sap人事部分培訓(xùn)材料

人事管理SAP操作培訓(xùn)人事管理處2009年5月1內(nèi)容－錄入一名新員工的基本操作，及人事信息維護(hù)的注意事項－人事調(diào)動操作及應(yīng)注意的關(guān)鍵點(diǎn)－人事操作中維護(hù)錯誤后的修改方法：入司時間、職級、人事子范圍。－合同續(xù)簽操作及注意事項－各種報表導(dǎo)出操作－問題反饋2一、錄入一名新員工的基本操作及人事信息維護(hù)的注意事項31.首先在組織模塊創(chuàng)建一個合適的崗位。或者選擇一個已經(jīng)存在的空的合適崗位。2.此處填員工的入司時間。第一步：創(chuàng)建職位第二步：PA40錄入正式員工第三步：維護(hù)事件3.1這個時間自動從前一屏帶來。表示這個員工的入司時間。3.2行動原因選這名員工的招聘渠道。社會招聘或校園招聘等。3.3“職位”填剛才在組織模塊剛創(chuàng)建的新職位的編號。3.4“人事范圍”填此員工所在的公司。（分公司、中支都有獨(dú)立的人事范圍）3.5“員工組”代表此員工是長期員工還是短期員工等?！皢T工子組”代表此員工的職級。4第四步：日期說明4.1此處填該員工的參加工作時間4.2“新華工齡起算日”。指該員工計算司齡的起始日期。一般新入司員工的“新華工齡起算日”就是他的入司時間。但對于離職再聘的員工，新華工齡起算日應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況做相應(yīng)維護(hù)。第五步：任務(wù)監(jiān)控5.1“任務(wù)監(jiān)控”的意思是在SAP系統(tǒng)中保存一個任務(wù)到期提醒的記錄。所有“任務(wù)監(jiān)控”的記錄直接打回車保存即可。第六步：能力資格6.1此屏幕的維護(hù)用來記錄該員工的能力資格達(dá)成系數(shù)。目前默認(rèn)使用“低一等”。打回車保存即可。5第七步：個人數(shù)據(jù)7.1個人數(shù)據(jù)包含了該員工的姓名，出生日期，國籍，婚姻狀況等等。此屏就是PA30里的“個人數(shù)據(jù)”，以后如果發(fā)現(xiàn)姓名等信息有錯誤，可以直接到PA30“個人數(shù)據(jù)”里面修改。6第八步：組織分配

最關(guān)鍵一屏！8.1“人事子范圍”。關(guān)鍵信息之一，對應(yīng)的是公司制度中的“四條跑道”、“十二個專業(yè)”等。超級重要。8.2“工資范圍”。默認(rèn)自動帶出來的。一般不需要修改。但續(xù)期前線人員工資范圍應(yīng)該是99。8.3“三個管理員”?？此茮]用實(shí)際最有用的信息?！叭耸鹿芾韱T”代表此員工在公司內(nèi)所處的組織層級。（是公司一級還是部門一級還是室一級）?！皶r間管理員”代表此員工所在的組織的工作屬性（是人力資源還是團(tuán)體督導(dǎo)等）?！肮べY管理員”代表此員工是主要負(fù)責(zé)人還是一般負(fù)責(zé)人還是普通員工。8.4“組織計劃”。默認(rèn)自動帶出來的。一般不需要修改。此處顯示出在“組織模塊”里對應(yīng)的組織和職位。組織分配這屏是錄入新員工各步驟中最關(guān)鍵一屏，這屏不保存等于員工沒錄進(jìn)來。而且這屏沒保存就退出，只能從頭再錄無法修改了。組織分配保存后，此員工就被錄進(jìn)了系統(tǒng)。7第九步：關(guān)鍵崗位第十步：

計劃工作時間“計劃工作時間”

