diào)查研究

2、參謀輔助效果的制約因素相近

（1）參謀輔助效果的間接性秘書的參謀輔助首先都要受到領(lǐng)導(dǎo)者的制約，這是秘書工作的輔助性特征所決定的。其次要受到執(zhí)行實(shí)踐的選擇，秘書的參謀建議被采納后在實(shí)踐中還是要進(jìn)行不斷調(diào)整的。再次還會(huì)受到一些具體客觀條件的限制。（2）參謀輔助效果體現(xiàn)的機(jī)遇性中外秘書都要在參謀輔助活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)和利用機(jī)遇，正確對(duì)待各種制約因素外的一定的機(jī)遇性。要善于發(fā)現(xiàn)和利用組織管理活動(dòng)需要所造成的機(jī)遇。要善于發(fā)現(xiàn)各種異?，F(xiàn)象、偏差或失誤，找出這些問題存在的原因、危害性以及有關(guān)對(duì)策建議。要關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)者注意力造成的機(jī)遇。要理解和體察領(lǐng)導(dǎo)者的心理情緒及其變化。3、參謀輔助多種價(jià)值性相似（1）實(shí)際效益價(jià)值（2）衍生價(jià)值當(dāng)秘書提出的參謀建議沒有被采納，領(lǐng)導(dǎo)者采用的是相反或完全不同的方案，經(jīng)過實(shí)踐證明，領(lǐng)導(dǎo)者采用的方案的錯(cuò)誤的，而秘書的參謀建議是正確的。這種情況下，秘書的參謀輔助雖然沒有取得實(shí)際的效益，但卻有衍生價(jià)值。（3）參考價(jià)值（4）溝通價(jià)值秘書的參謀輔助無論是否被采納或采納的程度如何，都能加強(qiáng)秘書與其領(lǐng)導(dǎo)間的信任，促進(jìn)主輔配合更為默契。通過這種信息溝通和思想交流。（5）負(fù)面價(jià)值二、不同之處1、參謀輔助層次區(qū)別的差異（1）在高層秘書的參謀輔助上在西方國(guó)家，如英國(guó)，設(shè)有“國(guó)務(wù)秘書”。國(guó)務(wù)秘書名為秘書，實(shí)為部長(zhǎng)級(jí)官員。中國(guó)政府的秘書長(zhǎng)職級(jí)高于各部部長(zhǎng)，主要職能是對(duì)政常日常事務(wù)進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)管理。（2）在中層秘書輔助上的差異西方國(guó)家如英國(guó)，中層秘書分行政級(jí)和執(zhí)行級(jí)兩類。其參謀輔助活動(dòng)主要在其相應(yīng)的層次內(nèi)進(jìn)行。而中國(guó)雖然秘書也有相應(yīng)的職級(jí)，但是職級(jí)劃分與具體職責(zé)劃分有較大的靈活性。（3）在低層秘書參謀輔助上的差異西方國(guó)家的低層秘書主要從事打字、資料等工作，一般沒有機(jī)會(huì)從事參謀工作；在中國(guó)，低層秘書在辦文辦事辦會(huì)中仍有機(jī)會(huì)發(fā)揮參謀作用。2、參謀輔助運(yùn)作上的差異（1）體現(xiàn)在對(duì)重大決策參謀輔助的程度上中國(guó)在重大決策中，秘書協(xié)助調(diào)研、收集信息等是發(fā)揮參謀輔助作用的重要環(huán)節(jié)；而在西方則主要是首腦的智囊團(tuán)和高級(jí)秘書參與。（2）體現(xiàn)在參謀輔助的主動(dòng)性上在中國(guó)各級(jí)秘書人員對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)都能主動(dòng)發(fā)揮參謀輔助作用；而在西方國(guó)家，中低層秘書一般與交流的機(jī)會(huì)較少，領(lǐng)導(dǎo)一般也不主動(dòng)征求他們的意見和建議。（3）體現(xiàn)在參謀輔助對(duì)群體智能開發(fā)的程度上3、參謀輔助障礙上的差異

