第三章公文格式(03版)

第三章公文格式公文格式內(nèi)容第一節(jié)公文格式

第二節(jié)幾種常用公文格式特點(diǎn)

第三節(jié)常見錯(cuò)誤剖析中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳在2012年4月6日聯(lián)合印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，這一法規(guī)于2012年7月1日正式施行。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局又發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文格式》。這一國家標(biāo)準(zhǔn)成為了公文的法定格式。

第一節(jié)公文格式第一節(jié)公文格式

公文（包括電報(bào)），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。組成公文的要素分為:(一)版頭

置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱版頭;(二)主體

置于紅色反線至主題詞之間的各要素統(tǒng)稱主體;(三)版記置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。4版面規(guī)定是依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)應(yīng)用文的文本形式要素作出的相應(yīng)規(guī)定。一、版面規(guī)定

依據(jù)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)·國家行政機(jī)關(guān)公文格式》中的規(guī)定，公文用紙采用GB／T148中規(guī)定的Ａ4型紙，其成品幅面尺寸為：210㎜×297㎜。

㈠用紙規(guī)格（二）公文用紙幅面A4紙張：210mm×297mm公文用紙?zhí)祛^（上白邊）：37±1mm公文用紙訂口（左白邊）：28±1mm版心尺寸：156mm×225mm（不含頁碼）（三）公文用紙技術(shù)指標(biāo)重量：60g/m2—80g/m2紙張白度：85%—90%橫向耐折度：≥15次不透明度：≥85%PH值：7.5—9.5210mm297mm37mm28mm26mm35mm156mm×225mm（二）公文頁邊與版心規(guī)格

公文正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。裝訂應(yīng)左側(cè)裝訂，可采用騎馬訂或平訂的方式，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm。（三）排版與裝訂規(guī)格】】

一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

★公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。（四）頁碼規(guī)格

依據(jù)《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)·國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定，將組成公文的各格式要素劃分為版頭、主體、版記三個(gè)部分。二、格式要素

★其中：版頭一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等組成。主體由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等組成。版記由抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

烏魯木齊市第一中學(xué)文件

烏市一中校發(fā)〔2008〕1號(hào)關(guān)于XXXXXXX市教育局：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2008年3月25日版心

烏魯木齊市第一中學(xué)辦公室2008年3月24日印發(fā)版頭主體版記紅色反線37mm

28mm版式編號(hào)、密級(jí)和保密期限緊急程度版頭——發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)公文字號(hào)——機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)簽發(fā)人（上行文）公文標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文附件說明成文日期、印章附注印制版記——抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、份數(shù)000156秘密急件置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱版頭。

㈠版頭要素

公文份號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。也常稱為是同一文稿總印數(shù)的流水號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。1.公文份數(shù)序號(hào)★公文份號(hào)的位置在版心左上角頂格第1行的位置。也就是天頭下邊緣，距公文上頁邊37㎜處下面第1行?！锕牡姆輸?shù)序號(hào)6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。份數(shù)不足規(guī)定位數(shù)時(shí)前面用“0”補(bǔ)齊。

秘密等級(jí)(可以簡稱為密級(jí))是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。公文的保密程度分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。絕密級(jí)事項(xiàng)保密時(shí)間不超過30年；機(jī)密級(jí)事項(xiàng)保密時(shí)間不超過20年；秘密級(jí)事項(xiàng)保密時(shí)間不超過10年。絕密是最重要的黨和國家秘密，泄露會(huì)使國家安全遭受特別嚴(yán)重?fù)p害；機(jī)密的泄露會(huì)使國家安全遭受嚴(yán)重?fù)p害；秘密的泄露會(huì)使國家安全遭受到損害。2.秘密等級(jí)和保密期限★標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行的位置，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)密級(jí)和保密期限，密級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。

緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”的字樣。如果是以電報(bào)的形式下發(fā)的公文，緊急程度分為特提、特急、加急、平急四個(gè)等級(jí)。3.緊急程度標(biāo)識(shí)緊急程度，使用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行的位置，兩字之間也需空1字。但如果同時(shí)還要標(biāo)識(shí)密級(jí)、緊急程度要頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第2行的位置。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)是公文責(zé)任者名稱的標(biāo)注，即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。

4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

☆由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。37mm35mm72mm聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。5.發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成：第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字;第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字，如“市府辦”是由“市政府”和“辦公室”兩部分的代字聯(lián)合組成。發(fā)文字號(hào)盡量以簡化為好。年份要用全稱，不能簡化，如“〔2010〕”不能寫成“〔10〕”。

