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標準起草中的常見問題2011年10月13日1、講座的思路

以GB/T1.1為理論依據(jù),結合郵政企業(yè)標準起草的實際情況,分析標準起草過程中存在的問題,給出符合標準起草要求的修改方案。兩點說明2、培訓的必要性標準的起草過程,是將技術要求、業(yè)務要求、管理要求等,通過標準的方式表示出來的過程。

兩點說明一.標準的結構二.章三.條四.段五.列項六.封面七.目次八.前言九.引言十.范圍十一.規(guī)范性引用文件十二.術語和定義十三.附錄主要內容(一)標準的兩種表現(xiàn)形式

1、部分2、單獨標準一.標準的結構(一)標準的兩種表現(xiàn)形式

1、部分針對下述情況可考慮將標準劃分為部分:——標準篇幅過長;——后續(xù)的內容相互關聯(lián);——標準的某些內容可能被法規(guī)引用;——標準的某些內容擬用于認證。

一.標準的結構(一)標準的兩種表現(xiàn)形式

2、單獨標準

單獨標準,是一個標準化對象的內容制定成一個獨立的標準。

一.標準的結構

一.標準的結構(二)標準的構成

一項標準由通用要素和核心要素構成。見圖。

通用要素是每項標準均可能包含的內容,包括:封面、目次、前言……

核心要素是除通用要素以外的個性標準的核心內容。

標準結構示例1

章是標準內容劃分的基本單元,是標準或部分中劃分出的第一層次,因而章構成了標準結構的基本框架。

二.章(一)章的編號章的編號應從“范圍”一章開始,一直延續(xù)到附錄之前,如:1、2、3……附錄中的章的編號,不同于正文中的編號,如:附錄A中章的編號為A.1、A.2、A.3、A.4……,附錄B中章的編號為B.1、B.2、B.3、B.4……。二.章(二)章的標題

章的標題是必須的,即每一章都應有標題。章的標題,盡量簡短,注意文體的統(tǒng)一性,注意盡量不要和標準名稱重復。二.章(三)章的設置1、通用要素中的章,按照GB/T1.1的規(guī)定設置。2、核心要素的章,應是標準化對象所涉及的各個方面。同時考慮:(1)整體協(xié)調性(2)內容的重要性二.章章示例1章示例2

二.章條是對章的細分。凡是章以下有編號的層次都稱為“條”。

三.條(一)條的編號條的設置是多層次的,第一層次的條可分為第二層次的條,第二層次的條還可繼續(xù)分為第三層次的條,直至到第五層次(1.2.3.4.5.6)。如:第6章的第一層次:6.1、6.2、6.3……第6章的第二層次:6.1.1、6.1.2……,6.2.1、6.2.2、6.2.3……第6章的第三層次:6.2.1.1、6.2.1.2、…………第6章的第五層次:6.2.1.1.1.1、6.2.1.1.1.2、……

三.條(二)條的標題1、條標題的設置是可選的條的標題是否設置,可根據(jù)標準的具體情況確定。如果設置標題,則位于條的編號后面;如果不設標題,條的編號后面緊跟著條的內容。也就是條可以是有標題的條,也可以是沒有標題的條。

條標題示例12、第一層次的條每個第一層次的條最好設置標題。第二層次的條可根據(jù)情況決定是否設置標題。

三.條(二)條的標題3、條標題的統(tǒng)一性(包括黑體標出的主題)(1)雖然條標題的設置是可選擇的,但在某一章或某一條中,其下一個層次上的各條有無標題應統(tǒng)一。

條標題示例2(2)不同章中的條或不同條中的條,雖然處于同一層次,標題的設置可以不一致。

三.條(二)條的標題4、無標題條的主題(這是GB/T1.1–2009的新規(guī)定)(1)對于無標題的條,如果需要強調各條所涉及的主題,可將無標題條首句中的關鍵術語或短語標為黑體,通過突出顯示的方式引起對相關主題的注意。(2)無標題條中用黑體標出的術語或短語不應在目次中列出;如果有需要列入目次,就應選用有標題條的形式。三.條(三)條的設置

