會計電算化 05 報表管理系統(tǒng)

第5章

報表管理系統(tǒng)

教學(xué)目的與要求：系統(tǒng)學(xué)習(xí)自定義報表和使用報表模板生成報表的方法。要求掌握報表格式設(shè)置和公式設(shè)置的方法以及報表數(shù)據(jù)的計算方法。了解計算機環(huán)境下報表系統(tǒng)中有關(guān)的基本概念。5.1

報管理系統(tǒng)概述5.2

報表格式設(shè)計5.4

報表公式編輯5.4

報表數(shù)據(jù)處理5.5

報表模板5.1

報表管理系統(tǒng)概述5.2

報表格式設(shè)計定義一張報表，首先應(yīng)該定義報表數(shù)據(jù)的載體——報表格式。不同的報表，格式定義的內(nèi)容也會有所不同，但一般情況下報表格式應(yīng)該包括報表表樣、單元類型及單元風(fēng)格等內(nèi)容。

5.2.1

啟動UFO表在使用UFO報表系統(tǒng)處理會計報表之前，應(yīng)首先啟動UFO系統(tǒng)，并建立一張空白的報表，然后在這張空白報表的基礎(chǔ)之上設(shè)計報表的格式。注意:

建立新表后，將得到一張系統(tǒng)默認格式的空表，報表名默認為REPORT1.REP。

空白報表建立起來以后，里面沒有任何內(nèi)容，所有單元的類型均默認為數(shù)值單元。

新報表建立后，默認的狀態(tài)欄為格式狀態(tài)。5.2.2

設(shè)計表樣設(shè)計表樣主要包括設(shè)計報表的表格、輸入報表的表間項目及定義項目的顯示風(fēng)格、定義單元屬性。通過設(shè)置報表表樣可以確定整張報表的大小和外觀。報表表樣設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：設(shè)置報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內(nèi)容、定義顯示風(fēng)格、定義單元屬性等。任務(wù)1：啟動UFO報表系統(tǒng),進入格式設(shè)計狀態(tài)。1.設(shè)置報表尺寸設(shè)置報表尺寸是指設(shè)置報表的行數(shù)和列數(shù)。注意:報表的尺寸設(shè)置完之后，還可以單擊“格式”菜單中“插入”或“刪除”選項增加或減少行或列來調(diào)整報表大小。

2.定義報表的行高和列寬

如果報表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調(diào)整該行的行高或列的列寬。注意:行高和列寬的定義，可以通過菜單操作，也可以直接利用鼠標(biāo)拖動某行或某列來調(diào)整行高和列寬。3.

劃表格線

報表的尺寸設(shè)置完成之后，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，該報表是沒有任何表格線的，所以為了滿足查詢和打印的需要，還需要劃上表格線。注意:劃好的表格線在格式狀態(tài)下變化并不明顯。操作完以后可以在數(shù)據(jù)狀態(tài)下查看效果。4.

定義組合單元有些內(nèi)容如標(biāo)題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，所以為了實現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示，需要定義組合單元。注意:組合單元可以用該區(qū)域名或者區(qū)域中的任一單元名來加以表示。組合單元實際上就是一個大的單元，所有針對單元的操作對組合單元均有效。若所定義的組合單元取消，可以在“組合單元”對話框中，單擊“取消組合”按鈕實現(xiàn)。5.

輸入表間項目

報表表間項目指報表的文字內(nèi)容，主要包括表頭內(nèi)容、表體項目和表尾項目等。注意:在輸入報表項目時，編制單位、日期一般不需要輸入，UFO系統(tǒng)將其單獨設(shè)置為關(guān)鍵字。項目輸入完之后，默認的格式均為普通宋體12號，居左。一個表樣單元最多能輸入63個字符或31個漢字，允許換行顯示。

6.定義單元屬性單元屬性主要指單元類型、數(shù)字格式、邊框樣式等內(nèi)容的設(shè)置。注意:用同樣的方法可以將G5：H16設(shè)置為與C5：D16同樣的單元屬性。而報表的其他單元則應(yīng)為“字符”型。報表新建時，所有單元的單元屬性均默認為數(shù)值型格式狀態(tài)下，輸入的內(nèi)容均默認為表樣單元。字符單元和數(shù)值單元輸入后只對本表頁有效，表樣單元輸入以后對所有的表頁有效。

7.