年份應(yīng)用六角符號(hào)“〔〕”，不能用中括號(hào)“［］”、小括號(hào)“（）”等。序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)，一般都是按文件的形式統(tǒng)一編號(hào)。如果是聯(lián)合行文，只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)的位置一般置于發(fā)文標(biāo)識(shí)下空兩行的地方，根據(jù)不同公文的特點(diǎn)，有居左“請(qǐng)示”、居中“通知”、居右“函”、“批復(fù)”、“報(bào)告”、“議案”、“復(fù)函”三種特點(diǎn)。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。6.簽發(fā)人

上報(bào)的公文（上行文）需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行上。

主體要素是指公文首頁紅色反線以下至公文末頁主題詞以上的各個(gè)要素。㈡主體要素1.標(biāo)題2.主送機(jī)關(guān)3.正文4.附件說明5.成文日期6.印章7.附注圖示如下:1.標(biāo)題2.主送機(jī)關(guān)3.正文4.附件說明5.成文日期6.印章7.附注35

標(biāo)題是指標(biāo)明某一公文主要內(nèi)容的概括性名稱。公文標(biāo)題要準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。完整的公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和公文文種三部分構(gòu)成?！?.公文標(biāo)題公文的標(biāo)題可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)，構(gòu)成“事由+文種”的形式。公文的標(biāo)題也可以省略事由，構(gòu)成“發(fā)文機(jī)關(guān)+文種”的形式。

公文標(biāo)題標(biāo)注在紅色反線下空2行的位置，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。撰寫公文標(biāo)題應(yīng)注意的事項(xiàng)①所有公文標(biāo)題均不可省略文種。除簡單的周知性公文外一般也不省略事由。②公文標(biāo)題中一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；③公文標(biāo)題多行排列有多種形式。可以參照以下形式。■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■主送機(jī)關(guān)即公文的主要受文機(jī)關(guān)，是負(fù)責(zé)承辦或答復(fù)該文內(nèi)容的機(jī)關(guān)。也叫做“上款”、“抬頭”。確定主送機(jī)關(guān)要根據(jù)各級(jí)行政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定。2.主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如“廣東省發(fā)展和改革委員會(huì)”簡稱為“省發(fā)展改革委”，不能簡稱為“省發(fā)改委”;“惠州市發(fā)展和改革局”簡稱為“市發(fā)展改革局”，不能簡稱為“市發(fā)改局”;“惠州市安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局”應(yīng)簡稱為“市安全監(jiān)管局”，不能簡稱為“市安監(jiān)局”等。

主送機(jī)關(guān)一般標(biāo)在標(biāo)題下空1行的左側(cè)頂格處，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。這種情況我們很少遇到，但也應(yīng)該掌握，預(yù)防萬一。

確立主送機(jī)關(guān)的注意事項(xiàng)★①標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)要標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。如果是統(tǒng)稱的，應(yīng)按黨、政、軍、群的順序排列。②主送機(jī)關(guān)標(biāo)注在標(biāo)題下空1行、左側(cè)頂格的位置，回行時(shí)仍需頂格，并在最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)冒號(hào)。③如果主送機(jī)關(guān)名稱過多，使得公文首頁不能顯示正文，就要將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上。④公文不得越級(jí)主送，如因特殊情況，必需越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。正文是公文的核心部分，用來表述公文的具體內(nèi)容，除了個(gè)別的簡短的公文外，正文內(nèi)容一般分開頭、主體、結(jié)尾三部分。正文的開頭可以概括為“憑”，既憑什么行文，就是制發(fā)該文的依據(jù)或理由；主體部分可以概括為“事”，即什么事情或什么事項(xiàng)；結(jié)尾部分可以概括為“斷”，就是正文的論斷部分，通常為要求、措施、辦法等。

★公文首頁必須顯示正文。3.公文正文

3.公文正文

正文位于主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28個(gè)字。正文提出要符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;文字表述準(zhǔn)確;人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確;結(jié)構(gòu)層次序數(shù)規(guī)范;使用法定計(jì)量單位;簡稱規(guī)范;正確使用阿拉伯?dāng)?shù)字等。

附件是公文正文附屬材料的順序和名稱的標(biāo)注。公文正文中有一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)章制度等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時(shí)需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨(dú)表述。4.附件①公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。②公文如有附件，在正文下空1行左空2字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)冒號(hào)和附件名稱。附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。③附件應(yīng)當(dāng)與主件裝訂在一起，因故不能與主件裝訂在一起，要在附件的首頁左上角注明公文的發(fā)文字號(hào)，與文件同時(shí)發(fā)送。成文日期是公文生效的時(shí)間，是公文的一項(xiàng)重要內(nèi)容。公文如果沒有生效時(shí)間，在某種意義上說就是一紙空文。

★成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文的以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。5.成文日期

