中信銀行檔案培訓(xùn)課件

中信銀行信用卡中心檔案管理學(xué)問培訓(xùn)

卡中心檔案管理制度檔案制度共12章內(nèi)容：第一章檔案管理實施細則其次章檔案立卷歸檔制度第三章檔案保管制度第四章檔案保密制度第五章檔案利用制度第六章檔案鑒定和銷毀制度卡中心檔案管理制度第七章檔案檢查制度第八章檔案庫房管理制度第九章檔案管理崗位責(zé)任制度第十章檔案分類方案(分類體系表、檔案結(jié)構(gòu)、歸檔范圍及保管期限表)第十一章電子文件歸檔及管理規(guī)定(3個附錄)第十二章制度附表(9個)

第一章檔案管理實施細則第一節(jié)總則卡中心檔案、檔案工作、檔案管理其次節(jié)檔案管理體制及機構(gòu)設(shè)置分層級“八爪魚”式第三節(jié)檔案的管理“能用”和“好用”第四節(jié)檔案信息開發(fā)利用“優(yōu)質(zhì)地用”“有效高效地用”第五節(jié)嘉獎與懲處優(yōu)化工作質(zhì)量，創(chuàng)建價值、效益第六節(jié)附則《實施細則》是總綱，是對卡中心檔案工作的總體性、概括性的規(guī)定要求。包括六節(jié)：其次章檔案立卷歸檔制度（重點）第一、二、三條不贅述。第四條歸檔范圍凡是卡中心在各項職能業(yè)務(wù)活動中干脆形成的，具有保存價值的文字、圖表、錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等文件材料。一、文件材料的形成與歸檔：（一）文件的運轉(zhuǎn)程序：1、發(fā)文：卡中心依據(jù)工作須要向外發(fā)出文件，是以卡中心名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。2、收文：卡中心收進外單位發(fā)來的文件。是對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸卷等程序。其次章檔案立卷歸檔制度（重點）（二）文件與檔案的關(guān)系文件和檔案是處于不同階段的同一事物。二者既聯(lián)系親密，又區(qū)分顯著。聯(lián)系在于：文件是檔案的前身，是篩選、形成檔案的基礎(chǔ)，檔案是由處理完畢的文件轉(zhuǎn)化而來。區(qū)分是：文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的，文件總量遠大于檔案，檔案只是文件的長壽者，是文件的精華。文件轉(zhuǎn)化為檔案，一般須要具備三個條件：1、必需是辦理完畢的文件，尚未辦理的文件不是檔案。2、必需是具有確定價值的文件，沒有查考價值的文件不是檔案。3、必需是依據(jù)確定規(guī)律集中保存起來的文件，未經(jīng)過系統(tǒng)的整理不是檔案。二、卡中心文件歸檔的范圍：詳見制度第十章《檔案分類方案》附件3《文件歸檔范圍及保管期限表》。(手冊第20頁)三、文件材料不歸檔范圍包括：1、集團、總行、外單位普發(fā)性不需卡中心辦理的文件材料，任免/獎懲非卡中心工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿。3、各零售分行不需卡中心貫徹執(zhí)行的文件材料，不需卡中心辦理的抄送文件材料；4、各部門/分中心內(nèi)部相互抄送（非主辦、非主送）的文件材料，分中心供應(yīng)參閱的簡報/狀況反映，抄報或跨級抄報的文件材料。5、行業(yè)動態(tài)信息、參考資料；其次章檔案立卷歸檔制度（重點）其次章檔案立卷歸檔制度（重點）第五條歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律，保持原貌和完整，精確判定文件的保管期限，適合工作須要，便于保管和利用。第六條歸檔要求（9點）書寫材料和載體耐久保存質(zhì)量要求：已組卷歸檔份數(shù)：1式1份，重要的、利用常見的適當(dāng)增加份數(shù)。手續(xù)辦理：清點實物，填寫《文件交接清單》(在S:\PublicShare\臨時文件夾\各類表格\檔案管理制度附表中)

