淺析企業(yè)規(guī)定合同管理系統(tǒng)存在地問題、原因分析報(bào)告及其對策

標(biāo)準(zhǔn)文案淺析企業(yè)合同管理存在的問題、原因分析及其解決對策企業(yè)是市場經(jīng)濟(jì)的主體，是以營利為目的的經(jīng)濟(jì)組織，其一系列的經(jīng)濟(jì)活動都是圍繞合同的建立和履行來進(jìn)行的。合同是經(jīng)濟(jì)雙方為了維護(hù)各自的利益簽訂的書面的文件，是企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)利益的根本保證。因此，企業(yè)合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，它應(yīng)該包括從合同的簽訂、履行、變更、違約處理、爭議解決等全過程的管理活動。一、企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀及存在的問題企業(yè)合同管理是企業(yè)日常管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容， 合同管理的好壞一定程度上影響著企業(yè)經(jīng)營的好壞。在當(dāng)前企業(yè)合同管理活動中，還存在著一些問題，主要包括以下幾個(gè)方面：合同管理制度不健全、權(quán)責(zé)不明確企業(yè)的合同管理制度是一個(gè)企業(yè)合同管理的頂層設(shè)計(jì)，體現(xiàn)著企業(yè)合同管理是否全面、具體，它對組織機(jī)構(gòu)、人員配置、運(yùn)行流程、監(jiān)督檢查、績效考核等方面都應(yīng)該有具體的規(guī)定。而一些企業(yè)恰恰在這方面還有待完善，由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，使部門間的權(quán)責(zé)分工不明，甚至還存在部門間沖突的部分。有些對外經(jīng)營的一部分業(yè)務(wù)不簽合同的或者補(bǔ)簽合同的現(xiàn)象屢見不鮮，以至于在出現(xiàn)爭議時(shí)很難求證本意。制度不健全，運(yùn)行程序不規(guī)范，缺乏對業(yè)務(wù)合同執(zhí)行的過程監(jiān)控等這些問題最終會給企業(yè)帶來重大的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。大全標(biāo)準(zhǔn)文案注重合同的靜態(tài)管理、忽視動態(tài)管理在目前企業(yè)合同管理中普遍存在著注重靜態(tài)管理，在合同簽訂的階段企業(yè)上下都十分重視的靜態(tài)管理，如在合同的草擬、審批等環(huán)節(jié)比較重視；而在合同履行階段缺乏、忽視管理。實(shí)際操作過程中主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是應(yīng)該簽訂變更合同的不及時(shí)簽訂變更合同，產(chǎn)生業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；二是應(yīng)該追求法律責(zé)任的由于不重視卻過了訴訟時(shí)效；三是應(yīng)該留存的相關(guān)法律證據(jù)缺失而導(dǎo)致官司失敗導(dǎo)致企業(yè)利益受損；四是雙方完全按照合同履約程度較低，違約現(xiàn)象嚴(yán)重；以上實(shí)際操作過程中產(chǎn)生的幾個(gè)方面的問題，主要是忽視合同的動態(tài)管理，對合同履行期間的監(jiān)控不足或者根本沒有有效的監(jiān)控機(jī)制。合同風(fēng)險(xiǎn)管理意識薄弱一些企業(yè)對合同管理的認(rèn)識不足，沒有能夠真正的認(rèn)識到合同管理對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的重要意義，特別是部門管理層缺乏對合同風(fēng)險(xiǎn)防范和規(guī)避的意識，這就造成了企業(yè)合同管理人員缺乏、資金支持缺乏，因而也不會把企業(yè)的合同管理作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容來抓。合同管理信息化水平不高，合同風(fēng)險(xiǎn)管理手段落后從當(dāng)前情況來看，多數(shù)企業(yè)合同管理的信息化建設(shè)還比較薄弱，合同科學(xué)管理的技術(shù)手段還比較落后。大多數(shù)企業(yè)目前采用的還是對上級報(bào)告，對下級檢查的傳統(tǒng)做法，動態(tài)大全標(biāo)準(zhǔn)文案的全過程的對合同進(jìn)行監(jiān)管還很難做到，縱向的信息溝通渠道也比較少，管控的效率普遍偏低。合同管理者與企業(yè)管理部門溝通不暢由于合同管理涉及的是多個(gè)部門的職能，在日常運(yùn)行的過程中，合同管理部門往往很難做到與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的充分溝通，不能從業(yè)務(wù)部門的角度去考慮合同管理，這樣就造成了合同管理部門與業(yè)務(wù)相關(guān)部門之間無法達(dá)成一致的意見。在合同審批的過程中，有的程序還比較復(fù)雜，審批部門及領(lǐng)導(dǎo)繁多，造成效率低下。