★用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。2008年5月22日

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。6.印章

公文除《會(huì)議紀(jì)要》和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋印章;聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。單一發(fā)文時(shí)，只需要在標(biāo)識(shí)成文日期（右空4字）上加蓋印章，不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱;聯(lián)合下行文、平行文時(shí)，若需加蓋兩個(gè)機(jī)關(guān)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，但兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm;若需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，要將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均都居中排布，印章之間互不相交或相切，在最后一排印章下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。附注是對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)的說明。如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”、“此件可見報(bào)”等。需要注意的是附注不是對(duì)公文內(nèi)容的注釋或解釋。公文如有附注，應(yīng)居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下1行。7.附注

公文版面最后一面，主題詞以下的各個(gè)要素稱為版記要素。㈢版記要素★抄送機(jī)關(guān)是指收受公文并了解公文的內(nèi)容但不承擔(dān)主辦和答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)通?？醋鞔我氖芪臋C(jī)關(guān)。1.抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)的注意事項(xiàng)★在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。

如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。抄送機(jī)關(guān)間要用逗號(hào)隔開，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)，可以防止私加抄送機(jī)關(guān)或變造公文。印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門，一般是各機(jī)關(guān)的辦公廳(室)或文秘部門。

★印發(fā)日期是指公文的生成時(shí)間，一般以公文付印的時(shí)間為準(zhǔn)。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。

法定格式，我們稱之為“文件式格式”。這一格式是最普遍的格式，但除了這一格式之外，《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)·國家行政機(jī)關(guān)公文格式》中還規(guī)定了一些特殊的格式。三、特殊格式在制發(fā)機(jī)關(guān)公文的實(shí)踐中，經(jīng)常使用一種只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱而不標(biāo)識(shí)“文件”二字的“信函式”公文，它是用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，而且使用頻率很高。㈠信函式格式1．

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長均為170mm，居中排布。2．

如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。

1．發(fā)文機(jī)關(guān)名稱要全稱，不能使用簡稱包括規(guī)范化簡稱。例如國務(wù)院令的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱就是“中華人民共和國國務(wù)院令”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用紅色小標(biāo)宋體字。距上頁邊20mm處標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。如果是聯(lián)合發(fā)布命令的，居于首位的發(fā)文機(jī)關(guān)也要在此處標(biāo)識(shí)，其余機(jī)關(guān)下移。㈡命令式格式

2．在發(fā)文機(jī)關(guān)之下空2行標(biāo)識(shí)令號(hào)，令號(hào)要居中，令號(hào)的前面加“第”字，即“第X號(hào)”。令號(hào)的編制自發(fā)第1號(hào)令開始，不受年度限制。

3．令號(hào)之下空2行標(biāo)識(shí)正文，中間沒有紅色反線。由于命令的正文大多比較簡短，所以使用一個(gè)自然段完成正文的情況較多。

4．正文之下空2行標(biāo)識(shí)簽發(fā)人親筆名章，簽名章也要使用紅色標(biāo)識(shí)，右空4字。簽名章左空2字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù)，命令的簽發(fā)人應(yīng)是發(fā)文機(jī)關(guān)的最高領(lǐng)導(dǎo)。5．簽名章之下空1行標(biāo)識(shí)成文日期，右空2字。命令的版記格式同文件式規(guī)定，但命令不分主送、抄送，而采用“分送”的特定形式。

會(huì)議紀(jì)要是機(jī)關(guān)常用的一種公文，但公文格式中的會(huì)議紀(jì)要格式主要是針對(duì)國家行政機(jī)關(guān)的辦公會(huì)議紀(jì)要而言。而作為一般公文種類的會(huì)議紀(jì)要，可以采用“文件式”或“信函式”公文形式來發(fā)，并在標(biāo)題中顯現(xiàn)會(huì)議紀(jì)要的文種。㈢會(huì)議紀(jì)要格式

1．會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“XXXXXX會(huì)議紀(jì)要”組成。標(biāo)識(shí)用紅色小標(biāo)宋體字，標(biāo)識(shí)的位置距版心上邊緣35mm。2．會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。

主要介紹如下五種：（一）請(qǐng)示。（二）通知。（三）函。（四）批復(fù)。（五）會(huì)議紀(jì)要。75第二節(jié)幾種常用公文格式特點(diǎn)（一）請(qǐng)示

請(qǐng)示文種向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)、屬于上行文的一種。請(qǐng)示件的格式具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1.簽發(fā)人不可少。

2.主送機(jī)關(guān)唯一性。

3.印章單一性。

4.聯(lián)系人及聯(lián)系電話不可漏。76

2.主送機(jī)關(guān)唯一性

請(qǐng)示件一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)抄送形式，抄送單位不得有下級(jí)機(jī)關(guān)。另外，除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得主送上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。

