電子郵件禮儀與Outlook使用技巧匯編

電子郵件禮儀與Outlook使用技巧一、電子郵件電子郵件溝通的簡單禮儀與規(guī)范回復(fù)電子郵件的禮儀與規(guī)范二、Outlook使用技巧善用簽名文件回條回收e-mail聯(lián)絡(luò)人群組規(guī)則管理功能使用三、作業(yè)課程大綱（一）慎重選擇發(fā)信對(duì)象

確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將Cc：人數(shù)降至最低(Cc全名為CarbonCopy，中文譯為「副本轉(zhuǎn)送」）

傳送電子訊息之前，須確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函復(fù)本同時(shí)轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時(shí)，可善用Cc：的功能，但要將人數(shù)降至最低，否則，收件人與副本轉(zhuǎn)送的用途將混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。掌握“廣播”清單

“廣播”功能是電子郵件系統(tǒng)最具威力的功能之一。使用者只須將其問題或意見傳送至特定網(wǎng)絡(luò)廣場或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多回復(fù)。然而問題在于：一個(gè)人的問題或建議是否會(huì)成為另一個(gè)人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人?因此，當(dāng)使用者有“廣播”需求時(shí)，務(wù)必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。一、電子郵件1.電子郵件溝通的簡單禮儀與規(guī)范(二)注意撰寫信件內(nèi)容切記收信對(duì)象是一個(gè)「人」，而不是一臺(tái)機(jī)器

因?yàn)殡娮佑嵪⒌幕?dòng)是透過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的，用戶經(jīng)常會(huì)不自覺地「忘記」與自己真正互動(dòng)的是遠(yuǎn)程的「人」。許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對(duì)方甚至引起沖突。記住寫電子郵件，實(shí)際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。2.電子信件「標(biāo)題」要明確且具描述性

電子郵件一定要注明標(biāo)題(Subject)，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)用戶是以標(biāo)題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫得具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。3.信件內(nèi)容應(yīng)簡明扼要

在線溝通講求時(shí)效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時(shí)都可以省略。盡量掌握「一個(gè)訊息、一個(gè)主題」的原則。4.考慮他人計(jì)算機(jī)的容量

上線溝通的網(wǎng)友所擁有的系統(tǒng)與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統(tǒng)的終端機(jī)和陳舊的電子郵件系統(tǒng)(如系統(tǒng)無法自動(dòng)斷行)。為確保對(duì)方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫郵件時(shí)應(yīng)特別注意傳送對(duì)象，考慮其是否有系統(tǒng)的限制。5.了解傳送出去的訊息將潛在會(huì)永久留存

盡管信件有一定的郵寄對(duì)象，但經(jīng)過無法預(yù)計(jì)的網(wǎng)絡(luò)，也許郵寄出去的信件將會(huì)永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。6.理清建議或意見

若要表達(dá)對(duì)某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發(fā)行動(dòng)，則應(yīng)針對(duì)事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時(shí)因訊息太過簡短或標(biāo)明不夠清楚，收信對(duì)象可能會(huì)不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。7.避免使用太多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

我們經(jīng)常會(huì)看到一些電子信件中夾雜了許多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，特別是驚嘆號(hào)的使用!!!!!若真要強(qiáng)調(diào)事情，應(yīng)該在用詞遣字上特別強(qiáng)調(diào)，而不應(yīng)使用太多不必要的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。8.小心幽默的使用

在缺乏聲調(diào)的抑揚(yáng)頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應(yīng)特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現(xiàn)幽默或特定情緒，發(fā)信者必須寫明或使用“情緒符號(hào)”(smilies，如：)代表笑臉、高興)。無論所開的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。9.切勿講一些不會(huì)在公眾場所對(duì)他人講的話