其次章檔案立卷歸檔制度（重點）第七條歸檔時間文書類，次年3月底以前預(yù)立卷，一次性移交?；愴椖靠⒐ず蟀肽陜?nèi)，設(shè)備類在安裝試運行驗收后。聲像類在活動結(jié)束1個月內(nèi)，人事檔案、實物檔案收到時即歸檔，合同類在簽署蓋章3天內(nèi)。會計檔案由財務(wù)部保存1年，第3年歸檔?？蛻魴n案依據(jù)實情而定，實時或是階段性歸檔。其次章檔案立卷歸檔制度（重點）第八條歸檔方法（檔案的整理，如何組成案卷）一、檔案的整理，兩種基本方法：（一）以“件”為單位整理：文書檔案按此方法。以文件材料的自然單位為基本單位，單份文件為一件，單份裝訂，多件一盒，裝滿換盒。（二）以“卷”為單位整理：也就是立卷?；?、設(shè)備、審計、客戶檔案按此方法。按文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。案卷就是一組有親密聯(lián)系的文件的組合體。多為三點一線裝訂。其次章檔案立卷歸檔制度（重點）（一）文書檔案的整理：將屬于歸檔范圍的文件材料按如下步驟、方法操作:(8步走)1、分類：分年度分保管期限分機構(gòu)/問題（一級類目）2、裝訂：以件為單位裝訂，裝訂材料要符合檔案疼惜的要求。印件/定稿，正文/附件，請示/批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)件/被轉(zhuǎn)發(fā)件要訂在一起，并留意先后。3、排列：同一年度、同一保管期限、同一機構(gòu)(問題)的文件材料按事由結(jié)合時間、重要程度排列。4、編號：逐件編件號，在每件材料首頁上端的空白處加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。頁號可編可不編。其次章檔案立卷歸檔制度（重點）歸檔章格式(一律用黑色填寫)全宗號年度保管期限件號KZX012009Y/C/D

225、編目：依據(jù)件號依次編制歸檔文件書目。歸檔文件書目格式歸檔文件書目件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1全稱或規(guī)范簡稱信銀卡字[2009]514號

關(guān)于印發(fā)《中信銀行信用卡中心檔案管理制度》的通知20091009492中信銀行信用卡中心其次章檔案立卷歸檔制度（重點）6、著錄：將歸檔文件的有關(guān)信息錄入專用的檔案管理系統(tǒng)。(1)著錄的項目必需精確、齊全，以便于檢索；(2)須著錄的項目有：文件題名、責(zé)任者、文號、成文日期、全宗號（需移交管理部的文件可暫空）、頁數(shù)、歸檔年度、保管期限、件號等。7、裝盒：同一保管期限的文件材料按件號依次裝入檔案盒，每一盒裝滿后再換下一盒。8、打印書目并編制檢索工具：分保管期限按件號依次打印歸檔文件書目，同時編寫歸檔說明，裝訂成冊，填寫書目封面、背脊。其次章檔案立卷歸檔制度（重點）歸檔文件書目封面式樣歸檔文件目錄

全宗名稱中信銀行信用卡中心年度2002-2009保管期限永久機構(gòu)(問題)

xx類檔案文書檔案盒封面格式中信銀行股份有限公司信用卡中心____________________其次章檔案立卷歸檔制度（重點）文書檔案盒背脊格式全宗號KZX01保管期限永久年度2009起止件號120盒內(nèi)備考表格式

備考表

盒內(nèi)文件情況說明：

整理人：檢查人：年月日其次章檔案立卷歸檔制度（重點）（二）基建、設(shè)備等檔案的整理1、分類依據(jù)卡中心的檔案分類方案，將屬于歸檔范圍的文件材料，按以下特征逐項分開：(1)分年度：文件內(nèi)容形成或針對年度分開。(2)分類別：按分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。(3)分問題：按文件內(nèi)容反映的問題分開。(4)分保管期限:按保管期限表的規(guī)定分開。2、排列與組合：以問題（二級類目）為主，兼顧形成時間、重要程度、彼此聯(lián)系，進行組合排列。