77

1.簽發(fā)人不可少

請(qǐng)示件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合行文，要標(biāo)注所有會(huì)簽人姓名。

3.印章單一性

為簡化手續(xù)，提高效率，凡是請(qǐng)示性的公文，不管是單獨(dú)行文還是聯(lián)合行文，都只需加蓋主辦機(jī)關(guān)的一個(gè)印章。78

4.聯(lián)系人及聯(lián)系電話不可漏

請(qǐng)示件報(bào)到上級(jí)機(jī)關(guān)之后，上級(jí)機(jī)關(guān)往往需要和來文單位電話聯(lián)系，了解更具體情況后，如果沒有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，會(huì)給公文的辦理帶來很大的不便。

（二）通知

通知可以用三種不同的形式行文，各種形式的格式各不相同。三種形式分別是“紅頭文件式”、“信函式”、“電報(bào)”。這三種形式的公文都有有其相應(yīng)的格式。在實(shí)際應(yīng)用中，選用哪一種形式發(fā)文主要由公文的內(nèi)容和緊急情況決定。如果公文的內(nèi)容比較重要，比如公布某些重大政策、法規(guī)性文件或者是政府對(duì)某重要工作的部置等，其影響的范圍較廣、時(shí)間較長，應(yīng)用“紅頭文件”形式。79

用“函件”形式發(fā)通知，通常是通知的內(nèi)容一般告知性的事項(xiàng)或者是小范圍內(nèi)的發(fā)文，并且緊急程度不高。對(duì)“函”的格，下面再作介紹。

“電報(bào)”不屬于文種，只是一種發(fā)文載體，它適用于任何文種，利用電報(bào)發(fā)文，方便、快捷，但由于其缺少發(fā)文機(jī)關(guān)的印章，一般只適用國家機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，不適用于向社會(huì)公開發(fā)文。80（三）函

函或復(fù)函都應(yīng)該使用“信函式”格式，函是主動(dòng)行文，復(fù)函是針對(duì)不相隸屬機(jī)關(guān)來文的答復(fù)性行文或者是以辦公室（廳）名義代替上級(jí)機(jī)關(guān)“批復(fù)”下級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”。通常用“復(fù)函”形式。其格式具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

81

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用全稱

信函式公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)必須用全稱，后面也不加“文件”二字。82

2.首頁不顯示頁碼

由于信函式公文的各頁距下頁邊20mm處有一條紅色文武線，位置剛好在頁碼上，為了避免文武線與頁碼重疊情況出現(xiàn)，所以規(guī)定信函格式公文的首頁不顯示頁碼。如右圖:

（四）批復(fù)

批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)進(jìn)行答復(fù)，是一種下行文。其格式具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.使用“信函式”的公文格式。因?yàn)榕鷱?fù)的主送機(jī)關(guān)范圍較窄，主要是答復(fù)幾個(gè)機(jī)關(guān)或者是某一機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，所以一般不使用“紅頭文件”。

2.只有具有行政隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)行文才可以使用“批復(fù)”文種。如果批復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”，由本級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）代行文，由于屬平級(jí)關(guān)系，應(yīng)用“函”代“批復(fù)”。83

（五）會(huì)議紀(jì)要

市政府辦公室辦理的會(huì)議紀(jì)要，有“市政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要”、“市長辦公會(huì)議紀(jì)要”、“市政府工作會(huì)議紀(jì)要”三種。三種格式的區(qū)別：一是發(fā)文字號(hào)的表示方式不同?！笆姓?wù)會(huì)議紀(jì)要”的發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字外加小括號(hào)表示，“市政府工作會(huì)議紀(jì)要”的發(fā)文字號(hào)由序號(hào)加上年份表示，與文件的比較相似，只有少了機(jī)關(guān)的代字?！笆虚L辦公會(huì)議紀(jì)要”的發(fā)文字號(hào)用第xx期來表示;84

二是“市政府工作會(huì)議紀(jì)要”必須有標(biāo)題，“市政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要”(如圖)沒有標(biāo)題;

三是參會(huì)人員名單表述及格式不同，“市政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要”、“市長辦公會(huì)議紀(jì)要”的參會(huì)人員名單在正文之后空1行，空兩格標(biāo)注“參加會(huì)議人員：”，后面接著是各參會(huì)人員名單。85

三、常見錯(cuò)誤剖析（重點(diǎn)介紹）(一)版頭常見錯(cuò)誤(二)標(biāo)題常見錯(cuò)誤(三)行文錯(cuò)誤(四)附件錯(cuò)誤

（一）版頭常見錯(cuò)誤。

1.缺漏秘密等級(jí)