在發(fā)信之前問問自己，你會(huì)在公眾場所中公開面對(duì)面地對(duì)他人講這些話嗎?如果答案是否定的，請(qǐng)?jiān)僦刈x重寫，或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息。千萬不可以因?yàn)闆]看到對(duì)方的臉，就毫不客氣講一些沒有經(jīng)大腦思考的話語。切勿在不給予響應(yīng)或申辯機(jī)會(huì)的情況下批評(píng)或污蔑他人。10.勿于學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)上從事商業(yè)行為

一般學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)是禁止商業(yè)行為的，請(qǐng)不要任意違反此一共識(shí)。當(dāng)然，張貼營利廣告也是不受歡迎的，而這些附有營利性質(zhì)廣告包括：產(chǎn)品促銷、自我業(yè)務(wù)推廣、在特定群體中散播營利消息，及提供迅速致富的方法等等都一樣。(三)養(yǎng)成良好傳送習(xí)慣注明送信者及其身分

除非是熟識(shí)的人，否則收信人一般無法從賬號(hào)解讀出發(fā)信人到底是誰，因此標(biāo)明發(fā)信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節(jié)。有許多人將自己的身分設(shè)計(jì)成一個(gè)附著檔案，每當(dāng)發(fā)信出去時(shí)，此一檔案也將自動(dòng)地貼附該訊息后面。我們希望針對(duì)“身分設(shè)計(jì)”強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)注意事項(xiàng)：(1)：“身分設(shè)計(jì)”應(yīng)充分代表發(fā)信者自己，無論是引用文學(xué)名作詞句或以圖繪表示，都必須真實(shí)且充分地反映自己。有些人的身分設(shè)計(jì)為：＊＊&%^$&(^)@C.Y>Liang，讀來不免讓人感覺他或許是一個(gè)“精神錯(cuò)亂”的人；(2)：切勿過度裝飾自己的“身分設(shè)計(jì)”，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會(huì)妨礙電子郵件的正常溝通效益。2.遵守一般法律規(guī)定

進(jìn)行網(wǎng)際溝通時(shí)，一般日常生活中的行為準(zhǔn)則亦須遵守。因透過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，要擷取、復(fù)制或篡改他人作品是相當(dāng)容易的，因此在數(shù)字空間中對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的尊重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時(shí)，須要對(duì)原作者與原作品的出處詳加注明，以示尊重。3.勿任意或無心地浪費(fèi)帶寬

傳送冗長文字與大型圖繪均會(huì)占用大量的帶寬，造成網(wǎng)絡(luò)塞車。為避免浪費(fèi)數(shù)字空間使用者的寶貴時(shí)間，應(yīng)謹(jǐn)慎考慮傳送訊息容量的大小。4.小心附件功能的使用

在若干電子郵件系統(tǒng)中，由于「附件」功能的缺乏或不成熟，會(huì)造成使用者無法順利閱讀文件。使用者經(jīng)常會(huì)因不便而直接去除來函，以致喪失溝通功能。如果附件內(nèi)容不長時(shí)，請(qǐng)直接撰寫于信件中。5.勿重復(fù)傳送同一訊息

勿一再傳送相同的訊息給相同的對(duì)象，這不僅會(huì)使網(wǎng)絡(luò)超載而降低傳輸速率，同時(shí)占用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時(shí)也須注意，不要分別發(fā)送相同的訊息給多個(gè)組群(group)，因?yàn)橛胁簧倬W(wǎng)絡(luò)用戶同時(shí)隸屬于幾個(gè)不同的電子郵件組群，如此一傳送，這些使用者勢必會(huì)重復(fù)收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個(gè)組群，請(qǐng)一次傳送完畢。6.定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的時(shí)間與日期之自動(dòng)標(biāo)示

電子郵件傳送時(shí)會(huì)以所用計(jì)算機(jī)的設(shè)定日期與時(shí)刻來標(biāo)示信發(fā)送的時(shí)間，為避免不必要的誤會(huì)或窘態(tài)發(fā)生，用戶須定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)間與日期之設(shè)定是否正確。(一)三思回復(fù)內(nèi)容