必須創(chuàng)建8第十一步：

地址的創(chuàng)建與維護(hù)11.1地址信息包含了員工的家庭地址、通訊地址、緊急聯(lián)系人地址、戶口地址。包括地址、電話、郵編都可以詳細(xì)的記錄。“地址信息1”必須創(chuàng)建912.1此日期代表合同的起始日期12.2“直到有效“代表合同的結(jié)束日期第十二步：合同如果一名員工有兩個以上的合同，那么第二個合同的起始日期不能早于第一個合同的結(jié)束日期保存合同時，會跳出一屏讓你創(chuàng)建“任務(wù)監(jiān)控”，打回車保存即可。此處打鉤，代表該員工簽署《競業(yè)避止協(xié)議》10第十三步：教育13.1選擇一個教育類型13.2此處填寫教育的起始日期和結(jié)束日期13.3”機(jī)構(gòu)/地點(diǎn)“填寫學(xué)校名稱，對于公司內(nèi)部培訓(xùn)，此處填寫培訓(xùn)名稱13.4”終止標(biāo)記“

F：第一學(xué)歷

H：最高學(xué)歷

O：中間學(xué)歷

FH：既是第一又是最高學(xué)歷

T：公司內(nèi)部培訓(xùn)如果一名員工原來只有一個學(xué)歷FH，當(dāng)他又修完一個高學(xué)歷后，維護(hù)系統(tǒng)時，原來的學(xué)歷終止標(biāo)記要做相應(yīng)修改。教育信息是最關(guān)注的人事信息，必須詳細(xì)準(zhǔn)確維護(hù)11第十四步：先前雇主14.1此處是”入司日期“到”99991231“。不是先前雇主的起始日期和結(jié)束日期14.2先前雇主名稱。應(yīng)該詳細(xì)準(zhǔn)確填寫。14.3先前雇主的起始時間和結(jié)束時間。14.4“行業(yè)”不起眼但非常重要。任何一個新入司員工的先前雇主里，這里必須從“人事-保險壽險行業(yè)”、“人事-保險非壽險行業(yè)”、“人事-金融行業(yè)”、“人事-專業(yè)”、“人事-其他”五個里面選其一。先前雇主也是最關(guān)注的人事信息。必須詳細(xì)準(zhǔn)確維護(hù)。（對于剛畢業(yè)學(xué)生，不維護(hù)先前雇主）1215位身份證號維護(hù)方法第十五步：

人員標(biāo)識——

身份證號18位身份證號維護(hù)方法13

第十六步：

家庭成員14

第十七步：

“附加個人數(shù)據(jù)（中國）”

民族、政黨17.1

民族17.2政黨ZHR014和BW的花名冊報表中民族和政黨都是取自這個信息類型。15

第十八步：

人事檔案建議：檔案調(diào)入就創(chuàng)建此信息。檔案未調(diào)入就不創(chuàng)建。16二、人事調(diào)動、離職等操作及應(yīng)注意的關(guān)鍵點(diǎn)17第一步：創(chuàng)建一個新的職位第二步：

進(jìn)入PA40第三步：

事件復(fù)制1在組織模塊中創(chuàng)建一個新職位2.1此處填寫事件起始時間（特別注意，如果做離職時間，此處填寫“工作的最后一天”）（注意：這個日期必須要與當(dāng)前的工資發(fā)放周期之間的關(guān)系）2.2選擇一個“事件”類型。（調(diào)動、晉升、降職、離職、轉(zhuǎn)正）3.1新事件的起始時間，從前一屏自動帶來。（特別注意，如果是離職，這個時間變位“不工作的第一天”）3.3填入在組織模塊新創(chuàng)建的職位編號3.4此處填寫新的“人事范圍”、“員工組”、“員工子組”3.2在“更改原因”中選擇合適的調(diào)動原因18第四步：組織分配復(fù)制4.1起始時間，自動從前一屏帶過來4.2結(jié)束日期，必須修改為9999.12.31切記！4.3人事子范圍，根據(jù)“事件”類型，特別是調(diào)動，必須做相應(yīng)修改。人事子范圍是表示“4條跑道”、“12個專業(yè)”的關(guān)鍵信息。4.4工資范圍，一般情況下不需要變動。但在該員工轉(zhuǎn)為續(xù)期收費(fèi)員時，必須改為99。4.5

“三個管理員”?！叭耸鹿芾韱T”代表此員工在公司內(nèi)所處的組織層級（是公司一級還是部門一級還是室一級）?！皶r間管理員”代表此員工所在的組織的工作屬性（是人力資源還是團(tuán)體督導(dǎo)等）?！肮べY管理員”代表此員工是主要負(fù)責(zé)人還是一般負(fù)責(zé)人還是普通員工。此信息應(yīng)該隨”事件“進(jìn)行相應(yīng)修改。4.6保存”組織分配“時，彈出“創(chuàng)建空缺”，點(diǎn)“否”即可。第五步：關(guān)鍵崗位19三、錄入員工操作中維護(hù)錯誤后的修改方法：1.入司時間2.員工組、員工子組（職級）3.人事子范圍4.職位分配5.人事范圍20