2.緊急程度標(biāo)識(shí)不規(guī)范

按照規(guī)定，公文的緊急程度，“急件”等緊急程度的標(biāo)識(shí)在公文頂格的左上角?！粼械摹缎姓C(jī)關(guān)處理辦法》里面規(guī)定的是右上角。87（二）標(biāo)題常見錯(cuò)誤。

主要有：文種重復(fù)、缺少文種、錯(cuò)用文種、介詞連用、錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、用詞不當(dāng)、回行不當(dāng)?shù)?種常見的錯(cuò)誤。

88

1.文種重復(fù)。行政機(jī)關(guān)公文種類主要有15種：

在文種使用中，除轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)某機(jī)關(guān)的公文必須使用“通知”作載體外，如果公文標(biāo)題中同時(shí)使用兩個(gè)文種則屬于文種重復(fù)。重復(fù)使用文種的情況多的是把“意見”和“函”同時(shí)使用。

89

例一：《印發(fā)廣東省xxxxxx工作實(shí)施意見的通知》（粵府辦〔2005〕xx號(hào)）中，用“通知”來印發(fā)“意見”，造成文種重復(fù)。

標(biāo)題正確寫法應(yīng)該是《關(guān)于廣東省xxxxxx工作實(shí)施意見》，同時(shí)文中的按語部分也要?jiǎng)h除。例二：《關(guān)于對(duì)xxxxxx的決定（代擬稿）修改意見的函》（惠府函〔2005〕186號(hào)）中，“意見”與“函”同時(shí)使用，也屬于文種重復(fù)的情況

正確的寫法應(yīng)該是《關(guān)于xxxxxx的決定（代擬稿）的修改意見》。

90

2.缺少文種。如《轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于同意廣東惠州港口岸擴(kuò)大開放有關(guān)問題的批復(fù)》（粵府函〔2004〕330號(hào)），標(biāo)題中的“批復(fù)”是國務(wù)院批復(fù)件的文種，省政府轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院的批復(fù)應(yīng)當(dāng)用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于同意廣東惠州港口岸擴(kuò)大開放有關(guān)問題批復(fù)的通知

91

3.錯(cuò)用文種。如《關(guān)于廉江市營仔港雷州市流沙港裝卸點(diǎn)恢復(fù)口岸運(yùn)作復(fù)函》（粵府函﹝2004﹞23號(hào)）

這是以省政府名義答復(fù)湛江市政府和省口岸辦的請(qǐng)示事項(xiàng)，只能用“批復(fù)”，不能用“復(fù)函”?！掇D(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于同意調(diào)整在佛山市的海關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置的復(fù)函》（粵府函﹝2004﹞108號(hào)）

轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或其它機(jī)關(guān)的公文，文種應(yīng)用通知，原文用了復(fù)函，不正確；批復(fù)是被轉(zhuǎn)發(fā)的公文文種，也不是該文的文種，正確的寫法應(yīng)是《轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于同意調(diào)整在佛山的海關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置批復(fù)的通知》。

924.介詞連用在公文標(biāo)題中最突出、最常見的介詞連用是“關(guān)于”和“對(duì)”。

關(guān)于對(duì)部分港商投資電廠要求提高上網(wǎng)電價(jià)問題的復(fù)函（粵府函〔2005〕175號(hào)）

“關(guān)于”和“對(duì)”這兩個(gè)介詞中應(yīng)刪掉一個(gè)。在這里順便介紹標(biāo)題中“關(guān)于”一詞的使用方法。“關(guān)于”是一個(gè)介詞，表示涉及的范圍，它由組成的介詞結(jié)構(gòu)可以作狀語或定語，將涉及范圍介紹給動(dòng)詞或名詞，在公文標(biāo)題中使用比較廣泛，但并不是公文標(biāo)題的固定用詞。93

5.錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

《關(guān)于中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校進(jìn)一步推進(jìn)實(shí)施“雙證書”問題協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要》（省政府工作會(huì)議紀(jì)要〔2005〕57號(hào)）《關(guān)于印發(fā)〈廣東省加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目開工管理的若干規(guī)定〉的通知》（粵府辦〔2006〕6號(hào)）《關(guān)于進(jìn)一步辦好我省內(nèi)地西藏、新疆班的意見》（粵府辦〔2005〕74號(hào)）以上標(biāo)題中的雙引號(hào)、書名號(hào)、頓號(hào)全部都應(yīng)該刪除。

94

6.用詞不當(dāng)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)政府辦公室（廳）以及本級(jí)政府有關(guān)部門文件的，標(biāo)題應(yīng)寫為“轉(zhuǎn)發(fā)xxxxxx的通知”；

根據(jù)本級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)批示用辦公室名義下發(fā)文件的，標(biāo)題應(yīng)寫為“印發(fā)xxxxxx的通知”。