（1）體現(xiàn)在管理體制上的障礙主要指管理組織的結(jié)構(gòu)、分配、運(yùn)行制度和管理觀念等。在西方，管理結(jié)構(gòu)等級(jí)森嚴(yán)，但在中國(guó)管理組織中強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)必須密切聯(lián)系群眾。（2）體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)人方面的障礙中外都有素質(zhì)高，有科學(xué)管理意識(shí)的領(lǐng)導(dǎo)人，也都不乏素質(zhì)低，缺乏科學(xué)管理頭腦的領(lǐng)導(dǎo)人。（3）體現(xiàn)在秘書方面的障礙西方國(guó)家有些秘書存在著雇傭觀念，不愿或不敢在參謀輔助上多費(fèi)精力；中國(guó)秘書也常礙于領(lǐng)導(dǎo)體制和領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)的障礙。第三節(jié)秘書參謀職能體現(xiàn)的異同一、相同相似之處

1、對(duì)決策的參謀方式相似（1）在領(lǐng)導(dǎo)決策前要作大量鋪墊性參謀輔助如收集信息、分析趨勢(shì)、了解法律規(guī)范等（2）決策形式時(shí)要作有效的輔佐性參謀

如進(jìn)行可行性分析、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行論證等（3）在決策執(zhí)行中要做全過程的參謀輔助

秘書的參謀輔助活動(dòng)要貫穿于決策執(zhí)行的始終，如收集反饋信息，提出修改建議；發(fā)現(xiàn)條件變化，提出調(diào)整參謀建議等2、把握參謀時(shí)機(jī)的方式相似（1）跟蹤把握參謀時(shí)機(jī)的方式相似中國(guó)與西方秘書都要為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的全過程提供服務(wù)。這有利于秘書在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的全過程中全面地發(fā)揮參謀輔助作用。（2）重點(diǎn)把握參謀時(shí)機(jī)的方式相似重點(diǎn)把握參謀時(shí)機(jī)的方式，有利于適應(yīng)和滿足領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)參謀輔助的需求，有利于秘書參謀輔助活動(dòng)的針對(duì)性和有效性。（3）預(yù)測(cè)把握參謀時(shí)機(jī)的方式相似現(xiàn)代管理中，領(lǐng)導(dǎo)者最重要的職責(zé)之一就是對(duì)未來工作做出科學(xué)合理的安排，秘書人員以預(yù)測(cè)參謀輔助，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者適應(yīng)不斷發(fā)展的趨勢(shì)有著積極作用。3、提供參謀輔助的溝通方式相似（1）咨詢方式如調(diào)查研究、座談會(huì)等（2）進(jìn)諫方式如比喻式進(jìn)諫、探討式進(jìn)諫等（3）探索式即針對(duì)要解決的某一難題，組織有目的、有計(jì)劃的群體探索，廣泛地征求意見或建議。4、提出參謀輔助的思維方式有相似之處

中外秘書參謀輔助的思維方式是多種多樣的，其中相似之處有以下幾個(gè)方面：（1）比較式對(duì)多套方案的內(nèi)容、程序、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行比較（2）補(bǔ)充完善式這是在不改變?cè)心繕?biāo)和總體構(gòu)想基礎(chǔ)上的參謀輔助。如秘書在草擬文稿、辦理文件等過程中，經(jīng)常運(yùn)用的這種方式（3）診斷式即秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)分析組織管理運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，找出存在的問題，分析造成此問題的原因，提出相應(yīng)的對(duì)策，或者針對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的不正常的現(xiàn)象，找出產(chǎn)生這種現(xiàn)象的關(guān)鍵要素，提出改進(jìn)的措施。二、不同之處：

1、秘書參謀輔助與事務(wù)服務(wù)結(jié)合的差異在中國(guó)強(qiáng)調(diào)秘書人員將參謀輔助與事務(wù)服務(wù)緊密結(jié)合起來，以發(fā)揮綜合輔助的職能作用；而西方國(guó)家，秘書人員在這一方面的結(jié)合程度不如中國(guó)緊密，特別是處于操作層次的初級(jí)秘書，發(fā)揮參謀助手作用的機(jī)會(huì)非常有限。2、秘書參謀輔助活動(dòng)層次上的差異在中國(guó)，各級(jí)秘書都具有一定的參謀輔助活動(dòng)領(lǐng)域，不同秘書參謀輔助的差異主要體現(xiàn)在對(duì)象的不同上；而西方國(guó)家秘書參謀活動(dòng)，在層次上有沒的的對(duì)象、內(nèi)容和要求，在參謀方式上也有不同層次的差異。第二章中外文書撰擬與處理比較文書撰擬的異同文書運(yùn)行處理的異同文書檔案及資料管理的異同第一節(jié)文書撰擬的異同一、檔案

1、檔案的定義：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的的各種文字、圖表、聲像等不同形式的