設置條的時候,應遵循的原則:1、內容明顯不同段與段之間所涉及的內容明顯不同,為了便于區(qū)分,則需將它們分成彼此獨立的條。2、具有被引用的可能性當某章或條的幾段內容中的某段,有可能被本標準或其他標準引用時,尤其本標準內部就需引用時,應考慮設立條。這樣可以通過直接引用相應的條編號就可以實現(xiàn)準確引用的目的。三.條(三)條的設置

設置條的時候,應遵循的原則:3、存在兩個或兩個以上的條一個層次中有兩個或兩個以上的條時才可設置條。如:在第6章里沒有6.2,就不應設6.1。條設置示例14、無標題條不應再分條應避免對無標題的條再分條。(這是GB/T1.1–2009的新規(guī)定),也就是說在沒有標題的條下不能再分條。避免出現(xiàn)“懸置條”。條標題示例1三.條(三)條的設置

設置條的時候,應遵循的原則:5、條的層次不宜劃分過多雖然允許將標準中條的層次分到第五層,但編寫標準時,為便于引用、敘述和檢索,不宜將條的層次劃分過多。三.條段是章或條的細分。段沒有編號,這是段與條的明顯不同。

四.段懸置段

為了不在引用時產(chǎn)生混淆,除引導語外,應避免在章標題或條標題與下一層次條之間設段,此段稱為“懸置段”。

懸置段示例1-1、懸置段示例1-2

懸置段示例2

懸置段示例3-1、懸置段示例3-2四.段

列項是段中的子層次,它可以在章或條的任意段里出現(xiàn)。

列項示例1

五.列項(一)列項的作用通過列項,突出并列的各項,強調各項的先后順序。五.列項(二)列項的形式

由引導語(一段文字+“:”)引出并列的各項。一般情況下的標點形式。列項通常是將一個包含并列成分的長句,采用分列的形式表述;列項也可由并列的句子構成。五.列項(三)列項的編號1、無編號列項(1)“破折號”或“圓點”無編號列項,是在列項的各項之前使用“破折號”或“圓點”。應注意,在一項標準中同一層次的列項中,使用破折號還是圓點應統(tǒng)一。也就是說,一項標準的列項如果使用破折號,則全部使用破折號,反之則全部使用圓點;或者第一層次的列項使用破折號,第二層次的列項使用圓點,全文統(tǒng)一。(2)細分無編號列項的細分,只能繼續(xù)細分成無編號的列項,否則應使用有編號列項。

五.列項(三)列項的編號2、有編號列項(1)字母編號有編號列項,是在列項的各項之前使用字母編號[a)、b)、c)……]的列項。(2)細分有編號列項,可以分成有編號列項[1)、2)、3)……],也可以分成無編號列項(當不需識別時)的列項。五.列項(四)列項中編號的選擇

在下述兩種情況下,需要對列項進行編號:1、為了便于引用2、表明先后順序推薦使用有編號的列項,為了便于引用。

列項示例1

五.列項(五)列項中各項的主題在列項的各項中,為了標明各項所涉及的主題,可將其中的關鍵術語或短語標為黑體。如果標出,每個列項都應標出關鍵術語或短語。這些術語和短語不應列入目次中,否則,應使用有標題的條的形式。

五.列項(六)列項與條的區(qū)別1、從內容上看,“條”之間是內容明顯不同、彼此獨立的;“列項”中的各項是彼此相關的、并列的。2、從所處的位置看,“條”是章的細分,而“列項”是段中的子層次,它可以在章或條的任意段里出現(xiàn)。3、從編號上看,“條”是有編號的,一直可以編到第五層;而列項分為“無編號列項”和“有編號列項”,編號只能編到第二層。五.列項列項示例2-1列項示例2-2列項示例3-1列項示例3-2五.列項(七)應注意的問題1、沒有引導語2、引導語與列項的內容重復3、條與列項混用4、引導語與列項不符5、引導語、各列項后面的標點五.列項(一)必備要素封面為必備要素。每個標準都必須有封面。六.封面(二)封面的內容