957.回行不當(dāng)公文標(biāo)題需回行時(shí)，要做好詞意完整，不能把完整的詞拆開。例如：

關(guān)于惠州市2009年國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃執(zhí)行情況與2010年計(jì)劃草案編制情況的匯報(bào)

標(biāo)題中的專業(yè)述語“國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展”是一個(gè)完整的詞，卻被分成兩行排列，這不符合公文標(biāo)題的回行要求，為了避免把它完整的詞拆開，又使標(biāo)題排列更加對(duì)稱美觀，應(yīng)當(dāng)把“發(fā)展計(jì)劃執(zhí)行情況”8個(gè)字移至上一行。正確寫法如下：關(guān)于惠州市2009年國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃執(zhí)行情況與2010年計(jì)劃草案編制情況的匯報(bào)96（三）主抄送機(jī)關(guān)常見錯(cuò)誤

主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)是行政機(jī)關(guān)公文的兩個(gè)構(gòu)件，有時(shí)抄送機(jī)關(guān)可以沒有，但主送機(jī)關(guān)一般情況下必須具備。

1．主抄送機(jī)關(guān)重復(fù)。如惠市發(fā)改〔2009〕192號(hào)文，主送機(jī)關(guān)是“惠東縣人民政府”，在抄送機(jī)關(guān)中又出現(xiàn)“惠東縣人民政府”該機(jī)關(guān)的名稱。

2．使用機(jī)關(guān)簡稱不規(guī)范。將“市發(fā)展改革局”寫成“市發(fā)改局”，“市安全監(jiān)管局”寫成“市安監(jiān)局”，“市民族宗教局”寫成“市民宗局”，“市食品藥品監(jiān)管局”寫成“市藥監(jiān)局”等等。（四）正文常見錯(cuò)誤。1.行文規(guī)則錯(cuò)誤2.錯(cuò)別字3.錯(cuò)詞4.語法、文字表述錯(cuò)誤1.行文規(guī)則錯(cuò)誤。

（1）國家行政機(jī)關(guān)公文不應(yīng)向地方黨委作指示、交任務(wù)如“市級(jí)人民政府對(duì)信用社管理的主要職責(zé)：一是督促信用社貫徹執(zhí)行國家金融方針政策，加強(qiáng)對(duì)信用社黨的領(lǐng)導(dǎo)和思想政治工作，引導(dǎo)信用社堅(jiān)持為｀三農(nóng)'服務(wù)的經(jīng)營宗旨……。”因各級(jí)政府都不領(lǐng)導(dǎo)黨的任何組織，應(yīng)把“加強(qiáng)對(duì)信用社黨的領(lǐng)導(dǎo)”刪去。

（2）不符合受權(quán)行文的有關(guān)規(guī)定

任務(wù)機(jī)關(guān)就職權(quán)范圍以外的事項(xiàng)發(fā)文要體現(xiàn)受權(quán)。凡是根據(jù)政府領(lǐng)導(dǎo)批示由政府辦公室下發(fā)的文件，一般要加上“經(jīng)XXXX人民政府同意”或“根據(jù)XXX政府領(lǐng)導(dǎo)意見”，

eg：惠府辦〔2003〕58號(hào)中“現(xiàn)將市發(fā)展改革局《關(guān)于XXXXX實(shí)施辦法》”轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！卞e(cuò)誤原因：違背了體現(xiàn)受權(quán)行文的原則。正確的寫法應(yīng)該是“惠州市發(fā)展和改革局《關(guān)于XXXXX實(shí)施辦法》業(yè)經(jīng)市政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！?/p>

2.錯(cuò)別字。

錯(cuò)別字多為疏忽大意造成，如不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正，往往導(dǎo)致印發(fā)的文件重印。錯(cuò)別字主要有以下幾方面情況：

（1）字形相同或相近的錯(cuò)別字。如“借鑒”寫為“錯(cuò)簽”;“紀(jì)委”寫為“經(jīng)委”;“魚、蝦”寫為“漁、蝦”等。

（2）音相同或相近的錯(cuò)別字。如“偏僻”寫為“偏辟”;“簽訂”寫為“簽定”;“舉一反三”寫為“舉一返三”;“通信”寫為“通訊”;“報(bào)道”寫為“報(bào)導(dǎo)”等。

（3）音同形近而義不同的錯(cuò)別字。如“錄像帶”寫為“錄象帶”;“部委辦”寫為“部位辦”;“鑒定”寫為“監(jiān)定”等。3.錯(cuò)詞。

容易用錯(cuò)的詞主要有：（1）截止—截至“截止”和“截至”均為動(dòng)詞，二者在用法上有區(qū)別?！敖刂埂笔遣患拔飫?dòng)詞，后面不能帶賓語。