二、企業(yè)合同管理存在問題的原因分析通過對企業(yè)合同管理中存在問題的分析，我認(rèn)為存在問題的原因主要包括以下幾個(gè)方面：企業(yè)對合同管理的認(rèn)識不足，管理意識不強(qiáng)我國的合同管理制度從上世紀(jì) 80年代開始建立至今，合同法律相關(guān)制度發(fā)展的已經(jīng)較為完善和健全。在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，企業(yè)對于合同的認(rèn)識程度和重視程度也得到普遍的提高，但是從目前情況來看，大多數(shù)企業(yè)對于合同文本非常重視，但是對于合同管理工作確重視程度不夠，缺乏相關(guān)的企業(yè)管理制度和手段。合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、缺乏基本功由于不同的企業(yè)其業(yè)務(wù)范圍、發(fā)展戰(zhàn)略、人員素質(zhì)和管理水平存在差異，企業(yè)合同管理方面也就不盡相同。一般而大全標(biāo)準(zhǔn)文案言，規(guī)模較大的企業(yè)管理水平、手段以及人員基本素質(zhì)比較高，規(guī)模較小企業(yè)則相反?？傮w來看，多數(shù)中小企業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員都集中在工程技術(shù)方面，而合同管理方面專業(yè)人才確比較缺乏。由于受到企業(yè)重視程度的影響，多數(shù)合同管理人員缺乏合同、管理、法律以及具體業(yè)務(wù)方面的專業(yè)知識和相應(yīng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，這就造成了合同管理人員很難有效的進(jìn)行合同管理。合同管理機(jī)構(gòu)不健全、人員配備不足正如上一點(diǎn)所述，不同的企業(yè)具體情況是不同的，一般而言大企業(yè)或集團(tuán)公司的機(jī)構(gòu)一般比較健全，而中小企業(yè)則不然。合同管理職能一般劃分在如企業(yè)發(fā)展部下，且很多企業(yè)簡單的分配1-2人進(jìn)行合同管理，具體工作實(shí)際成了合同檔案管理和簽證審批程序人員，而實(shí)際合同內(nèi)容的審核大多外包給社會上的律師事務(wù)所。這主要是由于公司的頂層設(shè)計(jì)和領(lǐng)導(dǎo)人員的重視程度所決定的。三、企業(yè)合同管理的解決對策企業(yè)合同管理的目的就是保證企業(yè)的根本利益，從管理的角度將業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控，避免不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。通過以上的分析，本人從以下幾個(gè)方面提出解決對策：完善合同管理制度企業(yè)合同管理制度是企業(yè)合同管理的頂層設(shè)計(jì)，是企業(yè)合同管理工作的依據(jù)。完善合同管理制度是企業(yè)推進(jìn)合同管大全標(biāo)準(zhǔn)文案理工作的前提和基礎(chǔ)。1）完善合同管理基礎(chǔ)制度。建立科學(xué)合理的合同管理制度，在管理上要權(quán)責(zé)明確、規(guī)范科學(xué)，確保各項(xiàng)合同有法可依。合同管理制度不僅要明確權(quán)責(zé)，還要實(shí)行合同統(tǒng)一管理，規(guī)定合同管理部門要參與到業(yè)務(wù)合同的談判、起草、資信調(diào)查、合同履行情況等全過程，實(shí)行全流程管理。還應(yīng)該建立管理臺賬。2）建立合同審查制度。合同審查制度至少應(yīng)該包括三方面的內(nèi)容：一是合同的合法性。主要是審查主體資格、合同經(jīng)辦人的授權(quán)情況、內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、程序是否合法等方面的內(nèi)容；二是合同的嚴(yán)密性。主要包括權(quán)利義務(wù)是否具體明確，文字表述是否嚴(yán)謹(jǐn)；三是合理性審查。合同約定的條款是否客觀，內(nèi)容相關(guān)條款間有無相悖。通過建立合同審查制度，可以真實(shí)有效的反映問題，以便更好的應(yīng)對。3）除了以上兩種制度外，還應(yīng)該建立健全合同的簽訂流程、合同的履行監(jiān)督、重大合同的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警管理以及合同管理的績效考核等等方面的內(nèi)容。全面推行合同的全流程管理隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)合同中隨時(shí)面臨著法律風(fēng)險(xiǎn)，且隨著企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)范圍以及企業(yè)外部環(huán)境變化而不斷的發(fā)生著變化。因此，企業(yè)合同管理也應(yīng)該是動態(tài)的全大全標(biāo)準(zhǔn)文案過程管理，以保證企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。