中國郵政集團公司的企業(yè)標準,其封面的內容有:“中國郵政集團公司標準”字樣、標準編號(Q/YBxxxx—xxxx)、代替標準編號、標準的中文名稱和英文名稱(可選)、一致性程度的標識(采用國際標準時需標注)、發(fā)布日期、實施日期和標準的發(fā)布部門(中國郵政集團公司)。標準草案制修訂階段,應標注“征求意見稿”、“送審稿”或“報批稿”,以及本稿完成日期。

封面示例1六.封面(三)應注意的問題1、標準名稱的修改2、標準草案制修訂階段的表示3、本稿完成日期的表示六.封面(一)必備要素目次為必備要素。每個標準都必須有目次。(QY/B

0043.1-2009《中國郵政集團公司標準編寫指南》)

七.目次(二)目次的內容

目次的內容包括:前言引言(如有)章的編號和標題條的編號和標題(需要時)附錄(如有)(包括附錄的編號、性質和標題)七.目次七.目次(二)目次的內容附錄章的編號和標題(需要時)附錄條的編號和標題(需要時)參考文獻(如有)索引(如有)圖的編號和標題(需要時)表的編號和標題(需要時)等(三)目次的級數(shù)

集團公司的《標準編寫指南》規(guī)定:目次級數(shù)可根據(jù)實際需要設置。范圍、規(guī)范性引用文件、術語和定義等通用要素章的目次級數(shù)一般設置為1級,核心要素章的目次級數(shù)設置為2級,核心要素復雜的章的目次級數(shù)可設置為3級。

七.目次

目次示例1

目次示例2-1

目次示例2-2

目次示例3七.目次(四)應注意的問題1、目次必須列出的內容:在“目次的內容”中除了標有“需要時”的內容,其他各項如果有,必須在目次中給出;2、除了上述內容之外,其他內容可根據(jù)具體情況列出。選擇列出的條、附錄的章和條、圖、表等都應有標題,如果沒有標題就不應列出;3、目次中不應列出“術語和定義”一章中的術語,術語不是條的標題;4、附錄應給出附錄編號、附錄性質、附錄標題;

七.目次(四)應注意的問題5、目次中所列出的內容,包括編號、標題、頁碼等都應和文中完全一致;6、目次應位于封面之后,前言之前;7、使用模板編寫標準,目次是自動生成的;8、GB/T1.1-2009目次的層級表示方式與GB/T1.1-2000的規(guī)定不同,正文和附錄的條按層級縮進。七.目次(一)必備要素前言為必備要素。每個標準或者標準的每個部分都應有前言。八.前言(二)前言的內容

前言應視情況依次給出下列內容:1、標準結構的說明所起草的標準為系列標準或分部分標準,應在第一項標準或標準的第1部分的前言的開頭說明標準的預計結構。在系列標準的每一項標準或分部分標準的每一個部分中應列出所有已經(jīng)發(fā)布或計劃發(fā)布的其他標準或其他部分的名稱。單獨標準不涉及此問題,不用說明。

八.前言

(二)前言的內容

2、標準編制所依據(jù)的起草規(guī)則

這是GB/T1.1-2009的新規(guī)定,提及GB/T1.1。如:

部分標準,如此提及:

本部分按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。

單獨標準,如此提及:

本標準按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。

八.前言

(二)前言的內容

3、標準代替的全部或部分其他文件的說明

要給出被代替的標準(含修改單)或其他文件的編號和名稱;列出與前一版本相比的主要技術變化。

八.前言(二)前言的內容4、與國際文件、國外文件關系的說明

以國外文件為基礎形成的標準,可在前言中陳述與相應文件的關系;與國際文件的一致性程度為等同、修改或非等效的標準,應按照GB/T20000.2的規(guī)定陳述與國際文件的關系。沒有采用國外文件、國際文件的標準,不涉及這個問題。