如果“截止”出現(xiàn)在時(shí)間之前，需加一個(gè)介詞作補(bǔ)語或名詞性詞語用冒號(hào)，如“截止到7月10日上午，已有80人報(bào)到”、“截止到7月9日，報(bào)名參加大會(huì)采訪報(bào)道的媒體共90家”;“截至”用于時(shí)間之前，不能用于時(shí)間之后，如“截至7月9日，已有7個(gè)省區(qū)報(bào)到”。

（2）制定—制訂

“制定”與“制訂”的主要區(qū)別在于：

“制定”強(qiáng)調(diào)法規(guī)等的定型和拍板定案，強(qiáng)調(diào)動(dòng)作已完成;“制訂”強(qiáng)調(diào)方案、計(jì)劃等形成過程。

“制定”的對(duì)象多是路線、方針、政策、法令、規(guī)章制度等;“制訂”的對(duì)象多是方案、計(jì)劃、規(guī)劃。

“制定”突出法律、規(guī)章等表示抽象和大方面者居多;“制訂”表示具體形象者居多。

研究

現(xiàn)代糧食流通業(yè)發(fā)展規(guī)劃”。

這里“制定”的對(duì)象是“規(guī)劃”，不符合“制定”的用法，正確的寫法應(yīng)該是“制訂現(xiàn)代糧食流通業(yè)發(fā)展規(guī)劃”。

（3）其它—其他

根據(jù)國家語委有關(guān)規(guī)定，在法律法規(guī)和公文中統(tǒng)一用“其他”，不用“其它”一詞。（4）公布—發(fā)布

根據(jù)立法等有關(guān)規(guī)定，法律、行政法規(guī)用“公布”，決定、命令用“發(fā)布”，均不使用“頒布”一詞。

省政府令第101號(hào)文《廣東省人民政府關(guān)于若干臨時(shí)行政許可事項(xiàng)的決定》“本決定自公布之日起施行?！?/p>

把“公布”改為“發(fā)布”。

（5）按照—遵照

“按照”和“遵照”主要區(qū)別：一是在感情色彩和使用范圍上不一樣。

“按照”是中性詞，使用范圍較廣，通用于各種文體;“遵照”有遵奉依照之意，帶有尊重色彩，后面的名詞多為上級(jí)、長輩的指示、教導(dǎo)等。二是詞性不同。“按照”是介詞，“遵照”是動(dòng)詞。如“按照xx同志的指示精神……”，“按照”應(yīng)改為“遵照”。

（6）報(bào)道—報(bào)導(dǎo)

公文中統(tǒng)一用“報(bào)道”，不能用“報(bào)導(dǎo)”。

“宣傳部門要加強(qiáng)對(duì)疫情的新聞報(bào)導(dǎo)管理，……”

“報(bào)導(dǎo)”應(yīng)改為“報(bào)道”。報(bào)道：通過報(bào)紙、雜志、廣播、電視或其他形式把新聞告訴群眾；用書面或廣播、電視形式發(fā)表的新聞稿?！皥?bào)道”是純客觀的報(bào)道，由讀者自己去判斷價(jià)值，更符合新聞媒體的主要功能。報(bào)導(dǎo)：見“報(bào)道”4.語法、文字表述錯(cuò)誤。

（1）句子成分殘缺。

“加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)渡口渡船更新改造工作?！?/p>

“加大”是謂語，后面都是定語，整個(gè)句子少賓語，所以應(yīng)在“工作之后加上”“力度”兩字作賓語，應(yīng)改為“加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)渡口渡船更新改造工作力度?！?/p>

（2）語意不清?！?009年1至8月，惠州吸收香港服務(wù)項(xiàng)目25個(gè)，占港商投資項(xiàng)目28.5%;實(shí)際利用港資2.5億美元，占23.9%……”

第二分句中的“占23.9%”是指占港商在我市利用外資的23.9%呢？經(jīng)核實(shí)，正確的寫法應(yīng)該是“實(shí)際利用港資2.5億美元，占我市實(shí)際吸收港資的23.9%?！?/p>

5.數(shù)值范圍表示錯(cuò)?！盎葜菡骷哪斜鵀?009年年滿18至20歲……”，“18至20歲”表示錯(cuò)誤，正確的寫法應(yīng)該是“18歲至20歲”。

“惠州市發(fā)展和改革局經(jīng)費(fèi)預(yù)算，按……2—2.3%核定”;……”，“2—2.3%”表示錯(cuò)誤，正確寫法應(yīng)該是“2%—2.3%”。1096.數(shù)字表示錯(cuò)誤