其次章檔案立卷歸檔制度（重點）3、編目：(1)編寫卷內(nèi)文件材料頁號：正面編寫在右上角，背面編寫在左上角，圖樣文件編在標(biāo)題欄外，空白頁不編號。(2)編制卷內(nèi)文件書目

卷內(nèi)文件書目格式序號文/圖號責(zé)任者文件材料題名日

期頁號備注11-N88-100(3)編制卷內(nèi)備考表(4)擬寫案卷題名、填寫案卷封面

其次章檔案立卷歸檔制度（重點）卷內(nèi)備考表說明：

立卷人：年月日檢查人：年月日卷內(nèi)備考表格式互見號：案卷封面格式檔號

.

檔案館號

.

案卷題名立卷單位

.

起止日期

.

保管期限

.密級

.

KZX01-04·

01-12

可不填

中信大廈綜合文字材料/建筑施工圖/結(jié)構(gòu)竣工圖（責(zé)任者-主要內(nèi)容-文種項目名稱-文件材料主要內(nèi)容-文件材料名稱）

中信銀行信用卡中心

20021231-20030122

永久

機密其次章檔案立卷歸檔制度（重點）檔號序號KZX01-04·

01-12卷內(nèi)的件號歸檔章格式(一律用黑色填寫)案卷脊背格式（打印貼上去）檔號

案卷題名盒號其次章檔案立卷歸檔制度（重點）(5)裝訂案卷與蓋檔號章文字材料一般以件為單位裝訂，圖樣文件一般不裝訂，并在每份材料首頁的右上角加蓋檔號章。(6)案卷排列、編號和編制案卷書目依據(jù)案卷排列依次，按類別分別編案卷號并編制分類書目，必要時還要編制總書目。分類書目格式分類書目檔號題名編制單位編制日期保管期限頁數(shù)備注其次章檔案立卷歸檔制度（重點）總書目格式總書目總序號檔號題名編制單位編制日期保管期限頁數(shù)備注其次章檔案立卷歸檔制度（重點）（三）特地檔案（會計、人事、審計）檔案的整理方法，按總行的要求執(zhí)行。（四）聲像檔案的整理（照/底片）1、分類編號(1)照片：按保管期限—年度—問題(二級類目),按時間排列裝冊。(2)底片：不分類，跨年度大流水排列裝冊。2、填寫說明（1）分說明(位于照片下方或左側(cè)、右側(cè))照片號/底片號___參見號_____題名______時間_____攝影者______文字說明_________________其次章檔案立卷歸檔制度（重點）（2）組合照片說明(概括該組照片所反映的全部信息，注明照片起止張?zhí)?3、編制書目冊內(nèi)照片書目格式:冊內(nèi)照片書目照片檔案基本書目格式:照片檔案書目4、排架：照片冊依據(jù)問題(二級類目)、保管期限、冊號，上架保存。照片號題名時間頁號底片號備注照片號題名時間攝影者底片號備注其次章檔案立卷歸檔制度（重點）（四）聲像檔案的整理（錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等）跨年度分別排列、編號。例：（錄音帶、錄像帶）