（1）更正入司時間

錄入錯誤。1進(jìn)入PA30，找到這個員工，點(diǎn)”實(shí)用程序“>>”更正條目“2進(jìn)入第二屏，將入司日期改為正確的如期日期。點(diǎn)“保存”。3彈出一個新窗口，問你是否要把所有相關(guān)的信息起始時間都變更。選種所有信息后，點(diǎn)左下角的“綠色鉤”。對于“0041日期說明”，現(xiàn)在修改的只是記錄的起始時間。還應(yīng)該P(yáng)A30進(jìn)入手工修改“新華工齡起算日”。這種方法只能修改實(shí)際入司日期比錄入的錯誤入司日期晚的情況。對于實(shí)際入司日期比錄入錄入的錯誤入司時間早的情況，請事先通知我。21（2）更正員工組、員工子組錄入錯誤1進(jìn)入PA30，找到這個員工，點(diǎn)”實(shí)用程序“>>”更正條目“2進(jìn)入第二屏，將員工組或者員工子組修正。點(diǎn)保存按鈕3進(jìn)入個人數(shù)據(jù)這一屏，一般不需要修改，直接點(diǎn)“下一個記錄按鈕”。4進(jìn)入”組織分配“這一屏，將結(jié)束日期改為9999.12.31點(diǎn)“保存”按鈕。修改結(jié)束。對于員工組，員工子組的修改，如果已經(jīng)正式計算過工資，修改后必須通知薪資剛“清空回算”22（3）更正人事子范圍錄入錯誤1進(jìn)入PA30找到這名員工，點(diǎn)“組織分配”，點(diǎn)“概覽”按鈕。2選擇當(dāng)前的這條”組織分配“記錄，一般是從上面數(shù)第二條。點(diǎn)”修改“按鈕。3將人事子范圍更正。并將”結(jié)束日期修改為“9999.12.31”。23（4）更正職位錄入錯誤1對于同一個人事范圍內(nèi)，一個員工剛錄入后發(fā)現(xiàn)職位錄入錯誤，例如，本來應(yīng)該是在薪酬福利室的薪酬專員，錯誤的錄為人事管理室的招聘專員了。我們講解一下此種錯誤的修改方法2首先進(jìn)入組織模塊，選擇該員工的入司日期作為進(jìn)入日期。找到這個錯誤職位的員工，用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)該員工，在出現(xiàn)的選擇列表里選“刪除分配”?！皠h除分配”的意思就是把這名員工與這個職位的“關(guān)系”刪除。右健點(diǎn)該員工。3點(diǎn)“刪除分配”后，彈出個對話框，直接點(diǎn)左下的”垃圾桶“按鈕。4刪除分配后，跳出一個窗口問你是否對這個職位創(chuàng)建空缺，點(diǎn)”否“即可。245該員工與此職位的關(guān)系被刪除后，組織模塊里就看不見他了。這時我們將這個員工重新分配到新的正確的職位上。6點(diǎn)”正確職位“。點(diǎn)左上的”分配職員“按鈕。（4）更正職位錄入錯誤（續(xù)）257點(diǎn)”正確的職位“。點(diǎn)左上的”分配職員“按鈕后，彈出一個新窗口。8在此空里填如要分配的員工編號。9注意此”期間“。起始時間就應(yīng)該是該員工的入司時間。然后點(diǎn)”保存“按鈕。（4）更正職位錄入錯誤（續(xù)）2610點(diǎn)保存按鈕后，該人員就被從新分配到新的職位上了注意：從新分配崗位，還有一種”移動“的方法，但這些都是用來在剛錄入系統(tǒng)就發(fā)現(xiàn)錄入錯誤的修正方法，如果已經(jīng)計算幾個月的工資了，需要”職位變動“，必須用PA40做人事事件的調(diào)動。（4）更正職位錄入錯誤（續(xù)）27（5）更正人事范圍錄入錯誤1首先說明，居然把這個公司的員工錄入到那個機(jī)構(gòu)去了，這樣的錯誤簡直不能原諒。2對于人事范圍的錄入錯誤，由于組織模塊中職位和成本中心的限制，不能簡單用”PA30更正條目“來修改，應(yīng)該分為三步。