勿期盼他人會(huì)立即回復(fù)你的信件

發(fā)信者通常會(huì)期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對(duì)方趕快閱讀、處理，以及回復(fù)。我們不要對(duì)他人回復(fù)信件的時(shí)效性做過分期許。2.當(dāng)他人誤送郵件給你時(shí)，盡可能代為傳遞或通知原寄送人

忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復(fù)者，都是不好的網(wǎng)際行為，因?yàn)榘l(fā)信人通常會(huì)焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方?如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無法辨認(rèn)，也應(yīng)即刻回復(fù)發(fā)信人并簡單解釋傳送的錯(cuò)誤。在數(shù)字空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯(cuò)誤并熱心協(xié)助。3.情緒高漲時(shí)避免立即回復(fù)訊息

人們習(xí)慣于面對(duì)面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會(huì)輔助溝通的效益。然而，使用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日?？谡Z溝通時(shí)并不會(huì)冒犯他人，例如有人以「三字經(jīng)」作為見面時(shí)打招呼的口頭禪，但若將其寫入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預(yù)期的紛爭。當(dāng)來信引發(fā)個(gè)人情緒高漲時(shí)，此時(shí)應(yīng)等心情平靜后再看一遍，恢復(fù)正常理智時(shí)，解讀信件內(nèi)容的方式或許全然不同。一、電子郵件2.回復(fù)電子郵件的禮儀與規(guī)范4.謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件

在數(shù)字空間中，惡意中傷或會(huì)引起爭端的郵件通常被稱之為“Flames”。對(duì)于Flames的處理要非常謹(jǐn)慎，以避免中計(jì)而造成連鎖反應(yīng)的污蔑行為。應(yīng)付Flames最好的方法為：忽視它！離開屏幕繼續(xù)過著自己正常而理性的生活。5.閱讀信件時(shí)應(yīng)設(shè)法理清建議與意見

如同撰寫傳送郵件時(shí)須注意理清建議與意見一般，閱讀他人郵寄來的信件也須注意這項(xiàng)原則。詳細(xì)辨明來信到底只是表達(dá)看法、反應(yīng)需求還是提出方案、鼓吹行動(dòng)?如此，才能適當(dāng)?shù)鼗貜?fù)來信。6.避免非相關(guān)主題性的言語

數(shù)字空間具有「八卦」傳播與間聊的特性，切勿讓自己無心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題。因此，回復(fù)他人建議與意見時(shí)，必須扣緊主題，并提出相關(guān)的實(shí)證予以說明，盡量避免非相關(guān)主題的言論涉入回復(fù)信函的內(nèi)容中。此外，要回復(fù)他人信件時(shí)，請(qǐng)使用“Reply”的功能，不要另起一標(biāo)題而造成對(duì)方的混淆。7.將同一主題的所有后續(xù)意見閱讀完畢，再回復(fù)自己的意見

在回復(fù)某一特定信函之前，請(qǐng)先閱讀所有已回復(fù)該信的內(nèi)容，也許你原定的回復(fù)內(nèi)容已有十個(gè)人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達(dá)即可，無須重復(fù)大家已覺厭煩的意見。在數(shù)字空間中，長篇大論往往不會(huì)引發(fā)他人閱讀的興趣，反而是那些精簡有力的言論會(huì)吸引群眾。8.切勿在未經(jīng)同意前，將他人信函轉(zhuǎn)送給第三者

若要把他人的來函轉(zhuǎn)送給第三者之前，要先征詢來信者的同意，否則犯了網(wǎng)絡(luò)規(guī)矩的大忌！對(duì)來信者而言，郵件內(nèi)容是針對(duì)收信者所撰寫的私人信函，不見得適合他人閱讀。9.考慮替代性的溝通管道