封面格式

（立檔單位）（題名）錄制人員帶長錄制日期密級錄制地點保管期限其次章檔案立卷歸檔制度（重點）背脊格式全宗號目錄號盤號參見號書目格式音像檔案書目盤號

題名錄制日期錄制地點錄制人員帶長技術(shù)狀況盒數(shù)保管期限參見號備注其次章檔案立卷歸檔制度（重點）（五）實物檔案的整理：按類別跨年度排列、編號、編書目。實物檔案標(biāo)簽格式實物檔案書目格式:實物檔案書目題名頒發(fā)單位頒發(fā)日期保管期限全宗號目錄號件號件號題名頒發(fā)單位頒發(fā)日期保管期限存放地點備注其次章檔案立卷歸檔制度（重點）第九條各部門/分中心與對卡中心管理部文秘室的檔案移交：已整理好（預(yù)立卷）的，在規(guī)定的時間，以規(guī)定的質(zhì)量，移交原件，雙套制（紙質(zhì)版、電子版）。每年3月移交全部檔案書目。文件交接清單移交部門：編號：注：1、卡中心檔案管理硬件條件（4樓綜合檔案庫房建好后，逐步接收各部門的檔案移交，信貸審批部的業(yè)務(wù)檔案除外。）2、卡中心檔案管理軟件條件（信息技術(shù)部目前正統(tǒng)一報批卡中心領(lǐng)導(dǎo)審批，軟件上線后，將實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，各類書目將自動生成，并備份。）序號時間文號責(zé)任者題名份數(shù)頁數(shù)移交人接收人備注第三章檔案保管制度關(guān)鍵點：1、檔案案卷排列上架，按類別依次自左向右，自上而下排列。多柜就編柜架號，繪制存放示意圖。2、照/底片、錄像帶、磁帶、光盤等配特制裝具（相冊、底片冊、防磁柜等）3、每年檢查檔案庫存狀況，查數(shù)量、查質(zhì)量。4、檔案利用嚴格履行審批，到期跟蹤催還。第四章檔案保密制度關(guān)鍵點：1、嚴格依據(jù)卡中心2006年91號文--《中信銀行信用卡中心密級劃分范圍暫行規(guī)定》執(zhí)行。2、現(xiàn)場管理（文件日常收發(fā)時，檔案利用檢索時，檔案移交時）3、檔案工作人員的職業(yè)道德。第五章檔案利用制度關(guān)鍵點：1、檔案借閱手續(xù)、審批權(quán)限、時限、利用效果。2、借閱人或檔案工作人員離職，文檔資料的歸還、交接狀況。查閱□借閱□復(fù)印□拷貝□檔案利用申請單日期：年月日利用部門申請人利用內(nèi)容利用原由部門負責(zé)人審批管理部負責(zé)人審批部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批總裁審批利用效果備注注：1.保管期限為長期及以上的文件需部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.密級文件需總裁審批。第六章檔案鑒定和銷毀制度關(guān)鍵點：1、檔案鑒定兩次：歸檔前和歸檔后。2、銷毀檔案由鑒定小組負責(zé)，任何個人不得擅自鑒定銷毀。3、銷毀檔案，嚴格履行手續(xù)，嚴格保密；4、兩名專人監(jiān)銷。序號案卷或文件題名卷號或文號頁數(shù)年代保管期限銷毀原因備注檔案鑒定小組意見：總裁審批：監(jiān)銷人簽名：銷毀日期：監(jiān)銷人簽名：銷毀日期：檔案銷毀清冊制表：日期：第七章檔案檢查制度關(guān)鍵點：1、每年度一次普查，不定期抽查。2、先自查，再考核。實地檢查和綜合評分3、三個等級：優(yōu)秀81分及以上，良好80-61，60以下不及格。4、考核結(jié)果建議作為個人績效的參考依據(jù)。序號

檢查項目及內(nèi)容

評分細則

標(biāo)準分

自查分

考核分

1組織管理2設(shè)備設(shè)施

3基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

4開發(fā)利用

檔案工作檢查項目表時間：年月日部門：得分：第八章檔案庫房管理制度關(guān)鍵點：1、“以防為主，防治結(jié)合”2、在現(xiàn)有的艱苦條件下，盡可能做好庫房管理工作。3、定期查庫藏，賬物核對。4、嚴格庫房出入管理和日常防范工作。

檔案庫房出入登記簿日期所在部門姓名出入事由入室時間離開時間部門負責(zé)人批準備注第九章檔案管理崗位責(zé)任制度第一條管理部文秘室檔案管理負責(zé)人工作職責(zé)其次條管理部文秘室檔案員崗位職責(zé)第三條各部門及分中心專/兼職檔案員職責(zé)第十章檔案分類方案（重點）重點：1、各部門/分中心各自為一個立檔單位,各支配一個檔案代號。(詳見S盤--《部門代號支配表》）2、