會議接待培訓材料

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-----接待禮儀培訓陳高新營銷模式推廣部目錄會議時間會議地點接待對象接待人員前期準備機場/車站接待酒店入住用餐安排會前籌備會議接待會后服務會議時間會議地點接待對象接待人員前期準備機場/車站接待酒店入住用餐安排會前籌備會議接待會后服務2013年X月X日—X月X日會議時間會議地點接待對象接待人員前期準備機場/車站接待酒店入住用餐安排會前籌備會議接待會后服務接送地點：廣州白云國際機場/廣州火車南站下榻酒店：XX大酒店（白云國際會議中心、卡麗皇家酒店等）會議地點：XX大酒店會議廳（白云國際會議中心3號樓等）會議時間會議地點接待對象接待人員前期準備機場/車站接待酒店入住用餐安排會前籌備會議接待會后服務與會嘉賓等一行人及其陪同人員會議時間會議地點接待對象接待人員前期準備機場/車站接待酒店入住用餐安排會前籌備會議接待會后服務包括：交通接待、酒店接待、用餐接待及會議接待總負責：負責人/負責小組協(xié)助人員：宣傳組、秘書組、司機等會議時間會議地點接待對象接待人員前期準備機場/車站接待酒店入住用餐安排會前籌備會議接待會后服務1．制發(fā)邀請函，邀請嘉賓，并確認到會時間2．食宿安排，提前預定3．迎接車輛安排4．迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關(guān)人員需做好迎賓工作）注意：餐宿安排酒店、用餐安排應按照會議規(guī)格作相應準備；酒店應選擇交通便利之處，房間應盡量選擇比較安靜舒適者為佳；就餐地點選擇應靠近入住酒店，如距離較遠則應安排車輛接送；在制作邀請函或發(fā)送邀請信息時，如未安排接機/接車，則應將機場/車站至酒店的路程及乘車信息一同發(fā)送給參會嘉賓；邀請函或者邀請信息發(fā)送之后工作人員應向嘉賓進行確認，以免漏發(fā)。注意：車輛安排按照會議規(guī)格及參會人數(shù)安排相應車輛；接待車輛應該粘貼統(tǒng)一標示，方面工作人員和參會人員辨認；接待車輛應該在制定地點停靠，方面工作人員與參會人員尋找；應該預留部分車輛處理應急情況，如飛機、火車晚點，上下班高峰期堵車無法正常循環(huán)接送等情況；安排專門工作人員進行車輛調(diào)度。會議時間會議地點接待對象接待人員前期準備機場/車站待酒店入住用餐安排會前籌備會議接待會后服務機場/火車站/汽車站出站口進行接待；準備歡迎標語并放置于明顯位置，方便出站人群尋找；準備水和簡易食物，方便長途嘉賓充饑；若有必要，可在站內(nèi)設置簽到處，也可直接與車隊聯(lián)系送至入住酒店再行簽到（如若有參會人員均入住同一家酒店，則直接送上接送車輛，如參會人員住不同酒店，則需要向參會人員和司機進行確認）。每將一批到站人員送上接待車輛之后應該向酒店接待人員及交通接待組領(lǐng)導發(fā)送知會信息。對于晚點抵達的參會人員需要確認其大致到站時間，并提前半個小時到場等候。接待完成需要及時向小組領(lǐng)導匯報。會議時間會議地點接待對象接待人員前期準備機場/車站接待酒店入住用餐安排會前籌備會議接待會后服務1.確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關(guān)準備，確定房間住宿安排；2.嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，帶領(lǐng)進行入住登記；3.進入酒店后，由接待人員的引領(lǐng)下入住提前安排好的房間；4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領(lǐng)回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。會議時間會議地點接待對象接待人員前期準備機場/車站接待酒店入住用餐安排會前籌備會議接待會后服務1.由接待人員引領(lǐng)嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關(guān)服務。2．餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。會議時間會議地點接待對象接待人員前期準備機場/車站接待酒店入住用餐安排會前籌備會議接待會后服務選擇會議廳。根據(jù)會議參加人員的人數(shù)確定會議廳規(guī)模；會場布置。根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅，門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花，為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛背景、橫幅等。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一；會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關(guān)接待工作；若會議需要收集ppt演講稿、視頻資料等，則需提前收集并在會議電腦上試播；會前檢查。提前檢查投影、音像、文件、錦旗等是否準備齊全。會議時間會議地點接待對象接待人員前期準備機場/車站接待酒店入住用餐安排會前籌備會議接待會后服務會場整理及布置1）提前1小時清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新2）擺放會場物品，桌面上如需擺放名牌、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一，調(diào)試投影儀，音響等設備，放映相關(guān)資料。簽到處設置，會場外面應該設置簽到處，會議開始前1小時，再次提醒相關(guān)人員領(lǐng)導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。會議時間會議地點接待對象接待人員前期準備機場/車站接待酒店入住用餐安排會前籌備會議接待會后服務會議結(jié)束，如