八.前言(二)前言的內容5、有關專利的說明

凡可能涉及專利的標準,如果尚未識別出涉及專利,則應按照C.2的規(guī)定,說明相關內容。

八.前言(二)前言的內容6、標準的提出信息(可省略)或歸口信息標準的提出信息,如:

本標準由中國郵政集團公司市場經(jīng)營部提出。本標準由中國郵政集團公司人力資源部提出。標準的歸口信息,如:

本標準由中國郵政集團公司企業(yè)發(fā)展與科技部歸口。

八.前言(二)前言的內容7、標準的起草單位和主要起草人標準的起草單位,如:

本標準起草單位:××省郵政公司。本標準起草單位:郵政科學研究規(guī)劃院。標準的主要起草人,如:

本標準主要起草人:×××、××、×××、××。

八.前言(二)前言的內容8、標準所代替標準的歷次版本發(fā)布情況

準確、清晰地給出標準的歷次修訂的時間、標準的合并、分部分、被代替的兩個或兩個以上標準的變化情況。八.前言

前言示例1

前言示例2

前言示例3八.前言(三)應注意的問題1、前言中不應給出要求和推薦性條款。也不應包括公式、圖和表。2、前言中不應包含“范圍”一章的內容3、前言中不應規(guī)定配合使用的文件4、前言中不應闡述編制標準的意義或介紹標準的技術內容5、前言中不應介紹標準的立項情況或編制過程6、前言應位于目次之后,引言(如有)之前,或首頁之前(如沒有引言)八.前言(一)可選要素九.引言(二)引言的內容1、編制標準的原因必要時,可在引言中闡述編制定或修訂標準的原因、目的、意義等。2、標準技術內容的特殊信息或說明在引言中可對標準中涉及的總體技術內容進行說明,包含為什么對這些技術內容進行標準化的說明,還可以給出與技術內容有關的特殊信息。3、專利的說明如果已經(jīng)識別出某項標準涉及專利,則在引言中應給出有關專利的聲明。九.引言(三)應注意的問題

1、引言中不應給出要求;2、引言中不應包含“范圍”一章的內容。

九.引言(一)必備要素范圍作為標準正文的第1章,是必備要素。每個標準或者標準的每個部分都應有范圍這一章。十.范圍

(二)范圍的內容

應明確界定標準化對象和所涉及的各個方面,指明標準或其特定部分的適用界限。必要時,可指出標準不適用的界限。一般情況下,“范圍”這一章有2句話;特殊情況下,“范圍”這一章有3句話。十.范圍(二)范圍的內容

1、第一句話:界定標準化對象和所涉及的各個方面。表述形式為:

本標準+規(guī)定了(確立了、給出了……)+……(標準化對象)的+所涉及的各個方面(核心要素各個章的標題),如:本標準規(guī)定了……的尺寸(方法、特征……)。本標準確立了……的系統(tǒng)(一般原則……)。本標準給出了……的指南。本標準界定了……的術語。十.范圍(二)范圍的內容2、第二句話:指明標準或其特定部分的適用界限。表述形式為:本標準適用于……。本標準適用于……,也適用于……。本標準適用于……,……也可參照(參考)使用。十.范圍

(二)范圍的內容3、第三句話:必要時,可指出標準不適用的界限。表述形式為:本標準不適用于……。

或者第二句話和第三句話合并為:本標準適用于……,不適用于……。對于部分,“本標準”應為“本部分”。十.范圍

(三)給出簡稱

為了便于標準中的敘述,在范圍一章中常常對標準中重復使用的、較長的術語給出簡稱。這個術語應該在“范圍”一章中出現(xiàn),通常僅限于在該標準中使用。

十.范圍

范圍示例1

范圍示例2

范圍示例3十.范圍

(四)應注意的問題1、應明確標準化對象;2、一般情況下,標準化對象所涉及的各個方面就是核心要素的各章的標題;3、羅列標準化對象所涉及的各個方面時,不應包括“術語和定義”一章;4、不能包含要求。十.范圍(一)可選要素