設(shè)置單元風(fēng)格單元風(fēng)格主要指的是單元內(nèi)容的字體、字號、字型、對齊方式、顏色圖案等設(shè)置。設(shè)置單元風(fēng)格會使報表更符合閱讀習(xí)慣，更加美觀清晰。注意:設(shè)置完之后可以在預(yù)覽窗口里查看效果。5.2.3

設(shè)置關(guān)鍵字

關(guān)鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還可以自定義關(guān)鍵字?？梢愿鶕?jù)自己的需要設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵字。注意:關(guān)鍵字在格式狀態(tài)下定義，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入。關(guān)鍵字如年、月等會隨同報表數(shù)據(jù)一起顯示，在定義關(guān)鍵字時即要考慮編制報表的需要，又要考慮打印的需要。每張報表可以同時定義多個關(guān)鍵字。

如果關(guān)鍵字的位置設(shè)置錯誤，可以執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單“關(guān)鍵字”|“取消”命令取消后再重新設(shè)置。關(guān)鍵字在一張報表中只能定義一次，即同一張報表中不能有重復(fù)的關(guān)鍵字。

注意:5.3

報表公式編輯5.3.1

編輯公式

在UFO表中，由于各種報表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，所以報表中各種數(shù)據(jù)的采集、運算的勾稽關(guān)系的檢測就用到了不同的公式，報表主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。

單元公式在輸入時，凡是涉及到數(shù)學(xué)符號的均須輸入英文半角字符。否則系統(tǒng)將認為公式輸入錯誤而不能被保存。

賬套號和會計年度如果選擇默認，以后在選擇取數(shù)的賬套時，需要進行賬套初始工作。如果直接輸入，則不需再進行賬套初始。

如果輸入的會計科目有輔助核算，還可以輸入相關(guān)輔助核算內(nèi)容。如果沒輔助核算，則“輔助核算”選擇框呈灰色，不可輸入。

審核公式在格式狀態(tài)下編輯，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下執(zhí)行審核公式。

注意:5.3.2

保存報表

報表的格式設(shè)置完成之后，為了確保今后能夠隨時調(diào)出使用并生成報表數(shù)據(jù)，應(yīng)將會計報表的格式保存起來。

注意:“.REP”為用友報表文件專用擴展名。如果沒有保存就退出，系統(tǒng)將彈出“是否保存報表？”對話框。

至此，資產(chǎn)負債表設(shè)置完畢。格式見下頁：5.4

報表數(shù)據(jù)處理

報表數(shù)據(jù)處理主要包括生成報表數(shù)據(jù)、審核報表數(shù)據(jù)和舍位平衡操作等工作，數(shù)據(jù)處理工作必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行。處理時，計算機會根據(jù)已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動進行取數(shù)、審核及舍位等操作。報表數(shù)據(jù)處理一般是針對某一特定表頁進行的，因此，在數(shù)據(jù)處理時還涉及到表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。

5.4.1

進入報表數(shù)據(jù)狀態(tài)進入報表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)既可以使用菜單進入，也可以直接使用“數(shù)據(jù)/格式”切換按鈕進入。

5.4.2

賬套初始

報表的一些原始數(shù)據(jù)是取自于某個指定的賬套的，如果在定義單元公式時沒有指定某個賬套或會計年度，在生成報表數(shù)據(jù)之前，需要確認單元數(shù)據(jù)是取自于哪一個賬套及會計年度。賬套初始工作既可以在格式狀態(tài)下進行，也可以在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行。注意:第一次賬套初始后，如果想更換賬套或會計年度，還可以重新進行賬套初始工作。如果不進行賬套初始，則系統(tǒng)默認為當(dāng)前年度，999賬套。

5.4.3

錄入關(guān)鍵字關(guān)鍵字是表頁定位的特定標(biāo)識，在格式狀態(tài)下設(shè)置完成關(guān)鍵字以后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標(biāo)志，為表頁間、表間的取數(shù)提供依據(jù)。注意:每一張表頁均對應(yīng)不同的關(guān)鍵字，輸出時隨同單元一起顯示。日期關(guān)鍵字可以確認報表數(shù)據(jù)取數(shù)的時間范圍，即確定數(shù)據(jù)生成的具體日期。5.4.4

整表重算當(dāng)完成報表的格式設(shè)計并完成賬套初始和關(guān)鍵字的錄入之后便可以計算指定賬套并指定報表時間的報表數(shù)據(jù)了。計算報表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進行的，它既可以在錄入完成報表的關(guān)鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。5.5報表模板

利用報表模板可以迅速建立一張符合您需要的財務(wù)報表。另外，對于一些本企業(yè)常用但報表模板沒有提供標(biāo)準(zhǔn)格式的報表，在定義完這些報表以后可以將其定制為報表模板，以后使用時可以直接調(diào)用這個模板。

5.5.1調(diào)用報表模板

系統(tǒng)中提供了多個行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表模板。報表模板即建立了一張標(biāo)準(zhǔn)格式的會計報表。如果用戶需使用系統(tǒng)內(nèi)的報表模板，則可以直接調(diào)用。注意:當(dāng)前打開的報表套用報表模板以后，原有的內(nèi)容包括格式和數(shù)據(jù)都會丟失。如果所需要的報表格式或公式與調(diào)用的模板有所不同，可以在格式狀態(tài)下直接修改，然后再進行系統(tǒng)初始、錄入關(guān)鍵字、計