（1）沒有按規(guī)定使用阿拉伯?dāng)?shù)字

公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次充數(shù)和詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩詞句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字表述。如“（肝吸蟲?。┝餍袇^(qū)人群平均感染率達(dá)16.42%，其中約三分之二的感染者出現(xiàn)不同程度的肝膽系統(tǒng)、……癥狀，……”，“三分之二”表示錯(cuò)誤，正確的寫法應(yīng)該主“2/3”。

110

（2）小數(shù)點(diǎn)之間的數(shù)字位置拉開

由于用電電腦錄入漢字時(shí)是在全角狀態(tài)下進(jìn)行，如果遇到小數(shù)字，電腦便默認(rèn)為標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，后面自動(dòng)空了一格，使一個(gè)數(shù)字變成兩個(gè)數(shù)字，這種情況在文稿中經(jīng)常出現(xiàn)。如：“2009年財(cái)政核撥市發(fā)展和改革局專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)150萬元，其中專家評(píng)審和論證費(fèi)35.8萬元……”，“35.8萬元”表示錯(cuò)誤，正確的寫法應(yīng)該是“35.8萬元”。

111

（3）數(shù)字回行。

根據(jù)公文中的特點(diǎn)，公文中的數(shù)字不能出現(xiàn)回行的情況。

如:把“1，111.99億元”寫成“1，

111.99億元”，數(shù)字回行是錯(cuò)誤的。

112

7.年代表述錯(cuò)誤。

（1）凡涉及“建國以來”或“建國多少年”等字樣的，為避免產(chǎn)生異義，應(yīng)規(guī)范表述為“中華人民共和國建國以來”或“新中國成立以來”。

（2）非本世紀(jì)的年代，應(yīng)將所屬世紀(jì)寫出。如“上世紀(jì)八十年代以來，我市……”，“上世紀(jì)八十年代”表示錯(cuò)誤，正確寫法應(yīng)該是“20世紀(jì)80年代”。1138.引文錯(cuò)誤

引文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，再次出現(xiàn)時(shí)可直接引用發(fā)文字號(hào)。

“為認(rèn)真貫徹落實(shí)《珠江三角洲地區(qū)改革發(fā)展規(guī)劃綱要》，開展統(tǒng)籌城鄉(xiāng)發(fā)展綜合改革試點(diǎn)，建設(shè)……基地”

這是引用國務(wù)院文件存在兩個(gè)問題：一是引用標(biāo)題不全，二是沒有引發(fā)文字號(hào)。正確的寫法應(yīng)該是“……《珠江三角洲地區(qū)改革發(fā)展規(guī)劃綱要（2008—2020年）》（國發(fā)〔2008〕XXX號(hào)）……”。1149.結(jié)構(gòu)層次表示錯(cuò)誤。

公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第二層為“（1）”。比較常見的錯(cuò)誤是沒有嚴(yán)格按照層次表示方法表示，有的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。115

一、重點(diǎn)任務(wù)及責(zé)任分工

1、構(gòu)建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系

（1）加快發(fā)展以石油化工為重點(diǎn)的先進(jìn)制造業(yè)

（2）大力發(fā)展以電子信息產(chǎn)業(yè)為重點(diǎn)的高技術(shù)產(chǎn)業(yè)116

一、重點(diǎn)任務(wù)及責(zé)任分工

（一）構(gòu)建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系

1．加快發(fā)展以石油化工為重點(diǎn)的先進(jìn)制造業(yè)

2．大力發(fā)展以電子信息產(chǎn)業(yè)為重點(diǎn)的高技術(shù)產(chǎn)業(yè)

正確的表示:結(jié)構(gòu)層次表示錯(cuò)誤，例如:10.沒有正確使用計(jì)量單位。

根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于在我國統(tǒng)一實(shí)行計(jì)量單位的命令》（國發(fā)〔1984〕28號(hào)）和1990年國務(wù)院第65次常務(wù)會(huì)議批準(zhǔn)的改革我國土地面積計(jì)量單位的名稱采用：平方公里、公頃、平方米，而不用畝、萬畝。11711.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤

（1）表示概數(shù)不要用頓號(hào)隔開

表示概數(shù)不應(yīng)用頓號(hào)隔開。

“目前惠州潼湖僑場歸難僑居住的仍然是上世紀(jì)六、七十年代安置時(shí)，……”

“六、七十年代”表示錯(cuò)誤，正確的寫法應(yīng)該是“六七十年代”。118

（2）沒有正確使用引號(hào)

引號(hào)一般用來標(biāo)明行文中直接引用的話，引號(hào)還用來標(biāo)明需要著重論述的對(duì)象或具有特殊含義的詞語?！啊?jiān)持做到……不為親朋好友開綠燈走后門……”、“……他們還辦起了少年軍校，尤其是‘風(fēng)度中學(xué)’的少年軍校，……”

這里的開綠燈、走后門并非本意，具有