第一步在組織模塊中，將錯誤的職位進(jìn)行”刪除分配“。第二步在PA30>>更正條目中，將該員工的”人事范圍“修改正確。第三步在組織模塊中，將這名員工從新”分配“到正確人事范圍的相應(yīng)崗位上。28四、勞動合同續(xù)簽及注意事項291.1選中“合同要素”，預(yù)覽第一步：終止“舊合同”1.2修改已經(jīng)到期的合同記錄，注意合同正常到期或者合同變更致使需要簽訂新合同時，均需要舊合同維護(hù)“終止”，否則導(dǎo)出報表中容易出現(xiàn)多條記錄1.4選擇相應(yīng)的合同期限1.3將“9999.12.31”修改為合同終止時間，即新合同起始日期前一天1.5同1.3。保存關(guān)閉。302.1新建記錄2.2錄入相應(yīng)合同起始時間2.3已簽訂競業(yè)避止協(xié)議的請勾選2.4選擇相應(yīng)的合同類型2.5錄入相應(yīng)合同終止時間第二步創(chuàng)建“新合同”將“9999.12.31”變更為相應(yīng)合同終止時間，此變更不影響導(dǎo)出報表的數(shù)據(jù)31１選擇相應(yīng)錯誤記錄，點(diǎn)擊“修改”在此屏進(jìn)行相應(yīng)修改操作，保存即可錄入錯誤更改32五、各種報表導(dǎo)出操作勞動合同明細(xì)表花名冊331.錄入“ZHRS102”，點(diǎn)擊執(zhí)行2.1結(jié)算日期如不變更默認(rèn)為“操作當(dāng)日”，2.2選擇相應(yīng)人事范圍，如“上海分公司”或“鎮(zhèn)江中心支公司”可在“人員選擇”處進(jìn)一步縮小人事范圍，目前僅支持單選2.3執(zhí)行操作3導(dǎo)出報表至“excel”,說明：1.預(yù)覽合同簽訂情況，如出現(xiàn)紅色“合同信息未維護(hù)”，或多條記錄，檢查原因，進(jìn)行相應(yīng)維護(hù)。2.按季度或月導(dǎo)出表格，查看將到期人員信息，及時辦理續(xù)簽手續(xù)一、勞動合同明細(xì)表導(dǎo)出34花名冊導(dǎo)出錄入“ZHRS114”，執(zhí)行2.1結(jié)算日期如不變更默認(rèn)為“操作當(dāng)日”，2.2選擇相應(yīng)人事范圍，如“上海分公司”或“鎮(zhèn)江中心支公司”2.3確定文件下載路徑，可在“人員選擇”處進(jìn)一步縮小人事范圍，目前僅支持單選35問題反饋一、學(xué)歷信息缺失目前存在問題：1.沒有在系統(tǒng)中維護(hù)教育信息。必須維護(hù)并及時更新。2.最高學(xué)歷空缺，導(dǎo)致花名冊信息顯示不完整。

導(dǎo)致最高學(xué)歷空缺的原因是沒有正確輸入終止標(biāo)記選項！36如果錄入的學(xué)歷是第一學(xué)歷，但不是最高學(xué)歷，輸入“F”37如果該學(xué)歷是最高學(xué)歷，但不是第一學(xué)歷，輸入“H”38如果該學(xué)歷既是第一學(xué)歷，也是最高學(xué)歷，需要輸入“FH”39二、員工入司后更名，如何更改系統(tǒng)中的員工姓名？方法：

（1）在PO30模塊下（維護(hù)人力資源主數(shù)據(jù)），選定需要修改的人員。（2）選擇“個人數(shù)據(jù)”進(jìn)行新創(chuàng)建。在起始日期處輸入修改日期，在姓名欄中輸入新名字，其余信息保持不變，保存即可。

這種方法有利于該名員工的信息查詢，輸入原名和新名字都可以查詢到該員工的人事信息。40第一步：選定個人數(shù)據(jù)第二步：創(chuàng)建41第三步：輸入修改的日期第四步：在姓名欄中輸入新名字第五步：保存42三、如何正確