回復(fù)電子信件前，再思考一下：為何不拿起電話與對(duì)方聊聊或約個(gè)時(shí)間當(dāng)面簽覆?別忘了，電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助(如表情、肢體語言等)。見面三分情，即使是使用電話，狀況也會(huì)完全不一樣的，更何況目前太多的人都是以非自己母語的英文進(jìn)行電子郵件溝通，誤解與糾紛自然在所難免。最后，要提醒所有新新的計(jì)算機(jī)族群們，當(dāng)你們成為優(yōu)秀的好國民時(shí)，千萬要遵守「因特網(wǎng)」的禮儀，不要認(rèn)為在計(jì)算機(jī)的世界里，沒有人可以看見你，就可以為所欲為哦！1.善用簽名

簽名的意義，就像一般信箋的信頭一樣，可以明確發(fā)信人的身份、聯(lián)系辦法。在信息社會(huì)里， 它也是一種重要的品牌營銷資源，設(shè)計(jì)精巧的簽名文件，會(huì)給收函人留下良好的印像。

執(zhí)行步驟：1、選項(xiàng)2、郵件格式－》簽名3、設(shè)置簽名4、設(shè)置郵件“新郵件、答復(fù)與轉(zhuǎn)發(fā)功能”中的簽名。簽名設(shè)計(jì)：2008年格集字10號(hào)文件《組織行為規(guī)范》格式如下:Name/EnglishName（姓名/英文名）NameSpelling（中文姓名拼音）Position（職位英文）Department（部門）ADD（公司地址）:TEL(辦公室電話)：FAX(傳真):Mobile(手機(jī)）:PostCode:（郵編）:http:www.grand－E－mail：2.回條

如果我寄出了封開會(huì)通知的郵件，對(duì)方到底有沒有收到？ 我想這應(yīng)該都是大家關(guān)心的事，有時(shí)候重要的email，例如像是開會(huì)通知等等， 我們都會(huì)想要知道對(duì)方是否有收到信，這時(shí)Outlook的回條功能，就派上用場啰！執(zhí)行步驟：1、在郵件中點(diǎn)選工具－》選項(xiàng)2、電子郵件選項(xiàng)3、索取回復(fù)當(dāng)別人向你要求回條的時(shí)候，記得要傳送回條給對(duì)方，以方便對(duì)方工作上的需求。4、寄件人收到的回條內(nèi)容1、到你已發(fā)送郵箱中，找出你寄出而想要回收的信件3.回收email

如果你不小心寄出了錯(cuò)誤的mail，這時(shí)回收的功能，或許能拯救你的失誤！執(zhí)行步驟：2、點(diǎn)選撤回該郵件的功能使用回收的功能，是為了補(bǔ)救錯(cuò)誤的郵件內(nèi)容，不應(yīng)該濫用才是4、選擇回收時(shí)的方式以及是否收取回收是否成功的回條只能回收未讀郵件！4、創(chuàng)建通訊組列表1、在“文件”菜單上，指向“新建”，然后單擊“通訊組列表”。2、在“名稱”框中，鍵入一個(gè)名稱。3、在“通訊組列表”選項(xiàng)卡上，單擊“選擇成員”。在“通訊簿”下拉列表中，單擊包含要添加到通訊組列表中的電子郵件地址的通訊簿。4、通訊組列表將以您提供的名稱保存在“聯(lián)系人”文件夾中。5、使用規(guī)則管理郵件所謂規(guī)則，就是MicrosoftOfficeOutlook對(duì)滿足規(guī)則中指定的條件的正在接收或已發(fā)送的郵件自動(dòng)執(zhí)行的操作。您可以通過使用“規(guī)則和通知向?qū)А边x擇多個(gè)條件和操作。規(guī)則僅對(duì)未讀郵件起作用，對(duì)已讀郵件就會(huì)失效。案例：把有關(guān)生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表郵件放置在一個(gè)郵箱當(dāng)中1、選擇個(gè)人文件夾或收件箱，單擊右鍵，選擇“新建文件夾”，并以“生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表”命名。2、選擇生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表文件夾，在工具欄中選擇工具－>規(guī)則和通知。2、單擊新建規(guī)則，選擇步驟1中的第二項(xiàng)，再選擇步驟2中的特定短語，在彈出的對(duì)話框中寫入關(guān)鍵詞，如：生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表，