合同全過程管理是指合同管理部門應(yīng)該從事前管理、事中管理、事后管理全流程的監(jiān)督監(jiān)控各項(xiàng)業(yè)務(wù)的執(zhí)行。1）事前管理。在合同簽訂前，對合同內(nèi)容進(jìn)行策劃和風(fēng)險(xiǎn)防控。合同管理人員會同業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行合同的策劃，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況起草一個(gè)完備有利的合同文本，如果是簽訂方的版本要進(jìn)行認(rèn)真的分析研究，確保各項(xiàng)內(nèi)容和條款切實(shí)可行，權(quán)責(zé)明確，有效的防范由于合同內(nèi)容而產(chǎn)生的合同風(fēng)險(xiǎn)；2）事中管理。事中管理即合同執(zhí)行期間的管控，是全過程管理中最難監(jiān)控的一個(gè)階段。首先，企業(yè)合同管理部門要設(shè)置專門的崗位人員對業(yè)務(wù)合同的執(zhí)行進(jìn)行跟蹤管理，監(jiān)督執(zhí)行，與業(yè)務(wù)部經(jīng)常經(jīng)溝通交流以及及時(shí)的向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)情況。其次，要建立完善的合同管理工作流程。具體應(yīng)該包括了文件的審批簽字流程、合同變更流程、付款的審查批準(zhǔn)程序以及跟蹤報(bào)告程序。再者，合同管理部門要充分利用合同賦予的權(quán)力，監(jiān)督對方的合同履行，全面掌握合同的進(jìn)度和質(zhì)量，并按照合同內(nèi)容和期限按期行使自己的權(quán)利，避免損失進(jìn)一步擴(kuò)大。3）事后管理。首先需要索賠的及時(shí)行使索賠權(quán)，避免超過合同保護(hù)期限而造成更大損失；其次對完成的合同資料進(jìn)行整理歸檔，作為日后防范法律糾紛的一項(xiàng)重要憑證；再大全標(biāo)準(zhǔn)文案者對合同履行全流程進(jìn)行評價(jià)，分析利弊，為今后合同管理總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。建立合同管理的考核與獎懲制度考核與獎懲制度是推進(jìn)和落實(shí)企業(yè)各項(xiàng)工作的重要制度。建立合同管理的考核與獎懲制度能夠有效的推進(jìn)企業(yè)合同管理工作，防范和化解各項(xiàng)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)的提高企業(yè)的合同管理水平。企業(yè)合同管理考核的內(nèi)容應(yīng)該涵蓋：合同管理機(jī)構(gòu)職責(zé)的落實(shí)、各崗位人員情況、合同簽約率、履約率、避免或挽回的經(jīng)濟(jì)損失等等方面的內(nèi)容。制度中要明確規(guī)定在合同管理工作中成績突出，解決合同糾紛效果明顯，切實(shí)減少企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)避免了重大經(jīng)濟(jì)損失的個(gè)人要給予獎勵(lì)；對由于管理人員行為造成企業(yè)損失的要予以處罰，情節(jié)嚴(yán)重的要移交司法機(jī)關(guān)處理。加強(qiáng)合同管理人員法律培訓(xùn)教育與隊(duì)伍建設(shè)企業(yè)合同管理工作做得好壞除了頂層設(shè)計(jì)和領(lǐng)導(dǎo)人員的重視以外，與合同管理人員的自身素質(zhì)有著非常密切的關(guān)系。因而，加強(qiáng)合同管理人員的自身素質(zhì)是做好企業(yè)合同管理的重要工作。第一，要不斷的招聘法律方面的相關(guān)人才充實(shí)到合同管理工作中來，不能簡單的將法律方面的工作外包給律師事務(wù)所；第二，定期不定期的對合同管理人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，這里的業(yè)務(wù)知識不單單是法律方面的如合同法等，還要加強(qiáng)管理知識，企業(yè)所在行業(yè)的相關(guān)知識的大全標(biāo)準(zhǔn)文案學(xué)習(xí)，綜合能力的提高才是企業(yè)合同管理所需的專業(yè)人才；第三，要定期不定期的到業(yè)務(wù)部門進(jìn)行深入調(diào)查研究，了解企業(yè)本身業(yè)務(wù)的操作流程，實(shí)踐和理論的更好結(jié)合才能更加有效的降低風(fēng)險(xiǎn)。推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)信息化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)合同管理必然會走向信息化的道路。推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)各自的實(shí)際情況逐步推進(jìn)。信息化、智能化的關(guān)鍵就是要減少人為的干預(yù)可能帶來的潛在風(fēng)險(xiǎn)，用較為固定的管理流程和管理標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)