規(guī)范性引用文件為可選要素。只有所引用的文件或條款是標準整體不可分割的一部分時,才可作為規(guī)范性引用文件。

如果標準中有規(guī)范性引用文件,則應以“規(guī)范性引用文件”為標題單獨設一章,為第2章,以便給出標準中規(guī)范性引用文件的清單。反之,如果標準中沒有規(guī)范性引用文件,就不要設“規(guī)范性引用文件”這章。

十一.規(guī)范性引用文件(二)引導語規(guī)范性引用文件清單應由下述引導語引出:“下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。”十一.規(guī)范性引用文件(三)規(guī)范性引用文件清單

1、文件清單包括下列文件,且排列順序為:國家標準(包括國家標準化指導性技術文件)行業(yè)標準地方標準(僅適用于地方標準的編寫)國內有關文件國際標準(含ISO標準、ISO/IEC標準、IEC標準)ISO或IEC有關文件其他國際標準其他國際有關文件十一.規(guī)范性引用文件(三)規(guī)范性引用文件清單

2、文件清單不應包含:不能公開獲得的文件資料性引用文件標準編制過程中參考過的文件十一.規(guī)范性引用文件(四)規(guī)范性引用文件的規(guī)范性

列入“規(guī)范性引用文件”一章中的文件應同時滿足2個條件:1、在標準條款中被引用;2、被規(guī)范性引用。十一.規(guī)范性引用文件規(guī)范性引用文件示例1

規(guī)范性引用文件示例2

十一.規(guī)范性引用文件(五)應注意的問題1、被規(guī)范性引用的文件,列入文件清單

“規(guī)范性引用”指,被引用的文件,或引用的部分條款,是標準不可分割的組成部分。換句話說,不要列入標準起草過程中依據(jù)或參考的文件,因為這些文件不是規(guī)范性引用的文件,但可以列在參考文獻中。

十一.規(guī)范性引用文件(五)應注意的問題2、被資料性引用的文件,不應列入文件清單

“資料性引用”,指標準中引用了某文件后,這些文件的內容并不是引用它的標準中的不可分割的組成部分,使用標準時,并不需要遵守所引文件中被提及的內容。提及這些文件的目的是提供一些供參考的信息或資料。如果需要,可將資料性引用的文件列入“參考文獻”。

“資料性引用”還包括標準條文中的注、腳注、圖注、表注中提及的文件,標準中資料性附錄提及的文件,標準中的示例所使用或提及的文件;“術語和定義”一章中,在定義后的方括號中標出的術語和定義所出自的文件;摘抄形式引用時,在方括號中標出的摘抄內容所出自的文件。十一.規(guī)范性引用文件(五)應注意的問題3、文件清單中列出的文件,應在標準中提及;4、標準中提及的、規(guī)范性引用的文件,應列入“規(guī)范性引用文件”這一章的文件清單中。十一.規(guī)范性引用文件(一)術語標準和非術語標準術語及其定義,一般有兩種方式出現(xiàn)在標準中:1、一種是專門的術語標準,標準中只有術語和定義,沒有其他內容。這些術語通常提供給其他標準使用。2、另一種是非術語標準的“術語和定義”一章,這類標準還有很多核心內容(規(guī)范性技術要素),給出“術語和定義”一章的目的,是為了準確理解核心內容。這章中的術語和定義適用于標準本身。十二.術語和定義

(二)可選要素

在非術語標準中,“術語和定義”這一章為可選要素,僅給出為理解標準中某些術語所必需的定義,給出這些術語的定義,也是為了更準確地理解標準。十二.術語和定義

(三)引導語引導語的3種形式:1、只有標準中界定的術語和定義適用時,應使用下述引導語:

下列術語和定義適用于本文件。這是GB/T1.1-2009新規(guī)定的表述方式,更加簡化。GB/T1.1-2000的表述方式為:

下列術語和定義適用于本標準。下列術語和定義適用于GB/T××××的本部分。十二.術語和定義

(三)引導語

引導語的3種形式:2、除了標準中界定的術語和定義外,其他文件中界定的術語和定義也適用時,應使用下述引導語:

……(某文件)界定的以及下列術語和定義適用于本文件。十二.術語和定義

(三)引導語

引導語的3種形式:3、只有其他文件界定的術語和定義適用,而本標準中沒有界定術語和定義時(此時“術語和定義”一章中只有引導語,沒有術語條目),應使用下述引導語:

……(某文件)界定的術語和定義適用于本文件。十二.術語和定義

(四)術語條目的內容1、條目編號每條術語都應有編號。只有一條術語時,也應有條目編號。2、術語3、英文對應詞4、定義十二.術語和定義

(五)在“術語和定義”一章中應該給出哪些術語及其定義?1、在標準中多次使用的術語(1)在標準中已經(jīng)使用的術語,或者在“術語和定義”一章的定義中使用的術語。(2)在標準條文中多次用到的術語。十二.術語和定義

(五)在“術語和定義”一章中應該給出哪些術語及其定義?2、不是一看就懂或眾所周知的術語,或者在不同語境中有不同解釋的術語“一看就懂”的術語,是指已經(jīng)定義過的術語,或由這些術語組合而成的組合術語。十二.術語和定義

(五)在“術語和定義”一章中應該給出哪些術語及其定義?3、不是通用詞典中的詞或通用的技術術語通用詞典中的詞或通用的技術術語,不需要定義;如果是通用詞典中的詞或通用的技術術語,并且用于特定含義時,需要給出該術語的定義。十二.術語和定義

(五)在“術語和定義”一章中應該給出哪些術語及其定義?4、從未定義過的術語、或需要改寫已定義過的術語在對“術語和定義”一章的術語進行定義時,首先要在現(xiàn)行術語標準中查找相應的術語和定義,如果定義適用,就直接引用,無須再給出定義;如果不定義適用,可以對現(xiàn)有定義進行改寫。在現(xiàn)行的術語標準中沒有定義過的術語,或者已有定義不適用時,需要在非術語標準中給出定義。十二.術語和定義

(五)在“術語和定義”一章中應該給出哪些術語及其定義?5、標準的范圍所覆蓋領域中的術語如果一個術語需要定義,但不屬本標準范圍所覆蓋的領域中的術語,不應再“術語和定義”一章中給出定義。如果沒有檢索到該術語的相應定義,建議在標準條文中說明其含義。不在“術語和定義”一章中定義,以免被其他標準引用。十二.術語和定義

(六)如何給出術語定義?定義的方法有2種:1、內涵定義內涵定義是一種科學定義模式,是主要使用的定義模式。它的定義方式為:定義=用于區(qū)分定義概念與其他并列概念的區(qū)別特征+上位概念十二.術語和定義

(六)如何給出術語定義?定義的方法有2種:2、外延定義下位概念是眾所周知的且屈指可數(shù),可采用外延定義。例如:“太陽系行星”的定義:水星、金星、地球、火星、木星、土星、天王星和海王星的總稱。十二.術語和定義

(七)郵政的術語標準曾經(jīng)發(fā)布過的郵政術語標準有:GB/T10757-89郵政通信網(wǎng)術語YD/T605-93郵政業(yè)務術語郵政包裹部分YD/T606-93郵政業(yè)務術語函件部分YD/T725-94郵政業(yè)務術語報刊發(fā)行部分YZ/T0004-2000信函分揀設備技術詞匯YZ/T0005.

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